Warenwirtschaftssystem einfach erklärt

Ein Warenwirtschaftssystem (kurz WaWi-System oder WWS) ist eine Software, mit der sich der Warenfluss in einem Unternehmen steuern lässt. Insbesondere Handelsunternehmen nutzen Warenwirtschaftssysteme, um ihre Kernbereiche Einkauf, Wareneingang, Lagerhaltung, Verkauf und Warenausgang computergestützt abzubilden. 

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Inhaltsverzeichnis

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Um den Begriff Warenwirtschaftssystem genauer zu verstehen, müssen wir ihn zunächst in seine einzelnen Bestandteile („Warenwirtschaft“ und „System“) zerlegen. Die Warenwirtschaft ist ein Teil der Betriebswirtschaft. Ihre Aufgabe ist die wirtschaftliche Verwaltung aller materiellen Güter (= Waren) eines Unternehmens. Sie sorgt dafür, dass Artikel stets

zur Verfügung stehen. Ebenso stellt sie alle benötigten Informationen rund um materielle Güter bereit. Hierzu erfasst, plant, verwaltet und steuert sie sämtliche Warenströme. Außerdem analysiert sie Bestände und Warenbewegungen.

Ein Warenwirtschaftssystem ist somit eine Software, die Unternehmen bei der Umsetzung zuvor genannter Aufgaben unterstützt. Um dieses Ziel zu erreichen, bildet sie alle Warenbestände und Warenbewegungen ab – von der Beschaffung über die Lagerhaltung bis zum Verkauf und Versand. 

Neben der Steuerung des Warenflusses unterstützen moderne Warenwirtschaftslösungen außerdem folgende Aufgaben: 

  • Erfassung und Bereitstellung von kunden- und warenbezogenen Daten
  • Rechnungsstellung
  • Inventur
  • Statistik (Reports, Auswertungen und Analysen)
Funktionen eines Warenwirtschaftssystems

Von wem werden Warenwirtschaftssysteme eingesetzt?

Warenwirtschaftssysteme werden vor allen Dingen von Unternehmen eingesetzt, deren Kerngeschäft sich um Warenbewegungen dreht. Vordergründig sind das Handelsunternehmen – also Betriebe, die Güter einkaufen und anschließend wieder verkaufen. Zu unterscheiden sind allgemein Großhändler (Verkauf an gewerbliche Kunden = B2B) sowie Einzelhändler (Verkauf an Endverbraucher = B2C). 

Für den Verkauf nutzen Handelsunternehmen verschiedene Kanäle. Dazu zählen stationäre Handelsgeschäfte, Online-Shops und E-Commerce-Marktplätze. Einige verfügen über ein eigenes Lager, andere nutzen wiederum Konzepte wie Dropshipping oder Streckengeschäft. Moderne WWS unterstützen all diese Vertriebskanäle und Logistikkonzepte. 

Welche Prozesse bildet eine Warenwirtschaft ab?

Ein modernes WaWi-System kann sämtliche Geschäftsprozesse eines Handelsunternehmen umfassen. Diese lassen sich in folgende Kategorien unterteilen:

Prozessart Beschreibung Beispiele
Warenprozesse physische Warenprozesse Einlagerung, Umlagerung, Kommissionierung, Transport
Dispositionsprozesse Prozesse ohne physischen Warenkontakt Bestellung bei Lieferanten, Auftragsabwicklung, Erstellung von Lieferschein
Abrechnungsprozesse Abbildung der wertmäßigen Veränderungen durch Waren- und Dispositionsprozesse Verbuchung von Belegen mit den kaufmännisch korrekten Werten
Controllingprozesse Analyse und Verdichtung der Daten aus den Waren-, Dispositions- und Abrechnungsprozessen für die Kontrolle und Steuerung des Unternehmens Unter anderem Analysen zu Beständen, Sortimenten, Kundengruppen oder Margen


Wie sind WaWi-Systeme entstanden?

Die ersten Warenwirtschaftssysteme gab es bereits in den 1960er Jahren. In diesem Jahrzehnt kamen außerdem die sogenannten Datenkassen auf den Markt. Sie konnten neben Geldbeträgen auch Zusatzinformationen wie Verkäufer, Abteilung und Warengruppe erfassen.

