ERP (Enterprise-Resource-Planning)

1. Was bedeutet ERP?

ERP umfasst neben der Planung auch die folgenden Arten von Aufgabenstellungen im Unternehmen:

  • administrative
  • dispositive
  • überwachende

Die ständigen Veränderungen auf dem Markt und die Notwendigkeit sich diesen anzupassen, begründet den Einsatz einer umfassenden ERP-Strategie im Unternehmen.

Typische Reaktionen darauf sind z.B.:

✔ Streben nach Rationalisierung in allen Unternehmensbereichen mit dem Ziel der Kostensenkung bzw. Leistungssteigerung

✔ Konzentration auf die Kernkompetenzen

✔ Schnelle Anpassungsfähigkeit an Veränderungen an der Unternehmensstruktur z.B. durch:

  • Reorganisations- und Neuorganisationsprojekte
  • Unternehmensausgründungen
  • Auslagerung ins Ausland
  • Unternehmenszusammenschlüsse

Um diese Reaktionen schneller umsetzen zu können, ist der Einsatz von betrieblichen ERP-Anwendungssystemen von großer Bedeutung. Der Schwerpunkt solcher Systeme liegt vor allem in der Optimierung und Unterstützung der Geschäftsprozesse. Diese bringen die Ziele einer unternehmensweiten ERP-Strategie voran. Aufgrund des engen Zusammenhangs zwischen ERP-Strategie und des IT-Anwendungssystems, wird der ERP-Begriff zumeist auch im Zusammenhang mit solchen Anwendungssystemen verwendet.

2. Wie hat sich der Begriff ERP-System entwickelt?

Für das Verständnis eines ERP-Systems kann ggf. auch die historische Entwicklung dieser Systeme Aufschluss geben. Vorläufer heutiger ERP-Systeme bilden die MRP (Material Ressourcen Planung, 70er Jahre) und MRP II Systeme (80er Jahre) zur Materialbedarfsplanung.

In den 90er Jahren entstand dann der Begriff CIM (Computer Integrated Manufacturing), welcher eine Verbindung von kaufmännischen und technischen Funktionen in Industriebetrieben bedeutet. Im CIM Konzept wurden Teilsysteme zusammengefasst wie:

  • PPS (Produktionsplanung und -steuerung)
  • CAD (Computer Aided Design)
  • CAQ (Computer Aided Quality)
  • CAM (Computer Aided Manufacturing)

Parallel hierzu entstand der Begriff ERP (Gartner), welcher im Wesentlichen die Integration von kaufmännischen Systemen (Logistik, Rechnungswesen, Personalwirtschaft) zum Schwerpunkt hatte. Dieser sollte zum Ausdruck bringen, dass mit der modernen IT fast alle Unternehmensbereiche unterstützt werden können. Die Weiterentwicklung von ERP-Systemen wird heute häufig unter dem Begriff ERP II bzw. ERP- Business Suite geführt.

3. Was sind die Bestandteile eines ERP-Systems?

Zur Umsetzung einer ERP-Strategie kommen gleichnamige ERP-Anwendungssysteme zum Einsatz. Dies sind hoch integrierte Programme, die die betrieblichen Informationsflüsse innerhalb eines Geschäftsprozesses koordinieren.

Bestandteile eines ERP-Systems

Logistische Administrations- und Dispositionssysteme:

Logistische Administrations- und Dispositionssysteme sind Abwicklungs- und Routinesysteme mit deren Hilfe die Geschäftsprozesse z.B. in den Bereichen Vertrieb, Beschaffung, Lager, innerbetrieblicher Transport, Produktion, Montage und Service unterstützt werden.

Kaufmännische Administrations- und Dispositionssysteme:

Solche Systeme unterstützen die Abwicklungs- und Routineaufgaben aus den Bereichen Personal, Rechnungswesen oder Controlling.

Informationsauswert- und Planungssysteme:

Führungsinformationssysteme in Form von Informationsauswerte- und Planungssysteme dienen dazu, die Daten aus den kaufmännischen und logistischen Administrations- und Dispositionssystemen zu Informationen in Form von Kennzahlen, grafischen Auswertungen, Reports und Statistiken zu verwandeln.

Hinsichtlich der Integration, d.h. der Verknüpfung der einzelnen Systemteile eines ERP-Systems, wird die vertikale und horizontale Integration unterschieden.

