Gelangensbestätigung, Intrastat & Ausbau Vertragswesen

Mein weclapp

Protokollierung User Aktivität

Unter Mein weclapp > Protokollierung hat der Mein weclapp Administrator ein Protokoll der Useraktivitäten für den Bereich Anmeldungen, Belege, Buchungen, Bank, Kasse, Einstellungen und Kontakte (CRM). Es handelt sich dabei um eine erste Ausbaustufe. Mit den kommenden Releases wird die Funktionalität der Protokollierung erweitert.

Artikel

Belegpositionsgruppenname

Am Artikel kann ein Belegpositionsgruppenname hinterlegt werden. Der Gruppenname wird in die Angebots-, Auftrags-, Rechnungs- & Lieferpositionen übernommen und wird als Gruppenname auf den Formularen angedruckt.

Export Bestandskennzahlen auf Artikelübersicht

Alle wichtigen Bestandskennzahlen aus der Artikelsidebar können nun auf der Artikelübersicht für alle Artikel als csv-Datei heruntergeladen werden. Als Parameter stehen Lager und Warengruppe zur Verfügung.

Wie sich die einzelnen Bestandskennzahlen zusammensetzen, finden Sie unter Was bedeuten die einzelnen Artikel Bestandskennzahlen und wie kann ich diese exportieren?

Artikelkennzahl “Offene Produktionsbedarfsmenge”

Neue Artikeleinstellung: Stücklistenteillieferung möglich

Diese Einstellung bezieht sich auf Verkaufsstücklisten. Ist diese Option aktiv, kann der Bundle Artikel in Teillieferungen gesplittet werden. Falls deaktiv, kann die Verkaufsstückliste nur komplett versendet werden. Die Option kann aus der Artikelübersicht per Massenbearbeitung gesetzt werden.

Details dazu hier: Was bedeutet die Artikeleinstellung „Teillieferung möglich“ für Verkaufsstücklisten?

Verkauf

Intrastat (BETA)

Für den Warenverkehr zwischen Deutschland und anderen EU-Mitgliedsstaaten kann aus weclapp der Intrastat Meldebericht erzeugt werden. Ist Intrastat aktiviert, kann der Export über Buchhaltung > Export > Intrastat vorgenommen werden.

Weitere Informationen finden Sie hier: Wie wird der Intrastat Meldebericht über weclapp erzeugt?.

Hinweis: Dieses Feature befindet sich noch in der experimentellen Phase und wird nur auf Anfrage an support@weclapp.com freigeschaltet.

Gelangensbestätigung

Für Lieferungen in andere EU-Mitgliedstaaten muss eine sogenannte Gelangensbestätigung beigefügt werden.

Wie die Gelangensbestätigung über weclapp erstellt werden kann, finden Sie unter Wie erfolgt die Gelangensbestätigung über weclapp?

Neuer Button „Nächste Position“ bei Artikelbearbeitung im Model Panel

Im Model Panel der Artikelbearbeitung steht ein neuer Button zur Verfügung. Über den Button „Nächste Position“ wird der nächste Artikel aus der Angebots- bzw. Auftragsmaske zur Bearbeitung geöffnet.

Bestandskennzahlen im Angebot

Im Reiter Positionen im Angebot kann der Artikelbestand des ausgewählten Artikels eingeblendet werden, siehe Spalte Bestand abzgl. Gesamtverkaufs- und Angebotsmenge.

Auftragsbestätigung per Massenaktion versenden

Aus der Auftragsübersicht kann die Auftragsbestätigung per Massenaktion an die Kunden versendet werden.

Gutschrift Komplett-Workflow

Gutschrift Komplett-Workflow steht als optionale Workflow Aktion unter globale Einstellungen > Verkauf  & Einkauf > opt. Workflow-Aktionen > optionale Workflow-Aktionen Rechnung zur Verfügung.

Export Stornorechnungen

Stornorechnungen können über die Rechnungsübersicht als Massenaktion exportiert werden.

Option für manuelles Schließen von Aufträgen

Unter globale Einstellungen > Verkauf & Einkauf > Verkauf > Aufträge stehen zwei neue Optionen zur Auswahl:

• Auftrag manuell schließen storniert eine noch nicht versendete Lieferung
• Auftrag manuell schließen storniert eine noch nicht abgeschlossene Rechnung

Streckengeschäft via Massenaktion starten

Streckengeschäfte können per Massenaktion aus der Auftragsübersicht angelegt werden. Die Aktion ist nur sichtbar, wenn der opt. Workflow-Schritt in den Einstellungen (globale Einstellungen > Verkauf & Einkauf > opt. Workflow-Aktionen > Optionale Workflow-Aktionen Auftrag) aktiv ist.

