Was ist ERP?

ERP ist die Abkürzung für „Enterprise Resource Planning“ und steht für ein gesamtheitliches Organisationskonzept für die Planung, Steuerung und Überwachung der Ressourcen eines Unternehmens. Dazu gehören beispielsweise Personal, Kapital, Material, Maschinen und Kapazitäten.

1. Was bedeutet ERP?

Enerprise Resource Planning umfasst neben der Planung auch die folgenden Arten von Aufgabenstellungen im Unternehmen:

  • administrative
  • dispositive
  • überwachende

Die ständigen Veränderungen auf dem Markt und die Notwendigkeit sich diesen anzupassen, begründet den Einsatz einer umfassenden ERP-Strategie im Unternehmen.

Typische Reaktionen darauf sind z.B.:

✔ Streben nach Rationalisierung in allen Unternehmensbereichen mit dem Ziel der Kostensenkung bzw. Leistungssteigerung

✔ Konzentration auf die Kernkompetenzen

✔ Schnelle Anpassungsfähigkeit an Veränderungen der Unternehmensstruktur, z.B. durch:

  • Reorganisations- und Neuorganisationsprojekte
  • Unternehmensausgründungen
  • Auslagerung ins Ausland
  • Unternehmenszusammenschlüsse

Um diese Reaktionen schneller umsetzen zu können, ist der Einsatz von betrieblichen ERP-Anwendungssystemen von großer Bedeutung. Der Schwerpunkt solcher Systeme liegt vor allem in der Optimierung und Unterstützung der Geschäftsprozesse. Diese bringen die Ziele einer unternehmensweiten ERP-Strategie voran. Aufgrund des engen Zusammenhangs zwischen ERP-Strategie und des IT-Anwendungssystems, wird der ERP-Begriff zumeist auch im Zusammenhang mit solchen Anwendungssystemen verwendet.

Eine ERP-Software beinhaltet folgende Bestandteile:

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2. Wie hat sich der Begriff ERP-System entwickelt?

ERP-Systeme sind Softwarelösungen, welche in unterschiedlichen Unternehmen zur Planung, Steuerung und Unterstützung der Geschäftsprozesse eingesetzt werden können. Verschiedene Bereiche  wie zum Beispiel Beschaffung, Produktion, Vertrieb, Anlagenwirtschaft uvm. werden durch eine Datenbasis miteinander vernetzt. Dadurch wird die Verwaltung der betrieblichen Ressourcen erleichtert.

Für das Verständnis eines ERP-Systems kann ggf. auch die historische Entwicklung dieser Systeme Aufschluss geben. Vorläufer heutiger ERP-Lösungen bilden die MRP (Material Ressourcen Planung, 70er Jahre) und MRP II Systeme (80er Jahre) zur Materialbedarfsplanung.

In den 90er Jahren entstand dann der Begriff CIM (Computer Integrated Manufacturing), welcher eine Verbindung von kaufmännischen und technischen Funktionen in Industriebetrieben bedeutet. Im CIM Konzept wurden Teilsysteme zusammengefasst wie:

  • PPS (Produktionsplanung und -steuerung)
  • CAD (Computer Aided Design)
  • CAQ (Computer Aided Quality)
  • CAM (Computer Aided Manufacturing)

Parallel hierzu entstand der Begriff ERP (Gartner), welcher im Wesentlichen die Integration von kaufmännischen Systemen (Logistik, Rechnungswesen, Personalwirtschaft) zum Schwerpunkt hatte. Dieser sollte zum Ausdruck bringen, dass mit der modernen IT fast alle Unternehmensbereiche unterstützt werden können. Die Weiterentwicklung von ERP-Systemen wird heute häufig unter dem Begriff ERP II bzw. ERP-Business Suite geführt.

3. Was sind die Funktionalitäten und Nutzen eines ERP-Systems?

ERP-Systeme zählen zu den Erfolgsfaktoren eines Unternehmens und führen nachweislich zu einer Leistungssteigerung bzw. Prozesskostenreduzierung.

