Dank Online-Shop-Schnittstelle Ihren Versand optimieren

Ob Amazon, Magento oder Shopware, per Click verbinden und Ihren Versand enorm vereinfachen

 

 

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 Online-Shop Schnittstelle

Für Unternehmen, die einen Online-Shop betreiben, bietet weclapp die Möglichkeit der Datensynchronisation an. Über bidirektionale Schnittstellen zu gängigen Shop-Systemen wird sichergestellt, dass wichtige Daten und Belege wie Artikel, Angebote, Aufträge, Rechnungen und Lieferungen stets in beiden Systemen aktuell sind. Aktuell werden unter anderem Amazon, Magento und Shopware unterstützt.

Sie entscheiden hierbei selbst, welches System für Aufträge und Artikel führend sein soll. Reicht Ihnen beispielsweise die Artikelverwaltung im Shop-System aus, so übertragen Sie neue Artikel oder Artikeländerungen einfach vom Shop nach weclapp. Selbstverständlich ist auch der umgekehrte Weg möglich: das Übertragen von Artikelstammdaten aus weclapp in den Shop.

Zudem versetzt Sie die Schnittstelle in die Lage, die eingegangenen Kundenbestellungen im Shop in weclapp abzurufen. Sie führen dort automatisch zur Anlage neuer Kundenaufträge. Der weitere Prozess (z. B. Bestandsführung, verbrauchsgesteuerte Disposition, Einkauf) kann nun im ERP-System erfolgen.

Die Vorteile der Synchronisation liegen auf der Hand. Das doppelte Erfassen und Aktualisieren von Daten entfällt. Sie sparen hierdurch wertvolle Zeit und vermeiden sowohl Inkonsistenzen der Daten als auch Fehler im Ablauf.

  • Datensynchronisation
  • Bidirektionale Schnittstellen zu gängigen Shop-Systemen
  • Vermeidung inkonsistenzer Daten

Schnittstellen zu Online-Shop-Systemen: die Konfiguration in weclapp

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Um die Vorteile der Shop-Schnittstellen von weclapp zu nutzen, ist eine einmalige Konfiguration notwendig. Der Anwender wird hierbei komfortabel durch die einzelnen Schnittstellen-Optionen geführt. Details zu den Einstellungsmöglichkeiten sind nachfolgend beschrieben.

  • Einmalige Konfiguration
  • Führung durch einzelne Schnittstellen-Optionen

Erfassung der Shopdaten

Der grundlegende Schritt, um eine Kommunikation der ERP-Software mit dem Online-Shop herzustellen, ist die Erfassung allgemeiner Shopdaten. Wichtig sind hierbei unter anderem folgende Angaben:

  • Host (URL zu Ihrem Online-Shop)
  • Benutzer (muss vorab im Shop angelegt und aktiviert werden)
  • API Token (wurde beim Anlegen des Benutzers im Shop definiert)
  • ID oder Name der Hauptkategorie (abhängig vom genutzten Shop-System)
  • Mit welchem Lager soll der Bestand synchronisiert werden?

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Grundeinstellungen der Synchronisation

Hinweis: In nachstehender Beschreibung wird beispielhaft die Schnittstelle zu Magento erläutert. Die Konfiguration anderer Shopschnittstellen ist jedoch je nach Leistungsumfang der Shop-Software ähnlich.

Bevor Sie die Schnittstelle in Betrieb nehmen, müssen grundsätzliche Fragen der Synchronisierungsart bzw. -richtung beantwortet werden. Sie sollten daher folgende Festlegungen treffen:

  1. Wie soll die Auftragssynchronisation erfolgen?

Mit dieser Option legen Sie fest, ob Sie lediglich die Bestände synchronisieren, oder die komplette Auftragsbearbeitung in weclapp durchführen möchten. Die Entscheidung hängt von Ihren individuellen Bedürfnissen ab.

Wählen Sie die Option „Auftragsbearbeitung in weclapp“, so werden Kundenaufträge aus dem Shop heruntergeladen und führen zeitgleich zur Auftragsanlage in weclapp. Nun können Sie die volle Leistungsfähigkeit der Folgeprozesse (teilautomatisierte Disposition, Einkauf, Lieferung usw.) in weclapp nutzen. Die Lagerbestandswerte werden bei dieser Option in den Shop übertragen.

Die zweite Option („nur Bestände synchronisieren“) führt dazu, dass die im Shop vorhandenen Bestände in weclapp übermittelt werden. Aufträge und Lieferungen werden komplett im Shop abgewickelt. Sie nutzen jedoch die komfortable Bestandsführung in weclapp. Sämtliche Lagerbewegungen (z. B. Wareneingänge, Inventurkorrekturen, Umbuchungen) führen Sie in der ERP-Software durch. Anschließend werden die veränderten Werte in den Shop übertragen.

  1. Welches ist das führende System für die Artikelverwaltung?

Auch diese Entscheidung treffen Sie nach Ihren persönlichen Vorlieben und Erfordernissen. Es existieren zwei Auswahlmöglichkeiten.

