Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen mit kostenloser Vorlage

Mit Hilfe der kostenlosen Vorlage gelingt es Ihnen, Bewirtungsbelege vollständig auszufüllen.

Bewirtungsbeleg

Die besten Geschäfte werden in einer angenehmen Atmosphäre gemacht – zum Beispiel bei einem Geschäftsessen. Da verwundert es nicht, dass vor allem Selbstständige ihre Geschäftspartner immer wieder zu einem gemütlichen Essen in einer Gaststätte einladen. Die Rechnung für die Bewirtung zahlt natürlich der Einladende. Wer die Kosten für Speisen und Getränke von der Steuer absetzen will, braucht aber einen Bewirtungsbeleg. Und dieser Bewirtungsbeleg muss einigen formalen Anforderungen entsprechen, damit das Finanzamt die Bewirtungskosten als absetzbare Ausgaben akzeptiert. Wenn die Rechnung und der Bewirtungsbeleg formal den Vorschriften entsprechen, hat dies viele Vorteile:

 

  • Bewirtungsbelege mindern als Betriebsausgaben den steuerlich relevanten Gewinn.
  • Ein Bewirtungsbeleg kann bei der Umsatzsteuer als Vorsteuer berücksichtigt werden.
  • Erwerbstätige können Bewirtungsbelege unter Umständen als Werbungskosten absetzen.

Deshalb lohnt es sich, beim Bewirtungsbeleg alle Angaben genau zu kontrollieren. Lesen Sie hier, auf welche Angaben es beim Bewirtungsbeleg ankommt, um davon zu profitieren – auch ohne einen Steuerberater zu befragen.

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Bewirtungsbeleg als Vorlage

Unsere kostenlosen Vorlagen helfen beim Erstellen profesioneller Bewirtungsbelege. Laden Sie einfach die folgenden Bewirtungsdokumente im gewünschten Format herunter und passen Sie diese beliebig an.

 

Bewirtungsbeleg
icon_doc Bewirtungsbeleg für Microsoft Word (97-2003.doc)
icon_doc Bewirtungsbeleg für Microsoft Word (ab 2010 .docx)
icon_doc Bewirtungsbeleg (.pdf)
excel-icon Bewirtungsbeleg (Excel)

 

 

 

Was sind Bewirtungskosten?

Damit man die Kosten für eine Bewirtung steuerlich absetzen kann, muss zunächst geklärt sein, was überhaupt Bewirtungskosten sind. Nach der Richtlinie R 4.10 zu § 4 EStG liegt eine Bewirtung im Sinne des Einkommensteuergesetzes vor, wenn Personen beköstigt werden – das heißt, dass die Bewirtung als solche (also die Darreichung von Speisen und Getränken) im Vordergrund steht. Soweit Trinkgelder oder zum Beispiel Garderobengebühren üblich sind und nicht außer Verhältnis zu den eigentlichen Bewirtungskosten stehen, sind auch diese anrechenbar. Nicht zu den Bewirtungskosten zählen dagegen:

  • das Reichen von Kaffee oder Gebäck während dienstlicher Besprechungen
  • Produkt- oder Warenverkostungen (weil hier der Verkauf im Vordergrund steht)

Diese Kosten können nämlich uneingeschränkt (also nicht nur zu 70 Prozent) als Betriebskosten geltend gemacht werden. So steht es ausdrücklich in R 4.10 zu § 4 EStG Abs. 5 (Einkommensteuerrichtlinien). Jeder Bewirtungsbeleg muss zur Vorlage beim Finanzamt oder bei einer Betriebsführung aufbewahrt werden, damit die Angaben überprüft werden können. Wer einen Steuerberater mit der Buchführung beauftragt hat, übergibt diesem den Bewirtungsbeleg zur Aufbewahrung und Verbuchung.

Konkrete Angaben zum Anlass des Geschäftsessens

Nach der gesetzlichen Regelung dürfen nur 70 Prozent der Ausgaben, die in einem Bewirtungsbeleg ausgewiesen sind, von der Steuer abgesetzt werden. Eine wichtige Voraussetzung für die Absetzbarkeit ist, dass die Ausgaben für das Geschäftsessen in einem angemessenen Aufwand zum Anlass stehen. Besonders deshalb ist es wichtig, möglichst konkrete Angaben zum Anlass zu machen. Der bloße Hinweis auf ein „Geschäftsessen” oder eine „geschäftliche Besprechung” reicht hierfür nicht aus.

