Zum Marktstart in die Cloud: Mobile Auftragsverwaltung für den Handel

Martin Reichl Geschäftsführer earshower GmbH

Auftragsverwaltung ist vielfältig. Neben der Pflege der Kundendaten, gehören die Erfassung von Bestellungen, die Rechnungserstellung und der Versand der Produkte zu den Aufgaben, die mit der Abwicklung eines Auftrags im Handelsumfeld einhergehen, dazu.

Die Artikelverwaltung darf im Sinne einer stetigen Produktverfügbarkeit nicht zu kurz kommen. All diese Schritte händisch mit Exceltabellen durchzuführen, kann auf lange Sicht und mit wachsendem Kundenstamm mühselig werden.

Das hat die earshower GmbH frühzeitig erkannt und zur Markteinführung ihrer Ohrdusche nach einem ERP- und CRM-System gesucht.

 

Die Lösung sollte nicht nur nutzerfreundlich sein sondern auch durch eine flexible Nutzungsmöglichkeit überzeugen können.

 

Schnell stieß man auf die passende Lösung aus dem Hause eines deutschen Software-Unternehmens, die durch den Betrieb in der Cloud die unkomplizierte und standortunabhängige Auftragsverwaltung zuließ.

 

Auf der Suche nach der passenden Lösung

Die earshower GmbH mit Sitz im österreichischen Salzburg wurde 2013 gegründet. Das Team hat gemeinsam mit Ohrenärzten die earshower Ohrdusche entwickelt und ist neben Forschung und Weiterentwicklung für den internationalen Vertrieb seines Produkts verantwortlich. Die Markteinführung der earshower Ohrendusche fand im Juni 2014 statt. Geschäftsführer des Unternehmens, Martin Reichl erinnert sich zurück:

 

„Das war auch der Zeitpunkt, an dem wir dringend ein ERP-System benötigten. Die Auftragsbearbeitung sollte mit einem modernen Tool möglich sein, das zudem über ein integriertes CRM-System zur Pflege aller Kundendaten verfügen sollte.“

 

So machten sich der Geschäftsführer und sein kleines Team auf die Suche nach einer geeigneten Software-Lösung. Hierzu recherchierten sie überwiegend im Internet. Schnell kristallisierten sich ein paar Anbieter heraus, deren Lösungen für den Einsatz bei den Österreichern in Frage kamen. Über kostenfreie Testphasen verschaffte man sich einen ersten Überblick über die Angebote und blieb letztendlich an einer Software hängen. Reichl verrät:

 

„Bei der Cloud-Lösung von weclapp hat uns direkt die Bedienoberfläche zugesagt. Einfach und übersichtlich gestaltet haben wir uns sehr schnell im Programm zurechtfinden können.“

 

Zudem bot weclapp als On Demand-Lösung einen weiteren Vorteil: Da das Team überwiegend von unterwegs aus und aus dem Home Office arbeitet, musste eine mobile Lösung her, die von überall aus abgerufen und bedient werden kann. Der Geschäftsführer berichtet:

 

„Ein mobiles Büro sozusagen. Mit der Cloud-Lösung von weclapp schien diese flexible Arbeitsweise möglich.“

 

Learning by doing

Kaum war die Entscheidung für die weclapp-Lösung des gleichnamigen deutschen Software-Herstellers gefallen, machte man sich an die Implementierung. Da die drei Mitarbeiter bei earshower in ihrer beruflichen Laufbahn bereits mit einigen ERP-Systemen zu tun gehabt hatten, konnten sie die komplette Installation und Übertragung der Datensätze in die neue Software selbst vornehmen. Und auch die Bedienung der Lösung fiel den Anwendern nicht schwer. Martin Reichl fügt hinzu:

 

„Das System ist so selbsterklärend – wir haben uns einfach durch die Software geklickt und auf diese Weise alle Funktionen kennengelernt. Learning by doing also.“

 

Zudem nutze das Team die von weclapp bereitgestellten Online-Tutorials, um wirklich alle Möglichkeiten der neu eingeführten Software kennenzulernen. Die Teilnahme an einer kostenfreien Schulung, die durch einen weclapp-Mitarbeiter geleitet wird, war jedoch nicht notwendig. Für die erfahrenen Anwender war die Lösung auch ohne Schulung voll verständlich.