Versandkosten als eigener Menüpunkt

Für die Versandkosten gibt es einen eigenen Menüpunkt für den Bereich Verkauf und Einkauf, siehe Versandkostenpositionen. Es stehen Massenaktionen zur Verfügung.

Massenaktion “Löschen” für Angebote und Aufträge

Sofern das Angebot oder der Auftrag nicht verknüpft ist, können diese per Massenaktion auf der Übersicht gelöscht werden.

Helpdesk

Vertrag mit Ticket verknüpfen

FAQ Kategorien

FAQ’s können Unterkategorien zugeordnet werden.

Verträge

Ausbau Massenbearbeitung für Vertragspositionen

Die Massenbearbeitung für Vertragspositionen wurde erweitert z.B. Bearbeitung von Beschreibung, Menge, Preis & Rabatt.

Vertrag aus Angebot

Vertrag erzeugen steht als weiterer Angebotstyp zur Auswahl. Aus einem Angebot können ein oder mehrere Verträge erzeugt werden.

Weiteres dazu finden Sie hier: Wie erstelle ich einen oder mehrere Verträge aus einem Angebot?

Technischer Ansprechpartner für Vertrag festlegen

Einem Vertrag z.B. Wartungsvertrag kann ein technischer Ansprechpartner zugewiesen werden. Hier können alle aktiven weclapp User mit Helpdesk Berechtigung ausgewählt werden.

Verträge mit Abrechnungsgruppen abrechnen

Im Vertrag finden Sie unter  Einstellungen > Verträge > Vertragseinstellungen > Abrechnungseinstellungen die „Abrechnungsgruppe“. Dort können Sie Abrechnungsgruppen erstellen und den Einnahmen/ Ausgaben zuordnen. Automatisch erzeugte Rechnungen werden nun nach diesen Voreinstellungen entsprechend gruppiert. Weitere Informationen finden Sie unter: Wie rechne ich Verträge in Abrechnungsgruppen ab?

Ticket SLA einem Vertrag zuordnen

Einem Vertrag können Ticket SLA’s zugewiesen werden.

Finanzen & Buchhaltung

Buchungsstapel bei Stapelbuchung bearbeitbar

Wenn Sie über die Stapelbuchung manuell Buchungen erfassen, können diese nun im Buchungsstapel noch vor dem Buchen editiert werden. Folgende Angaben können nachträglich erfasst werden: Datum, Belegnummer, Belegtext und Dateien. Vorher musste der Buchungssatz gelöscht und neu eingeben werden.

Kontostand in der Bank

Bisher wurde der Kontostand nur bei mit figo verknüpften Bankkonten angezeigt. Der Kontostand wird nun auch aus der MT940 Import-Datei ausgelesen und in weclapp angezeigt.

Kontogebühren mit Steuer

Es kann nun ein Steuerkonto für das Feld Gebühren in der Bank ausgewählt werden, sofern die Bankgebühren bspw. inkl. MwSt. sind.

Default Einstellungen Mahnlauf

Unter globale Einstellungen > Finanzen > allgemeine Einstellungen können die Default-Einstellungen für den Mahnlauf konfiguriert werden.

Massenaktion Mahnlauf versenden

Aus dem Mahnlauf  können alle Mahndokumente per Massenaktion an den Kunden versendet werden.

Eigenes Mahndokument pro Mahnstufe

Die Option ist unter globale Einstellungen > Finanzen > Allgemeine Einstellungen > Mahnungen aktivierbar. Ist diese Option gesetzt, wird für jeden Kunden pro Mahnstufe ein separates Mahndokument erstellt.

Option für das Fälligkeitsdatum

Diese Einstellung sorgt dafür, dass bei Berechnung des Fälligkeitsdatums einer Rechnung, das Fälligkeitsdatum auf den nächsten Werktag fällt, wenn das eigentlich errechnete Datum an einem Wochenende oder Feiertag liegt. Diese Option gilt für das Fälligkeitsdatum von Rechnungen, Rechnungen aus WKR und Verträgen. Sie wird ebenfalls auf die Berechnung des neuen Fälligkeitsdatums basierend auf den Toleranztagen beim Mahnlauf angewandt.

Zahlungsdienstleister

Klarna

Der Payment-Service-Provider Klarna kann in weclapp angebunden werden. Wie Sie Klarna als Zahlungsdienstleister in weclapp hinterlegen, können Sie unter Wie binde ich einen Zahlungsdienstleister in weclapp ein? nachlesen.

