Umsatzsteuervoranmeldung einfach erklärt

Eigentlich ist es ganz einfach: Wer als Unternehmer Rechnungen ausstellt und nicht gerade ein Kleinunternehmer ist, muss auf seine Netto-Beträge Umsatzsteuer berechnen. Diese zieht er vom Kunden ein. So entsteht im Laufe des Jahres für jeden Unternehmer eine Umsatzsteuerschuld, die er am Ende des Jahres in der Umsatzsteuererklärung angibt. Doch die Zahlungen der Umsatzsteuer an das Finanzamt werden vorgezogen. Mit der monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldung zeigt der Unternehmer an, wie viel Geld er an das Finanzamt zu zahlen hat – als Vorauszahlung auf die Umsatzsteuerschuld des ganzen Jahres.

Umsatzsteuervoranmeldung – warum?

Die Pflicht zur Voranmeldung der Umsatzsteuer ergibt sich aus dem Gesetz – genauer gesagt: aus § 18 UStG (Umsatzsteuergesetz). Die vierteljährliche oder gar monatliche Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung ist für Unternehmer mit einigem Arbeitsaufwand verbunden. Aus Sicht des Finanzamts gibt es jedoch Vorteile. Es sind im Wesentlichen zwei Gründe für den Fiskus, die Steuern von Unternehmern schon vor der eigentlichen Steuererklärung zu verlangen:

 

  1. Das Finanzamt sichert sich gegen ein Ausfallrisiko
  2. Der Zinsvorteil aus der eingenommenen Umsatzsteuer soll dem Staat gebühren, nicht dem Unternehmer.

 

Wann müssen Umsatzsteuervoranmeldungen abgegeben werden?

Gemäß § 18 UStG ist jeder Unternehmer, der Umsatzsteuer einnimmt, verpflichtet, Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben. Der Zeitraum für die Voranmeldung ist dabei unterschiedlich:

  • Grundsätzlich sind Umsatzsteuervoranmeldungen vierteljährlich zu übermitteln (§ 18 Abs. 2 Satz 1 UStG) – und zwar elektronisch (§ 18 Abs. 1 Satz 1 UStG).
  • Betrug die Umsatzsteuerschuld im Vorjahr mehr als € 7.500,-, ist der Kalendermonat Voranmeldungszeitraum (§ 18 Abs. 2 Satz 2 UStG).
  • Die Pflicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen und Vorauszahlungen kann entfallen, wenn die Umsatzsteuer im Vorjahr unter € 1.000,- lag (§ 18 Abs. 2 Satz 3 UStG).
  • In den ersten zwei Jahren der beruflichen oder gewerblichen Tätigkeit eines Unternehmers sind monatliche Voranmeldungen abzugeben (§ 18 Abs. 2 Satz 4 UStG).
  • Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben.

 

Umsatzsteuervoranmeldung mit Elster

Die elektronische Voranmeldung der Umsatzsteuer beim Finanzamt erspart eine Menge Formulare, Porto und Papier. Die Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung über das Netz mit der Software Elster (ElektronischeSteuererklärung) ist mittlerweile obligatorisch. Nur in Ausnahmefällen akzeptiert das Finanzamt Formulare auf Papier, um unbillige Härten zu vermeiden (§ 18 Abs. 1 Satz 2 UStG). Der Antrag für eine solche Ausnahmegenehmigung ist beim zuständigen Finanzamt zu stellen. Wer die Umsatzsteuervoranmeldung über Elster tätigt, erspart sich auch eine Menge Rechenarbeit. Noch einfacher wird es, wenn eine praktische Software zur Buchhaltung zwischengeschaltet wird. Denn intelligente Software für Selbstständige verfügt über Schnittstellen zu Elster. Buchhaltung und Steuern können dadurch einheitlich bearbeitet werden.

 

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Was ist in der Umsatzsteuervoranmeldung anzugeben?

