Chargennummern: optimale Rückverfolgung von Qualitätsproblemen

Chargennummern zur optimalen Rückverfolgung von Mängeln

In verschiedenen Industriebereichen und auch im Handel gehören Chargen bestimmter Erzeugnisse zum Alltagsgeschäft.

Treten jedoch Reklamationen auf oder ist gar ein Rückruf nötig, ist schnelles Handeln gefragt. Im weiteren Verlauf muss außerdem geklärt werden, wie der ursächliche Mangel entstanden ist.

In diesem Ratgeber erklären wir dir, weshalb Chargennummern hierbei eine wichtige Rolle spielen.

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Was sind Seriennummern und wozu dienen sie?

Bevor wir uns der Nummerierung von Chargen zuwenden, sei der Begriff „Seriennummer“ kurz definiert. Seriennummern, auch Serialnummern genannt, haben die Aufgabe, die Identifikation eines einzelnen Artikels zu ermöglichen. Sie finden insbesondere bei technischen Produkten im Rahmen der Garantieabwicklung Anwendung. Viele EDV-Systeme fordern je nach Konfiguration entweder bereits beim Buchen des Wareneingangs oder spätestens bei der Warenausgangsbuchung zur Eingabe der Seriennummer auf. In der Praxis werden die Nummern bei relevanten Artikeln häufig mittels Barcode-Scanner eingelesen.

 

 

Was sind Chargennummern?

Vor der Beschreibung der Nummerierung muss zunächst der Begriff Charge definiert werden. Es handelt sich hierbei um ein Fachwort aus den Bereichen Produktion und Logistik. Unter einer Charge wird die komplette Produktionsmenge eines Artikels verstanden, die unter gleichbleibenden Bedingungen hergestellt oder verpackt wurde.

Um die Gesamtheit einer solchen Charge, die auch Los genannt wird, identifizieren zu können, wird eine eindeutige Chargennummer (Losnummer) vergeben, welche in der Regel auch auf den Produkten bzw. Verpackungen ablesbar ist. Die Begrifflichkeit „chargenrein“ bezeichnet Erzeugnisse, die aus dem gleichen Material hergestellt sind. Die Chargennummer wird in der Praxis beim Wareneingang oder nach erfolgter Produktion systemtechnisch erfasst.

 

 

Wozu dienen Chargennummern?

Die Erzeugnisse innerhalb einer Charge sind gleichartig. Technisch bedingt kann der Produktionsprozess in vielen Fällen nicht identisch wiederholt werden, weshalb sich die nächste Charge des Erzeugnisses geringfügig von der vorangegangen unterscheiden kann. Beispiele hierfür sind:

 

  • Fliesen aus einem Brand
  • Wein eines bestimmten Jahrgangs
  • Lebensmittel eines bestimmten Produktionstages
  • Farben oder Lacke

Vergabe von Chargennummer

Chargennummern ermöglichen es, ein Produkt auch nach seiner Auslieferung an Kunden eindeutig einem genau definierten Produktionsvorgang zuzuordnen. Dies ist insbesondere im Fall von Mängeln relevant, da davon ausgegangen werden kann, dass sich ein Produktionsfehler auf sämtliche Erzeugnisse einer Charge erstreckt. Muss ein Produkt, beispielsweise in Form einer Rückrufaktion, vom Markt genommen werden, ist diese Tatsache besonders hilfreich. Es müssen dann nur die Einheiten des betroffenen Loses zurückgenommen werden. Bei Produkten, die sich kritisch auf die Gesundheit von Menschen auswirken können, wie dies unter anderem bei Arzneimitteln der Fall ist, besteht sogar die gesetzliche Pflicht zur Vergabe von Chargennummern.

Die Chargennummer gibt also genaue Auskunft darüber

  • wo,
  • wann,
  • wer,
  • mit welchen Maschinen oder
  • unter Verwendung welcher Rohstoffe

ein Produkt hergestellt wurde. Daneben kann die Nummerierung einer Charge zudem Relevanz für die Lagerhaltung haben. Bei der sogenannten chargenreinen Lagerung wird pro Lagerplatz stets nur eine bestimmte Charge eingelagert. Diese Zusammenführung wird immer dann angewandt, wenn das Produkt im Nachhinein einer bestimmten Charge zuordenbar sein soll.

Bei verderblichen Waren erweist sich die Zuweisung eines Verfallsdatums zu einer bestimmten Chargennummer als hilfreich. Diese Information ist insbesondere dann vorteilhaft, wenn Sie zur Kommissionierung verwendet wird. Es wird hierdurch ermöglicht, die ältesten Produkte zuerst auszuliefern. Das Risiko des Verderbs wird reduziert.

 

 

Wo werden Chargennummern eingesetzt?

