Individuell anpassbares ERP-System in der Cloud

Referenzstory Biozoom

ERP-Lösungen gibt es viele auf dem Markt. Doch macht es das große Angebot schwer, die passende Software für sich und sein Unternehmen zu finden. Neben Kostenfaktoren und Bedienbarkeit spielen auch die unterschiedlichen Bedürfnisse der Unternehmen und somit auch die individuelle Anpassbarkeit der Tools eine Rolle. Dabei sind es meist die umfangreichen, etablierten Lösungen, die wenig Spielraum für Anpassungen lassen – und wenn, ist die Programmierarbeit mit großem Aufwand verbunden.

Auch die biozoom services GmbH musste das erkennen, als sie nach ihrem Marktstart zunächst auf ein vielversprechendes CRM-System setzte, das sich im laufenden Betrieb jedoch als zu starr und unflexibel erwies. Stattdessen wünschte man sich eine schlankere Lösung, die sich den Belangen ihrer Anwender anpasst. Zunächst hatte man nicht vermutet, eben diese Flexibilität in einer Cloud-Lösung zu finden. Doch sollte die Wahl schließlich auf eine Software in der Wolke fallen.

 

Unternehmen

biozoom

Branche

Großhandel und Produzent

Standort

Kassel

 

Health-Tracking ist Trend. Das weiß auch die biozoom services GmbH, die bereits vor Aufkommen der neuartigen Gesundheits-Bewegung die Entwicklung moderner und einfach bedienbarer Tracking-Lösungen voranbrachte. Vor mehr als zehn Jahren arbeiteten die Gründer des Unternehmens, Hardy Hoheisel und Dr. Wolfgang Köcher, an der Entwicklung der sogenannten Health-Scanner. In enger Zusammenarbeit mit dem Telekommunikationsanbieter Vodafone konnten sie schließlich eine Anwendung entwickeln, mit der das Gesundheits-Tracking über das Smartphone auch für Privatpersonen möglich werden sollte. Diese Technik ist nicht zu verwechseln mit der von Fitness-Trackern, wie etwa Fitnessarmbändern aus dem Elektromarkt. Health-Tracker sind in erster Linie medizinische Geräte, die Körperfunktionen wie das Stresslevel, die Leitfähigkeit der Haut oder den Herzschlag messen.

2013 gründeten Hoheisel und Köcher das Unternehmen biozoom und setzten so ihre Erfolgsgeschichte auf dem Gebiet des Health-Trackings fort. Als Start-Up musste sich das Team jedoch zunächst optimal aufstellen. Dazu gehörte auch ein umfangreiches CRM-System. Geschäftsführer Hoheisel erinnert sich zurück: „Wir haben zunächst verschiedene CRM-Tools geprüft und sind schließlich an einer Lösung von Microsoft hängengeblieben. Leider war es selbst unseren IT-Experten nicht möglich, in angemessener Zeit das Programm so zu strukturieren, dass es für unsere Zwecke anwendbar war.“ Die Suche nach einem passenden System musste fortgesetzt werden. Letztendlich machte eine ehemalige Kollegin den Geschäftsführer auf das Angebot eines deutschen Herstellers aufmerksam: die Cloud-ERP-Lösung des Software-Unternehmens weclapp.

Hoheisel und sein Team zögerten nicht lange und nahmen die kostenfreie 30-Tage Testperiode des weclapp Komplettpakets Cloud ERP Handel in Anspruch. „Wir haben die Lösung zu Beginn parallel zu unserer bisherigen CRM-Software laufen lassen – so konnten wir die beiden Lösungen bestens miteinander vergleichen“, so Hoheisel.

 

„Schnell erkannten wir, dass wir mit weclapp eine richtig gute Software für unsere Zwecke gefunden hatten.“

 

Auf den Test folgten etwa vier Wochen Umstellungsphase, während der die Datensätze von der alten in die neue Lösung übertragen und offene Fragen mit dem weclapp-Team geklärt wurden. Schließlich ging die neue Software mit rund 15 Lizenzen bei biozoom an den Start.