Hinweis: Dieses Feature befindet sich noch in der experimentellen Phase und wird nur auf Anfrage an support@weclapp.com freigeschaltet.

Shops & Marktplätze

Neue Menüpunkte “Shops” und “Marktplätze” bei Integration

Die Schnittstellen zu Shops und Marktplätzen sind nun nicht mehr unter Integration > Externe Dienste zu finden, sondern haben eigene Menüpunkte.

Menüleiste links neuer Menüpunkt “Marktplatz”

Ebay-Listings sowie Amazon-Import und Exporte-Berichte wurden hierhin verschoben. Wenn Sie Ebay oder Amazon angebunden haben, ist der Menüpunkt erst nach erneutem Einloggen sichtbar.

Direkte Shopify Anbindung

Shopify kann direkt über weclapp angebunden werden. Zuvor war die Integration nur über Zapier möglich. Wie Sie Shopify in weclapp anbinden, finden Sie unter: Wie verbinde ich meinen Shopify Shop mit weclapp?

Rakuten

Die Rakuten Schnittstelle wurde um folgende Funktionen erweitert:

Ebay (BETA)

Die Ebay Integration wurde um folgende Funktionen ausgebaut:

Real.de Marktplatzanbindung (BETA)

Anbindung zum real.de Marktplatz. Über die Schnittstelle können Aufträge nach weclapp importiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Erste Schritte Shop- und Marktplatzanbindung.

Hinweis: Dieses Feature befindet sich noch in der experimentellen Phase und wird nur auf Anfrage an support@weclapp.com freigeschaltet.

Vorkasse-Aufträge opt. auf bezahlt setzen

Bei den Vorkassenaufträgen kann individuell entschieden werden, ob der OP automatisch auf bezahlt gesetzt werden soll. Diese Unterscheidung ist notwendig, wenn Prepayment über einen Zahlungsdienstleister abgewickelt werden soll oder es ein Standard-Vorkassenauftrag ist.

Amazon – Small and Light SKU

weclapp unterstützt die Amazon Small and Light SKU. Diese kann analog zur Amazon SKU und FBA SKU auf der Artikeldetailseite gepflegt werden.

Amazon Prime Integration

Unsere Schnittstelle zu Amazon unterstützt jetzt auch Amazon Prime Aufträge. Weitere Informationen finden Sie unter Erste Schritte Shop- und Marktplatzanbindung.

Option für Amazon Abrechnungsberichte

Beim Import von Amazon Transaktionen werden nur noch die Abrechnungen als Transaktionen zu Aufträgen und Gutschriften importiert, d.h. Gebühren für das Amazon Konto, Lagergebühren etc. sind nicht mehr enthalten.

Sonstige Schnittstellen

ITscope –Artikeldatenblatt als E-Mail Anhang

ITscope Artikeldatenblätter können bei einer E-Mail aus einem Angebot als Anhang mitversendet werden. Die zugehörige Option finden Sie in den ITscope Einstellungen unter Globale Einstellungen > Integration > Externe Dienste.

ITscope – Auswahl Lieferanten bevor der Auftrag in ITscope angelegt wird

Formulare

Eigene Hausschrift hinterlegen

Die eigene Hausschrift kann für die Formulare eingebunden werden, siehe Globale Einstellungen > Formularwesen > Eigene Schriftarten.

Import von Übersetzungen

Die Übersetzungen für die Formulare können importiert werden. Weitere Details entnehmen Sie der Importbeschreibung (PDF).

Kundennummer bei Interessenten auf Angebot drucken

Der Andruck der Kundennummer kann optional für Interessenten auf dem Angebot deaktiviert werden. Dafür steht im Formulardesigner die Druckoption Kundennummer drucken bei Interessenten zur Auswahl.

Auftragsnummer als Barcode

Auftragsnummer kann als Barcode auf der Auftragsbestätigung gedruckt werden. Die Druckoption wird im Formulardesigner für die Aufträge aktiviert.

Geleistete Zahlungen auf Abschlagsrechungen drucken

Es steht eine neue Druckoption im Formulardesigner für Rechnungen zur Verfügung. Die geleisteten Zahlungen können auf Abschlagsrechungen gedruckt werden, siehe globale Einstellungen >Formulardesigner > Formulare > Rechnungen >Geleistete Zahlungen auf Abschlagsrechungen drucken.

Globale Einstellungen

Zusatzfelder

Für Angebotspositionen und Vertragspositionen können Zusatzfelder angelegt werden.

API

Angebotstyp kann via GET/POST und PUT gelesen/gesetzt/geändert werden.

In Angeboten kann über „quotationType“ der Angebotstyp gelesen/geschrieben werden.