Chargennummern können in etlichen Branchen Verwendung finden, in kritischen Bereichen sind sie sogar gesetzliche Pflicht. Einige klassische Einsatzgebiete möchten wir dir nachfolgend vorstellen:

 

Chargennummern (Loskennzeichnungen) in der Lebensmittelindustrie

Die Angabe von Chargennummern auf der Verpackung, hier auch Loskennzeichnung genannt, ist eine wichtige Angabe, um Lebensmittel auf dem Markt identifizieren zu können. Jede Loskennzeichnung steht für eine Charge an Lebensmitteln, die unter gleichen Bedingungen produziert wurde. Im Falle eines Rückrufs können Verkäufer zielgerichtet agieren und die Warnung der Öffentlichkeit wird vereinfacht.

 

Chargennummern in der Medizin

Arzneimittel und medizinische Produkte unterliegen aufgrund ihrer besonders hohen Risiken ebenfalls einer strengen gesetzlichen Reglementierung im Hinblick auf die Vergabe von Chargennummern (hier auch Lot oder Partie genannt). Es ist darüber hinaus die Pflicht von Apothekern und Ärzten, die Charge angewendeter Arzneimittel zu dokumentieren. Es geht hierbei darum, sicherzustellen, dass nachfolgenden Fragen zu jeder Zeit beantwortet werden können:

 

  • Welche Produkte hat ein bestimmter Patient erhalten?
  • An welche Patienten wurde eine bestimmte Charge verabreicht?

 

Natürlich geht es gerade im medizinischen Bereich um eine äußerst schnelle Reaktionsfähigkeit, wenn beispielsweise unerwartete Nebenwirkungen eines bestimmten Medikaments auftreten.

 

Chargennummern in Textilbereich

Auch in der Textilherstellung kann eine Chargen-Verwaltung durchaus sinnvoll sein. Ein Beispiel: In einer Textilfabrik werden fünf Bahnen Stoff angeliefert und jeweils unter einer Chargennummer zugebucht. In der Folge werden daraus Hemden produziert, welche Reklamationen von Kunden nach sich ziehen. Befindet sich in so einem Fall die Chargennummer (z. B. in Form eines Barcodes) auf dem Etikett des Hemds, ist eine Rückverfolgung bis zur verursachenden Stoffbahn möglich. Sie kann aus dem Verkehr gezogen und reklamiert werden. Dieses Beispiel lässt sich auf viele weitere Branchen übertragen und macht deutlich, dass Chargennummern die lückenlose Rückverfolgung von Qualitätsproblemen erleichtern.

 

 

Wie werden Chargennummern vergeben?

Für die Vergabe von Chargennummern gibt es (bis auf wenige Ausnahmen) keine bestimmten Regelungen. Es gilt jedoch der Grundsatz, dass eine Chargennummer immer für einen konkret benannten Artikel verwendet werden muss. Weiterhin muss die Nummer einzigartig, also eindeutig, sein. Die Vergabe kann entweder manuell oder automatisiert erfolgen. Wichtig ist, dass die Chargennummer bei jeder Warenbewegung oder Veränderung stets mitgenommen wird. Bei der Wahl einer Software solltest du daher darauf achten, dass sie in der Lage ist, die Chargennummer bei allen Vorgängen problemlos zu transportieren.

Auch wenn der Nummernaufbau grundsätzlich frei wählbar ist, empfiehlt sich eine Nummernvergabe anhand folgender Maßgaben:

 

  • Die Chargennummer muss mit dem verwendeten System kompatibel sein
  • Nummernlänge: Nicht mehr als notwendig (jedoch auf maximalen Wertevorrat achten)
  • Sonderzeichen nach Möglichkeit vermeiden

 

 

Sprechende Chargennummern vergeben

Insbesondere in der Produktion kann es sinnvoll sein, „sprechende“ Chargennummern anzuwenden. Diese können unter anderem folgende Angaben enthalten:

 

  • Produzierendes Werk
  • Datum der Herstellung oder Zeitintervalle
  • Auftragsdatum
  • Auftragsnummer
  • Materialeigenschaften

 

 

Zeitpunkt der Nummernvergabe

Die Zuordnung von Chargennummern zu Artikeln kann zu unterschiedlichen Zeitpunkten erfolgen. In der Praxis sind dies beispielsweise:

 

  • Manuelle Anlage einer Charge
  • Wareneingangsbuchung
  • Umbuchung (Warenbewegung)
  • Eröffnung eines Produktionsauftrags
  • Anlegen einer Bestellung

 

 

Fazit

Chargennummern haben eine hohe Relevanz für die Nachverfolgbarkeit von Erzeugnissen. Nicht nur in Bereichen, in denen sie gesetzlich vorgeschrieben sind, können sie entscheidende Vorteile im Umgang mit Kunden und Lieferanten bei Qualitätsproblemen bringen. Die Identifizierung von Fehlern wird erleichtert und beschleunigt. Zudem vereinfacht die Chargenverwaltung unter Einsatz eines geeigneten ERP-Systems bzw. eines geeigneten Warenwirtschaftssystems interne Prozesse in der Produktion, Lagerhaltung und Inventur.

Steffen ist Senior Produkt & Sales Manager bei weclapp. Er hat Wirtschaftswissenschaften an der Philipps-Universität Marburg studiert und schreibt für diesen Blog über Warenwirtschaftsthemen.