Vertikale Integration:

Vertikale Integration beschreibt die Versorgung der kaufmännischen Administrations- und Dispositionssysteme durch Daten aus logistischen Systemen (Rechnungssätze) bzw. die Versorgung der Informations- und Planungssysteme mit Daten aus den untergeordneten Systembereichen.

Horizontale Integration:

Horizontale Integration bedeutet die Verbindung der Teilsysteme des logistischen Administrations- und Dispositionssystems entlang der betrieblichen Wertschöpfungskette z.B. vom Einkauf, über Lagerhaltung und Produktion bis zum Vertrieb.

4. Welches sind die Funktionalitäten eines ERP-Systems?

ERP-Systeme zählen zu den Erfolgsfaktoren eines Unternehmens und führen nachweislich zu einer Leistungssteigerung bzw. Prozesskostenreduzierung.

Funktionale Bestandteile eines ERP-Anwendungssystems

Betriebswirtschaftliche ProgrammmoduleDiese unterstützen Funktionen/ Geschäftsprozesse eines Unternehmens.
Benutzer- und ZugriffssystemeDas ERP-Anwendungssystem wird in einem Rechenzentrum betrieben. Die Softwareinstallation, Betrieb und Wartung fallen entweder in den Aufgabenbereich des Unternehmens oder des Rechenzentrums.
Cusstomizing ToolDas Tool passt ERP-Systeme an die betrieblichen Anforderungen an.
EntwicklungssystemEs erstellt individuelle Programmerweiterungen und Module zur Verwaltung von kundenspezifischen Erweiterungen.
AbrechnungstoolsDiese Tools dienen zur Modulnutzung der Software.
MandantenfähigkeitskomponentenDiese ermöglichen es mehrere Kunden auf einem System zu bedienen. Dabei wird der gegenseitige Einblick in die Daten verhindert.
DatenbankSie ist ein persistenter Datenspeicher und dient zum Datenaustausch.
Dokumentationssysteme aus technischer und benutzerorientierten SichtSie ordnen, archivieren und dokumentieren Dokumente.
Solution-Management-ToolDiese Tools dienen zur Installation, Einführung, Wartung und dem Service der Anwendungssoftware.
Internationalisierungs-mechanismenDiese werden für Mehrsprachigkeit, Datums- und Maßeinheiten und Währungen angewandt.
TesttoolsTesttools dienen zur Evaluierung von Programmerweiterungen.

Welche Tools davon zum Standard eines ERP-Systems gehören ist jeweils vom Hersteller abhängig. Im Folgenden werden einige ausgewählte wichtige Funktionalitäten näher erläutert.

Betriebswirtschaftliche Funktionen

Module moderner Standard-ERP-Systeme:

  • Materialwirtschaft (Beschaffung, Lagerhaltung und innerbetrieblicher Transport)
  • Vertrieb
  • Produktion
  • Service
  • Montage
  • Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung)
  • Personalwesen
  • Planungs- und Informationssystem (DataWarehouse, BI-Funktionen)

Ergänzt werden diese betriebswirtschaftlichen Funktionen i.d.R. durch Office-Anwendungen (Kalender, Terminplanung, Text- und Tabellenkalkulation) oder Dokumentenmanagement-Funktionen. Mit diesen Funktionen kann ein ERP-System grob umrissen werden. Damit ist allerdings der Begriff ERP-System auf einer hohen Abstraktionsebene definiert. In Literatur und Praxis werden die Systeme nach Ziel der Veröffentlichung bzw. der Zielgruppe entsprechend unterschiedlich beschrieben.

5. Welche Formen von Integration gibt es bei einem ERP-System?

Ein Herausstellungsmerkmal eines ERP-Systems ist die Integration. Allgemein bedeutet Integration das Zusammenwirken einzelner Komponenten zu einem sinnvollen Gesamtsystem.

Das Grundmerkmal der Integration ist, dass eine Veränderung in einem Teil auch vor- und nachgelagerte Teile beeinflussen kann. Daher müssen bei allen Aktivitäten, Änderungen und Eingaben die Auswirkungen auf das Gesamtsystem berücksichtigt werden. Objekte die integriert werden können sind z.B.