Die ersten WaWi-Systeme hatten im Wesentlichen folgende Aufgaben:

  • Datenerfassung  bei Wareneingang und Warenausgang
  • Bestandsführung
  • Unterstützung des Bestellwesens

Im Laufe der Zeit entwickelten sich die Lösungen stetig weiter. Besonders in den vergangenen 20 Jahren verlief diese Entwicklung rasant. So wurden die Lösungen immer umfangreicher, integrierter und auch komplexer. Die neuen Möglichkeiten ergaben sich vor allen Dingen daraus, dass die Leistungsfähigkeit von Hard- und Software stark anstieg. 

Heute unterstützt eine innovative Warenwirtschaft moderne Vertriebsformen wie das Omnichannel-Business und komplexe Logistikkonzepte wie Dropshipping oder Just in time. Gleiches gilt für Ansätze wie den system- und unternehmensübergreifenden Datenaustausch oder Barcode-Scanning. 

Was ist der Unterschied zwischen Warenwirtschaftssystemen und ERP-System?

Oft werden die Begriffe ERP (Enterprise Resource Planning) und WaWi (Warenwirtschaft) synonym verwendet. Dies ist jedoch nicht ganz korrekt, denn im Ursprung unterscheiden sich die beiden Systemarten. So fokussieren sich klassische Warenwirtschaftssysteme auf den Materialfluss, während ein ERP-System die Planung und Steuerung aller unternehmerischen Ressourcen ermöglicht. Hierzu zählen neben Waren beispielsweise auch Personal, Anlagegüter (z. B. Maschinen) und Finanzmittel. Somit kann die Warenwirtschaft als Teilbereich von ERP-Software bezeichnet werden. 

In der Praxis sind die Grenzen zwischen WaWi und ERP mittlerweile sehr unscharf. Dies liegt daran, dass moderne Warenwirtschaftssysteme immer mehr klassische ERP-Bereiche abdecken – darunter etwa das Controlling und die Produktion. 

Unterschied zwischen Warenwirtschaftssystemen und ERP-Systeme

Welche Vorteile haben Warenwirtschaftssysteme?

Warenwirtschaftssysteme bringen zahlreiche Vorteile für Unternehmen aus dem Handel mit sich. Im Wesentlichen sorgen Sie dafür, dass Business-Prozesse effizient und reibungslos ablaufen, indem sie digitalisiert, optimiert und auch automatisiert werden. Auf dieser Basis kann das Unternehmen dann weiteren Mehrwert generieren:

Einsparung von Zeit und Geld

Mehr Informationstransparenz

Wachstum

Höhere Kundenzufriedenheit

Wie dies in der Praxis in den einzelnen Unternehmensbereichen aussehen kann, wird am besten anhand konkreter Beispiele deutlich. Diese können nachstehendem Überblick entnommen werden:

Unternehmensbereich/Prozess Vorteile einer Warenwirtschaft
Unternehmensführung Risiken und Chancen durch Echtzeitdaten schneller erkennen, problemlos auf belastbare Statistiken und KPIs zugreifen
Auftragswesen Zeiteinsparung: Wiederkehrende Routineaufgaben wie das Erstellen von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen mit wenigen Klicks erledigen
Beschaffung Schnell auf Statistiken zur Sortimentsoptimierung zugreifen (z. B. „Renner-Penner-Listen“), automatische Bestellvorschläge nutzen und rechtzeitigen Nachschub sichern
Lagerverwaltung Durch vielfältige Lagerauswertungen maximale Transparenz erreichen und Bestandsmengen optimieren
Verkauf Shopsysteme und Marktplätze anbinden, Gefahr von Leerverkäufen minimieren
Retourenmanagement Retouren dokumentieren und in Echtzeit überwachen, Retourengründe standardisiert auswerten
Inventur Schneller arbeiten durch Barcode-Scanner, Bewertung der Waren nach gängigen Prinzipien (z. B. FiFo, LiFo) automatisieren
Alle Abteilungen Auf Basis gemeinsamer Daten zusammenarbeiten und reibungslose, fehlerfreie Abläufe sicherstellen

Welche Arten von Warenwirtschaftssystemen gibt es?

