Produktivität steigern in 6 Schritten …und was Marshmallows mit Selbstdisziplin zu tun haben!

Zusammenhang Marshmallows, Selbstdisziplin und Produktivität

Internet, Smartphone, Telefon, PC, Tablet, Laptop – unzählige Möglichkeiten, die uns die Kommunikation und den Alltag erleichtern sollen und ja oft auch können. Allerdings stellen sie genauso viele unendliche Arten der Ablenkung dar, halten uns von der Erledigung eigentlicher Aufgaben ab und nehmen uns den Fokus aufs Wesentliche. Damit adios amigo, was die Produktivität anbelangt.

Wie also soll man die ganzen ausstehenden Aufgaben mit all diesen Ablenkungen schaffen?

Um deinen Arbeitsalltag effektiver zu planen und zu gestalten, gibt es ein paar Schritte, denen du folgen kannst und damit weniger Stress, dafür aber umso mehr Struktur in deinen Ablauf bekommst. In sechs Schritten zu mehr Produktivität!

                                                                                                                                1. Ziele festlegen

Der Wille ist da, aber die Aufgabe scheint so groß und unbezwingbar, dass du nicht weißt, wo du beginnen sollst? Nicht verzweifeln! Das physikalische Gesetz der Trägheit besagt, dass ein Körper im Zustand der Ruhe verharrt, sofern er nicht durch einwirkende Kräfte zur Änderung seines Zustands gezwungen wird. Ähnlich ist es mit Aufgaben, die sich leider nicht von alleine erledigen, sondern noch immer von uns bearbeitet werden müssen. Dieses Gesetz besagt allerdings auch, dass einmal in Bewegung gesetzte Körper leichter in Fahrt zu halten sind. Das Wichtigste um voranzukommen, ist also dementsprechend einen Anfang zu finden! Dafür ist es unumgänglich überhaupt festzulegen: was sind meine zu erledigenden Punkte? Welche Aufgaben stehen an?

Als nächstes ist es sinnvoll, schwierige und komplexe Aufgaben in Teilaufgaben zu zerlegen, denn jeder noch so lange Weg beginnt mit einem einzelnen Schritt!

 

2. To-Do-Listen für mehr Produktivität

Notwendig ist es natürlich nicht, super detaillierte Angaben zu machen, die auf die Minute genau durchgetaktet sind und dich die Hände überm Kopf zusammenschlagen lassen. Wichtig ist, sich einen Fahrplan für den Tag anzulegen, der als eine Art Wegweiser und zur Orientierung dienen soll.

Um sicherzustellen, dass nicht die Hälfte der Aufgaben direkt wieder vergessen wird, solltest du dir also eine TO-DO-Liste anlegen. Diese kann entweder ganz oldschool auf Papier verfasst werden, oder aber man nutzt das liebe Internet und seine Vorteile. Hier mein Tipp: probiert es doch mal mit wunderlist. Mit wunderlist lassen sich Aufgaben mühelos erfassen, Teilaufgaben können untergliedert werden und per Klick lassen sich auch ganz einfach Prioritäten definieren!

Wer liebt es nicht, Punkte auf seiner Liste abzuhaken und visuell vor sich zu haben, was von der Agenda gestrichen werden kann?! Wer auf „Aufgabe erledigt“ klickt, hört sogar ein belohnendes Geräusch- das einem wahrscheinlich ein ähnliches Gefühl beschert wie damals die Pausenglocke in der Schule 😉

Etwas anders angelegt, aber trotzdem sehr hilfreich ist Trello. Trello ist ein Tool, in dem Listen und verschiedene Karten verwaltet werden können, wobei die Karten für ein Thema beziehungsweise eine Aufgabe stehen. Trello ist vor allem für die Arbeit im Team gut geeignet,  jede Karte lässt sich einem bestimmten oder auch mehreren Mitgliedern zuordnen.

Ein großer Vorteil von digitalen Listen liegt darin, dass sie flexibel und  mühelos zu überarbeiten sind. Bei den meisten kommen im Laufe des Tages Aufgaben hinzu, andere fallen weg – kein Problem, es ist bei den digitalen To-Do-Listen ein Leichtes sie anzupassen! Während per Hand geschriebene schnell chaotisch werden, behält die digitale Form ihre Übersichtlichkeit bei, falls mal Aufgaben weggestrichen oder hinzugefügt werden.