Als erste Option kann die Übertragung von Artikeln von weclapp zum Shop ausgewählt werden. Sie entscheiden sich also für weclapp als führendes System für die Artikel. Dies hat folgende Konsequenzen:

– Die Anlage und Aktualisierung von Artikelstammdaten erfolgt in weclapp.

– Die Erfassung und Änderung von Artikelpreisen erfolgt in weclapp.

Die zweite Option, „vom Shop zu weclapp“, stellt den Umkehrschluss dar. Für die komplette Artikel- und Preisverwaltung werden die Funktionen des Online-Shop-Systems genutzt. Diese Variante nutzen weclapp-Kunden, die mit der Artikelverwaltung im Shop zufrieden sind und in diesem Bereich nicht auf ein neues System wechseln möchten.

Einstellungen für die Auftragssynchronisation

In diesem Schritt legen Sie fest, welche Auftragsart in weclapp verwendet werden soll, wenn Kundenaufträge aus dem Shop übernommen werden. Es handelt sich um einen Vorschlagswert, der in der ERP-Software nachträglich noch änderbar ist. Zudem legen Sie fest, ob fehlende Artikel in weclapp eine Fehlermeldung oder eine Ersetzung durch eine Textposition bewirken sollen. Weitere Festlegungen sind:

  • Soll nach der Auftragsübertragung direkt eine Auftragsbestätigung erstellt werden?
  • Soll der Versandkostenposition eine bestimmte Beschreibung hinzugefügt werden?
  • Ab welchem Datum soll die Synchronisation stattfinden?
  • Sollen Auftragsstornos in weclapp direkt an den Shop übermittelt werden?
  • Welcher Vertriebsweg in weclapp soll für „Netto-Aufträge“ verwendet werden? (z. B. „gewerbliche Kunden“)
  • Welcher Vertriebsweg in weclapp soll für „Brutto-Aufträge“ verwendet werden? (z. B. „private Endkunden“)

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Konfiguration zu Lieferungen

Haben Sie eingangs die Option „Auftragsbearbeitung in weclapp“ gewählt, wird der komplette Lieferprozess in weclapp durchlaufen. Sie haben jedoch die Möglichkeit, zusätzlich folgende Funktionen zu nutzen.

  1. Lieferungen „zum Shop übertragen“

Sobald Sie eine Lieferung in weclapp versenden, wird eine gleichlautende Lieferung in Ihrem Shopsystem angelegt. Die Liefernummer aus weclapp wird in einem Kommentarfeld in die Shoplieferung übergeben. So verfügen Sie stets über eine Querverbindung beider Lieferbelege.

  1. Lieferungen „zum Shop übertragen mit Kundenmail“

Wird diese Option gewählt, versendet der Shop im Rahmen des Warenversands zusätzlich eine automatische Lieferbenachrichtigung via E-Mail an den Kunden.

Einstellungen zur Übergabe von Rechnungen

Haben Sie sich in den Grundeinstellungen dazu entschieden, die Auftragsbearbeitung in weclapp durchzuführen, kann das Erstellen von Rechnungen wahlweise in der ERP-Software oder im Shopsystem durchgeführt werden.

  1. Rechnungen „zum Shop übertragen“

Sofern Sie die Rechnungsstellung in weclapp durchführen, können Sie die Rechnungsbelege mit Auswahl dieser Option direkt an den Shop übertragen. Die Rechnung im Online-Shop entsteht, sobald in weclapp ein offener Posten erzeugt wurde. Ergänzend zu der Rechnungsnummer des Shops wird die Rechnungsnummer aus weclapp in einem Kommentarfeld hinzugefügt. So sind stets beide Referenzen verfügbar.

  1. Rechnungen „zum Shop übertragen mit Kundenmail“

Zusätzlich zur Rechnungsübertragung generiert der Shop in diesem Fall automatisch eine Benachrichtigungs-E-Mail an den Kunden.

Einstellungen zur Artikelsynchronisation

In diesem Schritt legen Sie fest, aus welchem Vertriebsweg die Preise mit dem Shop synchronisiert werden sollen. Zudem nehmen Sie einige notwendige Einstellungen zum Abgleich von Steuerschlüsseln vor (z. B. 7 %, 19 %, steuerfrei). Dies ist erforderlich, da Magento eigene Steuerschlüssel-Ids verwendet, die den weclapp-Steuern zugeordnet werden müssen.

Verschiedene Wege der Synchronisation im täglichen Betrieb

Ist das Einrichten der Shop-Schnittstelle abgeschlossen, steht einer Datenübertragung zwischen den beiden Systemen nichts mehr im Wege. Die Übergabe von Aufträgen in den Shop kann direkt aus der Auftragsübersicht heraus erfolgen. Neuanlagen oder Änderungen von Artikeln sind direkt nach dem Durchführen der Synchronisation online im Shop verfügbar. Hinsichtlich der Bestandsdatenübergabe können Sie auswählen, ob Sie den Bestand einzelner Artikel oder des kompletten Sortiments abgleichen möchten. Preise und Artikelbeschreibungen sind ferner auch getrennt synchronisierbar.

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