Warenwirtschaftssysteme lassen sich anhand mehrerer Kriterien kategorisieren:

  • Art der Entwicklung (Standardsoftware vs. Individualsoftware)
  • Betriebsmodell (On-Premise vs. Cloud)
  • Funktionsumfang (geschlossene, offene und integrierte WaWi-Systeme)
  • Branchenausrichtung (branchenneutrale und branchenspezifische Lösungen)

Standardsoftware vs. Individualsoftware

Standardsoftware wird von Anbietern für eine breite Zielgruppe entwickelt und vorgefertigt bereitgestellt. Dem gegenüber wird Individualsoftware einzeln für ein Unternehmen aufgebaut. Beide Varianten haben gewisse Vor- und Nachteile: 

Standardsoftware Vor- und Nachteile Individualsoftware Vor- und Nachteile
Geringere Anschaffungskosten Hohe Anschaffungskosten
Anpassung etwas eingeschränkt, im Rahmen des Customizing aber dennoch möglich Maßgeschneiderte, exakt passende Lösung
Schnelle Verfügbarkeit Lange Entwicklungszeit
Geringer Wartungsaufwand Hoher Wartungsaufwand
Kontinuierliche Weiterentwicklung durch Anbieter Weiterentwicklung muss in Eigenregie vorangetrieben werden
Releasefähigkeit Releasefähigkeit muss selbst sichergestellt werden (hoher Aufwand)

On-Premise vs. Cloud

Warenwirtschaftssysteme können entweder vor Ort (in einem lokalen Rechenzentrum) oder in der Cloud (SaaS = Software as a Service) betrieben werden. Die beiden Betriebsmodelle unterscheiden sich wie folgt: 

On-Premise-Betrieb Cloud-Lösung
Alle Daten bleiben im eigenen Haus Daten befinden sich bei externem Dienstleister (hohe Anforderungen an die Vertrauenswürdigkeit)
Hohe Investitionskosten für eigene Hardware Investitionen in Hardware entfallen
Eigenes IT-Personal für Wartung und Betrieb erforderlich Kein eigenes Personal erforderlich (Anbieter kümmert sich um Betrieb, Wartung und Updates)
Es müssen meist Lizenzpakete gekauft werden Software wird zu transparenten monatlichen Gebühren „abonniert“
Nicht ohne Weiteres skalierbar Im Bedarfsfall hervorragend skalierbar
Langwierige Implementierung Schnell einsatzbereit

Funktionsumfang

WaWi-Software kann auch nach ihrem Funktionsumfang kategorisiert werden. In diesem Fall sind folgende Einteilungen möglich:

  • Geschlossenes WaWi: Alle Kernbereiche des Anwenderunternehmens (Einkauf, Lager, Vertrieb) werden von dem System abgedeckt.
  • Offenes WaWi: mindestens einer der Kernbereiche wird nicht durch das System, sondern durch ein (mit Konnektoren angebundenes) Drittsystem abgedeckt.
  • Integriertes WaWi: Es sind alle Kernmodule vorhanden. Zusätzlich existieren Konnektoren nach außen (beispielsweise zu Lieferanten, Logistik-Dienstleistern und Banken).

Branchenausrichtung

Zuletzt können WaWi-Systeme nach ihrer Zielgruppe in verschiedene Arten eingeteilt werden. So existieren einerseits branchenneutrale Lösungen. Auf der anderen Seite gibt es Systeme, die speziell für bestimmte Branchen entwickelt wurden – etwa Software für den Lebensmitteleinzelhandel oder für Online-Händler. Auch Multichannel-Lösungen, die mehrere Verkaufskanäle gleichzeitig unterstützen, sind immer häufiger zu finden.

Wie ist ein Warenwirtschaftssystem aufgebaut?

Ein WWS basiert stets auf einer zentralen Datenbank, in der zwei Arten von Daten gespeichert werden: Stammdaten und Bewegungsdaten. 

Stammdaten sind Grunddaten, die sich relativ selten verändern. Klassische Stammdatensätze sind beispielsweise Kunden, Lieferanten und Artikel (Materialien). Bewegungsdaten sind hingegen dynamisch. Sie entstehen im Rahmen des täglichen Geschäfts. So zählen etwa aktuelle Lagerbestände oder auch Belege wie Bestellungen, Aufträge und Rechnungen zu dieser Kategorie. 