Mögliche Typen:

• „NONE“
• „SALES_ORDER“
• „PROJECT“
• „SALES_INVOICE“
• „CONTRACT“

Auftrag

Aus einem Auftrag kann jetzt per POST eine Rechnung erstellt werden. Hierfür stehen folgende Requests zur Verfügung, abhängig von der Auftragsart:

• /salesOrder/id/{id}/createAdvancePaymentRequest
• /salesOrder/id/{id}/createPartPaymentInvoice
• /salesOrder/id/{id}/createPrepaymentInvoice
• /salesOrder/id/{id}/createSalesInvoice

Rechnung

Rechnungen können nun via PUT geändert werden.

Webhooks

Das Einbinden von Webhooks ist nun für API Punkte möglich. Weitere Informationen finden Sie unter: Wie binde ich Webhooks in weclapp ein?

Zahlungsbedingungen

Die Konditionen in Zahlungsbedingungen können nun per GET/POST/PUT gelesen/geschrieben werden.

Archivierte Mails

Archivierte Mails können via API abgerufen werden.

Import & Export

Import Zolltarifnummern

Zolltarifnummern für die Artikel können über den Import-Wizard eingespielt werden. Unsere csv-Vorlage mit einer Auswahl an Zolltarifnummern finden Sie im Import/Export-Wizard.

Weiteres zum Thema finden Sie in unserem FAQ: Wo hinterlege ich die Zolltarifnummer und wie kann sie angedruckt werden?

Auswertungen & Berichtswesen

Verträge

Bessere Auswertungsmöglichkeit für unbefristete Verträge im Berichtswesen unter Berichtswesen > Auswertungen > Verträge> Einnahmen/Ausgaben. Es gibt eine neue Spalte Mindestlaufzeit.

• Gesetzte Filterauswahl z.B. Kalender wurde nicht gespeichert
• Refresh-Probleme in den Sidebars wurden behoben
• Refreshproblem in der Bank wurde beseitigt
• Refreshproblem beim Buchen der Verkaufsrechnungen über die Massenaktion
• Verknüpfung zum übergeordneten Konto im Kontenblatt kann aufgehoben werden
• Beschreibungsfeld der Artikel vergrößern nach Dokumentenerzeugung
• Öffnen des Modelpanels beim Überarbeiten von Buchungsberichten im Projekt
• Zeiterfassung von Buchungsberichten im Projekt
• Bei vielen Banken in der Bankübersicht wurde die letzte Bank rechts abgeschnitten
• Steuerkonto bei Splitbuchung wurde auf der Bearbeitungsmaske nicht angezeigt.
• weitere UI Fehler wurden beseitigt
• Erweiterung EÜR – z.B. Konto 1445 (SKR03) wurde hinzugefügt
• Summe Rechnungen und Gutschriften in der OP-Liste
• Spalte “Bruttobetrag Position” unter Rechnungspositionen war leer
• Issue mit Übersetzung von Mahndokumenten wurde gefixt
• Nicht abrechenbare Fremdleistungen (z.B Taxifahrt ) wurden im Projektcontrolling nicht als IST-Kosten erfasst, sondern nur als Plan-Kosten.
• Aktuelles Datum wurde immer auf den Folgeseiten der Auftragsbestätigung gedruckt
• Anzeige Umsatzsteuersatz bei den Auftragspositionen
• Übernahme Handelssprache beim Streckengeschäftslieferschein
• Andruck Preis pro Einheit auf Streckengeschäftslieferschein
• inaktive selbst angelegte Auswahloptionen wurden auf den Übersichtsseiten angezeigt
• Änderung Vertriebsweg am Kundenartikelpreis, wenn der Vertriebsweg am Kunde geändert wurde
• Trimmen von Leerzeichen im Dateinamen bei Erzeugung des öffentlichen Links z.B. Beleglink für Steuerberater
• Angebotslink führt zur zuletzt geöffneten Angebotsversion
• Fehler in Konfiguration Mahntexte
• OP erstellen via Massenverarbeitung von Einkaufsrechnungen mit Bestellbezug
• Änderung an der Ticketkatgeorie wird jetzt im Ticketverlauf protokolliert
• In der Kundenübersicht konnte die Zahlungsbedingung nicht nach leer gefiltert werden

UI

Drag & Drop Auftragserfassung

Verbesserte Drag & Drop Funktion bei der Auftragserfassung.

Umbenenung von Buttons

• Der Button  „Ausgewählte Elemente entfernen“ bei Rechnungen wurde zu  “Entfernen” umbenannt.

