Wenn der Projektfortschritt zu jeder Zeit ersichtlich ist

Referenzstory Ancud

Als Beratungsunternehmen steht man vielen verschiedenen Aufgaben gegenüber. Neben der Kundenverwaltung, die immer sauber und ordentlich erledigt werden sollte, ist es die Projektabwicklung, die professionell erfolgen muss. Das wissen auch die IT-Profis der Ancud IT, die als Gestalter einer netzzentrierten Business IT technische und fachliche Innovationen aus der Internet-Entwicklung in praktisch einsetzbare Unternehmenslösungen verwandeln. Die digitale Transformation ist der Bereich, dem sich die Experten verschrieben haben. Und sie gelingt ihnen auch. Die große Herausforderung ist es, jeden Kunden individuell und persönlich zu beraten.

Die professionelle Kundenberatung ist für das Unternehmen essenziell und der Benefit, der sie von der Konkurrenz abhebt. Doch wer den Kunden wirklich rundum zufrieden stellen möchte, dem muss es gelingen, für jeden Klienten persönlich da zu sein, eine fachgerechte und den Kundenbedürfnissen entsprechende Beratung anzubieten und jeden Kunden bestmöglich bei der Umsetzung der Digitalisierungsprozesse zu unterstützen.

 

 

Unternehmen

Ancud IT

Branche

IT-Dienstleister

Standort

Nürnberg

 

 

Möglich wird das durch den Einsatz einer starken Software-Lösung, die übersichtliches CRM und smartes ERP in sich vereint. Der wachsende Kundenstamm der Ancud IT machte solch ein System unumgänglich. „Wir arbeiteten viele Jahre mit zwei getrennten Systemen“, berichtet Projektleiter Bernd Seifert.

 

„Die Kundenverwaltung und der kaufmännische Bereich waren zwei voneinander getrennte Software-Lösungen, die unabhängig voneinander betrieben wurden.“

 

Als IT-Beratungshaus wollte man künftig auf eine zentrale Anlaufstelle setzen, mit der sich neben den Kundenakten alle kaufmännischen Belange, wie Budgets im Projekt, der Projektfortschritt und die Ressourcen, managen lassen. Nach einigen Wochen Recherche stieß der Geschäftsführer auf genau solch eine Lösung, die ihn auf den ersten Blick überzeugte. In einer Team-Sitzung, in der das System gemeinsam begutachtet wurde, konnte das CRM- & ERP-Programm dank seiner nutzerfreundlichen Oberfläche und umfangreichen Funktionalität punkten. Der Wunsch, weitere Tools zu evaluieren, kam bei dem Team nicht mehr auf.

 

Die Lösung: weclapp

In Abstimmung mit dem Software-Hersteller weclapp entschieden sich die IT-Profis für das cloud-basierte Paket ERP Dienstleistung mit integriertem CRM-Modul. „Durch den Betrieb in der Cloud, müssen wir uns nicht um Betrieb, Wartung, die Releases und Patches kümmern. Zudem kann das Team noch besser von unterwegs aus arbeiten, den Kunden vor Ort Angebote zeigen, den Projektfortschritt ableiten und Dokumente sichten“, so Seifert.

 

„Wenn ich zurückblicke, frage ich mich, wie wir solange ohne das System auskamen.“

 

Der Wechsel zu einer All-in-One Lösung trug bereits ein gutes Jahr nach Software-Einführung Früchte. Seifert und seine Kollegen wissen die Vorzüge, direkt aus der Software heraus ein Projekt starten zu können, sehr zu schätzen. Besonders praktisch für die ITler: Sie können den gesamten Prozess vom ersten Kundenkontakt an verständlich dokumentieren.

 

„Nach einem unverbindlichen Kundengespräch legen wir eine Chance an, die bei erfolgreichem Auftragseingang direkt in ein Projekt umgewandelt wird. Danach lassen sich projektspezifisch Dokumente ablegen, Rechnungen zuweisen und Kundengespräche dokumentieren.“

 

Ein übersichtlicher Prozess, der laut Seifert die Prozesse im Beratungshaus verkürzt und erleichtert hat. „Wenn ich zurückblicke, frage ich mich, wie wir solange ohne das neue System auskamen. So haben wir früher etwa Angebote in Word mit genauer Leistungsbeschreibung verfasst, die meist mehrere Seiten umfassten“, verrät Seifert. Mit weclapp seien die Angebote auf maximal zwei Seiten geschrumpft. Zudem helfen die in der Software hinterlegten Textbausteine dabei, schneller und in einem einheitlichen Wording Angebote zu unterbreiten. Das Ergebnis: eine professionelle Angebotserstellung, für die die Mitarbeiter nur noch halb so viel Zeit wie früher benötigen.