Aus funktionaler Sicht sind Warenwirtschaftssysteme meist modular aufgebaut. Das heißt, dass für jeden betriebswirtschaftlichen Aufgabenbereich ein eigener Funktionsbaustein vorhanden ist (mehr dazu im nächsten Abschnitt).

Aufbau eines Warenwirtschaftssystem

Welche Funktionen sollte ein Warenwirtschaftssystem haben?

Ein WWS besteht heute in aller Regel aus mehreren Modulen, die flexibel zusammengesetzt werden können, um den benötigten Funktionsumfang abzubilden. Vollumfängliche WaWi-Lösungen besitzen mindestens die folgenden Kernmodule: 

  • Warenbeschaffung
  • Lagerverwaltung
  • Warenabsatz

Hinzu kommen dann je nach System noch zusätzliche Funktionsbausteine und Schnittstellen. Sehen wir uns die wichtigsten Features der jeweiligen Module nun genauer an.

Funktionen für die Warenbeschaffung (Einkauf und Wareneingang)

Natürlich muss die Warenwirtschaft die Beschaffungsprozesse in Handelsunternehmen unterstützen. Hierbei ist es das primäre Ziel, eine effiziente und wirtschaftliche Warenbereitstellung durch die Lieferanten sicherzustellen. Relevant sind in diesem Bereich insbesondere folgende Funktionen:

  • Lieferantenmanagement: Verwaltung von Lieferanten-Stammdaten und allen wichtigen Einkaufsinformationen (z. B. Verträge, Absprachen, Preise, Kontakthistorie), ggf. Analysen zu Lieferanten (z. B. Termintreue) 
  • Disposition: Ermittlung optimaler Liefermengen und -termine auf Basis von Bedarfen und/oder Verbräuchen, Vermeidung von Lieferengpässen und Überbeständen, automatisierte Erstellung von Bestellvorschlägen (Bestellanforderungen) 
  • Einkauf: Anfragewesen, Preisvergleiche, Konditionsmanagement, Bestellungen, Lieferterminüberwachung, Reklamationen 
  • Wareneingang: Unterstützung der Wareneingangsprüfung (Qualitätskontrolle), Buchen von Wareneingängen (inkl. Zuordnung zu Bestellungen), Buchen und Verwalten von Teillieferungen 
  • Eingangsrechnungsprüfung: Kontrolle der Lieferantenrechnungen (Abgleich mit Bestellung, Lieferscheinen und Wareneingangsbuchungen), Weitergabe an Finanzbuchhaltung 
Funktionen für die Warenbeschaffung

Funktionen für die Lagerverwaltung

In diesem Modul verwalten Unternehmen mit einem WWS alle Warenbewegungen wie Zugänge, Abgänge und Umlagerungen. Ebenso überwachen und managen sie die Bestände für alle Artikel. Die wichtigsten Features für das Lager und die interne Logistik sind: 

  • Einlagerung: Zuweisen von Lagerplätzen (feste Plätze oder chaotische Zuordnung), Verbuchen des Zugangs 
  • Bestandsführung: Überwachung der Bestände für alle Artikel (teils mit Chargen- und Seriennummernverwaltung) 
  • Auslagerung: Verbuchen von Warenentnahmen aus dem Lager 
  • Interne Buchungen: Umlagerungen und Sonderfälle (z. B. interne Entnahmen, Verschrottung) 
  • Nachschub: automatisierte Umbuchungen in sogenannte Nachschublager (z. B. bei mehreren Verkaufsfilialen) 
  • Inventur: Unterstützung gängiger Inventurverfahren (Stichtagsinventur, permanente Inventur), Vorbereitung der Inventur (Erstellung von Zähllisten), Durchführung der Inventur (ggf. mit Barcode-Scanner), Inventur-Auswertung, Verbuchung von Differenzen
Funktionen für die Lagerverwaltung

Funktionen für den Warenabsatz (Verkauf und Warenausgang)

In diesem Modul der Warenwirtschaft dreht sich alles um den Kunden und seine optimale Belieferung mit Waren. Deshalb unterstützt eine Warenwirtschaft alle Geschäftsprozesse im Verkauf und Versand. Besonders wichtige Features sind: 

