Für den Außendienst: Mobiles Ticketsystem mit besonderen Extras

Referenzstory iklaro

Gerade Dienstleister sind viel im Außendienst tätig. Schließlich wird ein Großteil ihrer Arbeit beim Kunden vor Ort erledigt. Da ist es unabdingbar, auf eine Software-Lösung vertrauen zu können, auf die man von überall aus zugreifen kann. Möglich machen das Cloud-Lösungen, die mit einem Internetzugang von überall aus geöffnet und bedient werden können. Software dieser Art gibt es zur Genüge, doch nicht jede hält genau die Funktionalitäten bereit, die sich die Unternehmen wünschen. Das musste auch die iklaro GmbH feststellen, nachdem Sie sich von ihrem alten ERP-System verabschieden und nach einer neuen, zeitgemäßeren Lösung umschauen wollte.

Denn nicht nur die Mobilität der Lösung war dem Team wichtig – auch sollte die Sicherheit der Kundendaten gewährleistet sein, die neue Lösung über ein transparentes Preis-Modell verfügen und ein Ticketsystem bereits enthalten sein. Ein Anforderungskatalog, dem nicht jedes Cloud-ERP-System entsprechen konnte. Doch nach intensiver Recherche und einer ausgiebigen Testphase konnte schließlich doch eine passende Lösung gefunden werden.

 

Unternehmen

iklaro

Branche

Dienstleister

Standort

Chemnitz

 

 
Das Chemnitzer Unternehmen iklaro ist auf die Organisation von Informationen ihrer Kunden spezialisiert.
Als Realisierungspartner der e-dox GmbH, die Konzepte um einfach umsetzbare Digitalisierungsprozesse für Unternehmen jeder Größe und Branche entwickelt, ist das Consulting- und Techniker-Team von iklaro mit der technischen Umsetzung dieser Vorhaben betraut. Durch ihre Tätigkeit werden Standards in administrative Geschäftsprozesse gebracht und diese dann in digitale Technologien überführt.
Informationen werden dadurch sicher und jederzeit verfügbar. Gleichzeitig reduzieren sich die Aufwände ihrer Kunden, was ihnen Freiräume für ihr Kerngeschäft schafft. Dabei werden namhafte Lösungen für Enterprise Informationsmanagement an die Kundenanforderungen individuell angepasst.

Während die e-dox bereits seit 2002 als Digitalisierungs-Dienstleister am Markt besteht, ist iklaro erst seit 2012 aktiv. Zunächst arbeiteten die beiden Unternehmen gemeinsam mit einem ERP-System. Das sollte sich nach Ausgliederung der iklaro jedoch ändern. „Wir sind ein kleines Team von acht Personen. Doch sind wir als technischer Partner vorwiegend bei unseren Kunden vor Ort aktiv“, erklärt Karsten Müller, Geschäftsführer von iklaro.

 

„Also suchten wir nach einer geschlossenen Lösung, die nicht lokal installiert und losgelöst von unserem Unternehmensstandort genutzt werden kann.“

 

Zudem wünschte sich das Team eine Software, die neben klassischen ERP-Funktionen zur Projektabwicklung auch über ein Helpdesk mit integriertem Ticketsystem verfügen sollte.

 

Überzeugend in der Testphase – und danach

Der Geschäftsführer beschloss, eine umfassende Internetrecherche durchzuführen und wurde in diesem Zuge auf die ERP-Lösung weclapp des gleichnamigen deutschen Softwareunternehmens aufmerksam. Obwohl zunächst das CRM eines erfolgreichen international tätigen Softwareherstellers aus den USA in Erwägung gezogen wurde, konnte weclapp das Team von iklaro letztendlich mehr überzeugen. „Ich bin selbst seit 2007 als CRM-Berater aktiv und kenne mich in dem Software-Umfeld der CRM- und ERP-Lösungen gut aus. Doch weclapp kam mir erst durch meine Internetrecherche in den Sinn“, erinnert sich Müller zurück.

 

„Die auf der Website beworbenen Features schienen unsere Anforderungen optimal abzudecken. Also nutzten wir die kostenfreie 30-tägige Testperiode, um einen Einblick in die Arbeit mit der Cloud-Lösung gewinnen zu können.“

 

Nach Absprache mit dem weclapp-Team wurde die Testphase um einige Wochen verlängert. So war es dem Chemnitzer Team möglich, ein komplettes Projekt mit weclapp abzuwickeln und zu überprüfen, ob wirklich jeder Schritt mit der neuen Lösung abgebildet werden konnte. „Und was soll ich sagen – wir waren überzeugt“, freut sich Müller.

