Buchhaltungssoftware für kleine und mittlere Unternehmen

1. Bereiche, die eine Buchhaltungssoftware abdeckt

Eine moderne Buchhaltungssoftware kann, ausgehend von der reinen Belegverbuchung, je nach Umfang, so gut wie alle Funktionen einer Unternehmensbuchhaltung abdecken. Dabei kann sie eine rationale Arbeitsweise unterstützen, wenn jeder Beleg vom Buchhalter nur einmal mit der Software verarbeitet werden muss und anschließend allen Unternehmensbereichen zur Verfügung steht, die ihn für ihre Zwecke benötigen. Eine Mindestanforderung an eine Buchhaltungssoftware sollte jedoch die Gewährleistung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) darstellen, da diese vom Bundesministerium für Finanzen vorgeschrieben ist.

1.1. Finanzbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung eines Unternehmens ist die Kernfunktion des betrieblichen Rechnungswesens. Sie liefert die Zahlen für diverse Berichte, aus denen der Unternehmer sich einen Überblick über den Stand seiner Finanzen verschaffen kann. In periodischen Abständen (Monat, Quartal oder Geschäftsjahr) dokumentiert der Buchhalter den Unternehmenserfolg anhand der Buchhaltungszahlen. Mit den Auswertungen kann gegenüber Banken, Gläubigern oder dem Finanzamt Bericht erstattet werden. Die Finanzbuchhaltung gliedert sich in folgende Teilbereiche:

1.1.1. Buchführung

Hier dokumentiert der Buchhalter nach den Regeln der doppelten Buchführung sämtliche Geschäftsvorfälle des Betriebes, indem er sie auf jeweils zwei Konten bucht. Die steuerlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung finden sich im § 146 der Abgabenordnung (AO). So müssen die einzelnen Buchungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden. Sofern eine Kasse geführt wird, soll der Buchhalter die dort anfallenden Einnahmen und Ausgaben täglich festhalten. Auch dürfen Buchungen nicht nachträglich verändert werden, wenn durch die Änderungen der ursprüngliche Buchungsinhalt nicht mehr erkennbar wäre.

Viele der Anforderungen kann der Einsatz einer Buchhaltungssoftware gewährleisten. Auch bieten die meisten Programme bereits Kontenrahmen an, sodass der Anwender sich nur noch für einen davon entscheiden muss. Am häufigsten werden die beiden Standardkontenrahmen (SKR) 03 und 04 von DATEV verwendet. Der SKR 03 ist nach dem Geschäftsprozess des Unternehmens gegliedert, während der SKR 04 nach dem Abschlussgliederungsprinzip aufgebaut ist. Mit welchem letztlich gearbeitet wird, sollte mit dem Steuerberater abgesprochen werden, der möglicherweise später den Jahresabschluss erstellen soll.

Tipp: Obwohl ein Buchführungsprogramm dem Buchhalter viel Arbeit bei der Erstellung von Berichten und Anmeldungen abnehmen kann, muss der Anwender die Entscheidung über die richtige Zuordnung der einzelnen Belege zu den entsprechenden Konten selbstständig treffen können. Fehlt ihm das nötige Fachwissen dazu, kann auch die beste Software keine korrekten oder aussagekräftigen Auswertungen liefern!

1.1.2. Inventar

Liegt Buchhaltungspflicht nach § 238 Handelsgesetzbuch (HGB) vor, ist der Unternehmer zu einer jährlichen Inventur verpflichtet, um das Inventar zu erstellen. Dazu werden sämtliche Vermögenswerte und Schulden mit ihrem Geldwert zum Bestandsverzeichnis zusammengefasst. Die einzelnen Bestände werden am Jahresende vom Buchhalter oder Steuerberater im Rahmen der Abschlussbuchungen erfasst. Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens gehen mit ihrem Restwert nach den gesetzlichen Bewertungsmaßstäben in das Bestandsverzeichnis ein.

Tipp: Einige Buchhaltungsprogramme bieten die Möglichkeit, schon während des laufenden Jahres die Warenbestände, die Forderungen gegenüber Kunden oder die Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten zu dokumentieren. In diesem Fall unterstützt die jährliche Inventur den Buchhalter bei der Abstimmung der bereits mit Hilfe der Software ermittelten Zahlen.