Funktionale Bestandteile eines ERP-Anwendungssystems

Betriebswirtschaftliche Programmmodule Diese unterstützen Funktionen/ Geschäftsprozesse eines Unternehmens.
Benutzer- und Zugriffssysteme Das ERP-Anwendungssystem wird in einem Rechenzentrum betrieben. Die Softwareinstallation, Betrieb und Wartung fallen entweder in den Aufgabenbereich des Unternehmens oder des Rechenzentrums.
Customizing Tool Das Tool passt ERP-Lösungen an die betrieblichen Anforderungen an.
Entwicklungssystem Diese Systeme erstellen individuelle Programmerweiterungen und Module zur Verwaltung von kundenspezifischen Erweiterungen.
Abrechnungstools Diese Tools dienen zur Modulnutzung der Software.
Mandantenfähigkeitskomponenten Diese ermöglichen es mehrere Kunden auf einem System zu bedienen. Dabei wird der gegenseitige Einblick in die Daten verhindert.
Datenbank Sie ist ein persistenter Datenspeicher und dient zum Datenaustausch.
Dokumentationssysteme aus technischer und benutzerorientierter Sicht Sie ordnen, archivieren und dokumentieren Dokumente.
Solution-Management-Tool Diese Tools dienen zur Installation, Einführung, Wartung und dem Service der Anwendungssoftware.
Internationalisierungsmechanismen Diese werden für Mehrsprachigkeit, Datums- und Maßeinheiten und Währungen angewandt.
Testtools Testtools dienen zur Evaluierung von Programmerweiterungen.

Welche Tools davon zum Standard eines ERP-Systems gehören ist jeweils vom Anbieter abhängig. Im Folgenden werden einige ausgewählte wichtige Funktionalitäten näher erläutert.

Betriebswirtschaftliche Funktionen

Module moderner Standard-ERP-Systeme:

  • Materialwirtschaft (Beschaffung, Lagerhaltung und innerbetrieblicher Transport)
  • Vertrieb
  • Produktion
  • Service
  • Montage
  • Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung)
  • Personalwesen
  • Planungs- und Informationssystem (DataWarehouse, BI-Funktionen)

Ergänzt werden diese betriebswirtschaftlichen Funktionen i.d.R. durch Office-Anwendungen (Kalender, Terminplanung, Text- und Tabellenkalkulation) oder Dokumentenmanagement-Funktionen. Mit diesen Funktionen kann ein ERP-System grob umrissen werden. Damit ist allerdings der Begriff ERP-System auf einer hohen Abstraktionsebene definiert. In Literatur und Praxis werden die Systeme nach Ziel der Veröffentlichung bzw. der Zielgruppe entsprechend unterschiedlich beschrieben.

Nutzen

  • Geschäftsprozessoptimierung
  • Erhöhte Flexibilität
  • Höhere Produktivität der Mitarbeiter
  • Integrationsfähigkeit von Geschäftsfeldern
  • Verbesserte Informationen
  • Erhöhte Datenqualität
  • Mitarbeiterzufriedenheit
  • Zeiteinsparungen

4. Welche Formen von Integration gibt es bei einem ERP-System?

Ein Herausstellungsmerkmal eines Enterprise Resource Planning Systems ist die Integration. Allgemein bedeutet Integration das Zusammenwirken einzelner Komponenten zu einem sinnvollen Gesamtsystem.

Das Grundmerkmal der Integration ist, dass eine Veränderung in einem Teil auch vor- und nachgelagerte Teile beeinflussen kann. Daher müssen bei allen Aktivitäten, Änderungen und Eingaben die Auswirkungen auf das Gesamtsystem berücksichtigt werden. Objekte die integriert werden können, sind z.B.

Daten

Funktionen eines Programms

Medien

Unterschiedliche Arten der Integration

Datenintegration Die Datenintegration setzt die gemeinsame Nutzung der gleichen Daten in allen Programmteilen des integrierten ERP-Systems voraus. Technisch wird dies durch eine Datenbank erreicht, die als Grundlage des ERP-Systems dient.
Funktionsintegration Funktionsintegration hingegen bedeutet, dass alle Programmfunktionen entlang des Geschäftsprozesses zusammenwirken und im allerbesten Fall durch ein Modellierungstool zu einem Geschäftsprozess zusammengefügt werden können. Dies entspräche einer serviceorientierten Architektur eines ERP-Systems.
Vertikale
Integration
Sind die Programmfunktionen nacheinander geschaltet, so spricht man von der vertikalen Integration.
Horizontale
Integration 
Bauen Programmfunktionen aufeinander auf, so spricht man von der horizontalen Integration.
Medienintegration  Medienintegration erlaubt es, Texte, ruhende und bewegte Bilder oder Ton in einem ERP-System darzustellen.
Innerbetriebliche
Integration
Bei der innerbetrieblichen Integration muss die Zusammenarbeit der betrieblichen Anwendungssysteme sichergestellt werden. Die technische Realisierung erfolgt durch ein ERP-System an sich oder über Anwendungssystemgrenzen hinaus durch:

  • Web-Services
  • Integrationssysteme (EAI-Systeme)
  • speziell programmierte Schnittstellen
Überbetriebliche
Integration
Immer wichtiger wird allerdings die überbetriebliche Integration, da ein Geschäftsprozess i.d.R. nicht an den Unternehmensgrenzen endet. Eventuell möchte man ERP-Systeme/Funktionen von Kunden und Lieferanten in das eigene ERP-System integrieren.