Für kleine und mittlere Unternehmen sind es bei der Umsatzsteuervoranmeldung in der Regel nur wenige Felder, in die Eintragungen zu machen sind:

 

  1. Der Umsatz im betreffenden Zeitraum (Monat oder Quartal) je nach Steuersatz: zum Beispiel zu 19 % (Feld 81) oder 7 % (Feld 86).
    • Aus dieser Angabe errechnet Elster automatisch die angefallene Umsatzsteuer.

 

  1. Die selbst bezahlte Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer (Rechnungen von anderen Unternehmen, Feld 66), evtl. die Anrechnung einer Sondervorauszahlung bei Inanspruchnahme einer Dauerfristverlängerung (Feld 39).
    • Elster errechnet daraufhin selbstständig die Vorauszahlung für die Umsatzsteuer. Es kann sich auch ein Überschuss zugunsten des Steuerpflichtigen ergeben, der einen Zahlungsanspruch gegen das Finanzamt bewirkt.

 

  1. Dazu kommt die Angabe, ob ein Steuerberater bei der Umsatzsteuervoranmeldung mitgewirkt hat (ganz unten auf der zweiten Seite).

 

Das Elster Zertifikat

Um sich für die elektronische Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung und anderer Steuererklärungen an das Finanzamt über Elster zu legitimieren, braucht jeder Steuerpflichtige ein elektronisches Zertifikat. Bei diesem Zertifikat handelt es sich um eine pfx-Datei. Sie kann nach dem Einloggen auf der Elster-Homepage heruntergeladen werden. Bei jeder Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung wird vor der Übermittlung geprüft, ob das Zertifikat auf dem Computer des Steuerpflichtigen vorhanden ist. Mit einer Software für die Voranmeldung der Umsatzsteuer, wird das Herunterladen des Zertifikats sowie die Abgabe der monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldung noch einfacher. Damit sparen Unternehmer viel Zeit für ihre eigentlichen Geschäfte. Elster benötigt nicht nur für die Umsatzsteuervoranmeldung das elektronische Zertifikat, sondern beispielsweise auch für andere Steuererklärungen:

 

 

Der Antrag auf Dauerfristverlängerung – so geht’s

Wer für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung einen Aufschub benötigt, kann dies beim Finanzamt beantragen. Der Antrag bewirkt einen Aufschub für einen Monat – dieser Aufschub wirkt sich auch auf die folgenden Umsatzsteuervoranmeldungen – auf Dauer – aus (deshalb auch der Name: Dauerfristverlängerung). Die Dauerfristverlängerung gemäß § 46 UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung) gilt jedoch nicht für die jährliche Steuererklärung zur Umsatzsteuer im Januar des Folgejahres. Sie wirkt nur für die Umsatzsteuervoranmeldungen. Der Antrag auf Verlängerung der Frist zur Voranmeldung der Umsatzsteuer kann nur am Anfang des jeweiligen Jahres gestellt werden:

 

  • Bei monatlicher Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung ist der letztmögliche Termin für den Antrag der 10. Februar.
  • Bei vierteljährlicher Abgabe ist dies der 10. April des laufenden Jahres.

 

Darf das Finanzamt einen Antrag auf Dauerfristverlängerung ablehnen?

Einem Antrag auf Dauerfristverlängerung wird in aller Regel vom Finanzamt stattgegeben. Ablehnungen dürfen nur in Ausnahmefällen erfolgen – wenn nämlich der „Steueranspruch gefährdet erscheint” (§ 46 Satz 2 UStDV). Diese Ausnahmefälle werden von den Finanzämtern nur sehr selten angenommen. Etwas anderes gilt, wenn es um den Widerruf einer bereits bestehenden Dauerfristverlängerung geht:

 

  • Eine Dauerfristverlängerung kann vom Finanzamt widerrufen werden.
  • Der Widerruf muss vom Finanzamt begründet werden (Beispiel: laufendes Steuerstrafverfahren).
  • In einem solchen Fall wird eine eventuelle Sondervorauszahlung nicht erstattet, sondern mit bestehenden Umsatzsteuerforderungen verrechnet.

