Dank Online-Shop-Schnittenstellen zur Versandoptimierung

Ob Amazon, Magento oder Shopware, per Click verbinden und Ihren Versand enorm vereinfachen

Auszeichnungen

Online-Shop Schnittstelle

weclapp bietet die Möglichkeit der Datensynchronisation an. Dank bidirektionaler Schnittstellen zu gängigen Shop-Systemen sind wichtige Daten und Belege wie Artikel, Angebote, Aufträge, Rechnungen und Lieferungen stets in beiden Systemen aktuell. Aktuell werden unter anderem AmazonMagento und Shopware unterstützt.

Sie entscheiden hierbei selbst, welches System für Aufträge und Artikel führend sein soll. Übertragen Sie neue Artikel oder Artikeländerungen einfach vom Shop nach weclapp, oder umgekehrt: Artikelstammdaten aus weclapp in den Shop.

Eingegangene Kundenbestellungen im Shop können in weclapp einfach abgerufen werden. Sie führen dort automatisch zur Anlage neuer Kundenaufträge. Der weitere Prozess (z. B. Bestandsführung, verbrauchsgesteuerte Disposition, Einkauf) kann nun im ERP-System erfolgen.

Dashboard weclapp

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Die Konfiguration in weclapp

Um die Vorteile der Shop-Schnittstellen von weclapp zu nutzen, ist eine einmalige Konfiguration notwendig. Der Anwender wird hierbei komfortabel durch die einzelnen Schnittstellen-Optionen geführt. Details zu den Einstellungsmöglichkeiten sind nachfolgend beschrieben. Einmal konfiguriert bietet weclapp Ihnen viele Vorteile.

Datensynchronisation

Durch die Synchronisation der Daten, entfällt das doppelte Erfassen und unnötiges Aktualisieren.

Bidirektionale Schnittstellen

Dank bidirektionaler Schnittstellen zu gängigen Shop-Systemen sind wichtige Daten immer griffbereit.

Einmalige Konfiguration

weclapp muss nur einmal konfiguriert werden und führt dann durch die einzelnen Schnittstellen-Optionen

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Erfassung der Shopdaten

Der grundlegende Schritt, um eine Kommunikation der ERP-Software mit dem Online-Shop herzustellen, ist die Erfassung allgemeiner Shopdaten. Wichtig sind hierbei unter anderem folgende Angaben:

  • Host

    Die URL zu ihrem Online-Shop muss in weclapp angegeben werden.

  • Benutzer

    Der Benutzer muss vorab im Shop angelegt und aktiviert werden.

  • API Token

    Das API Token wurde beim Anlegen des Benutzers im Shop definiert.

  • ID

    Der Name der Hauptkategorie ist abhängig vom genutzten Shop-System.

  • Lager

    Angabe, mit welchem Lager der Bestand synchronisiert werden soll.

Grundeinstellungen der Synchronisation

Welches führende System für die Artikelverwaltung?

Übertragung von weclapp zum Shop

Wird weclapp als führendes System für die Artikel gewählt, hat dies Auswirkungen auf die Artikelstammdaten und Artikelpreise. Die Anlage und Aktualisierung von Artikelstammdaten erfolgt in weclapp. Ebenfalls findet die Erfassung und Änderung von Artikelpreisen direkt in weclapp statt.

Übertragung von Shop zu weclapp

Die zweite Option, stellt den Umkehrschluss dar. Für die komplette Artikel- und Preisverwaltung werden die Funktionen des Online-Shop-Systems genutzt. Diese Variante nutzen weclapp-Kunden, die mit der Artikelverwaltung im Shop zufrieden sind und in diesem Bereich nicht auf ein neues System wechseln möchten.

Wie soll die Auftragssynchronisation erfolgen?

Auftragsbearbeitung in weclapp

Bei dieser Option werden Kundenaufträge aus dem Shop heruntergeladen und führen zeitgleich zur Auftragsanlage in weclapp. Nun können Sie die volle Leistungsfähigkeit der Folgeprozesse (teilautomatisierte Disposition, Einkauf, Lieferung usw.) nutzen. Die Lagerbestandswerte werden bei dieser Option in den Shop übertragen.

Nur Bestände synchronisieren

Die zweite Option führt dazu, dass die im Shop vorhandenen Bestände in weclapp übermittelt werden. Aufträge und Lieferungen werden komplett im Shop abgewickelt. Sämtliche Lagerbewegungen führen Sie in der ERP-Software durch. Anschließend werden die veränderten Werte in den Shop übertragen.

