Das große Buchhaltungsupdate mit Banking-Schnittstelle

das grosse buchhaltungsupdate bei weclapp

Um Rechnungen nicht irrtümlich als noch nicht beglichen im System zu führen, müssen die entsprechenden Zahlungseingänge möglichst zeitnah verbucht werden. Dazu mussten die weclapp Kunden bislang leider manuell den Abgleich zwischen externer Banking-Software und offenen Rechnungen in weclapp vornehmen.

Doch das hat jetzt ein Ende!

Mit dem neuen Buchhaltungsmodul kannst du deine Zahlungseingänge jetzt auch in weclapp einsehen.

 

Welche neuen Funktionen bietet das aktualisierte Modul?

Nach vielen kleineren Updates zum Buchhaltungsmodul haben wir in den letzten Monaten an einer deutlich funktionaleren Erweiterung des Buchhaltungsmoduls gearbeitet. Damit möchten wir dir des Öfteren angefragte Funktionen bereitstellen sowie für noch mehr Vereinfachung und Automatisierung sorgen.

 

verbinde bank

Du kannst Dein Bankkonto in Deutschland (andere Länder werden folgen) online mit weclapp verbinden. Das erspart Dir Zeit bei Überweisungen an deine Lieferanten und erhöht den Automatisierungsgrad, wenn du Zahlungen durch Deine Kunden verarbeitest. Wir arbeiten dabei mit dem Anbieter figo (www.figo.io) zusammen. Mit figo können wir Deine Bankkonten sowie verschiedene Kreditkarten und PayPal-Konten mit weclapp verbinden. Weitere Informationen zur Integration von figo findest du hier.

Was genau ist figo? figo ist die Lösung, um in weclapp erstellte Rechnungen direkt mit entsprechenden Zahlungseingängen zu verknüpfen. Es ist eine moderne Banking as a Service Plattform, die in einem deutschen Rechenzentrum betrieben wird. Durch das Zusammenspiel von figo und weclapp kannst du leichter Hand deine Unternehmensfinanzen managen und planen.

 

 

mehr moeglichkeiten beim buchen

Wähle beim Buchen eine Kostenstelle aus oder füge einen Beleg z.B. eine Quittung zu Deiner Buchung hinzu.

belegerfasssung in weclapp

 

 

mehr Übersichtlichkeit und transparenz

Wir haben an vielen Stellen mehr Farbe und mehr Detailinformationen hinterlegt, damit Du besser und schneller eine Situation erkennen oder einschätzen kannst. Unter Auftragsverwaltung > OP-Liste findest du beispielsweise zur Übersicht aller offenen Posten. Diese sind hier je nach Dringlichkeit unterschiedlich farblich markiert für einen besseren Überblick.

Offene Posten werden farblich markiert

 

 

Zahllauf Lieferanten

Analog zum Mahnlauf gibt es jetzt den Zahllauf auf der Lieferantenseite. weclapp sagt dir, welche Einkaufsrechnungen du als nächstes bezahlen solltest. Der Zahllauf erzeugt dir dabei alle notwendigen Daten, damit du im nächsten Schritt entweder Online oder in Form von MT103 Dateien die Zahlungen an deine Bank übergeben kannst.

 

 

buchen

Ein neuer Menüpunkt Bank gibt dir die Möglichkeit, deine Kontoauszüge online abzurufen oder via MT940 Dateien manuell einzuspielen. weclapp versucht, die Kontoauszüge automatisch zu buchen und deinen offenen Posten zuzuordnen. Was nicht automatisch zugeordnet wird, kannst du schnell und unkompliziert manuell nachbearbeiten.

 

 

Die Unterschiede auf einen Blick

VorherNachher
Gutschriften

 

 sind Zahlungen Gutschriften erzeugen Zahlungen, die unter Zahlungseingänge mit offenen Posten verrechnet werden können

 

 

…sind offene Posten

Gutschriften sind offene Posten, die mit anderen offenen Posten verrechnet oder ausbezahlt werden können

Beträge in der Kasse

 

Beträge in der Kasse mussten bisher im Feld Einnahme oder Ausgabe eingegeben werden

 

Negative Beträge sind ab sofort in der Kasse immer Ausgaben und positive Einnahmen

 

BIC/IBAN

 

Es gab bisher das Feld BIC/IBAN und Konto/Bankleitzahl. Vorrang hatte Konto/Bankleitzahl

 

 

 

 

 

 

Es gibt beide Arten, da immer noch viele Banken mit der alten Bankleitzahl und Kontonummer arbeiten. Wenn vorhanden, nutzt weclapp ab sofort aber immer IBAN/BIC. Bei Deiner Hausbank genügt es, wenn Du IBAN/BIC eingibst. Die IBAN/BIC Nummern werden bei der Eingabe validiert. Basierend auf der BIC wird der Name der Bank ermittelt und automatisch in weclapp gespeichert.
Ungebuchte Belege