Daten

Funktionen eines Programms

Medien

Unterschiedliche Arten der Integration

Datenintegration Die Datenintegration setzt die gemeinsame Nutzung der gleichen Daten in allen Programmteilen des integrierten ERP-Systems voraus. Technisch wird dies durch eine Datenbank erreicht, die als Grundlage des ERP-Systems dient.
Funktionsintegration Funktionsintegration hingegen bedeutet, dass alle Programmfunktionen entlang des Geschäftsprozesses zusammenwirken und im allerbesten Fall durch ein Modellierungstool zu einem Geschäftsprozess zusammengefügt werden können. Dies entspräche einer serviceorientierten Architektur eines ERP-Systems.
Vertikale
Integration
Sind die Programmfunktionen nacheinander geschaltet, so spricht man von der vertikalen Integration.
Horizontale
Integration
Bauen Programmfunktionen aufeinander auf, so spricht man von der horizontalen Integration.
Medienintegration Medienintegration erlaubt es, Texte, ruhende und bewegte Bilder oder Ton in einem ERP-System darzustellen.
Innerbetriebliche
Integration
Bei der innerbetrieblichen Integration muss die Zusammenarbeit der betrieblichen Anwendungssysteme sichergestellt werden. Die technische Realisierung erfolgt durch ein ERP-System an sich oder über Anwendungssystemgrenzen hinaus durch:

  • Web-Services
  • Integrationssysteme (EAI-Systeme)
  • speziell programmierte Schnittstellen
Überbetriebliche
Integration
Immer wichtiger wird allerdings die überbetriebliche Integration, da ein Geschäftsprozess i.d.R. nicht an den Unternehmensgrenzen endet. Das Internet spielt hierbei eine immer größere Rolle, da es damit möglich wird, ERP-Systeme/Funktionen von Kunden und Lieferanten in das eigene ERP-System zu integrieren.

6. Was ist notwendig für den erfolgreichen Einsatz eines ERP-Systems?

Informationssysteme auf Basis von ERP-Systemen bilden ein Unternehmen informatorisch ab. Sie sind damit wertvoll und stellen einen betrieblichen Erfolgsfaktor dar. In welchem Maß die vorausgehende Aussage auf ein betriebliches Informationssystem zutrifft, hängt allerdings stark davon ab, ob das ERP-System als Treiber und Gestalter verwendet oder als einfaches Werkzeug zur Unterstützung der betrieblichen Aufgaben eingesetzt wird. Dies wiederum ist verknüpft mit unterschiedlichsten Kriterien wie:

  • unternehmerischer Wille
  • IT-Fachwissen in den Unternehmen
  • Branche
  • Firmengröße
  • Entwicklungsstand eines ERP-Systems
  • usw.

Insbesondere der Entwicklungsstand und die Eigenschaften eines ERP-Systems sind für den Erfolg der betrieblichen Nutzung von großer Bedeutung. Beispiele hierfür sind:

  • der Integrationsgrad der Software im Hinblick z.B. auf Daten und Funktionen
  • der Umfang der Funktionen (Logistik, Rechnungswesen, Lohn und Gehalt, Reporting)
  • die Einfachheit der Funktionen und Prozesse
  • Bereitstellung von Erweiterungs- und Anpassungswerkzeugen
  • der Einsatz von innovativen Techniken
  • die umfangreiche Absicherung und Automatisierung der Datenerfassung zur Sicherstellung von Datenqualität
  • die Übersicht über das Gesamtsystem

Darüber hinaus müssen die Systeme die Regeln einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung gewährleisten. Dieses Prinzip stellt sicher, dass einerseits gesetzliche Auflagen (Compliance) erfüllt werden und andererseits die Vorgänge im Unternehmen nachvollziehbar bleiben. Um dies zu erreichen, müssen die Systeme über das Prinzip des konsequenten Rücklaufbelegs verfügen. Das bedeutet, dass jeder vom System erstellter Ausgabenbeleg im System zurückgemeldet werden kann.

 

Nachfolgendes Beispiel soll dies kurz verdeutlichen:

Ein vom System gedruckter Lieferschein erzwingt eine Rückmeldung der gelieferten Menge und eine gedruckte Rechnung die Buchung einer Zahlung.