Seit dem Golive des weclapp-Pakets Cloud ERP Handel bei dem österreichischen Unternehmen, kommen in erster Linie die Artikel- und Auftragsverwaltung zum Einsatz. Die weclapp-Lösung ist modular aufgebaut und verfügt über unterschiedliche Funktionsbereiche, die untereinander verzahnt sind. So kann etwa bei der Auftragserstellung auf die im CRM hinterlegten Daten zugegriffen werden, um den Auftrag einem konkreten Kunden zuordnen zu können, oder aber die erfasste Zeit aus dem Projektmodul direkt in einen Buchungsbericht übertragen werden. Reichel verrät:

 

„Wir nutzen weclapp in erster Linie zur einheitlichen Verwaltung unserer Aufträge. Vorher haben wir alles manuell in Excel-Tabellen eingetragen. Das war wesentlich aufwändiger.“

 

earshower GmbH

 

Mobil in Marketing und Vertrieb

Die Anwender von earshower freuen sich, mit weclapp eine mobile Lösung gefunden zu haben, die ihnen flexibles und standortunabhängiges Arbeiten ermöglicht. Das bestätigt auch der Geschäftsführer:

 

„Egal wo wir uns gerade aufhalten – mit dem Laptop und unseren Zugangsdaten können wir von überall aus auf unsere Daten in weclapp zugreifen. Und weil die Lösung so nutzerfreundlich und übersichtlich aufgebaut ist, geht die Arbeit mit der Software besonders leicht von der Hand.“

 

Durch die einfache Bedienbarkeit und die reibungslose Funktionalität der Lösung, kamen die Österreicher mit dem weclapp-Support bisher kaum in Berührung. Doch falls es mal Fragen zur Bedienbarkeit gibt oder sich ein Problem im laufenden Betrieb auftun sollte, genügt ein kurzer Anruf beim Marburger Softwareunternehmen. Martin Reichl bestätigt erfreut:

 

„Das kam bisher nur einmal vor, aber mir konnte sofort von einem der weclapp Mitarbeiter weitergeholfen werden. Wenn ich sonst Probleme habe, schreibe ich einfach eine kurze E-Mail oder nutze die in die Software integrierte Hilfe-Funktion.“

 

Seit einem guten Jahr ist das ERP-System bei der earshower GmbH nun im Einsatz und das Team ist rundum zufrieden. Reichl zieht Bilanz:

 

„Mit weclapp haben wir ein gutes Programm gefunden, das für uns insbesondere die Auftragsabwicklung erleichtert hat. Gerade im Vergleich zu anderen Angeboten auf dem Markt, zeigt sich die Bedienweise von weclapp schnell und unkompliziert.“

 

Einer zukünftigen Zusammenarbeit mit weclapp steht also nichts im Wege – das bestätigt auch der Geschäftsführer:

 

„Wir werden uns in naher Zukunft sicher noch eine weitere ERP-Lizenz besorgen und so gemeinsam mit weclapp weiterwachsen.“

 

Über earshower

Die 2013 in Österreich gegründete earshower GmbH hat sich auf Entwicklung und Vertrieb von modernen Ohrduschen für den heimischen Gebrauch und den professionellen Einsatz in Praxen und Klinken spezialisiert. Die earshower Ohrdusche vertreibt das Team selbstständig im internationalen Umfeld. Seit Sommer 2014 ist das Produkt auf dem freien Markt erhältlich.

Lena hat Moderne Fremdsprachen, Kulturen und Wirtschaft studiert und schreibt für diesen Blog über Themen rund um Content-Marketing, Produktivität und Erfolgsgeschichten.