 

Haben bisher nur Ein- oder Ausgangsrechnungen angezeigt

 

 

 

Es werden jetzt Bank, Kasse und Rechnungen/Gutschriften berücksichtigt. Der Buchhalter kann sich über den Stand der ungebuchten Belege nun an einer Stelle den Überblick verschaffen
Bank Stammdaten

 

Feld Transitkonto war verfügbar

 

Feld Transitkonto wurde entfernt

 

Status einer Rechnung

 

Es gab bisher nur die möglichen Werte Offen/Bezahlt

 

Es wird jetzt mehr differenziert und genauer dargestellt, wie und wann etwas bezahlt wurde (z.B. bezahlt über Bank xyz)
Belegnummern

 

Das Feld war ein Pflichtfeld. Der Anwender musste sich eine eindeutige Identifikationsnummer für die Buchung ausdenken und eingeben

 

Das Feld ist weiterhin Pflicht. Allerdings kannst Du es jetzt leer lassen. weclapp wird dann aus dem Belegnummernkreis (NEU) die nächste Nummer holen und der Buchung zuweisen
MahnlaufMahnläufe können nicht rückgängig gemacht werden

 

 

Es kann jederzeit ein Mahnlauf gelöscht und die im Mahnlauf aktualisierten offenen posten wieder auf den Zustand vor dem Mahnlauf zurückgesetzt werden

 

Ausblick

Auch wenn das aktualisierte Bankenmodul euch bereits viel Arbeit ersparen wird, arbeiten wir auch weiterhin an der Vereinfachung und Verbesserung von weclapp. Darum möchten wir euch einen kleinen Einblick in unsere aktuelle To-Do-Liste geben:

  • Viel mehr Auswertungen. Wir werden viele neue Auswertungen rund um die Buchhaltung zur Verfügung stellen.
    • Buchhalterische BWA
    • Umsatzsteuer Auswertungen und Bereitstellung der Daten für die Umsatzsteuervoranmeldung
    • Überarbeitete Summen- und Saldenliste
    • Zusammenfassende Meldung, Intrastat, Gelangensbestätigung
    • Auswertungen zu Kostenstellen
    • und viele weitere Berichte
  • Einnahme-Überschuss-Rechner (EÜR)
  • Schnellere Eingabemöglichkeit für Anwender, die vor allem mit der Tastatur arbeiten möchten
  • Wiederkehrende Buchungen
  • Buchen von Geschäftsvorfällen (z.B. Kilometerpauschale)
  • Eigenes Regelwerk für die Verarbeitung von Kontoauszuügen
  • Exportieren und Importieren von strukturierten Rechnungsdaten (ZUGFeRD)
  • Rechnungskorrektur – eine korrigierte Rechnung versenden anstelle sie gut zu schreiben oder zu stornieren

 

 

Wie werden meine Daten migriert?

Mit dem Update werden die bestehenden Elemente unter Finanzen/Zahlungseingänge migriert. Hier erklären wir dir, wo du die Daten nach dem Update finden kannst. Bei den Zahlungseingängen konntest du bisher alle erfassten Zahlungen über die Bank und Gutschriften finden. Gutschriften werden mit dem Update migriert zu offenen Posten. Du findest deine Gutschriften also nach dem Update unter den offenen Posten. Wenn die Gutschrift noch nicht verrechnet wurde, wird diese als nicht erledigt angezeigt. Sollte die Gutschrift bereits erledigt sein, kannst du sie dir mit klick auf „Alle anzeigen“ noch einmal anzeigen lassen. Zahlungen sind nach der Migration über Finanzen/Bank zu finden. Dabei wird die Zahlung dem jeweiligen Bankkonto zugeordnet. Du kannst also über die Kontoauszüge der Bank die Zahlung wieder finden.

 

 

Fragen und Antworten

Natürlich stehen wir euch jederzeit per Telefon oder Mail für eure Fragen zur Verfügung. Nachstehend haben wir euch schon ein paar Antworten zusammengestellt:

Frage: Kann man parallel mit dem neuen und alten Modul arbeiten?
Nein. Nach dem Update gibt es nur noch das neue Modul. Aber das ist eh viel besser 😉

Frage: Werden meine Daten alle migriert? Sind diese nach dem Update verfügbar?
Ja, an den Daten ändert sich nichts.