1.1.3. Jahresabschluss

Mit dem Jahresabschluss wird die Buchführung des Geschäftsjahres abgeschlossen. Er weist das Geschäftsergebnis aus, ermöglicht einen Überblick über die Finanzen und zeigt die Zusammensetzung des Betriebsvermögens auf. Dies geschieht anhand der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Für Betriebe, die nicht bilanzierungspflichtig sind, also nicht per Handelsgesetz zur doppelten Buchhaltung verpflichtet sind, genügt statt einer Bilanz eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Diese Abschlussunterlagen müssen vom Unternehmer mit den jährlichen Steuererklärungen zusammen in digitaler Form beim Finanzamt eingereicht werden. Auch die Geschäftsbank verlangt in regelmäßigen Abständen die Vorlage des Jahresabschlusses.

1.2. Betriebswirtschaftliche Auswertungen / Controlling
Für einen Unternehmer ist es wichtig, nicht nur am Jahresende den Erfolg seines Betriebes zu sehen. Daher kann eine Software zur Erstellung der Buchhaltung auch während des laufenden Geschäftsjahres diverse Auswertungen liefern. So lassen sich aus einer betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) schnell ein Überblick über die Finanzen, die Verteilung von Umsätzen und Betriebsausgaben sowie die Höhe des vorläufigen Betriebsergebnisses ersehen. Weiterhin ermöglichen Offene-Posten-Listen von Kreditoren und Debitoren dem Unternehmer Rückschlüsse auf die Höhe seiner aktuellen Verbindlichkeiten und Forderungen. Werden in diesen Auswertungen die Zahlen der aktuellen Periode mit denen von früheren Perioden verglichen, erhöht sich ihre Aussagekraft noch.

Tipp: Vergleichen Sie die Auswertungen verschiedener Buchhaltungsprogramme. So können Sie gewährleisten, dass Sie später anhand der ausgewiesenen Zahlen die Situation Ihres Geschäftsbetriebes gut einschätzen können. Natürliche können Sie die Auswertungen auch dazu nutzen, Ihre zukünftigen Unternehmensziele zu planen und die Umsetzung zu kontrollieren.

1.3. Umsatzsteuer-Voranmeldung / zusammenfassende Meldung

Schon während des laufenden Kalenderjahres sind viele Betriebe zur Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen verpflichtet. Die Übermittlung dieser Steuererklärung ist daher in den meisten Buchhaltungsprogrammen bereits integriert. Anders sieht es mit der zusammenfassenden Meldung aus. Sie muss von Betrieben abgegeben werden, die ihre Waren auch in das innergemeinschaftliche Ausland liefern oder dort Dienstleistungen erbringen. Auch diese Steuererklärung muss digital an das Finanzamt übermittelt werden, was jedoch nicht von jeder Software ermöglicht wird.

Tipp: Wer in seinem Unternehmen viel mit Umsätzen nach § 13 b) Umsatzsteuergesetz (UStG) zu tun hat, sollte die Buchungsweise dieser Umsätze bei der ins Auge gefassten Software gezielt testen. Die abweichende Abführungspflicht der Umsatzsteuer durch den Leistungsempfänger bereitet einigen Programmen Probleme, die nur durch zeitaufwändige Extrabuchungen durch den Buchhalter zu lösen sind.

1.4. Schnittstelle zu DATEV

Für viele Betriebe ist es eine Option, nur die laufende Buchhaltung selbst zu erstellen und die Steuererklärungen und den Jahresabschluss durch einen Steuerberater fertigen zu lassen. Damit der Steuerberater, der meistens mit DATEV arbeitet, nun nicht alle Buchungen noch einmal erfassen muss, wird für die Übertragung der Daten eine spezielle Schnittstelle für DATEV benötigt. Ist die Buchhaltungssoftware mit dieser Schnittstelle ausgerüstet, kann der Unternehmer seine Buchhaltungszahlen bequem per Mail an seinen Steuerberater übermitteln. Nach erfolgtem Jahresabschluss können auch die – nun um die Abschreibungen verminderten – Salden der Konten des Anlagevermögens vom Steuerberater zurück an den Unternehmer übertragen werden, damit dieser sie in seiner Buchhaltung aktualisieren kann.

1.5. Finanzwesen

Zu den typischen Aufgaben einer Unternehmensbuchhaltung gehört auch die fristgerechte Begleichung von Rechnungen und die Verschaffung eines Überblicks über die Finanzen. Zwar ist dies keine typische Aufgabe der Finanzbuchführung, doch können viele Buchhaltungsprogramme diese Funktion ebenfalls übernehmen. Die zahlungsrelevanten Daten werden dann zusätzlich zum Buchungssatz gleich mit eingegeben und eine erneute Bearbeitung der Belege für die spätere Zahlung wird nicht mehr nötig. Auch Kontoauszüge lassen sich mit einigen Buchhaltungsprogrammen per Download in die Software einlesen und automatisch verbuchen. Für den Buchhalter kann dies bei umfangreichen Bankumsätzen eine deutliche Zeitersparnis bedeuten. Auch weitere Software zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs wird so nicht mehr benötigt. Da jede Automatik jedoch ihre Grenzen hat, sollte die Kontrolle der von der Software generierten Buchungen selbstverständlich sein.

