Zeitgemäß und flexibel: Moderne ERP-Lösung für Dienstleister

Referenzstory Carano

Zeitgemäße ERP-Lösungen unterstützen ihre Anwender bei der Abwicklung der täglich anfallenden unternehmerischen Aufgaben. Von den Kundendaten über die Buchführung bis hin zur Teamorganisation verfügen die Tools über alle Funktionen, die die Unternehmen von heute brauchen. Allerdings kann die Funktionsvielfalt auch als erdrückend empfunden werden, sobald eine Software mehr bietet als ein Unternehmen überhaupt benötigt. So erging es dem Berliner Unternehmen Carano Software Solutions, dessen viele Jahre genutztes ERP-Tool nach einer Neuauflage zu umfangreich wurde. Eine schlankere und flexiblere Lösung musste her, die sowohl ein CRM-Modul als auch ein Auftragswesen beinhalten sollte. Schließlich entschied man sich für eine Softwarelösung aus der Cloud.

 

 

Unternehmen

Carano Software Solutions GmbH

Branche

IT-Dienstleister

Standort

Berlin

 

 

Die Carano Software Solutions GmbH mit Sitz im Zentrum Berlins ist einer der marktführenden Anbieter professioneller Flottensoftware. Im Jahr 1992 gegründet, hat sich das Team auf die Entwicklung von modernen Lösungen für das Fuhrparkmanagement, Flotten-Leasing und den Autohandel spezialisiert. Mittlerweile zählt das Unternehmen mehr als 150 Kunden in Europa.
So wie die Mobilität einem ständigen Wandel unterworfen ist, so entwickelt sich auch Carano stetig weiter. Als zukunftsorientierter Dienstleister, ist es dem Unternehmen wichtig auch mit seiner im Arbeitsalltag eingesetzten Software am Zahn der Zeit zu agieren. Nachdem das Unternehmen viele Jahre mit zwei unterschiedlichen ERP-/CRM-Systemen gearbeitet hatte, war das Tool für die neuen Ansprüche zu veraltet. Regina Schleichert, Office Managerin bei Carano, erinnert sich zurück: „Es gab ein Nachfolger-Angebot unserer Software, doch dieses war für unsere Anforderungen zu umfangreich. Anstelle einer wuchtigen ERP-Lösung, wünschten wir uns ein schlankes und nutzerfreundliches Tool, das uns die Auftragsbearbeitung erleichtert und ein CRM-Modul bereits beinhaltet.“

 

Flexibel mit der Cloud

Auf der Suche nach einer geeigneten Lösung, konzentrierte sich das Team von Carano gezielt auf ERP- und CRM-Systeme, die in der Cloud betrieben werden. Die standortunabhängige Alternative zu klassischen On Premises-Angeboten sollte dem Berliner Unternehmen mehr Flexibilität im Vertrieb ermöglichen. Schnell wurde Schleichert beim Vergleich der in Frage kommenden Anbieter auf die Lösung des Marburger Softwareanbieters weclapp aufmerksam und meldete sich für den unverbindlichen 30-Tage-Test des ERP-Pakets Cloud ERP Dienstleistung an. Während sie sich, gemeinsam mit dem Vertrieb, mit den Möglichleiten der Auftragsverwaltung vertraut machte, konnte sich die Marketingabteilung mit den Funktionen des CRM-Systems auseinandersetzen. „Der Test zeigte uns, dass die Lösung genau das Richtige für uns ist“, berichtet die Office Managerin.

 

„Die Vertriebler fanden sich in der Kundenakte schnell zurecht und das Marketing war mit den Möglichkeiten des CRM ebenfalls zufrieden. Alles weitere konnten wir dann im persönlichen Gespräch mit dem weclapp-Team klären, das auch von uns gewünschte Anpassungen vornahm.“

 

Zwei in eins: CRM- und ERP-System

Kurz nachdem die Entscheidung für weclapp gefallen war, konnte das Carano-Team direkt mit der neuen Software seine Arbeit aufnehmen. Zunächst galt es, die Kunden- und Produktdaten neu einzupflegen. Schleichert erinnert sich an die ersten Wochen mit der neuen Cloud-Lösung zurück: „Den Umgang mit der Software haben wir uns selbst angeeignet und uns bei Fragen telefonisch oder per Mail an den weclapp-Support gewandt. Eine zweistündige telefonische Einführung, die am Rechner live durch uns und einen weclapp-Mitarbeiter nachvollzogen werden konnte, wurde uns ebenfalls angeboten und half uns dabei, das Tool mit seiner gesamten Funktionsvielfalt kennenzulernen.“
CRM-System und Auftragswesen innerhalb einer Software-Lösung – das hatte sich Carano von dem weclapp-Paket versprochen und wurde nicht enttäuscht. „Die Funktionen im Auftragswesen nutzen wir täglich“, so Schleichert, die sich besonders über die regelmäßigen Updates der Software freut: „Obwohl wir erst seit einem guten Jahr dabei sind, konnten wir die Entwicklung von weclapp bereits hautnah mitverfolgen. Früher war die Lösung mehr am Handel orientiert. Doch nach unseren Feedback-Gesprächen mit dem Marburger Team, wurde die Lösung mehr und mehr an die speziellen Bedürfnisse von uns Dienstleistern angepasst. Diese konsequente Umsetzung unserer Wünschen hat uns sehr gut gefallen.“

