Factura proforma

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    ¿Por qué son necesarias las facturas proforma?

    En el caso más importante, la facturación proforma se aplica a las transacciones comerciales con países que están fuera de la UE (= transacciones extranjeras). En este caso, las empresas también están sujetas a una obligación de declaración para la exportación si, por ejemplo, las piezas de recambio de una mercancía ya pagada deben enviarse dentro del periodo de garantía. Aquí, la factura proforma tiene como objetivo principal declarar el valor comercial de un bien, aunque la factura no contiene una solicitud de pago. En ese caso, no se percibe ningún derecho de aduana por este tipo de entrega, ya que la aduana solo tiene en cuenta el precio realmente pagado.

    ¿Cuál es la diferencia entre una factura comercial y una factura proforma?

    Para cualquier exportación a un país fuera de la UE se debe disponer de una factura comercial. Si las mercancías enviadas no tienen valor comercial para la transacción específica, se debe emitir al menos una factura proforma. La factura clásica es, por tanto, un documento con solicitud de pago; la factura proforma, en cambio, es un documento sin solicitud de pago para poder demostrar de forma creíble el valor de una mercancía ante la aduana o la autoridad fiscal correspondiente.

    Factura comercial Factura proforma
    Para los artículos que tienen un valor comercial Para los artículos que no tienen valor comercial


    Ámbitos de aplicación de la factura proforma

    Las facturas proforma se tienen en cuenta en varias situaciones. Las aplicaciones típicas de una factura proforma son, por ejemplo:
    • envíos gratuitos de muestras,
    • una base para los pagos si se hacen a cuenta,
    • las mercancías que solo se van a utilizar temporalmente en el extranjero (documento aduanero, cuaderno ATA),
    • el envío de piezas de recambio,
    • casos de garantía o fondo de comercio (intercambio de bienes),
    • donaciones y regalos


    ¿Cuál es la finalidad de la factura proforma en la contabilidad financiera?

    En este caso, una factura proforma sirve como comprobante de una factura que no fue entregada ni facturada según el principio de devengo. Si no se dispone de dicha factura al final del ejercicio, se realiza un asiento comprobante, que se carga en el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias correspondientes. En el período siguiente se realiza una anulación de la contabilización. El recibo original se contabiliza – al final, el resultado es neutro. La ventaja de una factura proforma para el departamento de contabilidad es que no aparece como partida abierta en el sistema. De este modo, no se recuerda al cliente por error si no paga la mercancía. Una factura proforma no da lugar a una contabilización, ni para el emisor ni para el receptor.

    ¿Qué información debe incluirse en una factura proforma?

    En principio, en las facturas proforma se debe facilitar la misma información que en las facturas comerciales de comercio exterior:
    • Exportador: nombre y dirección
    • Destinatario: nombre y dirección (teléfono, fax, persona de contacto)
    • Dirección de entrega, si es diferente de la que figura en la factura.
    • Número de factura, lugar, fecha
    • Nota: Factura (aquí: factura proforma)
    • Condiciones de entrega
    • IVA, número EORI
    • Peso bruto y neto, país de origen, número de paquete
    • Declaración de origen si el país de origen de las mercancías está en la UE
    • Firma, sello
    Aquí puedes ver un modelo de factura proforma:

    ¿Qué valor de las mercancías debe indicarse?

    Una factura proforma para la exportación debe indicar el valor del envío. Si no hay ideas realistas sobre el valor de un envío, debe evitarse una fuerte rebaja del valor con el objetivo de no superar ciertos límites de valía. Un valor de los bienes que no se corresponde con la realidad se detectará, como muy tarde, en la siguiente auditoría. Existen las siguientes opciones:
    • Declarar el valor correcto de los bienes en una fecha posterior o
    • presentar una declaración de aduana denominada incompleta con una referencia al valor en aduana.