 

Drei Standorte, 70 Lizenzen, 70 zufriedene Anwender

Die Kundenakte ist das, was eine kundenorientierte Betreuung bei den ITlern ausmacht. Aus diesem Grund ist das CRM das Herzstück der täglichen Arbeit der Ancud IT geworden. Drumherum geschieht all das, was in den kaufmännischen Unternehmensbereich fällt. Angebote, Aufträge und Rechnungen schreiben, Zeiten und Leistungen erfassen und in naher Zukunft kommt die Finanzbuchhaltung dazu. Dann ist die Lösung an allen drei Unternehmens-Standorten im Einsatz. Die bis dato 20 aktiven Lizenzen sollen zudem auf 70 aufgestockt werden, damit jeder Mitarbeiter im Unternehmen seine Zeiten mit weclapp erfassen kann.

 

„weclapp ist absolut state of the art.“

 

Diesem Schritt sieht das gesamte Team gelassen entgegen. weclapp wird vom aktuellen Nutzerkreis als einfach bedienbar, gut strukturiert und einprägsam empfunden, so dass die Einarbeitung weiterer Kolleginnen und Kollegen problemlos gelingen sollte. Seifert ist sich sicher, dass die neue Software die Komplettumstellung Wert ist: „ Wenn ich da an andere Tools denke, die aussehen wie aus den 80ern, hebt sich weclapp deutlich ab. Die Software ist für mich state of the art.“

 

Reports als unerwartetes Highlight

Ein produktiverer Workflow in einem modernen Unternehmen durch Einsatz einer smarten Software – bei Ancud IT kann man sich über genau diesen Zustand freuen. Und obwohl CRM- und Projektmodul im Fokus der Digitalisierungsprofis lagen, hat sich unerwartet ein weiteres Highlight in der Lösung herauskristallisiert. Die Auswertungsfunktion ist für Seifert und die restliche Belegschaft ein wertvolles Tool geworden, um die Unternehmenskennzahlen im Blick zu behalten. Kundenzahlen und -umsätze, Bestellzahlen, Unternehmenserfolge und die Umsätze einzelner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden als Report oder Diagramm ausgegeben und bilden so die Grundlage für weitere Unternehmensentscheidungen.

 

„Alle Informationen an einem Ort – darin liegt die Genialität.“

 

Mit weclapp hat das IT-Unternehmen einen zentralen Anlaufpunkt für alle kaufmännischen Belange gefunden, der dem agil agierenden Geschäftsmodell des Teams gerecht wird. Die angebotenen Schnittstellen machen die Software zu einer rundum gelungenen Lösung, in die man auch andere Systeme integrieren kann. „Und genau darin liegt die Genialität“, betont Seifert.

 

„Alles ist an einer Stelle. Jeder greift auf die gleichen Informationen zu. Ein Luxus, der heute für uns zur Selbstverständlichkeit geworden ist.“

 

Über das Unternehmen

Die Ancud IT-Beratung GmbH versteht sich als Wegbereiter einer netzzentrierten Business IT, die technische und fachliche Innovationen aus der Internet-Entwicklung in praktisch einsetzbare Unternehmenslösungen verwandelt. Das Team richtet für seine Kunden Unternehmenslösungen ein, die über Funktionen verfügen, die der Arbeitswelt von heute gerecht werden. Schwerpunkte sind Business Process Management, Business Analytics und Big Data, Mobile Enterprise, Enterprise Resource Planning, Collaboration und E-Commerce. Gemeinsam mit den Kunden, entwickeln die IT-Profis wirtschaftlich tragfähige Lösungen für die digitale Welt. Als mittelständisches Unternehmen gelingt das flexibel und auf Augenhöhe.

Julia Stock

Autorin Julia Stock hat Business Studies mit Schwerpunkt Marketing studiert und schreibt für diesen Blog über Erfolgsgeschichten und Aktuelles aus dem weclapp Alltag.