 

Achtung: Sondervorauszahlung bei Dauerfristverlängerung

Wenn der Unternehmer zu einer monatlichen Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet ist, wird die Dauerfristverlängerung vom Finanzamt nur unter der Auflage gewährt, dass eine Sondervorauszahlung erfolgt. Die Höhe der Sondervorauszahlung beträgt ein Elftel der Steuerschuld des Vorjahres. Diese Vorauszahlung wird dann im Januar, wenn die Umsatzsteuervoranmeldung für den Dezember des Vorjahres abzugeben ist, angerechnet. Oft erweist sich die Dauerfristverlängerung auch unter Berücksichtigung der Sondervorauszahlung gegenüber möglichen Säumniszuschlägen als lukrativer und wird deshalb von Steuerberatern empfohlen. Der Aufschub wirkt effektiv jedoch nur einmal. Der bessere und unkomplizierte Weg ist die regelmäßige und pünktliche Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen.

 

Wichtig: Umsatzsteuervoranmeldungen pünktlich abgeben

4 Abs. 4 EStG stellt fest, dass zu den Betriebsausgaben (die den Gewinn mindern und damit auch die Steuern) nur  betrieblich veranlasste Ausgaben zählen.  Keine Betriebsausgaben sind Aufwendungen für die  private Lebensführung. Dies stellt § 12 Nr. 1 EStG ausdrücklich fest. Die Abgrenzung zu privat motivierten Aufwendungen kann im Einzelfall jedoch sehr schwierig sein. Für bestimmte Kosten gilt außerdem, dass diese sowohl privat wie auch betrieblich veranlasst sind (Beispiel: Mietkosten für die gesamte Wohnung, in der ein Zimmer beruflich genutzt wird, entsprechend Strom- und Telekommunikationskosten). Die Rechtsprechung zu dieser Frage ist fast unübersehbar. Hier sind einige Beispiele und Gegenbeispiele dafür, was als betrieblich veranlasst anerkannt wird.

VoranmeldungszeitraumAbgabetermin (spätestens)
1. Quartal 2016Montag, 11. April 2016
2. Quartal 2016Montag, 11. Juli 2016
3. Quartal 2016Montag, 10. Oktober 2016
4. Quartal 2016Dienstag, 10. Januar 2017
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Umsatzsteuer sparen: Pauschale Durchschnittssätze nutzen

Was nur wenige Unternehmer wissen: Anstelle der tatsächlich gezahlten Vorsteuer, die sich aus den bezahlten Rechnungen ergibt, kann von der eingenommenen Umsatzsteuer, die an das Finanzamt abzuführen ist, ein Durchschnittssatz abgezogen werden. Das ist insbesondere für Selbstständige attraktiv, die niedrige Betriebsausgaben haben – und deren Einkommen nicht zu hoch ist. Die Pauschalisierung ist nämlich nicht möglich, wenn der Unternehmer im Vorjahr einen Umsatz von mehr als € 61.356,- erzielt hat (§ 69 Abs. 3 UStDV).

 

Pauschalen beantragen?

Wie geht man bei der Voranmeldung der Umsatzsteuer vor, wenn man nicht die Vorsteuer aus den Rechnungen anderer Unternehmen gegenrechnet, sondern eine Pauschale? Ganz einfach: Bei den abziehbaren Vorsteuerbeträgen trägt man in Feld 63 („Vorsteuerbeträge, die nach allgemeinen Durchschnittssätzen berechnet sind”) einen prozentualen Betrag von der eingetragenen Umsatzsteuer ein. Den jeweils geltenden Prozentsatz für die eigene unternehmerische Tätigkeit kann man der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung entnehmen. Eines gesonderten Antrags bedarf es nicht. Der Antrag kann auch durch bloße Eintragung in das entsprechende Feld bei der Umsatzsteuervoranmeldung oder der Umsatzsteuererklärung für das ganze Jahr erfolgen. Er ist sogar rückwirkend bis zur Unanfechtbarkeit der Umsatzsteuerfestsetzung möglich.