 

Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass ERP-Systeme große Potentiale zur Optimierung der Unternehmensprozesse mitbringen. Hierzu muss das ERP-System über folgende Eigenschaften verfügen:

Gebrauchsfähigkeit

Einfachheit

Realisierung von gesetzlichen Vorschriften

Allerdings sind es nicht die ERP-Anwendungssysteme an sich, die Vorteile schaffen, sondern die innovative Implementierung eines ERP-Systems als Informationssystem im Unternehmen. Dazu müssen die notwendigen organisatorischen Voraussetzungen vorhanden sein wie:

✔ Akzeptanz

✔ Fachkompetenz

✔ Änderungsbereitschaft

✔ unternehmerischer Wille

7. Welche Faktoren haben Einfluss auf den Erfolg eines ERP-Systems?

Das Angebot an ERP-Systemen geht heute auf eine Vielzahl von Anbietern zurück. Um sich am Markt behaupten zu können, müssen die ERP-Anbieter ihre Software ständig weiterentwickeln und optimieren. Die besten Marktchancen haben heute daher ERP-Systeme, die folgende Kriterien erfüllen:

✔  Abbildung von branchenspezifischen Prozessen

✔  Hohe Funktionsdichte bei einfacher Bedienung

✔  Transparente Kosten und übersichtliche Wartungsgebühren

✔  Mächtige Werkzeuge der Datenmigration

✔  Verschmelzung von ERP-Systemen mit z.B. Webshop/CRM

✔  Angebote an unterschiedlichen ERP-Betriebsmodellen wie On-Premises Rechenzentrum oder Cloud

Erfolgsfaktoren

✔  Best-Practice bereits im Standard

✔  Klar erkennbare Nutzen und Kosten des Systems

✔  Breite und reibungslose Unterstützung von Prozessen und Prozessvarianten

✔  Verwendung von modernen Standardaustauschformaten wie XML oder webService

✔  Investitionssicherung durch ständige Weiterentwicklung

✔  Schneller „Return of Investment“

✔  User Experience, d.h. der Benutzer muss Spaß an der Anwendung haben

 

Cloud-Lösungen, die in den letzten Jahren auf den Markt gekommen sind, kommen diesem Ideal der Entwicklung am nähsten. Dies liegt einerseits daran, dass diese Lösungen nicht bereits zwanzig oder mehr Jahre auf dem Markt sind und andererseits an der Notwendigkeit, für Cloud-ERP-Systeme moderne Entwicklungswerkzeuge einzusetzen.

8. Welche Betriebsmodelle gibt es für eine ERP-Software?

Ein Anwendungsunternehmen steht heute nicht nur vor der Entscheidung, welches Softwarepaket das geeignetste ist, sondern auch in welchem Betriebsmodell eine ERP-Anwendungssoftware angewandt werden soll. Als Betriebsmodelle stehen dem Anwendungsunternehmen grundsätzlich folgende Lösungen zur Verfügung:

On-PremisesBetrieb der ERP-Anwendungssoftware auf einer firmeneigenen Hardware. Softwareinstallation, Betrieb und Wartung fallen in den Aufgabenbereich des Unternehmens, welches durch eine eigene IT-Abteilung oder einen Dienstleister das System betreibt.
RechenzentrumDas ERP-Anwendungssystem wird in einem Rechenzentrum betrieben. Die Softwareinstallation, Betrieb und Wartung fallen entweder in den Aufgabenbereich des Unternehmens oder des Rechenzentrums.
CloudERP-Software und Hardware werden von einem Cloudbetreiber zu einem festen Preis pro Benutzer bereitgestellt.
MischformenDie ERP-Software wird in einer Mischform aus den unterschiedlichen Betreibermodellen zusammengestellt.

 

Die Entscheidung für oder gegen ein Betriebsmodell ist z.B. abhängig von den Kosten, den Chancen, den Risiken oder der Verfügbarkeit von Personal.

 

9. Welches sind die Vor- und Nachteile eines ERP-Systems?

Integrierte ERP-Anwendungssysteme haben die Aufgabe, unterschiedliche Anwendergruppen eines Unternehmens wie Sachbearbeiter (z.B. Buchhalter, Einkäufer, Verkäufer, Disponent) und die Entscheidungsträger (Geschäftsführung, Abteilungsleiter, Gruppenleiter) bei der Erfüllung ihrer betrieblichen Aufgaben zu unterstützen.

