Schweizer Agentur swissclick zieht in die Cloud, um Effizienz zu steigern und Mitarbeiter zu stärken

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CRM, Projektmanagement, Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung – und das alles in einer Software. Das wünschte sich die swissclick AG, die zur Abwicklung des Alltagsgeschäfts viele Jahre auf mehrere Einzellösungen gesetzt hatte. Dass sich der Einsatz vieler Einzellösungen jedoch unübersichtlich und sogar zeitaufwendig gestalten kann, wurde mit der Zeit immer deutlicher. Die Tools, die ursprünglich zur Arbeitserleichterung angeschafft wurden, entwickelten sich mehr und mehr zu einer Belastung – bis die Geschäftsführung vor zwei Jahren schließlich die Reißleine zog.

 

Professionelle und erschwingliche Komplettlösung

Die Schweizer Agentur swissclick hat sich auf die Konzeption und Programmierung von modernen Webauftritten für kleine und mittelständische Unternehmen spezialisiert. Seit rund 16 Jahren verfolgt das Unternehmen einen integralen Ansatz, in dem es in unterschiedlichen Bereichen der digitalen Welt aktiv ist. Der Schwerpunkt liegt auf Performance Marketing, Online Media, Video- und Mobile Applikationen.

Zur Abwicklung der im Tagesgeschäft anfallenden unternehmerischen Aufgaben, setzte die Agentur auf verschiedene Einzellösungen. Dunja Baltensweiler, CTO und Projektleiterin bei swissclick, erinnert sich:

 

„Das wurde mit der Zeit unübersichtlich und zeitaufwendig. Wir wünschten uns stattdessen eine umfassende Software, die Zeiterfassung, CRM und Projektmanagement in sich vereint.“

 

Nach einer intensiven Online-Recherche stieß das Schweizer Team schließlich auf die Cloud-Lösung weclapp. Der modulare Aufbau der Cloud-Software überzeugte das Unternehmen, das die Software zunächst für einige Wochen testete.

 

Usability, die überzeugt

In der Testphase gefielen den Anwendern vor allen Dingen der verständliche Aufbau der Lösung und die unkomplizierte Bedienung der einzelnen Module. Schnell fand sich das Team in der Cloud-Lösung zurecht und pflegte in einem ersten Schritt die Kundendaten ein.

 

„Das CRM war das erste Modul der Software, das wir in vollem Umfang nutzten – die Pflege der Kundendaten war Grundvoraussetzung für dieses Vorhaben. Im nächsten Schritt entdeckten wir die Zeiterfassung für uns. Die haben wir vorher über Excel-Listen eingetragen.“

 

Mit weclapp konnte sich swissclick von dieser Methode der Zeiterfassung verabschieden. In der Cloud-Lösung ist eine Echtzeit-Erfassung bereits integriert. Mit ihr lässt sich die aufgewendete Zeit für einen bestimmen Job live stoppen und direkt in der weclapp-Software hinterlegen.

Nach der Testphase entschied sich das Unternehmen für die Module CRM, Organizer und Auftragsmanagement. Eine Schulung war nicht notwendig, da das technikaffine Team mit der Lösung direkt zurechtkam. Bei speziellen Rückfragen genügte ein Anruf beim weclapp-Support, der immer sofort helfen konnte. Dann konnte die Arbeit mit der neuen Software richtig losgehen.

 

„Neben der Pflege der Kundendaten und den Buchungen der aufgewendeten Zeiten, nutzen wir seit diesem Jahr auch das Rechnungsmodul von weclapp. Auf all diese Funktionen wollen wir in unserem Arbeitsalltag nicht mehr verzichten.“

 

Arbeiten im Büro und aus dem Home Office

Seitdem weclapp bei der Schweizer Agentur im Einsatz ist, lässt sich eine deutliche Effizienzsteigerung im Arbeitsalltag ausmachen. Insbesondere die Rechnungstellung habe sich vereinfacht. Die Reporting-Funktionen der Lösung würden das Management stets auf dem Laufenden halten und das übersichtlich gestaltete CRM biete eine ansprechende Ablagestelle für die Kundendaten samt Ansprechpartner, verrät Baltensweiler.

Auch mit der Bedienbarkeit kämen alle zurecht, so die Projektleiterin. Der verständliche Aufbau der Lösung machte eine Schulung nicht notwendig.

 

„Die Anwender sind mit der Lösung alle durchweg zufrieden und kamen schnell mit ihr klar. Wenn es mal Schwierigkeiten gibt, schicke ich weclapp eine Mail. Darauf wurde immer innerhalb von 24 Stunden geantwortet.“

 

Durch den Betrieb in der Cloud kann weclapp von jedem Standort mit Internetzugang eingesetzt werden. Von dieser Flexibilität macht auch die Projektleiterin Gebrauch.

 

„Wir nutzen die Lösung sowohl an unserem Hauptstandort in Winterthur. Aber auch aus dem Home Office greife ich regelmäßig auf die Kunden- und Projektdaten zu.“

 

Obwohl der Betrieb in der Cloud keine Voraussetzung für die Entscheidung war, ist Baltensweiler über die damit einhergehende Flexibilität mehr als glücklich.

 

Transparente Arbeitsweise

Baltensweilers persönliches Highlight ist jedoch nicht der Cloudbetrieb, sondern der verständliche Aufbau der weclapp-Software.

 

„Am meisten freue ich mich über das transparent gestaltete System. Ich kann jederzeit nachvollziehen, an welchem Projekt die einzelnen Team-Mitglieder als letztes gearbeitet haben. Und nicht nur ich – auch die anderen weclapp Anwender können sehen, welche Schritte zu welchem Projekt kürzlich unternommen wurden. Somit lässt sich der gesamte Ablauf – ob Projekt- und Aufgabenmanagement, Rechnungstellung, Ticketbearbeitung oder neue Kalendereinträge – einfach im System nachvollziehen.“

 

Die erfolgreiche Zusammenarbeit von swissclick mit weclapp soll auch in den kommenden Jahren weiter fortgeführt und sogar ausgeweitet werden. Die Projektleiterin weiß bereits vom nächsten Modul, dass schon in Planung ist.

 

„Wir möchten gerne ein modernes Ticketsystem zur professionellen Bearbeitung von Kundenanfragen einführen. Aus diesem Grund soll das Helpdesk-Modul von weclapp als nächstes bei uns eingeführt werden. Darauf bin ich schon sehr gespannt.“

 

Über swissclick

Die swissclick AG wurde 1999 von den Schweizer Medienunternehmen Neue Zürcher Zeitung, Basler Medien Gruppe, Publicitas und Edipresse gegründet. Das Unternehmen mit Sitz in Kloten bietet als IT-Dienstleister für digitale Medien ein Produktportfolio in den Bereichen Performance Marketing, Online Media, Video- und Mobile Applikationen und versteht sich als Agentur mit einem integralen Ansatz. Im swissclickLab werden neben Datenbanken und Webapplikationen auch Applikationen für iOS (iPhone, iPad), Android und Symbian entwickelt.

Lena hat Moderne Fremdsprachen, Kulturen und Wirtschaft studiert und schreibt für diesen Blog über Themen rund um Content-Marketing, Produktivität und Erfolgsgeschichten.

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