Envaris begleitet die Energiewende mit neuem ERP-System

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Mit optimal gewarteten Solaranlagen einen Beitrag zur Energiewende leisten – diese Aufgabe hat sich die Envaris GmbH auf die Fahnen geschrieben. Dank eines flächendeckenden Netzwerks an Partnern in Deutschland, kann das Team schnell dort agieren, wo es der Kunde braucht.

Die Kunst besteht in der Kommunikation mit den Servicepartnern. Während das Envaris-Team die eingehenden Aufträge und Anfragen bearbeitet, plant, koordiniert und verwaltet, müssen die Partner vor Ort beim Kunden aktiv werden.

 

ERP-System für optimierte Prozesse

Damit die Arbeit schnell und professionell erledigt werden kann, ist eine transparente Kommunikation zwischen dem Berliner Standort und den Service-Technikern unabdinglich. Ebenso wie ein Projektmanagement-Tool, mit dem sich der Bearbeitungsstatus in Echtzeit nachvollziehen lässt. Stefan Wippich, Business Development Manager bei Envaris, verrät:

 

„Zunächst haben wir uns mit Excel-Listen beholfen. Mit wachsendem Kundenstamm ist die Abwicklung des Tagesgeschäfts mit Excel zu kompliziert. Ein modernes ERP-System musste her.“

 

Eine Software-Lösung sollte her, mit der sich das Tagesgeschäft effizient abbilden lässt.

 

Datensicherheit in der Cloud gewährleistet

Die Berliner hatten Glück. Eine passende Lösung war schnell gefunden. Nach einer kurzen Google Recherche kamen zwei Systeme in Betracht, von der eine direkt überzeugen konnte.

 

„Meine persönlichen Pluspunkte waren, dass es sich um einen deutschen Anbieter handelt, dessen Server auch in Deutschland stehen.“

 

Ein wichtiges Kriterium, da man sich bei Envaris eine Cloud-Lösung wünschte, der man mit Blick auf die Datensicherheit vertrauen kann.

 

„Eine deutsche Software mit zertifizierten deutschen Rechenzentren und einem Support-Team, das in Hessen sitzt – das sind echte Pluspunkte.“

 

In der Theorie konnte das ERP-System weclapp aus dem gleichnamigen Marburger Software-Haus direkt überzeugen. Nun sollte es sich in der Praxis bewähren. Wippich und sein Team testeten die Software anhand eines Beispielkunden. Die nutzerfreundliche Benutzeroberfläche und die Funktionsvielfalt überzeugten. Wenige Tage später waren die Lizenzen bestellt und die Arbeit mit der neuen Lösung konnte starten.

 

CRM und Projektsteuerung in der Cloud

Für die Photovoltaik-Experten sind eine intelligente Projektsteuerung und ein übersichtliches CRM die wichtigsten Funktionen in einer ERP-Software. Kunden sind bei Envaris sowohl Versicherungen, Privatpersonen als auch Energieversorger. Als Dienstleister bieten die Berliner die fachgerechte Wartung der Anlagen an. Hierfür werden Techniker eingesetzt, die ihre Aufgaben über die Zentrale in Berlin zugeteilt  bekommen. Anlagen, die nahe Berlin stehen, aber auch Großprojekte, werden dagegen direkt von internen Envaris-Technikern gewartet und betreut.

 

„Von der klassischen Wartung, über Versicherungsfälle bis hin zum Gutachten – mit weclapp sehen wir für jeden Auftrag den aktuellen Bearbeitungsstand.“

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Der klassische Ablauf: Ein Envaris-Kunde hat eine Photovoltaik-Anlage, die regelmäßig gewartet werden muss. Die anfallenden Aufgaben werden innerhalb von weclapp angelegt und dem zuständigen Servicepartner zugeteilt.  Dieser erledigt den Auftrag, dokumentiert die unternommenen Schritte in weclapp und übergibt seine Jobübersicht an die Abrechnung, die dem Kunden die erledigte Arbeit in Rechnung stellt.

 

„Ein echter Vorteil ist die transparente Kommunikation. Ich kann im Projekttread die gesamte Projektabwicklung nachverfolgen und habe eine saubere Dokumentation der erledigten Aufgaben vorliegen.“

 

Ticketsystem für die interne Kommunikation

Die einfache Aufgabenverteilung ist das, was Wippich besonders an der Software schätzt. Die Aufträge des Frankfurter Teams, die sich um die Anlagenbeobachtung und -überwachung kümmern, sind ebenfalls im System enthalten.

 

„Alles läuft intuitiv – eine Schulung brauchten wir nicht. Wenn wir eine spezielle Frage zum System haben, rufen wir bei weclapp an und lassen uns die Schritte im Teamviewer zeigen.“

 

Über das integrierte Ticketsystem werden die Aufträge eingepflegt und an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Auf diese Weise ist nicht nur die Echtzeit-Kommunikation mit den Service-Partnern, sondern auch die effiziente interne Abwicklung gewährleistet. Egal ob zwischen Vertrieb, Technik oder Buchhaltung.

 

„Alles läuft über weclapp. Der Vertrieb kümmert sich um die Kundenakquise und -betreuung. Die Techniker geben die aufgewendeten Stunden an die Buchhaltung weiter, die wiederum die Rechnungen an die Kunden herausschickt.“

 

Zufriedene Anwender & optimaler Workflow

Auch wenn die Einführung des ERP-Systems für die Mitarbeiter eine Umstellung bedeutete, sei das Feedback durchweg positiv.

 

„Der Deckel passt gut auf den Topf. Nicht nur, weil wir das Tagesgeschäft nun zeitsparend abbilden können, sondern uns auch nicht um die administrativen Prozesse kümmern müssen. Von unterwegs aus nutzen wir die weclapp App als Adressbuch. So haben wir alle Kundendaten direkt auf dem Smartphone und können schnell Kontakt aufnehmen.“

 

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Wippich und sein Team sind sich sicher, die passende Lösung für sich gefunden zu haben. Die interne Büroorganisation und der tägliche Workflow seien seit Einführung des Systems viel besser.

 

„Früher hätten wir für die Abwicklung mit mehreren Dutzend Excel-Listen arbeiten müssen.“

 

Die vereinfachte Kommunikation, die unkomplizierte Aufgabenverteilung und die transparente Projektsteuerung sind für das Team und die Geschäftsleitung unverzichtbare Vorteile geworden. Die Zusammenarbeit mit weclapp – da ist man sich bei Envaris sicher – wird noch viele Jahre bestehen.

 

Über Envaris

Envaris ist ein Dienstleistungsunternehmen in der Photovoltaik-Branche. Das Team trägt Sorge dafür, dass die Solaranlagen ihrer Kunden zuverlässig laufen und regelmäßig gewartet werden. Die Leistungen erstrecken sich von PV-Anlagenchecks, über Gutachten bis hin zu Wartung, Reparatur und Recycling der Solaranlagen. Die Auftragsverwaltung läuft über das Berliner Office. Für die schnelle und reibungslose Abwicklung der Aufträge bei den Anlagen vor Ort, verfügt das Unternehmen über ein flächendeckendes Servicepartner-Netzwerk in Deutschland und Europa.

Lena hat Moderne Fremdsprachen, Kulturen und Wirtschaft studiert und schreibt für diesen Blog über Themen rund um Content-Marketing, Produktivität und Erfolgsgeschichten.