XRechnung – der neue Standard für Rechnungen an Behörden ab dem 27.11.2020

Die XRechnung wird zum neuen Standard für die Einreichung der meisten elektronischen Rechnungen an öffentliche Behörden. Ab dem 27.11.2020 akzeptieren Bundesbehörden keine Rechnungen im Papier- oder PDF-Format mehr, wenn der Auftragswert 1.000 Euro übersteigt. In den nächsten Monaten und Jahren werden auch zahlreiche Landes- und Kommunalverwaltungen diesem Beispiel folgen (s. Übersichtskarte). Unternehmen, die öffentliche Auftraggeber in Deutschland oder Europa zu ihren Kunden zählen, müssen daher zeitnah auf das neue Rechnungsformat umsteigen.


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Was ist die XRechnung?

Die X-Rechnung ist ein Datenaustausch-Standard für elektronische Rechnungen. Sie ist die deutsche Umsetzung der 2014 von der Europäischen Kommission veröffentlichten Richtlinie „elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Anträgen (2014/55/EU)”.

Anders als Papier- oder PDF-Rechnungen lässt sich die XRechnung ohne manuelle Dateneingaben oder technischen Aufwand verarbeiten. Das von der “Koordinierungsstelle für IT Standards” (KoSIT) entwickelte Dateiformat basiert auf einem strukturierten XML-Datensatz, der eine automatisierte elektronische Weiterverarbeitung der Rechnungsinhalte ermöglicht.

 

Vorteile der XRechnung

Auch wenn die Umstellung von Rechnungen an öffentliche Behörden auf den neuen Standard zunächst Aufwand bedeutet, bringt das moderne E-Rechnungsformat vor allem Vorteile mit sich:

Zeitersparnis durch zügige Erstellung, direkten Versand und automatisierte Weiterverarbeitung
 Wegfall von Papier- und Versandkosten
 geringere Fehleranfälligkeit dank automatisierter Verarbeitung
Liquiditätsvorteil durch früheres Eintreffen beim Empfänger und schnellere Zahlung
Umweltschonung durch Verzicht auf Papier-Rechnungen
Platzersparnis dank elektronischer Archivierung

 

Welche Unternehmen benötigen die XRechnung?

Sämtliche Unternehmen, z.B. Lieferanten oder Dienstleister, die Aufträge von öffentlichen Behörden entgegennehmen, müssen diese zukünftig im neuen XRechnungsformat abrechnen, sofern dabei der Betrag von 1.000 Euro überschritten wird. Rechnungen über mehr als 1.000 Euro, die nicht dem neuen Standard entsprechen und ab dem 27.11.2020  an Auftraggeber der öffentlichen Hand verschickt werden, können abgelehnt werden. Firmen müssen ihre Rechnungen an Behörden also rechtzeitig auf das neue Format umstellen.

Die XRechnung ist aber nicht nur für Unternehmen von Interesse, die Behörden beliefern oder bedienen (B2G). Wahrscheinlich ist, dass sich das neue elektronische Rechnungsformat früher oder später auch als einheitlicher Standard im B2B-Kontext durchsetzen wird.

 

XRechnung vs. ZUGFeRD

Sowohl bei der XRechnung als auch bei ZUGFeRD (Akronym für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”) handelt es sich um elektronische Rechnungsstandards in Deutschland. Anders als die XRechnung ist ZUGFeRD ein hybrides Dateiformat. Dieses enthält neben einem maschinenlesbaren XML-Datensatz auch eine PDF-Datei, die eine manuelle oder technische Verarbeitung erfordert.

Firmen, die das Rechnungsformat ZUGFeRD in der neuesten Version 2.1.1 einsetzen, können mit dem enthaltenen XRechnungs-Profil auch reine XML-Rechnungen erzeugen und somit beide Standards für die Rechnungserstellung nutzen. Unsere Cloud ERP Software weclapp unterstützt selbstverständlich ZUGFeRD und damit auch das Format XRechnung. Die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bei Versand und Archivierung der Rechnungen sowie der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) bei deren Aufbewahrung ist mit weclapp ebenfalls gewährleistet.

 

Welche Übertragungsmöglichkeiten gibt es für die XRechnung?

Zur Übertragung von XRechnungen an öffentliche Behörden können Lieferanten und Dienstleister in den unterschiedlichen Portalen von Bund und Ländern verschiedene Kanäle nutzen:

  • Web-Formular zur manuellen Erfassung von XRechnungen
  • manueller oder automatisierter Upload von XRechnungen
  • Versand von XRechnungen als De-Mail-Anlage
  • automatisierter Upload von XRechnungen über das Peppol-Netzwerk

Autor Ertan Özdil ist CEO, Gründer & Gesellschafter von weclapp und veröffentlicht in diesem Blog Einträge zu aktuellen Entwicklungen rund um die ERP-Software. Außerdem gibt er seine Erfahrung als Gründer weiter sowie seine Expertise in den Bereichen Warenwirtschaft und Buchhaltung. Seine Laufbahn begann Anfang der 1990er mit der Entwicklung eines Warenwirtschaftssystems für einen IT-Großhändler. 2001 entwickelte er eine Open Source Lösung für das Customer Relationship Management – eines der ersten Open Source CRM-Systeme, die es zum damaligen Zeitpunkt überhaupt gab. Das gewonnene Know-How aus diesen beiden Schlüsselprojekten sowie zahlreiche Prozessberatungen in Unternehmen führten 2008 zu der frühen und richtungsweisenden Idee von weclapp: eine Cloud-basierte ERP-Software für alle Unternehmensbereiche. Damit war Ertan einer der ersten, der das Potenzial einer solchen Anwendung erkannte und eine Cloud-Lösung zur Unternehmenssteuerung auf den Markt brachte. Noch heute arbeitet er aktiv an der Optimierung der ERP-Software mit und entwickelt regelmäßig neue Features für weclapp.