Einstellungen für die Auftragssynchronisation

In diesem Schritt legen Sie fest, welche Auftragsart in weclapp verwendet werden soll, wenn Kundenaufträge aus dem Shop übernommen werden. Es handelt sich um einen Vorschlagswert, der in der ERP-Software nachträglich noch änderbar ist. Zudem legen Sie fest, ob fehlende Artikel in weclapp eine Fehlermeldung oder eine Ersetzung durch eine Textposition bewirken sollen. Weitere Festlegungen sind:

  • Ab welchem Datum soll die Synchronisation stattfinden?
  • Soll nach der Auftragsübertragung direkt eine Auftragsbestätigung erstellt werden?
  • Soll der Versandkostenposition eine bestimmte Beschreibung hinzugefügt werden?

 

  • Sollen Auftragsstornos direkt an den Shop übermittelt werden?
  • Welcher Vertriebsweg in weclapp soll für „Netto-Aufträge“ verwendet werden? (z. B. „gewerbliche Kunden“)
  • Welcher Vertriebsweg in weclapp soll für „Brutto-Aufträge“ verwendet werden? (z. B. „private Endkunden“)

 

Konfigurationen zu Lieferungen

Haben Sie eingangs die Option „Auftragsbearbeitung in weclapp“ gewählt, wird der komplette
Lieferprozess in weclapp durchlaufen. Sie haben jedoch die Möglichkeit, zusätzlich folgende Funktionen zu nutzen.

Haben Sie eingangs die Option „Auftragsbearbeitung in weclapp“ gewählt, wird der komplette Lieferprozess in weclapp durchlaufen. Sie haben jedoch die Möglichkeit, zusätzlich folgende Funktionen zu nutzen.

  1. Lieferungen „zum Shop übertragen“

Sobald Sie eine Lieferung in weclapp versenden, wird eine gleichlautende Lieferung in Ihrem Shopsystem angelegt. Die Liefernummer aus weclapp wird in einem Kommentarfeld
in die Shoplieferung übergeben. So verfügen Sie stets über eine Querverbindung
beider Lieferbelege.

  1. Lieferungen „zum Shop übertragen mit Kundenmail“

Wird diese Option gewählt, versendet der Shop im Rahmen des Warenversands zusätzlich eine automatische Lieferbenachrichtigung via E-Mail an den Kunden.

Haben Sie sich in den Grundeinstellungen dazu entschieden, die Auftragsbearbeitung in weclapp durchzuführen, kann das Erstellen von Rechnungen wahlweise in der ERP-Software oder im Shopsystem durchgeführt werden.

  1. Rechnungen „zum Shop übertragen“

Sofern Sie die Rechnungsstellung in weclapp durchführen, können Sie die Rechnungsbelege mit Auswahl dieser Option direkt an den Shop übertragen. Die Rechnung im Online-Shop entsteht, sobald in weclapp ein offener Posten erzeugt wurde. Ergänzend zu der Rechnungsnummer des Shops wird die Rechnungsnummer aus weclapp in einem Kommentarfeld hinzugefügt.

  1. Rechnungen „zum Shop übertragen mit Kundenmail“

Zusätzlich zur Rechnungsübertragung generiert der Shop in diesem Fall automatisch eine Benachrichtigungs-E-Mail an den Kunden.

Die letzten Schritte

Einstellungen zur
Artikelsynchronisation

In diesem Schritt legen Sie fest, aus welchem Vertriebsweg die Preise mit dem Shop synchronisiert werden sollen. Zudem nehmen Sie einige notwendige Einstellungen zum Abgleich von Steuerschlüsseln vor (z. B. 7 %, 19 %, steuerfrei). Dies ist erforderlich, da Magento eigene Steuerschlüssel-Ids verwendet, die den weclapp-Steuern zugeordnet werden müssen.

Verschiedene Wege der Synchronisation im täglichen Betrieb

Ist das Einrichten der Shop-Schnittstelle abgeschlossen, steht einer Datenübertragung zwischen den beiden Systemen nichts mehr im Wege. Die Übergabe von Aufträgen in den Shop kann direkt aus der Auftragsübersicht heraus erfolgen. Neuanlagen oder Änderungen von Artikeln sind direkt nach dem Durchführen der Synchronisation online im Shop verfügbar.