Zeitsparendes ERP-System für Druck- und Außenwerbungs-Dienstleister

Referenzstory Schöpfer

Stationäre Software-Lösungen kommen in deutschen Unternehmen immer noch gerne zum Einsatz. Zu groß ist die Angst, dass bei Verwendung einer Cloud-Lösung die Daten verloren oder ausgespäht werden könnten. Und doch bietet der Betrieb in der Wolke einige Vorteile, die stationäre Software nicht leisten kann: Anwender können auch aus dem Home Office auf die Software und alle hinterlegten Daten zugreifen, die Kommunikation mit dem Team verläuft transparenter und selbst auf Smartphone und Tablet lassen sich die flexiblen Lösungen bedienen.

Zunächst hatte die Schöpfer GmbH auf diese Vorteile zugunsten einer On Premises-Lösung verzichtet. Als diese den Anforderungen des Außenwerbungs-Unternehmens jedoch nicht mehr gerecht wurde, sollte eine Alternative her. Erneut wurde ein stationäres System in Erwägung gezogen, doch auf die persönliche Empfehlung eines befreundeten Unternehmens hin, schaute sich das Schöpfer-Team letztendlich auch die Cloud-Lösung eines deutschen Software-Anbieters genauer an. Funktionsumfang, Usability und der persönliche Support konnten letztendlich überzeugen, sodass das Team den Schritt in die Cloud wagte.

 

 

Unternehmen

Schöpfer GmbH & Co. KG

Branche

Agentur

Standort

Reutlingen

 

 

Die Schöpfer GmbH & Co. KG blickt auf eine lange Tradition zurück. 1920 wird das Unternehmen durch Adolf Schöpfer gegründet. Zunächst noch eine einfache Schildmalerei, etabliert das Unternehmen 1980 den Systemtext. In den 90ern folgt die Einführung des Scotchprint-Digitaldrucks. Heute bedient das kreative Team Kunden aus ganz Deutschland und führt Projekte im Bereich der Außenwerbung und des Projektmanagements durch. Dabei stehen die Kernkompetenzen des Unternehmens wie Druck, Design und Beschriftung im Fokus.

Zur Verwaltung seiner Aufträge hatte Schöpfer viele Jahre ein ERP-System im Einsatz, das 2015 durch eine nutzerfreundliche Software ausgetauscht werden sollte. „Wir hatten uns bisher immer auf eine stationäre Lösung verlassen und suchten auch für die Zukunft nach einem On Premises-Angebot“, verrät Andreas Rakowski, Projektleiter bei Schöpfer.

 

„Doch auf Empfehlung eines befreundeten Unternehmens hin, haben wir letztendlich eine ganz andere Richtung eingeschlagen.“

 

Ursprünglich hatte sich das Schöpfer-Team für ein stationäres System entschieden. Doch nach Rücksprache mit Geschäftspartnern kam weclapp, die cloudbasierte ERP-Software des gleichnamigen deutschen Softwareherstellers, ins Gespräch. „Wir haben uns die Software direkt einmal angesehen und Kontakt mit dem Support von weclapp aufgenommen. Die Kompetenz und Freundlichkeit der Mitarbeiter haben uns direkt zugesagt. Auch das Preismodell machte einen fairen Eindruck auf uns“, so Rakowski.

Letztendlich fiel die Entscheidung für weclapp jedoch wegen der Flexibilität der Software. Ein Vorteil, den der Projektleiter zu schätzen weiß: „Ich habe bereits in Unternehmen gearbeitet, in denen größere und umfangreichere Warenwirtschafts-Systeme im Einsatz waren. Bei Anpassungswüschen wurde es da sündhaft teuer. weclapp ist dagegen total flexibel.“ Kaum war die Entscheidung für weclapp gefallen, nahm man die Implementierung am Standort Mühlheim in Angriff. Am 1. Mai ging die Software dort an den Start. „Das hat alles insgesamt etwa zwei Wochen gedauert. Für mich als gelernten Informatiker war es einfach, die Umstellung auf das neue System umzusetzen“, erinnert sich Rakowski.