Hierzu müssen die ERP-Systeme die betrieblichen Geschäftsprozesse (GP) unterstützen. Doch ERP-Systeme unterliegen nicht nur den GP, sondern erlauben eine kontinuierliche Verbesserung oder bieten innovative Möglichkeiten der radikalen Änderung dieser.

Weiterhin schulen integrierte ERP-Systeme die Mitarbeiter im Prozessdenken und helfen so, Abteilungsgrenzen im eigenen Unternehmen zu überwinden. Damit sind ERP-Systeme prozessunterstützende und –gestaltende Werkzeuge, die eingesetzt werden, um

✔  die Prozessorientierung einzuführen

✔  Prozesse zu optimieren

✔  Arbeitsteilung im Unternehmen zu verändern

Hierzu müssen die ERP-Systeme in die betriebliche Organisation eingebettet sein, was aus einem ERP-Anwendungssystem ein betriebliches Informationssystem macht.

Per Definition umfasst ein ERP-Anwendungssystem die Programme und betrieblichen Daten. Ein Informationssystem besteht aus dem ERP-Anwendungssystem und ist organisatorisch und personell im Unternehmen verankert. Sehr wichtig ist in diesem Zusammenhang die Akzeptanz des ERP-Systems von Seiten der Führungs- und Sachbearbeiterebene.

Vorteile des ERP-Systems als Informationssystem

✔ Reduzierung der Durchlaufzeiten in Prozessen

✔ Automatisierung von Prozessen oder Prozessschritten

✔ Herstellen von organisatorischen und technischen Schnittstellen

✔ Kostenersparnisse bei der Prozessabwicklung

✔ Realisierung einer zuverlässigen und/oder automatisierten Datenerfassung

✔ Unterstützung der Prozessorientierung im Unternehmen

✔ Reduktion der Arbeitsteilung durch Aufgabenzusammenfassung

✔ Vermeidung von Datenredundanzen

✔ Reduktion von Schnittstellen zwischen Personen und Abteilungen

✔ Verbesserung der Informiertheit und Informationsqualität im Unternehmen

Typische Nachteile von ERP-Systemen

Hohe Abhängigkeit vom Produzenten der Software

Hoher Aufwand durch Systemkomplexität

✘ Die Einzelkomponenten sind nicht unbedingt eine Best-of-Breed-Lösung, was Kompromisse bei Komfort, Geschwindigkeit und Funktionalität mit sich bringt.

Fehler im System können negative Auswirkungen auf unterschiedliche Daten und Funktionsbereiche haben

Hoher Aufwand für die Schulung, Customizing sowie Wartung der komplexen ERP-Anwendungssysteme

Großer Aufwand bei der Integration von Fremdsystemen

Damit stellt insbesondere der große Umfang, die Komplexität der Funktionen und deren Integration sowohl ein Risiko als auch eine Chance für die Anwenderunternehmen dar.

10. Was sind die Kosten und Nutzen eines ERP-Systems?

Mit der Auswahl, Einführung und dem Betrieb von ERP-Systemen sind eine ganze Anzahl von Kosten und Nutzen verbunden.

Kosten

  • Interne Kosten der Prozessoptimierung bzw. -anpassungen
  • Such- und Auswahlkosten
  • Einführungskosten (Customizing, Anpassungsprogrammierung, Datenmigration, Schulung)
  • Hardwareanpassungskosten
  • Lizenzkosten
  • Wartungskosten
  • Externe Beratung
  • Schnittstellenintegration
  • Kosten des Änderungsmanagements
  • Update/Release-Wechsel-Kosten

Nutzen

  • Geschäftsprozessoptimierung
  • Erhöhte Flexibilität
  • Akzeptanz und höhere Produktivität der Mitarbeiter
  • Integrationsfähigkeit von Geschäftsfeldern
  • Verbesserte Informationen
  • Erhöhte Datenqualität
  • Mitarbeiterzufriedenheit

 

Die Bestimmung der Kosten ist in aller Regel wesentlich einfacher, als die Ermittlung von Nutzen eines ERP-Systems. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn der Nutzen nicht direkt monetär quantifizierbar ist, wie zum Beispiel bei Mitarbeiterzufriedenheit oder höhere Akzeptanz.