Steuerberater weisen immer wieder darauf hin, dass viele Selbstständige beim Ausfüllen der Bewirtungsbelege unsorgfältig sind. Bei Betriebsprüfungen kann dies zu ernsthaften Problemen führen. Ein privater Anlass wie zum Beispiel ein Dienstjubiläum oder ein Geburtstag werden nicht steuerlich berücksichtigt. Dies sind Aufwendungen, die der privaten Lebensführung zuzurechnen sind.

 

Muster für einen Bewirtungsbeleg

Im Folgenden ist ein Muster als Beispiel dafür aufgeführt, wie ein Bewirtungsbeleg über ein Geschäftsessen korrekt ausgefüllt sein muss. Nur ein Bewirtungsbeleg, der inhaltlich diesem Muster entspricht, wird vom Finanzamt akzeptiert:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Der Bewirtungsbeleg im Einkommensteuergesetz

Die Möglichkeit, ein Geschäftsessen als Betriebsausgabe abzusetzen, hat eine gesetzliche Grundlage: § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG (Einkommensteuergesetz). Der Bewirtungsbeleg stellt ein gesetzliches Tatbestandsmerkmal für die Berücksichtigung der Ausgaben als Betriebsausgaben dar. Das heißt: Wenn kein Bewirtungsbeleg erstellt wird, gibt es keine Erstattung – selbst dann nicht, wenn der Steuerpflichtige oder sein Steuerberater auf andere Weise belegen können, dass ein Essen aus geschäftlichem Anlass stattgefunden hat.

 

Wenn der Bewirtungsbeleg verloren geht, muss ein Eigenbeleg erstellt werden, der dann zur Vorlage beim Finanzamt dienen kann. Ursprünglich muss allerdings ein Bewirtungsbeleg ausgestellt worden sein.

 

Welche Angaben gehören auf einen Bewirtungsbeleg?

Diese Angaben müssen sich aus einem Bewirtungsbeleg unbedingt ergeben:

  • Wo fand das Geschäftsessen statt? (Name und Anschrift der Gaststätte)
  • Rechnungsnummer
  • Steuernummer des Betreibers der Gaststätte (bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)
  • Datum der Bewirtung
  • Detaillierte Angaben über die Artikel: einzeln aufgelistete Speisen und Getränke
  • Gesamtbetrag
  • Angaben über die Namen der Teilnehmer und Anlass der Bewirtung (vom Gastgeber selbst auszufüllen)
  • Wenn der Rechnungsbetrag über 150 Euro liegt: Name des Bewirtenden bzw. Gastgebers (muss vom Wirt ausgefüllt werden)
  • Umsatzsteuer: Betrag und Umsatzsteuersatz

 

Einige Anmerkungen zu dieser Vorlage: Wenn es sich um eine größere Gruppe von Personen handelt, reicht eine Gruppenbezeichnung aus (Sammelbezeichnung). Die Angaben, die der Gastgeber hinzuzufügen hat, können auf die vom Wirt erstellte Vorlage geschrieben werden. Ein gesondertes Blatt ist ebenfalls möglich. Der Bewirtungsbeleg und das Zusatzblatt müssen dann aber zusammengefügt werden, beispielsweise durch Kleben oder Tackern. Gleiches gilt für eine gesonderte Rechnung, die übrigens maschinell erstellt sein muss. Bei Beträgen über 150 Euro ist es wichtig, dass der Name des Gastgebers vom Aussteller der Rechnungangegeben wird. Die Artikel der Bewirtung sollten einzeln aufgezählt werden.

 

Geschäftsessen absetzen: die vier Kriterien

Bei der Frage, ob man als Unternehmer ein Geschäftsessen absetzen kann, sind es letztlich eigentlich nur vier Kriterien, auf die man achten muss:

  1. Was ist der Anlass für die Bewirtung?
  2. Wer wird bewirtet?
  3. Sind die Bewirtungskosten angemessen?
  4. Wurde ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg erstellt?

 

Bewirtungskosten buchen – wie geht das?

Der Bewirtungsbeleg über ein Geschäftsessen ist für die Buchung wichtig. Denn auch hier gilt der Grundsatz:Keine Buchung ohne Beleg! Doch wie wird die Rechnung über ein Geschäftsessen korrekt verbucht?

Wichtig ist hier vor allem, dass gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG nur 70 Prozent der Kosten für ein Geschäftsessen als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können. Dieser Anteil gilt jedoch nicht für die bezahlte Umsatzsteuer. Diese kann nämlich als Vorsteuer zu 100 Prozent abgesetzt werden. Auch für das Trinkgeld als Teil der Bewirtungskosten gilt die 70 Prozent-Regelung. Hier ist jedoch darauf zu achten, dass für Trinkgelder keine Umsatzsteuer berechnet wird.