  • Kundenverwaltung: Generierung, Verwaltung und Auswertung von Kunden-Kontakten 
  • Marketing: Planen, Durchführen und Überwachen von Marketingaktionen 
  • Angebotswesen: Erfassung von Kundenanfragen, Erstellung von Angeboten 
  • Verkauf: Abbildung von Verkaufsabschlüssen über alle Vertriebskanäle (z. B. Ladengeschäft mit Kassensystem, Online-Shop, E-Commerce-Marktplatz) 
  • Auftragsverwaltung: Erfassen von Aufträgen und Start der nachfolgenden Prozesse (beginnend mit Auftragsbestätigung) 
  • Kommissionierung: Zuteilen von Beständen zu Aufträgen, automatisierte Erstellung von Picklisten (ggf. papierlos), Entnahme der Ware (ggf. mit Barcode-Scanner), Vorbereitung für den Versand 
  • Versand: automatische Erstellung der Versandpapiere (Lieferscheine, Etiketten), Tourenplanung, Anmeldung der Sendungen bei Versanddienstleistern (optimalerweise via Schnittstelle) 
  • Fakturierung: Erstellung und Versand von Rechnungen 
  • Management von Retouren
Funktionen für den Warenabsatz

Zusatzfunktionen und Schnittstellen

Neben den Kernmodulen bieten die meisten modernen WWS etliche Zusatzfunktionen, die einen noch breiteren Einsatz der Software ermöglichen. Teils sind dies Features, die eigentlich im ERP-Bereich beheimatet sind, sodass die Grenzen zwischen WaWi und Enterprise Ressourcen Planning immer mehr verschwimmen. Beispielsweise existieren folgende Add-on-Module:

  • CRM (Customer Relationship Management): Funktionen für die Kundenbeziehungspflege 
  • Kassensystem (POS) 
  • Dropshipping 
  • Offene-Posten-Verwaltung (OP-Verwaltung) 
  • Buchhaltung und Finanzwesen 
  • Mobile Lösungen: z. B. Apps für den Außendienst 
  • Integriertes Shop-System 
  • Controlling: Bereitstellung verschiedener Analysen und Reports (zum Beispiel Renner-Penner-Listen, Verkaufsstatistiken, Lagerkennzahlen) 
  • Personalverwaltung 
  • Dokumentenmanagement 
  • Produktion: Planung und Steuerung der Produktion, Zeiterfassung

Hinzu kommen verschiedenste Schnittstellen, mit denen sich durchgängige Prozesse über System- und Unternehmensgrenzen hinweg realisieren lassen. Einige Beispiele in der Übersicht:

  • EDI-Schnittstelle: zur Übermittlung von Daten und Belegen (z. B. Rechnungen) über ein standardisiertes Format 
  • DATEV-Schnittstelle 
  • CRM-Schnittstellen 
  • Schnittstellen zu Versanddienstleistern (z. B. DHL, UPS) 
  • Schnittstellen zu Shop-Systemen (z. B. Shopware, Magento) 
  • Schnittstellen zu Marktplätzen (z. B. Amazon, eBay) 
  • Anbindung von Zahlungsdienstleistern (z. B. PayPal) 
  • Anbindung von Marketing-Tools

Wie finde ich das passende Warenwirtschaftssystem?

Auf dem Markt existieren heute zahlreiche Warenwirtschaftssysteme. Erschwerend kommen Überschneidungen mit dem ERP-Markt hinzu. Handelsunternehmen sehen sich daher mit einem großen, unübersichtlichen Angebot konfrontiert. Um das optimale WWS zu finden, führt daher kein Weg an einem strukturierten Auswahlprozess vorbei. Dieser lässt sich grob wie folgt skizzieren: 

  1. Bestehende Prozesse aufnehmen (inkl. Stärken und Schwächen)
  2. Optimale Soll-Prozesse und klare Ziele der WaWi-Einführung definieren
  3. Auf dieser Basis die fachlichen Anforderungen definieren (idealerweise in einem Lastenheft)
  4. Unterteilung der Anforderungen in must have“ und „nice to have
  5. Versand des Lastenhefts an eine Vorauswahl von Anbietern (Longlist)
  6. Filtern der Rückmeldungen und Erstellung einer Shortlist (drei bis fünf Anbieter)
  7. Angebotsvergleich (nicht nur Features und Preise, sondern auch Eigenschaften des Anbieters)

Um im 5. Schritt einen nicht allzu großen Anbieterkreis zu adressieren, sollten einige Kriterien für die Vorauswahl herangezogen werden:

  • Benötige ich eine Individualsoftware oder Standardsoftware?
  • Bevorzuge ich ein On-Premise-WaWi oder eine Cloud-Lösung?
  • Inwiefern erfüllen die Anbieter die Anforderungen meiner Branche?