Globale Einstellungen

Zahlungsbedingungen

Bislang konnte bei den Konditionen für eine Zahlungsbedingung eine Priorität hinterlegt werden. Da dieses Feld keine weitere Logik enthält bzw. die Reihenfolge der Konditionen durch das Feld Tage determiniert werden kann, wurde das Feld Priorität entfernt. Haben Sie eine Zahlungsbedingung mit mehreren Konditionen z.B. Skonto, hat die Kondition mit der niedrigsten Anzahl an Tage die höchste Priorität. Alles Wissenswerte zu Zahlungsbedingungen und Zahlungskonditionen ist unser FAQ Wie lege ich eine Zahlungsbedingung in weclapp an? erläutert.

Buchhaltung

In den globalen Einstellungen steht Buchhaltung als neuer Menüpunkt zur Auswahl. Hier werden die DATEV und Intrastat Einstellungen verwaltet.

Organizer

Dokumente

Der Dokumententitel kann nach Dateiupload nachträglich überarbeitet werden.

CRM

Kontakte

Beim Erstellen eines Kontakts kann direkt die zugehörige Firma im Modelpanel eingetragen werden

Kunden

In der Kundenübersicht ist die Spalte Provisionspartner sortierbar.

Artikel

Artikelübersicht

Die Spalte “Status” wurde zur Artikelübersicht hinzugefügt

Erweiterung Massenaktion für EK- & VK-Rechnungspositionen

Für die EK- & VK-Rechungspositionen wurde die Massenbearbeitung erweitert: Kontenmatrix anwenden, Kostenstelle, Kostenart und Erlöskonto.

Versandkosten

Analog zu den Rechnungspositionen kann jetzt auch der EK bzw. die Kosten pro Einheit trotz offenen Postens in der Rechnung editiert werden, damit die Marge korrekt angegeben werden kann.

Konsignationsbestand abrechnen

Bisher wurde nur beim Auftragstyp Ladenverkauf der Auftrag und die Rechnung entsprechend Konsignationsverkauf und Konsignationsrechnung genannt. Nun wird bei jedem Auftragstyp, sofern es sich um eine Konsignationsabrechnung handelt, diese Bezeichnungen verwendet, damit man diese von normalen Aufträgen und Rechnungen besser unterscheiden kann.

ZUGFerd

Integration ZUGFerd Metadaten bei Adresse mit Postfach

Einkauf

Änderung Bestellstatus im Einkauf

Verknüpfung zwischen Gutschrift und Einkaufsrechnung

Die Verknüpfung zwischen Gutschrift und Einkaufsrechnung wird in beiden Entitäten dargestellt.

Projekte

Auswahl Buchungsberichte

Alle auswählen bzw. alle abwählen bei der Abrechnung von Buchungsberichten aus dem Projekt.

Ressourcenauslastung

Finanzen & Buchhaltung

Verarbeitungsbericht Kontoauszüge verarbeiten

Der Verarbeitungsbericht in der Bank gibt Aufschluss, welche Transaktionen verrechnet und/oder gebucht wurden. Falls es zu einem Fehler beim Verrechnen oder Buchen einer Transaktion gibt, ist dies hier ersichtlich.

Datumsangabe bei manuellem Erledigen von OPs

Werden offene Posten in einer Massenaktion auf bezahlt gesetzt, öffnet sich nun ein Modalpanel, auf dem man das Bezahlt am Datum angeben kann. Das aktuelle Datum wird vorinitialisiert.

Massenaktion Kontenplan

Für den Kontenplan unter globale Einstellungen > Finanzen > Kontenplan stehen Massenaktionen zur Verfügung: DATEV Automatikkonto, Steuerkonto und übergeordnetes Konto

Übersicht Hausbanken

Datumsanzeige letzter Download  und Buchungsdatum, Anzeige Sachkonto werden in der Übersicht der Hausbanken ausgewiesen.

Neue Exportdatum im Journal

Unter Buchhaltung > Journal gibt es eine neue Spalte: Exportdatum.

Zahlungsdienstleister Stripe

Überarbeitung der Stripe Zahlungstypen für einen besseren Abruf der Banktransaktionen

MT940 Import getrennt nach Kontonummer

weclapp erkennt, welche Kontonummer zu welcher Transaktion gehört und importiert diese in die richtige Bank in weclapp.

Auswertungen & Berichtswesen

Umsatz nach Artikel

Die Spalten Kundenkategorie, Land und Warengruppe wurden hinzugefügt und können über die Tabelleneinstellungen eingeblendet werden.

Im Changelog wurden nur die wichtigsten Punkte aufgeführt. Neben den aufgelisteten gab es noch zahlreiche weitere Features, Verbesserungen und Bugfixes.