11. Welche Tipps gibt es für die Auswahl eines ERP-Systems?

Der folgende Abschnitt gibt Tipps und Hinweise zur Auswahl des ERP-Systems. Beachtet man diese Vorschläge, so stehen die Chancen für die erfolgreiche Wahl und Nutzung des ERP-Systems besonders gut. Nur so kann dieses seine Vorzüge unter Beweis stellen.

1. ERP-Strategie:

Entwerfen Sie eine für Ihr Unternehmen verbindliche ERP-Strategie und wählen Sie nur solche Systeme aus, die die Rahmenbedingungen Ihrer Strategie erfüllen. Kommunizieren Sie die ERP-Strategie intern und extern. Eine Kernentscheidung ist das Betriebsmodell z.B. Cloud-Lösung oder On-Premises-Lösung mit einem internen Server.

2. Anforderungsprofile:

Erstellen Sie im Vorfeld der ERP-Auswahl unter Beachtung der Strategie Ihre Anforderungsprofile für die unterschiedlichen Auswahlperspektiven (Geschäftsprozessanforderungen, Anwendungsanforderungen, DV-technische Anforderungen usw.). Betreiben Sie allerdings nicht zu großen Aufwand, und lassen Sie sich später von den Softwareanbietern für Lösungen und Prozessalternativen inspirieren. Halten Sie „Ausschau“ nach ERP-Anbietern, die Ihnen auf unkomplizierte Weise ERP-Testversionen zur Verfügung stellen. Verbessern Sie Ihr Lastenheft durch die Ideen der ERP-Anbieter oder durch die umgesetzten Geschäftsprozesse in den ERP-Systemen.

3. Lastenheft:

Erstellen Sie das Lastenheft prozessorientiert, d.h. die Geschäftsprozesse sollten im Mittelpunkt stehen. Zum einfachen Vergleich der ERP-Anbieter sollte das Lastenheft in Form einer Checkliste ausgeführt werden.

4. Moderne Technik:

Ziehen Sie nur solche ERP-Programme in die nähere Auswahl ein, welche nachweislich über moderne IT-Technologien verfügen. Denn verwendete Technologien geben auch Auskunft über die Entwicklungsstrategie des Softwareanbieters. Beispiele für moderne Techniken sind z.B. Bedienung der Software über Weboberflächen, Cloud-Fähigkeit oder aktuelle Entwicklungsplattformen.

5. Reifegrad der Software:

Berücksichtigen Sie den Reifegrad einer Software. Indikatoren für Reifegrade sind z.B.: Referenzen, Integration unterschiedlicher Softwaretools, Datenintegration- und Migrationstools, Einfachheit der Bereitstellung eines Testsystems. Wählen Sie einen zuverlässigen Lieferanten, da die Geschäftsbeziehungen oft über viele Jahre bestehen können. Softwareentwicklung „Made in Germany“ und das Alter der Firma könnten ein weiteres Kriterium sein.

6. Onlinetest:

Für die Prüfung und Auswahl einer ERP-Software ist ein eigenständiger Internettest von Vorteil. Solche Tests bieten z.B. Anbieter von Cloud-ERP-Systemen an. On-Premises-Anbieter sind hier oft nicht so innovativ. Bei einem solchen Vorgehen besteht allerdings die Gefahr einer positiven oder negativen Fehleinschätzung der Leistungsfähigkeit der Software. Im Zweifel immer den Softwareanbieter kontaktieren.

7. Eigene Testszenarien:

Erstellen Sie für die Prüfung der Geschäftsprozesse von einem in die engere Wahl gekommenen ERP-Systems ein Prozess-, Daten- und Formularszenario. Testen Sie eigenständig mit einer Testversion oder stellen Sie das Testszenario dem Softwareanbieter zur Verfügung. Workshop oder Webbinare sind eine geeignete Form mit dem Softwarelieferanten die Szenarien durchzuspielen.

8. Referenzen:

Holen Sie sich Referenzauskünfte über den ERP-Lieferanten ein und recherchieren Sie auch im Internet, wie über die Firma, das Produkt, gesprochen wird. Fragen Sie auch nach, inwieweit die zugesagten Konditionen/Preise eingehalten wurden.

9. Testversion:

Zur Auswahl eines ERP-Systems integrieren Sie die Anwender so früh als möglich und stellen Sie diesen eine Testversion mit den firmenspezifischen Prozess-, Daten- und Formularszenarien bereit.