 

ArtAnteilEuro-Betrag (Beispiel oben)
Bewirtungskosten70 % vom Netto-Betrag€ 33,53
Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten30 % vom Netto-Betrag€ 14,37
Vorsteuer100 % der ausgewiesenen Umsatzsteuer€ 9,10
Abzugsfähiges Trinkgeld70 % von € 3,00€ 2,10
Nicht abzugsfähiges Trinkgeld30 % von € 3,00€ 0,90

 

 

Angemessene Aufwendungen für Geschäftsessen

Aus dem Bewirtungsbeleg gehen die Kosten für die Bewirtung hervor. Die Bewirtungskosten müssen – damit sie vom Finanzamt steuerlich gewinnmindernd angerechnet werden können – in einem angemessenen Verhältnis zum Anlass stehen. Hier ist eine besondere Unterscheidung wichtig: Eine Bewirtung kann der Art oder derHöhe nach unangemessen sein.

Der Art nach unangemessene Bewirtung:Kosten sind überhaupt nicht abzugsfähig
Der Höhe nach unangemessene Bewirtung:Kosten sind nur in angemessener Höhe abzugsfähig

 

Eine schon der Art nach unangemessene Bewirtung ist beispielsweise der Besuch in einem Nachtklub oder ein Abend im Bierzelt. Auch wenn ein Bewirtungsbeleg hierüber allen formalen Anforderungen entspricht, wird er von keinem Finanzamt anerkannt. Deshalb sind vor allem die Angaben über den bewirtenden Betrieb (Name und Anschrift) auf der Vorlage für den Bewirtungsbeleg so wichtig.

 

Bei der Frage der angemessenen Kosten für ein Geschäftsessen spielen branchenübliche Gepflogenheitenselbstverständlich eine große Rolle. Ergeben sich aus der Rechnung bzw. dem Bewirtungsbeleg sehr hohe Kosten, muss auch der Anlass für das Geschäftsessen entsprechend wichtig sein. Ist dies nicht der Fall, so können aber immerhin noch 70 Prozent von dem Betrag abgesetzt werden, der den angemessenen Kosten entspricht.

 

Zusammengefasst: Das Wichtigste zum Bewirtungsbeleg auf einen Blick

  • Kosten für ein Geschäftsessen (inklusive Trinkgeld) können zu 70 Prozent als Betriebsausgabenangerechnet werden.
  • Die Umsatzsteuer kann zu 100 Prozent als Vorsteuer geltend gemacht werden.
  • Wichtig ist ein formal korrekter Bewirtungsbeleg zur eventuellen Vorlage beim Finanzamt.
  • Der Bewirtungsbeleg muss alle teilnehmenden Personen ausweisen.
  • Die Rechnung muss maschinell erstellt sein. Sie kann Teil des Bewirtungsbelegs sein, der Bewirtungsbeleg kann aber auch an die Rechnung angeheftet werden.
  • Der Anlass für das Geschäftsessen muss auf dem Bewirtungsbeleg genau bezeichnet werden.

 

 

Mit der richtigen Software zum gültigen Bewirtungsbeleg

Bewirtungsbelege gehören zu den steuerlich bedeutsamen Dokumenten, die am häufigsten falsch ausgestellt werden – und deshalb bei einer Vorlage vom Finanzamt nicht akzeptiert werden. Steuerberater weisen immer wieder darauf hin, dass jeder Bewirtungsbeleg unbedingt alle Angaben enthalten muss, die vom Gesetz gefordert werden. Die Vorlage eines unvollständigen Bewirtungsbelegs wird von keiner Finanzbehörde akzeptiert. Um Fehler von vornherein zu vermeiden, empfiehlt sich der Einsatz von Software für die Erstellung von Bewirtungsbelegen.

 

Nutzen Sie die kostenlose Vorlage für einen Bewirtungsbeleg als Vordruck zum Ausfüllen, um bei der Erstellung dieses wichtigen Belegs auf Nummer sicher zu gehen! Auch für die korrekte Verbuchung von Geschäftsessen lohnt sich der Einsatz von intelligenter Software für Unternehmer, Selbstständige und Freiberufler. So wird jedes Geschäftsessen nicht nur zu einer kulinarischen Freude, sondern auch zu einer willkommenen finanziellen Entlastung.

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Stand: 05. 01.2015