2. Was kostet eine Buchhaltungssoftware?

Die Kosten eines Buchhaltungsprogramms hängen stark mit den angebotenen Funktionen zusammen. Von völlig kostenloser Software bis hin zu teuren Individuallösungen ist alles möglich. Allerdings beschränken sich kostenlose Programme meist auf die reine Verarbeitung der Einnahmen und Ausgaben des Betriebes zu Buchungssätzen. Das Angebot an Auswertungen beschränkt sich meist auf die steuerlichen Mindestanforderungen, damit der Unternehmer seinen Verpflichtungen gegenüber dem Finanzamt nachkommen kann.

Weitergehende Funktionen, wie die Fakturierung, die Abwicklung des Online-Banking, die Warenwirtschaft oder das Kundenmanagement, durch die erst eine deutliche Zeitersparnis für den Unternehmer ermöglicht wird, decken sogenannte ERP-Programme (Enterprise Resource Planning) mit ab. Hier gibt es diverse Standardlösungen bereits für unter 20 € monatlicher Nutzungsgebühr. Werden auch Cloud-Versionen angeboten, sind diese meist etwas günstiger als Programme zur lokalen Installation auf dem unternehmenseigenen Rechner.

3. Welche Buchhaltungssoftware ist für wen geeignet?

Auf diese Frage gibt es keine eindeutige Antwort. Jeder Geschäftsbetrieb und jeder Unternehmer stellen unterschiedliche Bedürfnisse an eine Buchhaltungssoftware. Die Entscheidung für eine geeignete Software sollte daher von den zu erfüllenden Anforderungen abhängig gemacht werden.

3.1. Standardsoftware

Eine günstige Lösung für eine Buchhaltungssoftware stellt sicher eine Standardsoftware dar. Sie ist in den meisten Betrieben einsetzbar, kann allerdings nicht immer sämtliche Zusatzfunktionen abdecken. Jedoch gibt es zahlreiche Anbieter von Standardsoftware, die ihren Schwerpunkt auf unterschiedliche Funktionen legen. Nach einer sorgfältigen Auswahl kann daher fast jeder Unternehmer eine für ihn passende Lösung finden.

3.2. Branchensoftware

Neben den Standardlösungen gibt es auch Buchhaltungsprogramme für gehobene Ansprüche. Sie legen ihren Fokus auf unterschiedliche Anforderungen der Buchhaltung einzelner Branchen. Hier finden sich beispielsweise spezielle Programme für Freiberufler, GmbHs oder Vereine. Mit ihnen lassen sich beispielsweise branchentypische Auswertungen erstellen, die einen besseren Vergleich mit Mitbewerbern der Branche ermöglichen. Für den Unternehmer kann die Nutzung einer solchen Software ein besonders effizientes Kosten-Nutzen-Verhältnis bedeuten.

4. Wie wird eine Buchhaltungssoftware installiert?

Auch Buchhaltungsprogramme können im Zeitalter des Internets per Download ausgeliefert werden. Viele Anbieter ermöglichen dem Interessenten daneben eine kostenlose Testphase ihrer Software an. Möchte der Unternehmer anschließend das Programm weiternutzen, lässt er sich per Mail eine Lizenznummer für die Freischaltung zuschicken. Die Installation der Software kann bei dieser Variante lokal auf dem Rechner im Unternehmen erfolgen. Nötige Updates werden meist ebenfalls per Download durchgeführt. Daneben können viele Buchhaltungsprogramme inzwischen auch direkt beim Anbieter in einer Cloud genutzt werden.

