Flexible Zusammenarbeit in der Cloud: ERP-Lösung für Innen- und Außendienst

Berit Rother, Dermalogica

Gerade stark expandierende Unternehmen sind von Anfang an auf funktionale ERP-Lösungen angewiesen, die ihnen die Abwicklung alltäglich anfallender Unternehmsaufgaben erleichtern. Sind zudem mehrere Unternehmensstandorte vorhanden oder gar einige Außendienstler im Einsatz, ist eine Software gefragt, die nicht nur modern, sondern auch flexibel ist. Auch die Dermalogica GmbH war auf der Suche nach einer solchen Lösung, um unkompliziert Kundendaten pflegen und Sales Leads erfassen zu können. Schließlich stieß das Team auf eine Cloud-Software, die genau diese Wünsche erfüllen konnte.

 

Rasantes Wachstum erfordert Veränderung

Die Dermalogica GmbH ist auf den Vertrieb von Hautpflegeprodukten für den professionellen Einsatz in der Beauty-Branche spezialisiert. 1986 von Jane Wurwand in den USA gegründet, hat sich Dermalogica über die Jahre zu einer Marke entwickelt, die heute die Nummer eins unter den Kabinettwaren ist. Berit Rother, Teamleiterin des Vertriebsinnendiensts bei Dermalogica erklärt:

„Unsere Produkte können zwar auch für den heimischen Gebrauch bezogen werden. Größtenteils kommt unsere Ware aber in der professionellen Gesichtspflege zum Einsatz.“

 

dermalogica skin bar

 

Der Außendienst bildet somit das Herzstück des Abverkaufs. Er ist für Präsentation und Verkauf der Produkte bei ausgebildeten Hautpflegespezialisten verantwortlich – und das mit Erfolg. Der Absatz der Dermalogica-Ware wächst nun auch in Deutschland.

„Die steigenden Absatzzahlen und der rasante Wachstum am Standort Deutschland machte jedoch einige Umstrukturierungen notwendig. Zu Beginn unseres deutschen Vertriebs genügte es,  Interessenten, Kunden und erfolgte Sales in Exceltabellen zu führen und zu dokumentieren. Mit wachsendem Kundenstamm konnten das aber weder Außen- noch Innendienst weiterhin leisten.“

 

Software für den Innen- und Außendienst

Die Übertragung von Exceltabellen zwischen Innen- und Außendienst, die Überprüfung der Leads und interne Absprachen zu Kundenwünschen konnten nicht mehr effektiv abgewickelt werden. So machte sich das Team von Dermalogica auf die Suche nach einer Lösung, die CRM und Lagerhaltung in sich vereint. Nach einigen Wochen Internetrecherche, beschränkte sich die Auswahl auf vier Lösungen. Rother erinnert sich zurück:

„Wir haben die Tools einige Wochen getestet und konnten so überprüfen, welche Software am besten zu uns passt. Letztendlich hat uns weclapp am meisten überzeugt. Die Bedienung war einfach, das Preis-Leistungs-Verhältnis hat gestimmt und das Allerbeste: Durch den Betrieb in der Cloud hatten wir eine Lösung gefunden, die auch der Außendienst zeit- und ortsunabhängig verwenden kann.“

Im Sommer 2013 sollte die Implementierungsphase der neuen Lösung beginnen. Zunächst wurde ein Datenimport vorgenommen, an den sich die 30-tägige kostenfreie Testphase anschloss. Als letztendlich die Entscheidung für weclapp gefallen war, entschloss man sich für das Paket Cloud ERP Handel, mit dem seit 2014 abteilungsübergreifend bei Dermalogica gearbeitet wird.
Rother erinnert sich:

„Eine langwierige Schulung war nicht notwendig, da die Software intuitiv bedienbar ist. Die Außendienstler haben eine von mir erstellte Präsentation zur Nutzung des Tools zugeschickt bekommen – das hat ausgereicht. Und wenn ich selbst einmal Fragen zu der Software habe, rufe ich einfach beim Kundensupport von weclapp an – mein persönlicher Ansprechpartner konnte mir bisher immer sofort weiterhelfen. Ist eine Anfrage zeitlich nicht dringlich, kontaktiere ich den Support hin- und wieder auch per Mail. Dann habe ich spätestens am folgenden Tag eine Antwort im Postfach.“

 

Volle Transparenz

Insgesamt nutzen bei Dermalogica zwölf Außendienstler die Cloud-Lösung. Außerdem bestehen zwei Admin-Accounts für Rother und ihren Chef sowie zwei weitere für die Sales Managerin und die Sales Koordinatorin.

„Außerdem habe ich mir noch einen Test-Account eingerichtet, um die Prozesse auch aus Sicht der Außendienstler nachvollziehen zu können – das ist super praktisch“

Die Anwender sind mit dem Tool durchweg zufrieden. Nicht zuletzt, weil es eine enorme Arbeitserleichterung mit sich bringt.

„Die Eingewöhnungsphase ist die nun merkliche Zeitersparnis definitiv wert gewesen. Das Hin- und Herschicken der Excellisten hat endlich ein Ende, wir im Innendienst können in Echtzeit nachvollziehen, was der Außendienst im System eingetragen hat und die Prüfung der Sales Leads ist nun einfach per Klick möglich.“

Mit der Cloudlösung von weclapp hat Dermalogica eine Software gefunden, die bestens für das Handelsunternehmen geeignet ist. Besonders die einfache Bedienung und das übersichtliche Dashboard kämen bei den Anwendern toll an.

„Außerdem ist es toll, dass die Software die Anpassung der Masken im Sinne der firmeneigenen CI zulässt.“

Für das Unternehmen steht fest, dass mit zunehmendem Wachstum auch die Zusammenarbeit mit weclapp intensiviert wird. Das bestätigt auch Rother:

„Eine stärkere Einbindung des Warenwirtschaftssystems und weitere Anpassungen dieses Moduls sind bereits in Planung – dabei werden wir wieder auf die Kompetenz und Expertise von weclapp setzen.“

 

Über das Unternehmen

Dermalogica Cleansing Splash

1986 gründete die Hautpflegeexpertin Jane Wurwand das Unternehmen Dermalogica, doch der Umbruch in der Branche begann bereits 1983 in Los Angeles. Wurwand erkannte, dass in den Vereinigten Staaten eine kontinuierliche Weiterbildung in der Haut- und Körperpflege praktisch nicht vorhanden war. Aus diesem Grund eröffnete sie ein Schulungszentrum in Kalifornien unter dem Namen The International Dermal Institute (IDI). Während ihrer Lehrtätigkeit am IDI erkannte Jane Wurwand sehr schnell, dass keine der gängigen Produktreihen ihrer Auffassung von Hautgesundheit entsprach und beschloss, ihre eigene Pflegelinie zu entwickeln – die Geburtsstunde der Marke Dermalogica, die nun seit 1986 existiert und heute weltweit für ihre Hautpflegeprodukte bekannt ist.

 

 

Lena hat Moderne Fremdsprachen, Kulturen und Wirtschaft studiert und schreibt für diesen Blog über Themen rund um Content-Marketing, Produktivität und Erfolgsgeschichten.