5. Was ist ein ERP-System aus der Cloud?

Ein Anwendungsunternehmen steht heute nicht nur vor der Entscheidung, welches Softwarepaket das geeignetste ist, sondern auch in welchem Betriebsmodell eine ERP-Anwendungssoftware angewandt werden soll. Immer mehr an Popularität gewinnen dabei Cloud-ERP-Lösungen.

Hierbei wird die Software und Hardware von einem Cloudbetreiber zu einem festen Preis pro Benutzer bereitgestellt. Das System wird wie eine Internetseite von einem Browser aufgerufen. Somit wird die gesamte IT-Infrastruktur vom Betreiber sichergestellt. Durch Sicherheitszertifizierungen wie den ISO-Standard 27001 werden hohe Sicherheitsstandards gewährleistet.

Cloud-ERP-Systeme bringen viele Vorteile mit sich:

  • Automatische und kostenfreie Aktualisierungen
  • Keine Wartungskosten
  • Entlastung des IT-Personals
  • Vorkehrungen für Datensicherheit und Back-ups
  • Orts- und geräteunabhängiger Zugriff
  • Ausfallsicherheit

6. Welches sind die Vor- und Nachteile eines ERP-Systems?

Integrierte ERP-Anwendungssysteme haben die Aufgabe, unterschiedliche Anwendergruppen eines Unternehmens wie Sachbearbeiter (z.B. Buchhalter, Einkäufer, Verkäufer, Disponenten) und die Entscheidungsträger (Geschäftsführung, Abteilungsleiter, Gruppenleiter) bei der Erfüllung ihrer betrieblichen Aufgaben zu unterstützen.

Hierzu müssen die ERP-Systeme die betrieblichen Geschäftsprozesse (GP) unterstützen. Doch ERP-Systeme unterliegen nicht nur den GP, sondern erlauben eine kontinuierliche Verbesserung oder bieten innovative Möglichkeiten der radikalen Änderung.

Weiterhin schulen integrierte ERP-Systeme die Mitarbeiter im Prozessdenken und helfen so, Abteilungsgrenzen im eigenen Unternehmen zu überwinden. Damit sind ERP-Systeme prozessunterstützende und -gestaltende Werkzeuge, die eingesetzt werden, um

✔  die Prozessorientierung einzuführen

✔  Prozesse zu optimieren

✔  Arbeitsteilung im Unternehmen zu verändern

Hierzu müssen die ERP-Systeme in die betriebliche Organisation eingebettet sein, was aus einem ERP-Anwendungssystem ein betriebliches Informationssystem macht.

Per Definition umfasst ein ERP-Anwendungssystem die Programme und betrieblichen Daten. Ein Informationssystem besteht aus dem ERP-Anwendungssystem und ist organisatorisch und personell im Unternehmen verankert. Sehr wichtig ist in diesem Zusammenhang die Akzeptanz des ERP-Systems von Seiten der Führungs- und Sachbearbeiterebene.

Vorteile des ERP-Systems als Informationssystem

✔ Reduzierung der Durchlaufzeiten in Prozessen

✔ Automatisierung von Prozessen oder Prozessschritten

✔ Herstellen von organisatorischen und technischen Schnittstellen

✔ Kostenersparnisse bei der Prozessabwicklung

✔ Realisierung einer zuverlässigen und/oder automatisierten Datenerfassung

✔ Unterstützung der Prozessorientierung im Unternehmen

✔ Reduktion der Arbeitsteilung durch Aufgabenzusammenfassung

✔ Vermeidung von Datenredundanzen

✔ Reduktion von Schnittstellen zwischen Personen und Abteilungen

✔ Verbesserung der Informiertheit und Informationsqualität im Unternehmen

Typische Nachteile von ERP-Systemen

Abhängigkeit vom Produzenten der Software

Aufwand durch Systemkomplexität

✘ Die Einzelkomponenten sind nicht unbedingt eine Best-of-Breed-Lösung, was Kompromisse bei Komfort, Geschwindigkeit und Funktionalität mit sich bringt.

Fehler im System können negative Auswirkungen auf unterschiedliche Daten und Funktionsbereiche haben

Aufwand für die Schulung, Customizing sowie Wartung der komplexen ERP-Anwendungssysteme

Aufwand bei der Integration von Fremdsystemen

Damit stellt insbesondere der große Umfang, die Komplexität der Funktionen und deren Integration sowohl ein Risiko als auch eine Chance für die Anwenderunternehmen dar.

Weiterführende Literatur:

Jürgen Finger: Erfolgreiche ERP-Projekte: Ein Rezeptbuch für Manager. Springer, 2. Auflage, 2012. ISBN-978-3-642-32828-2

Marcus Görtz, Martin Hesseler: Basiswissen ERP-Systeme: Auswahl, Einführung & Einsatz betriebswirtschaftlicher Standardsoftware. W3L AG, 2007. ISBN-978-3-937137-38-4