4.1. Lokale Installation der Buchhaltungssoftware

Wer seine sensiblen Geschäftsdaten nicht aus der Hand geben möchte, wird sich vermutlich für die lokale Installation der Buchhaltungssoftware auf dem eigenen Rechner entscheiden. Neben regelmäßigen Datensicherungen muss er sich allerdings auch um die zeitnahe Durchführung von Updates kümmern. Für kleinere Firmen, wo sämtliche Buchhaltungsaufgaben von einem Mitarbeiter erledigt werden, genügt meist eine Ein-Platz-Version. In größeren Firmen kann eine Server-Lösung ratsam sein, sofern mehrere Mitarbeiter mit der Software arbeiten sollen. Manche Programme bieten dafür eine Benutzerverwaltung mit individuellen Berechtigungen für einzelne Funktionen an. Auf diese Weise können zum Beispiel in der Verkaufsabteilung zwar die Aufträge erstellt und die Rechnungen geschrieben werden, die Einsicht in die betriebswirtschaftlichen Auswertungen und Finanzen bleibt jedoch dem Buchhalter und der Geschäftsleitung vorbehalten.

4.2. Nutzung der Buchhaltungssoftware in einer Cloud

Wer eher Wert auf Flexibilität legt oder nicht über ausreichend Speicherkapazität verfügt, kann auf Cloud-Lösungen zurückgreifen. Hier bleibt die Buchhaltungssoftware auf dem Server des Programmanbieters und wird auch von ihm gewartet. Der Kunde bekommt eine eigene Cloud zugewiesen, in der er seine persönlichen Buchhaltungsdaten aufbewahrt. Die Zugangsdaten werden ihm meist verschlüsselt per Mail zugeschickt. Mit ihnen kann der Buchhalter von jedem beliebigen Endgerät und von jedem Ort mit einer Verbindung zum Internet die Daten online verwalten. Natürlich können die Zugangsdaten auch an den Steuerberater weitergegeben werden, damit er zum Beispiel aus den Buchhaltungsdaten in der Cloud den Jahresabschluss fertigt.

5. Wie wird eine Buchhaltungssoftware eingeführt?

Wie gut die Einführung einer Buchhaltungssoftware gelingt, hängt von mehreren Komponenten ab. Um möglichst wenige Unterbrechungen im laufenden Geschäftsbetrieb durch die Einführung der Software zu riskieren, sollte daher eine sorgfältige Planung vorangehen.

5.1. Einführung der Buchhaltungssoftware beim Startup des Unternehmens

Startet das Unternehmen und führt von Anfang an eine eigene Buchhaltungssoftware ein, sollte der Unternehmer darauf achten, dass die gewählte Software ausbaufähig ist. Zwar müssen noch keine Buchhaltungsdaten aus früheren Programmen übernommen werden, doch entwickelt sich der Betrieb des Unternehmers möglicherweise schnell weiter. Kann die ausgewählte Software später benötigte Funktionen nicht abdecken, steht womöglich schneller als geplant die Einführung einer neuen Software an.

5.2. Einführung der Buchhaltungssoftware zu einem späteren Zeitpunkt

Bestand das Unternehmen bereits vor Einführung der Buchhaltungssoftware, sollte darauf geachtet werden, dass eine Schnittstelle zur Datenübertragung aus dem bisherigen Programm vorhanden ist. Gerade bei Kunden und Lieferanten sammeln sich über die Jahre viele Stammdaten an, die nur mit erheblichem Zeitaufwand manuell eingepflegt werden könnten. Nach Möglichkeit sollte auch ein Zeitpunkt gewählt werden, an dem nicht gerade Hauptsaison im Business ist. Eine Software-Umstellung läuft nicht immer reibungslos und Stress erhöht das Risiko für dabei auftretende Probleme nur unnötig. Weiterhin darf die alte Software nicht sofort deinstalliert werden, da die Buchhaltungsdaten natürlich bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben müssen.

5.3. Welche Risiken bestehen bei der Einführung einer Buchhaltungssoftware?

Wie jede Neuanschaffung birgt auch die Auswahl und Einführung einer Buchhaltungssoftware diverse Risiken. So können die Kosten höher ausfallen als ursprünglich geplant war oder bei der Handhabung unerwartete Probleme auftauchen. Im schlimmsten Fall drohen sogar Unterbrechungen im laufenden Geschäftsbetrieb, weil wichtige Daten nicht mehr zugänglich sind. Vollständig ausschließen lassen sich solche Risiken nicht, doch durch eine sorgfältige Planung im Vorfeld der Anschaffung können Sie minimiert werden. Eine kostenlose Testphase des ins Auge gefassten Buchhaltungsprogramms sollte daher unbedingt ausgenutzt werden, bevor die endgültige Entscheidung fällt. Dabei sollten alle auftretenden Fragen festgehalten und auf akzeptable Lösungsmöglichkeiten geprüft werden. Eine umfassende Datensicherung vor der Einführung bietet weiteren Schutz.