Frage: Entstehen Zusatzkosten für das neue Modul?
Nein die Kosten bleiben gleich. Bei Einsatz der Online Bank Integration mit figo entstehen pro eingebundenem Bankkonto welches Online verbunden ist 5 €/Monat

Frage: Was kostet das Buchhaltungsmodul bei weclapp?
Es gibt aktuell eine Kampagne wo wir bei Neubestellungen das Modul kostenlos hinzugeben. Bestandskunden können das Modul ebenfalls kostenlos nutzen. Für die Zukunft wird das Modul aber kostenpflichtig werden.

Frage: Wo finde ich Zahlungen/Gutschriften, die während der Migration nicht einer bestimmten Bank zugeordnet werden konnten?
Buchungen, die keiner Bank zugeordnet werden können, sind in den Umsätzen aller Banken sichtbar. Die Verknüpfung zur Bank wird hergestellt, sobald im Kontext einer Bank (also in der Übersicht der Umsätze) eine Buchung vorgenommen wird.

 

Ideen und Verbesserungsvorschläge sind wie immer herzlich Willkommen und können über die weclapp uservoice eingereicht werden 🙂

 

Update 09.03.2016: 

Ab sofort können auch in Österreich folgende Banken genutzt werden:

Bankname

BIC bei figo

bankdirekt AG Oberösterreich

RZOOAT2L796

Bankhaus Jungholz (Zndl der Raiffeisenbank Reutte)

RBRTDE71XXX

BAWAG P.S.K.

BAWAATWWXXX

easybank AG

EASYATW1XXX

Oberbank AG

OBKLAT2LXXX

PRIVAT BANK Oberösterreich

RZOOAT2L795

Raiffeisen-Landesbank Steiermark

RZSTAT2GXXX

Raiffeisen-Landesbank Tirol

RZTIAT22XXX

Raiffeisenlandesbank Burgenland

RLBBAT2EXXX

Raiffeisenlandesbank Kärnten

RZKTAT2KXXX

Raiffeisenlandesbank Niederösterreich-Wien

RLNWATWWXXX

Raiffeisenlandesbank Oberösterreich

RZOOAT2LXXX

Raiffeisenlandesbank Vorarlberg

RVVGAT2BXXX

Raiffeisenverband Salzburg

RVSAAT2SXXX

Walser Raiffeisenbank

RANJAT2BXXX

Zveza Bank Kärnten

VSGKAT2KXXX

 

 

 

Ertan ist CEO, Gründer & Gesellschafter von weclapp und schreibt in diesem Blog über aktuelle Entwicklungen rund um die ERP-Software. Außerdem gibt er seine Erfahrung als Gründer weiter sowie seine Expertise in den Bereichen Warenwirtschaft und Buchhaltung.Seine ersten Erfahrungen sammelte er Anfang der 1990er mit der Entwicklung eines Warenwirtschaftssystems für einen IT-Großhändler. 2001 entwickelte er eine Open Source Lösung für das Customer Relationship Management – eines der ersten Open Source CRM-Systeme, die es zum damaligen Zeitpunkt überhaupt gab.Das Know-How aus diesen beiden Schlüsselprojekten sowie zahlreiche Prozessberatungen in Unternehmen führten 2008 zu der frühen und richtungsweisenden Idee von weclapp: eine Cloud-basierte ERP-Software für alle Unternehmensbereiche. Damit war Ertan einer der ersten, der das Potenzial einer solchen Anwendung erkannte und eine Cloud-Lösung zur Unternehmenssteuerung auf den Markt brachte.

22 Kommentare

  1. Niko   •  

    Wir wollen gerade einen Freudentanz machen! 🙂 Dieses Update wird uns unheimlich viel Arbeit ersparen. There you go WeClapp.

    Könnt ihr ca. sagen wann auch österreichische Konten angebunden werden können?

    • Ertan Özdil   •  

      Hey Niko
      Danke für Dein Feedback … das Update ist in der Tat ein Meilenstein und auf jeden Fall einen Freudentanz wert 🙂 Wir werden hier auch eine Party machen…war ein hartes Stück Arbeit

      Österreich wird auch kommen…ich kläre gerade noch wann genau und gebe dann nochmal ein Feedback.
      Du kannst nach dem Update aber auf jeden Fall manuell MT940 files von deiner Bank als Zwischenlösung einspielen und Zahlungen an deine Lieferanten als MT103 File exportieren

        • Lena Thutewohl   •  

          @CreamyStuff:disqus Wir haben deine Frage an figo weitergeleitet und melden uns, sobald wir Neuigkeiten haben 🙂
          Viele Grüße,
          Lena

        • Lena Thutewohl   •  

          Guten Morgen @CreamyStuff:disqus,
          laut figo ist die Schweiz eine besondere Herausforderung auf Grund der rechtlichen Anforderungen. Darum werden die Schweizer Banken dieses Jahr wohl noch nicht kommen. Wir bleiben aber dran an diesem Thema und werden dich und alle anderen informieren, sobald es Neuigkeiten gibt 😉