10. Keine Standardverträge:

Schließen Sie nur dann Standardverträge ab, wenn Sie nur Standardfunktionen verwenden und keine individuellen Anpassungen wünschen. Dies ist z.B. bei Finanzbuchhaltungen oft möglich oder wenn die Warenwirtschaft sehr standardisiert organisiert ist. Ansonsten sollte Ihr Lastenheft mit in den Vertragsabschluss einfließen und somit den Standardvertrag der Softwareanbieter ergänzen.

12. Welche Phasen gibt es bei der Einführung eines ERP-Systems?

Die Aufgabenstellungen der Einführung eines ERP-Systems sind sehr heterogen, teilweise firmenindividuell, risikobehaftet und umfangreich. Ein erster Schritt zur Komplexitätsreduktion ist es daher, die Einführung in aufeinander aufbauende Phasen zu zerlegen. Im Folgenden werden die verschiedenen Phasen unterschieden:

Konzeption:

Nachdem eine geeignete Organisationsform gefunden wurde, muss ein Realisierungskonzept, welche sich im Kern mit Geschäftsprozessen und Funktionen befasst, erstellt werden. Zudem sollte zur Nutzung der Software eine Organisationsanalyse durchgeführt werden.

Realisierung:

In dieser Phase werden die in der Konzeption festgelegten Prozesse und Funktionen konkret im System implementiert und von den betroffenen Fachabteilungen geprüft und getestet.  Einzelaufgaben dieser Phase sind z.B.:

  • Customizing- und Systemänderungen
  • Test des Systems
  • Kontrolle und Einrichtung des Berichtswesens
  • Prüfung der technischen Einrichtungen z.B. Performance

Realstart:

Der Realstart ist im engeren Sinne die letzte Phase der Inbetriebnahme des Systems und sollte von einer technischen und organisatorischen Optimierung begleitet sein und eine intensive Unterstützung des Einführungsteams sicherstellen.

13. Welche Trends gibt es bei ERP-Systemen?

Der Begriff des ERP-Systems ist heute noch sehr gängig. Auf Grund der neuen Entwicklungen ist dieser jedoch als veraltet zu bezeichnen. Es bedarf neuer Begriffe, um die Funktionen der heutigen ERP-Systeme zu benennen. Die Bezeichnung ERP II bzw. ERP Business Suiten gehen in die richtige Richtung.

Die ERP-Systeme müssen sich zu „Backbone“ für moderne Standardsoftware entwickeln, in denen sowohl Big-Data, Industrie 4.0, Internet der Dinge als auch klassische Systeme, wie der Webshop eingehen. Die Neugestaltung der ERP-Systeme unter Einbezug von neuen Technologien (z.B. Hauptspeicherdatenbanken, Oberflächentechniken) ist dringend notwendig, um die heute teilweise langen Antwortzeiten, unübersichtlichen Bedienungen oder unflexiblen Bedienungsstrukturen zu überwinden.

Lösungsansätze für die genannten Probleme sind am Markt verfügbar bzw. werden ständig weiterentwickelt. Folgende Trends sind am Markt auszumachen:

  • ERP-Systeme in der Cloud
  • Benutzeroberflächen mit HTML5
  • Mobilfähigkeit der ERP-Systeme erhöhen
  • Integration von CRM, SRM und SCM (XRM oder XXM)
  • Verschwimmen von Webshops, Multiwebshop und ERP-Systemen
  • Einsatz von allgemein verfügbaren Technologien
  • Integration neuer schnellerer Datenbanksysteme (NoSQL, NewSQL, Spaltendatenbanken, Hauptspeicher-Datenbanken)
  • ERP als Back-Bone für Big-Data
  • Integration von Social-Media in ERP-Systemen
  • Nahtloser Übergang bzw. Kombination von Cloud und interner IT

Weiterführende Literatur:

Jürgen Finger: Erfolgreiche ERP-Projekte: Ein Rezeptbuch für Manager. Springer, 2. Auflage, 2012. ISBN-978-3-642-32828-2

Marcus Görtz, Martin Hesseler: Basiswissen ERP-Systeme: Auswahl, Einführung & Einsatz betriebswirtschaftlicher Standardsoftware. W3L AG, 2007. ISBN-978-3-937137-38-4