 

Beispiele für Durchschnittspauschalen

Im Folgenden wird ein beispielhafter Überblick über Durchschnittssätze für bestimmte Berufs- und Gewerbegruppen gegeben. Einen vollständigen Überblick gibt es in der Anlage zu §§ 69 und 70 der UStDV.

 

 

Handwerk
Bäckerei5,4 %
Buchbinderei5,2 %
Druckerei6,4 %
Elektroinstallation9,1 %
Friseur4,5 %
Einzelhandel
Drogerien10,9 %
Nahrungs- und Genussmittel8,3 %
Oberbekleidung12,3 %
Elektrotechnische Erzeugnisse usw.11,7 %
Sonstige Gewerbe
Eisdielen5,8 %
Gast- und Speisewirtschaften8,7 %
Personenbeförderung mit Kfz6,0 %
Freie Berufe
Grafiker5,2 %
Selbstständige in Film, Funk, Fernsehen usw.3,6 %
Journalisten4,8 %
Schriftsteller2,6 %

 

Ein Beispiel hierfür:

 

  • A ist Journalist.
  • Im ersten Quartal 2015 hat er umsatzsteuerpflichtige Netto-Einnahmen in Höhe von € 5.000,- erzielt.
  • Eingenommene Umsatzsteuer daher: € 950,- (19 % von € 5.000,-).
  • A hat im betreffenden Zeitraum € 100,- als Vorsteuer selbst bezahlt (Umsatzsteuer aus Rechnungen für Betriebsausgaben wie Software, Druckerpapier usw.).
  • An das Finanzamt wäre daher eine Umsatzsteuerschuld von € 850,- zu übermitteln und zu zahlen (€ 950,- eingenommene Umsatzsteuer minus € 100,- bezahlte Umsatzsteuer).
  • Wenn er den Durchschnittssatz für einen Journalisten ansetzt, kann er € 240,- auf die eingenommene Umsatzsteuer anrechnen (4,8 % von € 5.000,-).
  • Demnach muss er an das Finanzamt eine Umsatzsteuerschuld von € 710,- übermitteln und bezahlen (€ 950,- eingenommene Umsatzsteuer minus € 240,- pauschal).
  • Durch die Inanspruchnahme der Regelung ergibt sich für A eine Einsparung von € 140,-!

 

Das Wichtigste zur Umsatzsteuervoranmeldung auf einen Blick

In dieser Zusammenfassung sind die wichtigsten Einzelheiten zur Umsatzsteuervoranmeldung noch einmal übersichtlich dargestellt. Das müssen Sie als Unternehmer über die Umsatzsteuervoranmeldung wissen:

  • Die Umsatzsteuervoranmeldungen sind vierteljährlich oder monatlich abzugeben.
  • Letzter Abgabetermin für die Umsatzsteuervoranmeldung ist der zehnte Tag des dem Voranmeldungszeitraum folgenden Monats.
  • In der Umsatzsteuervoranmeldung gibt der Unternehmer an, wie viel Geld er als Vorauszahlung auf die Umsatzsteuerschuld am Ende des Jahres zu leisten hat.
  • Die Übermittlung der Voranmeldung an das Finanzamt erfolgt elektronisch über das Elster-Verfahren.
  • Die Inanspruchnahme von Durchschnittssätzen für bestimmte Berufsgruppen kann die Umsatzsteuer-Zahllast gegenüber dem Finanzamt senken.
  • Mit einer Dauerfristverlängerung kann man einen Aufschub der Zahlung für einen Monat erreichen. Sie wirkt auch für die Folgemonate.
  • Die endgültige Umsatzsteuerschuld für ein Jahr wird vom Finanzamt erst auf Grundlage der Umsatzsteuererklärung festgelegt. Diese ist bis zum 31. Mai des Folgejahres abzugeben.

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Stand: 05. 01.2015