 

3. Ziele priorisieren

Nächster wichtiger Schritt lautet also, wie die Überschrift schon leicht vermuten lässt: Ziele nach Priorität ordnen. Natürlich sollte dies nicht mehr Zeit in Anspruch nehmen, als das Erledigen der Aufgabe selbst. Allerdings wird das Strukturieren häufig unterschätzt und um den Überblick zu haben ist es nun einmal notwendig, zu wissen was wann und am besten auch in welcher Reihenfolge in Angriff genommen werden muss.

Wie bereits erwähnt ist es möglich, sich bei wunderlist Aufgaben zu priorisieren. Ebenso ist es sinnvoll die ausstehenden Aufgaben nach Schwierigkeitsgrad einzuteilen. Dabei kann man dann je nach Charakter und Typ vorgehen: dem Einen verschafft es mehr Befriedigung zunächst in kurzer Zeit mehrere Aufgaben zu erledigen, also die leichten zuerst, damit direkt Erfolgserlebnisse eintreten und hoch motiviert an die schwierigen Aufgaben heranzugehen. Dann wiederum gibt es den Arbeitstyp, der sich am liebsten zuallererst an die schwerste Aufgabe, den größten Brocken macht, nach dem Motto: alles was folgt schaff ich mit links!

Gerade Selbstständige und Startup-Gründer haben tausende von Aufgaben pro Tag zu erledigen. Dabei ist es wichtig auch darüber nachzudenken, was kann an andere Personen abgegeben werden? Denn auch das Delegieren von Aufgabenkostet Mut und sollte ab und zu bedacht werden.

 

4. Eigenen Workflow entwickeln, analysieren, bewerten & optimieren

Im vierten Schritt zu mehr Produktivität solltest du deinen eigenen Workflow analysieren und bewerten, wann sind deine besonders produktiven Phasen? Naja, und da gibt es einmal die Kategorie Morgenmuffel, die nicht nur mürrisch gegenüber ihren Mitmenschen ist, sondern auch einige Zeit braucht um richtig wach zu werden und sich auf die Aufgaben zu konzentrieren. Hier sollten vor dem zweiten Kaffee vielleicht eher kleine Aufgaben erledigt werden, die noch nicht deine volle Konzentration beanspruchen. Oder bist du eher der Typ Mensch, der nach dem Augen öffnen morgens direkt voll bei der Sache ist und energiegeladen das Büro oder dein Home Office betritt? Dann ist es ratsam, gleich morgens früh mit den wichtigsten und dringendsten Punkten zu beginnen, bevor am Nachmittag eventuell ein kleiner Tiefpunkt eintritt. Generelle Handlungsweisen sind hier völlig unangebracht, jeder hat einen unterschiedlichen Rhythmus und sollte daher für sich selbst bestimmen, wie der eigene Workflow optimiert werden kann.

 

5. Zeitphasen festlegen und einhalten

Wichtig für die Produktivität und gerade um diese aufrechtzuerhalten ist es, bestimmte Zeitphasen festzulegen. Ziel dabei ist es ja immer, die Zeit effizient zu nutzen und den Tagesablauf, also das Bearbeiten der Aufgaben effektiv zu gestalten.

Sind die Ziele definiert und in Reihenfolge gebracht, solltest du dir bestimmte Zeitphasen festlegen, also Bearbeitungszeiten für Aufgaben oder Teilaufgaben. Das könnte beispielsweise so aussehen: den inneren Schweinehund überwältigen und 45 Minuten lang konzentriert arbeiten. Dabei gilt: Mail-Account bleibt geschlossen, Anrufe werden nur in wirklich dringenden Fällen angenommen und interessante Artikel (die in den meisten Fällen ja von einem zum nächsten noch interessanteren Artikel führen) bleiben geschlossen. Aber auch die Pausen sollten bewusst eingehalten werden, denn sie sind für den optimalen Workflow außerordentlich wichtig. Sollte man sich an einer Aufgabe fest gebissen haben und kurz vorm Verzweifeln stehen, dann hilft es oft schon kurz aufzustehen, sich eine Tasse Tee zu kochen, um anschließend mit frischem Blick weiterzumachen. Um das alles im Arbeitsalltag umzusetzen, gehört natürlich eine ordentliche Portion Selbstdisziplin dazu, aber nur so kannst du deine Produktivität tatsächlich erhöhen und dich auf deine Aufgaben konzentrieren.