Von der Longlist zur Shortlist

Um eine Shortlist zu erstellen (Schritt 6) sollten Handelsunternehmen nicht nur auf die funktionale Abdeckung ihrer Anforderungen, sondern auch auf einige weitere Aspekte achten:  

  • Branchen-Know-how: Wie gut kennt sich der Anbieter in meiner Sparte aus? Gibt es Referenzen? 
  • Skalierbarkeit: Kann das System mit dem Unternehmen mitwachsen? 
  • Interoperabilität: Wie gut lässt sich das WWS mit der Business-Umwelt vernetzen? 
  • Internationalisierbarkeit: Unterstützt das System beispielsweise mehrere Sprachen und Währungen? 
  • Usability: Wie einfach lässt sich die Software durch die Mitarbeiter bedienen? 
  • Implementierung: Verfügt der Anbieter über ein bewährtes Einführungskonzept? Unterstützt er die Einführung aktiv? 
  • Konditionen: Ist die Kostenstruktur transparent oder gibt es versteckte Positionen? 
  • Zukunftsfähigkeit: Entwickelt der Anbieter seine Systeme, Erweiterungen und Schnittstellen kontinuierlich weiter? 
  • Menschliches: Stimmt „die Chemie“ zwischen dem eigenen Unternehmen und den Mitarbeitern des Anbieters? 

Die finale Anbieter-Auswahl

Die Anbieter auf der Shortlist werden in diesem letzten Schritt der Software-Auswahl im Detail durchleuchtet. Dies geschieht im Regelfall durch Produktpräsentationen, Workshops und auch Demo-Installationen. Auf Basis dieser Events können dann auch verbindliche Angebote eingeholt werden, aus denen die initialen und laufenden Kosten der jeweiligen Systeme hervorgehen. Somit liegen alle Informationen für einen detaillierten Vergleich, eine Kosten-Nutzen-Abwägung und die finale Auswahl eines Anbieters vor.

Was kostet ein Warenwirtschaftssystem?

Was ein Warenwirtschaftssystem kostet, kann pauschal nicht beantwortet werden. Denn die Kosten hängen stark davon ab, welche Anforderungen zu erfüllen sind. Somit muss jedes Unternehmen für sich selbst eine genaue betriebswirtschaftliche Betrachtung durchführen. Bewährt hat sich die Betrachtung der Total Cost of Ownership (TCO). Diese geben nicht nur Aufschluss über die Anschaffungskosten, sondern bieten auch einen Überblick der laufenden Betriebskosten über die voraussichtliche Nutzungsdauer des Warenwirtschaftssystems. Folgende Kostenblöcke sollten in die TCO-Übersicht einfließen:

Anschaffungskosten

In diesem Block werden alle Kosten zusammengefasst, die ein Warenwirtschaftssystem bei der Einführung verursacht. Bei On-Premise-Systemen sind dies Hardwarekosten (Server, Netzwerk etc.) und Lizenzkosten (meist abhängig von der Anwender-Anzahl). Unabhängig vom Betriebsmodell müssen außerdem die Kosten der Implementierung (zum Beispiel Datenmigration, Mitarbeiterschulung) sowie die Aufwände für das Customizing und externe Beratung bewertet werden.

Betriebskosten

In dieser Kategorie werden die laufenden Kosten eines Warenwirtschaftssystems im Live-Betrieb zusammengefasst. Bei Cloud- bzw. SaaS-Angeboten sind dies in aller Regel monatliche Nutzungsgebühren. Außerdem müssen gerade bei On-Premise-Produkten die Aufwendungen für Support, Wartung (Wartungsverträge), Updates, Release-Wechsel und Weiterentwicklung berücksichtigt werden.