 

Ungeahnte Vorteile der Cloud

Bereits kurze Zeit nach der Implementierung des weclapp Software-Pakets Cloud ERP Handel spürte das Mühlheimer Team die Vorteile der neuen Lösung. Der Online-Zugriff sei eine tolle Sache und ermögliche flexibleres Arbeiten; die Auftragsverwaltung sinnvoll vorstrukturiert und wesentlich übersichtlicher als zuvor. Zudem sei das Warenwirtschaftssystem eleganter aufgebaut, so Rakowski. Besonders schön für das Team: Die Angebots- und Auftragserstellung geht mit der neuen Lösung doppelt so schnell vonstatten.
Der Projektleiter und ein weiterer Kollege freuen sich außerdem darüber, schnell Zugang zu der Software gefunden zu haben. Nachdem alle offenen Fragen mit dem weclapp-Support durchgesprochen wurden, reichte es den beiden Anwendern aus, den Demozugang für eine Woche intensiv zu nutzen. Seitdem war die Bedienung der weclapp-Software für beide kein Problem mehr.
Im Tagesgeschäft der Druckexperten kommen in erster Linie die Module zur Angebots- und Auftragserstellung zum Einsatz. Zudem werden das Einkaufs-Tool sowie Produkt- und Artikelverwaltung rege genutzt. „Außerdem wollen wir zukünftig das Kunden- und Kontaktmanagement über weclapp erledigen“, verrät der Projektleiter.

 

„Und auch eine Anbindung unseres Online-Shops ist für dieses Jahr noch geplant. Das wird nicht nur uns, sondern auch unseren Kunden das Leben erleichtern. Wir sind Lieferant eines global agierenden Automobilkonzerns und müssen die Bestellungen dieses Partners bisher per Fax entgegennehmen. Mit weclapp soll sich das ändern. Nach Integration des Shops kann der Kunde ganz bequem online bestellen.“

 

„Alles, was wir brauchen“

Auch wenn Rakowski zuvor schon mit anderen ERP-Lösungen gearbeitet hat, konnte ihn weclapp überzeugen. Zwar könnten andere Angebote etwas mehr, doch seien diese auch deutlich teurer. Für die Zwecke von Schöpfer reiche weclapp aber völlig aus, betont der Projektleiter.
Das schlanke, moderne Design überzeugt zudem in der Bedienung. Die Module sind übersichtlich gestaltet und so untereinander verzahnt, dass viele Prozesse automatisiert werden können. „Und wenn etwas doch mal nicht so richtig passen sollte, nehmen wir Kontakt zu weclapp auf. Das Entwicklerteam berücksichtigt unsere Anmerkungen gerne bei Weiterentwicklung der Lösung“, freut sich Rakowski. Und auch wenn Fragen zur Software bestehen, handle der Support schnell.

 

„Ich klingle einfach direkt durch, mein Ansprechpartner verbindet uns über den Teamviewer und erarbeitet dann gemeinsam mit mir eine Lösung. Solch eine flexible Arbeitsweise und einen so kompetenten, persönlichen Support habe ich bisher nicht kennenlernen dürfen.“

 

Das Team in Mühlheim ist gespannt darauf, wie sich die Software von weclapp weiterentwickeln wird. Und auch die Kolleginnen und Kollegen am Standort Reutlingen werden bald mit der neuen Software arbeiten dürfen. Ende des Jahres soll das System dort eingeführt werden, so Rakowski.

 

„Zum Jahreswechsel spielen wir alles auf – Kundendaten, Artikel – und schulen die Kollegen. Dann können wir bald an allen unseren Standorten mit weclapp arbeiten.“

 

Über das Unternehmen

1920 wird die Schöpfer GmbH & Co. KG durch Adolf Schöpfer gegründet. Zunächst etabliert sich das Unternehmen als eine einfache Schildmalerei, wird über die Jahrzehnte dann aber Experte im Digitaldruck. Heute bedient das Team Kunden aus ganz Deutschland und führt Projekte im Bereich der Außenwerbung und des Projektmanagements durch. Dabei stehen die Kernkompetenzen des Unternehmens wie Druck, Design und Beschriftung im Fokus.

Julia Stock

Autorin Julia Stock hat Business Studies mit Schwerpunkt Marketing studiert und schreibt für diesen Blog über Erfolgsgeschichten und Aktuelles aus dem weclapp Alltag.