      • Niko   •  

        Mir wurde gerade von unsrer Bank mitgeteilt, dass MT103 Dateien nich importiert werden, allerdings würde der Import im neuen XML Format funktionieren. Ist das auch möglich? Danke und LG

        • Lena Thutewohl   •  

          Hallo Niko,
          du kannst im Zahllauf entscheiden, in welchem Format du die Datei herunterladen möchtest! Die MT103 entspricht dem SWIFT Format, was du brauchst ist dann wahrscheinlich das SEPA Format. Falls du Hilfe brauchst oder nähere Fragen dazu hast, meld dich gerne 🙂
          Viele Grüße,
          Lena

    • Nadeem Ahmad   •  

      Hallo Niko,

      hier der versprochene Nachtrag zu den Österreichischen Banken.

      Geplant sind derzeit auf jeden Fall Erste Bank, UniCredit Bank, Raiffeisen, Bawag und
      Easybank für Februar/März 2016. Wir schicken dann noch mal eine Meldung raus,
      wenn es so weit ist :).

      Viele Grüße,
      Nadeem

    • Lena Thutewohl   •  

      Hi Niko, Zeit für den nächsten Freudentanz – ab sofort können viele Banken in Österrreich genutzt werden! Näheres dazu haben wir als Update in den Artikel aufgenommen.
      Liebe Grüße,
      Lena 🙂

      • Niko   •  

        Hi Lena,

        Danke für deine Mail. Leider ist bei Figo jetzt nicht mehr möglich österreichische Banken aus dem Drop Down auszuwählen. Anbindung geht also immer noch nicht…
        liebe Grüße
        Niko

        • Lena Thutewohl   •  

          Danke für den Hinweis Niko! Wir klären das mit figo ab und geben Bescheid, sobald wir mehr wissen. Liebe Grüße, Lena

        • Lena Thutewohl   •  

          Hi Niko, wir haben uns mit figo kurzgeschlossen und können dir Gutes
          berichten 🙂
          Wie du schon selbst gesehen hattest funktioniert zwar das Dropdown-Menü
          noch nicht mit den Österreichischen Banken, aber die Anbindung ist trotzdem
          möglich. Dazu muss einfach die gesamte BIC der entsprechenden Bank eingegeben werden.
          Falls du weitere Fragen oder Anmerkungen hast, meld dich gerne!
          Liebe Grüße, Lena

  2. Ertan Özdil   •  

    Für alle die schon nach den neuen Funktionen suchen: Das Update musste verschoben werden….wir werden das Update jetzt heute Nacht durchführen

    • Lena Thutewohl   •  

      Hallo Gerd, das Update wurde in
      der Nacht zum 18. eingespielt und kann seitdem genutzt werden 🙂

      Wenn du Interesse an einer Einführung hast, kannst du dir
      gerne schnell noch einen Platz in unserem Webinar sichern, das heute (19.1.) stattfindet! Hier geht´s zur Anmeldung: https://www.weclapp.com/de/webinare/

  3. Andreas Cassel   •  

    Kann ich via figo SEPA Lastschriften zum Einzug übermitteln ?

    • Lena Thutewohl   •  

      Hallo Andreas,
      dieser Punkt ist bereits in Arbeit und wird in den kommenden
      Wochen möglich!

      Viele Grüße,
      Lena

      • Andreas Cassel   •  

        Hallo Lena,

        top. Ich freu mich drauf. Das wird uns viel erleichtern.

      • Oliver Greiner   •  

        Hallo Weclapp, funktioniert die Einreichung von SEPA Lastschriften über Figo nun?

        • Lena Thutewohl   •  

          Hallo Herr Greiner,
          bitte entschuldigen Sie die späte Antwort! Ich habe heute von figo die Nachricht bekommen, dass das leider derzeit noch nicht möglich ist. Wir bleiben dran an diesem Thema und melden uns, sobald wir die gute Nachricht überbringen können 🙂
          Herzliche Grüße,
          Lena

  4. Thomas Werner   •  

    Hallo Lena,

    wir testen gerade das Buchhaltungsmodul. Lt. unserer Bank ist das SEPA Format (Sepa Überweisung / Zahllauf) welches exportiert wird zu alt um verarbeitet werden zu können. Lt. unserer Bank (Oberbank Österreich) mindestens Schema Rulebook 6 (besser 7-9). Leider habe ich nichts gefunden, wo ich das Format evt. selbst einstellen kann. Bitte um Info, ob das wo geht. Gruss aus Salzburg Thomas W.

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