ROI-Bewertung

Die Einführung eines Warenwirtschaftssystems ist ein Business Case. Insofern dürfen die finanziellen Aufwände nicht isoliert betrachtet werden. Vielmehr müssen sie ins Verhältnis zum Nutzen gesetzt werden. Im Ergebnis lässt sich die Frage nach dem ROI (Return on Investment) beantworten. Dies wiederum ist die Basis für einen seriösen Vergleich verschiedene Software-Lösungen.

Was ist bei der Einführung eines Warenwirtschaftssystems zu beachten?

Damit ein Warenwirtschaftssystem sein volles Business-Potenzial entfalten kann und auf hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern stößt, muss es möglichst strukturiert und reibungslos implementiert werden. Glücklicherweise gestaltet sich die Einführung bei modernen Lösungen mittlerweile relativ einfach. Dies gilt vor allen Dingen für Cloud-Software, die im Allgemeinen sehr schnell einsatzbereit ist.

Trotz allem ist die Einführung einer Warenwirtschaft ein Projekt, das nicht unterschätzt werden darf. Es erfordert Entscheidungskompetenz, Manpower und Budget. Insbesondere sind folgende To-do-Punkte umzusetzen:

  • Projektplan gemeinsam mit dem Partner definieren
  • Zeitplan festlegen
  • Daten vorbereiten und migrieren
  • Vorlagen individualisieren
  • Dashboards und Reports konfigurieren
  • Schnittstellen einrichten
  • Mitarbeiter schulen
  • Ausführliche Tests durchführen

Insbesondere die Anbindung bestehender Online-Shops muss gewissenhaft erfolgen, sodass die Lösungen nach dem Go live reibungslos zusammenarbeiten.

Eine weitere wichtige Maßnahme ist es außerdem, die Mitarbeiter von Beginn an ins Boot zu hohlen. Sie sollten bereits an der Anforderungsdefinition beteiligt sein und frühzeitig über bevorstehende Veränderungen informiert werden. Außerdem empfiehlt es sich, Key User zu benennen, die als Multiplikatoren in ihrem Bereich dienen und somit zusätzlich zur Akzeptanz der neuen Warenwirtschaft beitragen.

Zusammenfassung

In diesem Artikel haben wir zunächst erfahren, dass ein Warenwirtschaftssystem eine Software ist, die alle warenbezogenen Abläufe eines Unternehmens unterstützt. Vordergründig wird diese daher in den Bereichen Warenbeschaffung, Lager und Warenabsatz eingesetzt. Hauptanwender sind Unternehmen aus dem Handel, die durch den Einsatz Mehrwerte wie Ressourceneinsparungen, reibungslose Abläufe in allen Verkaufskanälen, Transparenz und eine höhere Kundenzufriedenheit erreichen. 

Wir haben zudem festgestellt, dass es verschiedene Arten von Warenwirtschaftssystemen gibt, wobei cloudbasierte Lösungen mit branchenspezifischen Features in jüngster Vergangenheit besonders beliebt sind. Ebenso wurde deutlich, dass sich die Lösungen beim Funktionsumfang erheblich unterscheiden können. Während einige Produkte „nur“ Kernbereiche wie Einkauf, Verkauf und Lagermanagement abdecken, lassen sich andere durch Zusatzmodule und Konnektoren teils erheblich erweitern. Einige erreichen damit annähernd den Leistungsumfang von ERP-Software. 

Darüber hinaus haben wir die Frage geklärt, wie sich trotz des vielfältigen Angebots ein passendes Warenwirtschaftssystem finden lässt. Wichtig ist hierbei insbesondere eine klare Definition von Zielen und Anforderungen sowie eine geeignete Methodik zur Anbieter-Vorselektion. Ebenso trägt eine detaillierte Kosten-Nutzen-Betrachtung zur erfolgreichen Systemauswahl bei. 

Zum Abschluss haben wir uns die Erfolgsfaktoren der WWS-Einführung angesehen. Hier kommt es auf eine gute Organisation und Planung, eine gewissenhafte Konfiguration inklusive Tests und auch auf die frühzeitige Einbeziehung der Mitarbeiter an.