 

Auftragsverwaltung auf den Punkt

Seit der Implementierung des neuen ERP-Pakets, erledigt das Team von biozoom über weclapp in erster Linie die Auftrags- und Artikelverwaltung. Kernstück ihrer Arbeit ist das integrierte CRM-Modul, über das die Kundendaten gepflegt werden. Der Geschäftsführer zeigt sich bereits nach wenigen Monaten mit weclapp begeistert: „Die Cloud-Lösung ist gerade für mich als Chef super praktisch. Ich kann über mein individuell zusammengestelltes Dashboard jederzeit einsehen, ob neue Aufträge eingegangen sind und mir eine Übersicht über den aktuellen Bearbeitungsstatus verschaffen. Außerdem lassen die Collaboration-Funktionen des Programms zu, dass mein gesamtes Team und ich sehen können, wer aktuell mit welcher Aufgabe beschäftigt ist.“

Alle Anwender im Hause seien mit der neuen ERP-Lösung zufrieden. Die Bedienung falle leicht, das Programm sei übersichtlich gestaltet. Das Team von biozoom habe sich schnell an die neue Lösung gewöhnt und eine Schulung sei ebenfalls nicht notwendig gewesen, berichtet der Geschäftsführer. „Und wenn Fragen im laufenden Tagesgeschäft aufkommen, klingeln wir einfach beim weclapp-Support durch, um unsere Fragen direkt zu klären“, verrät Hoheisel.

 

Serverstandort Deutschland gibt Sicherheit

Dass sich biozoom für eine Cloud-Lösung entschieden hat, freut das gesamte Team, das seit der Umstellung von einer flexibleren und transparenteren Arbeitsweise profitiert. Auch wenn zunächst Vorbehalte gegenüber der Datensicherheit in der Wolke bestanden, konnte die Kompetenz des weclapp-Teams im Zusammenspiel mit dem Server-Standort Deutschland bei den Health-Experten punkten. Auch Hoheisel ist sich sicher, mit einer On Demand-Lösung alles richtig gemacht zu haben: „Die Cloud ist einfach zeitgemäß – man muss sich nur einen seriösen Partner suchen.“

Aktuell kommt weclapp nur am biozoom-Standort in Deutschland zum Einsatz. Doch für die Zukunft ist auch ein Launch bei biozoom in den USA geplant. Ein weiterer Grund, warum die Wahl auf eine Cloud-Lösung fiel. Denn die mobile Lösung erlaubt den Einsatz auf der ganzen Welt. Die Anwender benötigen lediglich einen Internetanschluss und ihre Zugangsdaten.

Nicht nur die Lizenzen, auch die Einsatzgebiete des Programms made in Germany sollen ausgeweitet werden. Die Ablösung des bisherigen Buchhaltungsprogramms durch weclapp ist bereits in Planung.

Der Geschäftsführer ist schon gespannt, wie sich weclapp weiterentwickeln wird und blickt positiv in die Zukunft: „Wenn wir weclapp an allen unseren Standorten im Einsatz haben, können wir auch die Prozesse in den USA spielend leicht nachvollziehen. Eine transparentere Arbeitsweise können wir uns nicht wünschen.“

 

Über das Unternehmen

Die biozoom services GmbH wurde 2013 durch den Ökonom Hardy Hoheisel und Dr. Wolfgang Köcher gegründet. Die beiden Geschäftsführer und ihr Team widmen sich der Reflexionsspektroskopie und ihren Möglichkeiten, als kommerzielle Technologie zu mehr Gesundheitsbewusstsein beizutragen. Die über viele Jahre entwickelte biozoom-Technologie kann heute von jedem als mobiles Kontrollwerkzeug für Gesundheit und Wohlbefinden verwendet werden. Das Unternehmen forscht kontinuierlich nach neuen Anwendungsmöglichkeiten und Innovationen.

Julia Stock

Autorin Julia Stock hat Business Studies mit Schwerpunkt Marketing studiert und schreibt für diesen Blog über Erfolgsgeschichten und Aktuelles aus dem weclapp Alltag.