Startup Solution Space arbeitet mit modernem ERP-System aus der Cloud

Stefanie Weidner, Gründerin

Moderne Arbeitswelten erfordern den Einsatz moderner Software. Flexible Arbeitsmodelle sind längst fester Bestandteil der deutschen Arbeitskultur geworden. Kleine wie große Teams arbeiten im Büro, von zu Hause aus, in der Bahn und selbst auf der Straße, wenn der Blick auf das Mail-Postfach des Smartphones fällt. Auch die Belegschaft vom Kölner Unternehmen Solution Space hat diese Form des Arbeitsalltags für sich entdeckt – denn moderne Arbeitswelten zu erschaffen ist ihr Beruf.

 

Umfassende ERP-Lösung für Startups

Mit ihrem Solution Space, einem Innovationshaus im Herzen von Köln, haben sie einen Ort geschaffen, an dem Arbeiten effektiver, spaßiger und kreativer werden soll. Als noch junges Startup, war es dem Team wichtig, von Anfang an mit einem umfangreichen ERP-System ausgestattet zu sein, das CRM, Artikelverwaltung, Rechnungssoftware und Buchhaltungsmodul in sich vereint. Und das alles in einer Cloud-Software, die das flexible Arbeitskonzept unterstützt.

 

raum von solution space

 

Direkt am Dom gelegen, ist das innovative Bürohaus Solution Space Ort für kreative Ideen, fruchtbare Zusammenarbeit und anregende Workshops. Jeder kann hier arbeiten – ob große Agentur, kleines Kreativ-Team oder Freelancer, die spontan auf der Suche nach einem anderen Arbeitsumfeld sind. Neben zwei Coworking-Bereichen bietet der Solution Space rund 60 Büros verschiedenster Größen und Workshop-Räume. Ob dauerhaft und flexibel gemietet wird, entscheiden die Kunden selbst.

 

Büro Solution Space

 

 

Junges Team, große Vision

Stefanie Weidner ist studierte Service Designerin und Gründerin des Solution Space. Seit mehr als fünf Jahren setzt sich die junge Unternehmerin mit dem Wandel der modernen Arbeitswelt auseinander und entwickelt Konzepte, die es Angestellten wie Führungskräften möglich machen, ihr volles Potenzial zu entfalten.

 

„Wir sind ein junges Team, das eine große Vision verfolgt“

 

Ein großes Ziel, für das man von Anfang an mit einer starken ERP-Software arbeiten wollte, um sämtliche Prozesse optimal abzubilden. Dass es viele All-in-One-Lösungen auf dem Markt gibt, hat Weidner während ihrer Recherche für eine passende Software schnell festgestellt.

 

„Allerdings sollte unser zukünftiges Produkt den vollen Umfang aus CRM, Warenverwaltung, Rechnungs- und Mahnwesen, Buchhaltung und Angebotserstellung bieten. Solch eine Lösung zu finden, ist nicht einfach. Vor allen Dingen, wenn man sich – wie wir als Startup – eine flexible Cloud Software wünscht.“

 

 

Der entscheidende Tipp

Auf der Suche nach der passenden ERP-Lösung recherchierte Weidner online und ging Empfehlungen von Bewohnern des Solution Space nach. Nachdem sie sich mit einigen Systemen auseinandergesetzt hatte, kam der entscheidende Tipp letztendlich über eine Gruppe auf Facebook. Hier empfahl ein User die Software weclapp des gleichnamigen Marburger Software-Herstellers. Die Service Designerin ging diesem Tipp direkt nach und testete die ERP-Lösung zunächst für einige Wochen kostenfrei. In dieser Testphase waren es nicht nur die Flexibilität der Lösung und das faire Preis-Leistungs-Verhältnis, die ihr zusagten:

 

„Vor allem die Kundenakte hat mich überzeugt. Innerhalb von weclapp kann man auf alle wichtigen Informationen direkt im Kundendatensatz zugreifen: Von den Kontaktdaten, über erstellte Angebote bis hin zu laufenden Projekten und offenen Rechnungen.“

 

Für Weidner stand fest: weclapp sollte zukünftig bei Solution Space im Einsatz sein.

 

Solution Space Büroräume

 

 

Optimierte Kommunikationsprozesse

Als Experten auf dem Gebiet moderner Arbeitswelten, weiß das Solution Space-Team um die Bedingungen, die das Leben von Arbeitnehmern und Arbeitgebern heutzutage bestimmen. Gearbeitet wird nicht mehr nur vom stationären Arbeitsplatz im Büro, sondern auch aus dem Home Office, von unterwegs oder beim Kunden vor Ort. Dass das hervorragend funktionieren kann, steht für Weidner außer Frage. Voraussetzung ist jedoch eine reibungslos funktionierende interne Kommunikation.