Kaum war die Entscheidung im Spätsommer für weclapp gefallen, wurde binnen weniger Wochen komplett auf die Arbeit mit der neuen Lösung umgestellt. In dieser Zeit wurden die bisher gesammelten Kundendaten übertragen, Formulare wie Rechnungen und Angebote individuell angepasst und sämtliche Artikel in die Software eingepflegt. Im Oktober ging das weclapp ERP-System dann parallel mit der iklaro an den Start. Fortan sollten alle Projekte mit der Cloud-Lösung abgewickelt werden.

 

Unkomplizierte Projektabwicklung

Eine lange Eingewöhnungsphase für die Anwender bei iklaro war nicht notwendig. Die Teilnahme an den Webinaren – den kostenfreien Online-Schulungen von weclapp – reichte dem Technik-Team völlig aus, um alle Funktionen kennen und bedienen zu lernen.

Heute kann das Team unabhängig von seinem Standort – ob von zu Hause, beim Kunden vor Ort oder auf dem Sprung – auf die weclapp-Software zugreifen. Dabei spielt das Ticketsystem eine besonders große Rolle. Über das integrierte Modul kann sich der Außendienst selbstständig organisieren und hat stets alle Anfragen perfekt im Blick. Zudem wird die weclapp App für Smartphone und Tablet rege durch das Team genutzt. Mit dem kostenfreien Tool können die Außendienstler auch von unterwegs aus über ihr mobiles Device ganz bequem auf alle wichtigen Stammdaten zugreifen.

Zukünftig soll weclapp noch intensiver in die Arbeit der Digitalisierungs-Experten eingebunden werden. „Aktuell nutzen wir die Lösung zur Abbildung und Organisation unserer Projekte sowie das Ticketsystem zur schnellen Bearbeitung der Kundenanfragen“, verrät Müller.

 

„Künftig wollen wir aber auch das Berichtswesen verstärkt nutzen. Das wird aktuell vom weclapp-Team für unsere Anforderungen angepasst, so dass wir einen völlig transparenten Einblick in die Kundenaktivitäten haben. Auf Basis dieser Daten können wir dann unsere Support-Verträge abschließen.“

 

Mobil und transparent

Seit der Einführung der weclapp-Lösung will man die Cloud-Software bei iklaro nicht mehr missen. Nicht nur die einfache Bedienung der Software hat das Team überzeugt. Auch die Geschäftsführung freut sich über die optimierten Arbeitsabläufe. Das bestätigt Müller, der vor allen Dingen einen großen Vorteil in der bestens dokumentieren Abrechnung von Supportleistungen über das Ticketsystem sieht. „Durch die lückenlose Erfassung der aufgewendeten Arbeitszeiten können wir und unsere Kunden genauestens nachvollziehen, wie lange wann an welchem Job gearbeitet wurde. Aus der Zeiterfassung heraus können wir dann per Klick einfach eine Rechnung erstellen. Das spart uns wertvolle Zeit und freut auch das Team, das sich so besser auf seine eigentliche Arbeit – nämlich die technische Umsetzung der e-doc Konzepte – konzentrieren kann“, fasst Müller seine Erfahrungen nach den ersten Monaten mit weclapp zusammen. Besonders freut ihn, dass iklaro in weclapp einen in Deutschland ansässigen Partner gefunden hat, bei dem die Daten seiner Kunden bestens aufgehoben sind. So kann das Unternehmen die Vorteile einer Cloud-Lösung genießen, ohne sich Sorgen um die Datensicherheit machen zu müssen.

Noch ist iklaro ein junges Unternehmen, das jedoch stetig wachsen möchte. Zeitgleich soll das weclapp-System schrittweise weiter ausgebaut werden.

 

Über das Unternehmen

iklaro ist spezialisiert auf die Organisation von Informationen seiner Kunden.
„Wir bringen Standards in administrative Geschäftsprozesse und überführen diese in die digitalen Technologien. Informationen werden dadurch sicher und jederzeit verfügbar. Gleichzeitig reduzieren wir Aufwände und schaffen Freiräume für das Kerngeschäft unserer Kunden.“

Julia Stock

Autorin Julia Stock hat Business Studies mit Schwerpunkt Marketing studiert und schreibt für diesen Blog über Erfolgsgeschichten und Aktuelles aus dem weclapp Alltag.