 

Wie wichtig Selbstdisziplin für das Erreichen seiner Ziele ist, stellte der Psychologe Walter Mischel in den späten 60er Jahren in einem Test fest, der ihn nie wieder losließ und sogar von Ferrero in ähnlicher Form in seinem Ü-Ei-Werbespot nachgestellt wurde. Er hatte damals eine Gruppe Vorschüler für das Experiment gewählt. Die Kinder wurden in einen Raum gesetzt, auf dem Tisch vor ihnen ein Marshmallow, die beliebte US-amerikanische Süßigkeit. Sie wurden vor die Wahl gestellt, das Marshmallow entweder sofort zu essen oder zu warten, bis der Versuchsleiter zurückkommt, um dann sogar eine zweite Nascherei zu bekommen.

 

Hier seht ihr das nachgestellte Video vom Marshmallow-Test:

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Inzwischen begleitet Mischel einige seiner Probanden seit fast 50 Jahren und sammelt mehr und mehr Erkenntnisse über die damals gesammelten Ergebnisse und die Zusammenhänge mit dem heutigen Verhalten der inzwischen Erwachsenen. In der Tat waren solche Zusammenhänge zu finden. Und zwar spiegelte sich bei den Kindern, die damals auf die Rückkehr des Versuchsleiter gewartet hatten, ein größeres Selbstbewusstsein und eine hohe soziale Kompetenz wieder. Die ungeduldigen Kinder wiederum waren allgemein weniger selbstsicher und erzielten schlechtere Noten in der Schule. Selbstdisziplin also der Schlüssel zum Erfolg? Auf jeden Fall ist sie sehr wichtig, um voranzukommen und die gute Nachricht: Disziplin muss nicht unbedingt angeboren sein, sondern kann erlernt und trainiert werden. Die hier aufgeführten Schritte liefern dazu eine Handlungsempfehlung, umsetzen und einhalten muss sie jedoch jeder für sich selbst.

 

6. Mini-Meilensteine definieren und erreichen – Belohnung

Wie in den vorigen Schritten erläutert, solltest du dir zu Beginn ein Zwischenziel festlegen, dass du in einer bestimmten Zeit erreicht haben solltest, bevor du aufhörst. Wenn du dieses erreicht hast, solltest du dir ähnlich wie die Kinder die doppelte Portion Marshmallows, kleine Belohnungen gönnen, um deine Motivation zu fördern. In den Anforderungen an dich selbst solltest du natürlich flexibel bleiben. Wenn eine zusätzliche Aufgabe hereinflattert, die dringend erledigt werden muss, dann kannst du sicherlich nicht einfach sagen: stand nicht auf meiner Liste, mach ich nicht. Nein, aber ehrlich zu sich selbst zu sein ist ein wichtiger Aspekt und hilft beim Bearbeiten der anfallenden Aufgaben.

 

Fazit

Die Schritte nach und nach abzuarbeiten mag dir am Anfang noch ungewohnt erscheinen, aber auf lange Sicht betrachtet werden dir die Punkte systematisch dabei helfen, deine Aufgaben effektiv und diszipliniert durchzuarbeiten. Allmählich werden sie zur Routine und erhöhen automatisch deine Produktivität.

Sich vor Aufgaben zu drücken ist ab jetzt nicht mehr nötig, mit diesen Tipps erarbeitest du dir ein besseres Zeitmanagement und wirst deine Produktivität steigern. Also denk daran: Aufgaben aufschieben, sich vor der Verantwortung zu drücken bringt keinen Erfolg, sondern sitzt im Unterbewusstsein fest und hat nur zur Folge, dass im Nachhinein umso härter geschuftet werden muss, um all das Aufgeschobene nachzuholen. Statt also ständig im Hinterkopf zu haben, was noch alles zu erledigen ist, lieber diese Tipps befolgen und Frustration vermeiden. Stattdessen lieber Erfolge einheimsen!

 

Was sind eure Gewohnheiten und Vorschläge, um den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten? Habt ihr noch weitere Ideen für mehr Produktivität oder vielleicht mit den hier aufgeführten bereits Erfahrungen gemacht?

 

Wer mehr zu über den Marshmallow-Test erfahren will, kann hier weiterlesen:

http://www.stern.de/panorama/wissen/mensch/marshmallow-test–wer-widersteht–wird-erfolgreich–5953856.html

 

 

 

Autorin Lena Thutewohl hat Moderne Fremdsprachen, Kulturen und Wirtschaft studiert und schreibt für diesen Blog über Themen rund um Content-Marketing, Produktivität und Erfolgsgeschichten.

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