 

„Und dabei hilft uns weclapp. Wir haben eine Mutter im Team, die hin und wieder aus dem Home Office arbeitet. Unser Team ist häufig unterwegs. Und die Kundenbetreuung übernimmt bei uns nicht nur eine Person, sondern die übernehmen wir alle zusammen. Deshalb sind wir auf eine Software angewiesen, die nicht nur ortsunabhängig eingesetzt werden kann, sondern die auch unsere Kommunikation und die Korrespondenz mit dem Kunden abbildet.“

 

Dank dem Betrieb in der Cloud und durch die übersichtliche Kundenakte werden diese Ansprüche der Solution Space-Belegschaft voll und ganz erfüllt. Seitdem die Lösung seit Mai 2015 fester Bestandteil der Arbeitsprozesse im Startup geworden ist, habe sich nicht nur die Kommunikation untereinander verbessert. Auch sämtliche Arbeitsschritte wie Angebots- und Rechnungstellung sowie die Warenverwaltung seien nun spürbar einfacher.

Auch eine Schulung war nicht notwendig. Das gesamte Team konnte sich selbst einarbeiten. Dabei wären vor allen Dingen die weclapp FAQs hilfreich gewesen, so die Geschäftsführerin. Hin und wieder habe man außerdem an den weclapp Online-Schulungen teilgenommen, um tiefer in die Bedienbarkeit einzelner Module einzusteigen. Bei spontan auftretenden Problemen sei zudem der Chat auf der weclapp Website besonders hilfreich. Hier bekommt das Team in der Regel sofort Unterstützung.

 

Raum von SolutionSpace

 

 

Flexibles Team, flexible Lösung

Heute ist weclapp bei Solution Space seit gut einem Jahr im Einsatz. Dass sich der Workflow in vielerlei Hinsicht verbessert hat, steht aber bereits jetzt schon außer Frage. Das bestätigt auch Weidner:

 

„Das Schreiben von Rechnungen und Angeboten klappt mit der Software einfach super. Hier können wir eine deutliche Zeitersparnis verzeichnen.“

 

Das absolute Highlight der Cloud-Lösung bleibt für die Service Designerin die Kundenakte:

 

„Wir haben ganz unterschiedliche Kunden mit verschiedensten Fragen und Bedürfnissen. Deshalb kommt jeder von uns mal mit den einzelnen Kunden in Kontakt. Es ist super, wenn man – wie in weclapp – direkt in der Kundenakte Notizen hinterlassen, Kategorisierungen in Interessenten oder Kunden vornehmen und den gesamten E-Mail-Verkehr nachvollziehen kann.“

 

Für dieses Jahr plant man bereits eine Ausweitung der weclapp-Nutzung. Der Buchhalter von Solution Space setzt sich derzeit noch mit dem Programm und seinen Möglichkeiten auseinander. Wenn es überzeugt, soll das neue Buchhaltungsmodul zukünftig ebenfalls in die Arbeitsabläufe des Teams integriert werden. Doch so oder so steht für Weidner eine Sache fest:

 

„weclapp hat es geschafft, unsere Prozesse zu optimieren und übersichtlicher zu gestalten. Darauf möchte ich nicht mehr verzichten.“

 

 

Über Solution Space

Der Solution Space ist ein Innovationshaus im Herzen von Köln. Direkt am Dom gelegen, ist das innovative Bürohaus Ort für kreative Ideen, fruchtbare Zusammenarbeit und anregende Workshops. Sich selbst bezeichnet die Solution Space Belegschaft als kleines, verrücktes Team, dem keine Idee zu groß oder absurd scheint. Ihre Visionen von einer modernen Arbeitswelt umzusetzen, ist ihr Ziel – der Wille, jedem Individuum in der digitalen Gesellschaft gerecht zu werden, ihr Antrieb. Dabei spielt es keine Rolle, ob sich hinter einer Buchung ein großes Unternehmen, ein kleines Kreativ-Team oder ein Einzelkämpfer verbirgt. Jeder ist im Solution Space willkommen.

 

Vielen Dank an Stefanie Weidner für das Rede und Antwort stehen sowie die tollen Bilder!

 

 

Lena hat Moderne Fremdsprachen, Kulturen und Wirtschaft studiert und schreibt für diesen Blog über Themen rund um Content-Marketing, Produktivität und Erfolgsgeschichten.