 

Mehr Kontrolle für Dienstleister

Seit dem Golive der Lösung im Januar 2014, nutzen fünf Anwender im Berliner Unternehmen die Cloud-Software in ihrem Arbeitsalltag. Neben der Office Managerin zählen die drei Vertriebler und die Geschäftsführung dazu. „Wir sind alle sehr zufrieden mit dem System“, verrät Schleichert.

 

„Die Lösung ist für unsere Anforderungen perfekt angepasst worden. Noch dazu ist sie um einiges komfortabler als die Software, die wir zuvor im Einsatz hatten. Damals hat uns die Funktionsvielfalt eher überfordert als uns zu helfen.“

 
Mittlerweile schreibt Schleichert täglich Angebote, Aufträge oder Rechnungen mit weclapp und schickt die Dokumente direkt aus der Cloud heraus an Kunden und Geschäftspartner. Dabei hat sie die offenen Posten immer im Blick. „Es ist sehr praktisch, alle erforderlichen Schritte in einer Software unternehmen zu können. Ob ich gerade ein Angebot anpasse, einen Stornobeleg ausdrucke oder bezahlte Rechnungen und Dokumente einpflege – ich bleibe immer in der weclapp-Lösung“, erklärt Schleichert. Bei all diesen Arbeitsschritten denkt weclapp mit – denn die Module sind untereinander verknüpft. So ist unter anderem der Zugriff auf die Kundendatenbank bei jeder Aktion möglich.

 

„Das bringt eine kaum zu unterschätzende Zeitersparnis mit sich und erleichtert mir die Arbeit ungemein.“

 

Auch die flexible Bedienung bereitet der Mitarbeiterin Freude. Anstelle starrer Vorgaben, kann Schleichert innerhalb der weclapp-Lösung selbst entscheiden, wie die Felder in den durch Sie angelegten Listen aussehen sollten.

 

Langfristige Zusammenarbeit

Bei Carano wird weclapp auch in den kommenden Jahren weiterhin genutzt und noch mehr in den Arbeitsalltag integriert. Der Vertrieb arbeitet bereits täglich mit der Lösung, die Marketingabteilung wird die Arbeit mit dem CRM in absehbarer Zeit aufnehmen.
Für Schleichert ist die Cloud-Lösung bereits fester Bestandteil ihrer Arbeit geworden.

 

„Ich habe ein zuverlässiges Tool zur Verfügung, das mir eine runde Kundenakte bietet. Und endlich habe ich die vollständige Kontrolle. Ob ein Vorgang noch offen ist, bereits abgeschlossen wurde oder um ein Dokument ergänzt werden muss – weclapp gibt mir alle Möglichkeiten innerhalb eines übersichtlichen und nutzerfreundlichen Systems.“

 

Die Office Managerin freut sich bereits auf das nächste Update und die Neuerungen, die Carano für eine noch effektivere Arbeitsweise nutzen kann.

 

„Das geschieht nicht einfach still und heimlich – sobald ich mich in die weclapp-Software einlogge, werden mir die Neuerungen sofort präsentiert. Da ist immer eine tolle Überraschung dabei.“

 

Über das Unternehmen

Die Carano Software Solutions GmbH mit Sitz in Berlin ist einer der marktführenden Anbieter von professioneller Flottensoftware. Seit der Gründung im Jahr 1992 hat sich das Unternehmen zum Ziel gesetzt, neue Lösungen für das Fuhrparkmanagement, das Flotten-Leasing, den Autohandel und die Geschäftsmobilität auf der Höhe der Zeit zu entwickeln. Mehr als 150 namhafte nationale und internationale Kunden zählen bereits auf Produkte des Softwareunternehmens.

Julia Stock

Autorin Julia Stock hat Business Studies mit Schwerpunkt Marketing studiert und schreibt für diesen Blog über Erfolgsgeschichten und Aktuelles aus dem weclapp Alltag.