Adon Production automatisiert seine Prozesse & geht mit weclapp in die Cloud

Ein Unternehmen, eine Geschichte: Die Adon Production AG mit Sitz in Neuenhof kommt ursprünglich aus der Produktion von CDs, DVDs und Kassetten – ein Kerngeschäft, das von 1984 bis 2014 verfolgt wurde. Dann entdeckten die Schweizer neue Geschäftsbereiche für sich und spezialisierten sich auf die Digitalisierung von Customer Journeys und Großevents sowie die Produktion hochwertiger Werbemittel für ihre Kunden. Eine passende Unternehmens-Software für die Abwicklung aller Geschäfte darf bei diesem breiten Angebot nicht fehlen. Doch kann eine viele Jahre alte Software, die ursprünglich nur zur Abwicklung des Datenträgerverkaufs eingesetzt wurde, auch zur Abbildung der neu hinzugekommenen Projektarbeit eingesetzt werden? Und ist sie nach so vielen Jahren im Einsatz noch aktuell?

Eine moderne Software muss her

Nach so vielen Jahren ohne Update war die Lösung irgendwann einfach nicht mehr zeitgemäß und zudem nicht mit aktuellen Betriebssystemen kompatibel. Stephan Heim, COO bei Adon, erinnert sich zurück:

„Als jahrzehntealtes Unternehmen hatten wir ein ERP-System im Einsatz, das speziell auf unsere Bedürfnisse hin optimiert wurde. Die maßgeschneiderte Lösung war eine tolle Sache. Doch durch die individuellen Anpassungen konnten wir keine Updates in Richtung Projektmanagement oder neue Artikel aufspielen, ohne dass dies mit immensem finanziellen und zeitlichen Aufwand verbunden gewesen wäre. “

Es musste eine moderne Software her, die den neuen Anforderungen bei Adon gerecht wird, leicht zu bedienen ist und zugleich volle Unabhängigkeit als browserbasierte Cloud-Lösung bietet.

„Wir haben uns einen Überblick zu den bestehenden ERP-Systemen am Markt verschafft. In Sachen Preis-Leistung konnte mit großem Abstand weclapp überzeugen.“

Zudem fehlte es in der alten Lösung an essentiellen Modulen, die für die Arbeit des Schweizer Unternehmens unerlässlich sind. Etwa eine Stundenerfassung für die Belegschaft und ein Projektmanagement-Tool. Beide Module konnte das ERP-System weclapp bieten. Man entschied sich für das umfangreichste Paket – Cloud ERP Handel. Dem Team von Adon gelang es jedoch innerhalb kürzester Zeit, das Programm so anzupassen, dass es den gesamten Workflow des Unternehmens heute verschlankt und übersichtlich darstellt.
All das, was vorher über die alte Software im Zusammenspiel mit vielen einzelnen Insellösungen abgewickelt wurde, kann heute mit dem ERP-System von weclapp erledigt werden. Heim verrät:

„Statt Wrike für’s Projektmanagement, statt Semiramis fürs ERP, statt unzähliger Exporte in den Office Bereich fahren wir heute zu 99% nur mit weclapp und Google. Das eine Prozent betrifft die FIBU sowie den Lohn, doch hier hilft uns weclapp, den perfekten Export zu entwickeln, so wie wir es in der Schweiz brauchen. Alles soll in der Cloud stattfinden. Dieser Ansatz bringt einen echten Vorteil mit sich: Seit Mai 2018 bauen wir unsere Server komplett ab. Unser ehemaliger Serverraum ist nahezu leer. Die lästige Arbeit der Serverpflege wurde uns einfach abgenommen. Das spart Zeit und schont Ressourcen.“

Unkomplizierte Zusammenarbeit mit Niederlassungen im Ausland

Die Arbeit in der Cloud bringt den Schweizern nicht nur die erhoffte Flexibilität und ermöglicht vom Betriebssystem unabhängiges Arbeiten. Sie erlaubt auch die Zusammenarbeit über Ländergrenzen hinweg. Adon ist mit Niederlassungen in Berlin und im deutschen Mönchengladbach vertreten, die nun ebenfalls mit weclapp arbeiten. So sind die Dependancen stets über den Bearbeitungs- und Kundenstand an den anderen Standorten informiert.

„Den Implementierungsprozess konnten wir selbstständig in die Hand nehmen. Und es hat großen Spaß gemacht. Wir konnten die Software direkt vom deutschen Hersteller beziehen. Während des Implementierungsprozesses standen wir telefonisch mit unserem persönlichen Ansprechpartner in Kontakt. So war es möglich, dass wir alles selbstständig und ganz locker aufsetzen konnten. Das hat riesigen Spaß gemacht.“

Flexibel und professionell in der Cloud arbeiten

Bei Adon hat man für sich erkannt, dass Serverlösungen für die Arbeit nicht mehr das Richtige sind. Die Suche einer Cloud-Lösung war der nächste logische Schritt. Heim weiß:

„Es gibt nichts Ärgerlicheres, als Entwickler, die eine On-Premise-Lösung implementieren, die dann nicht richtig läuft. Und es macht mich sogar richtig sauer, wenn wir auf unsere Daten nicht zugreifen können, nur weil wir gerade nicht an unserem Arbeitsplatz sitzen. Das ist einfach nicht zeitgemäß.“

Bei einem kundenorientierten Unternehmen eine durchaus verständliche Einstellung. Bei Adon geht das Team noch persönlich zu den Kunden. Vor Ort auf das ERP-System zugreifen zu können, ist ein Benefit, der sowohl Kunden als auch Dienstleistern zugutekommt. Aufträge erfassen, Angebote erstellen und per E-Mail verschicken, Aufträge anlegen und bearbeiten – das alles ist jetzt innerhalb einer Software möglich. Eben der klassische Workflow, nur modern gedacht.

„Wir bilden mit weclapp den klassischen Workflow ab – aber auf modernem Weg.“

Heims Fazit nach zwei Monaten weclapp:

„Wir haben jetzt ein System in unseren Arbeitsalltag integriert, mit dem alles aus einem Guss läuft. Die gesamte Firma arbeitet prozesstechnisch ausschließlich in einer Lösung. Die perfekte Grundlage, um den Workflow im Unternehmen komplett zu automatisieren.“

Über Adon

Die Adon Production AG steht für Schweizer Präzision, erstklassige Produkte, besten Service und passionierte Dienstleistungsbereitschaft. Die Mission: Den Kunden mit all seinen Bedürfnissen durch sein komplettes Projekt begleiten. Angefangen bei der persönlichen Beratung, über die Herstellung der gewünschten Produkte oder die Bereitstellung der Hardware, Software und Services, bis hin zum persönlichen Support durch ausgebildete Experten. All das mit dem Ziel, Events und Produkte zu schaffen, die bei den Menschen ein emotionales Feuerwerk auslösen.