Wie erstellt man ein Angebot, das die Auftragsquote erhöht?
Unternehmen benötigen Aufträge, um Gewinn zu erwirtschaften. Doch häufig reagiert der Interessent nicht mehr, nachdem er ein Angebotsschreiben erhalten hat. Umso wichtiger ist die Erstellung professioneller Angebote, um überhaupt Aufträge zu bekommen. Dazu braucht es heute gar nicht mehr viel – moderne Textverarbeitungen, KI-gestützte Tools und digitale Vorlagen unterstützen Unternehmen dabei, professionelle und überzeugende Angebote effizient zu erstellen. Hier findest du Tipps zur Angebotserstellung, mit denen du deine Auftragsquote steigerst.
Angebot erstellen: Das Wichtigste auf einen Blick
- Reagiere schnell: Versende dein Angebot idealerweise innerhalb von 24 Stunden.
- Verstehe den Kundenbedarf: Richte das Angebot gezielt auf die Anforderungen des Kunden aus.
- Schaffe Transparenz: Preise, Leistungen, Lieferzeiten und Zahlungsbedingungen sollten klar erkennbar sein.
- Zeige den Nutzen: Beschreibe nicht nur deine Leistung, sondern den Mehrwert für den Kunden.
- Fasse nach: Ein kurzes Follow-up erhöht die Chance auf eine Auftragszusage.
- Persönliche Anrede
- Klare Leistungsbeschreibung
- Transparente Preisangaben
- Liefer- und Zahlungsbedingungen
- Gültigkeitsdauer des Angebots
- Hinweis auf AGB
- Grußformel und Unterschrift
Welche Besonderheiten gibt es bei der Angebotserstellung?
Das Angebot gehört zum Vertrieb. Das Unternehmen unterbreitet dem Interessenten ein Schreiben mit den Informationen und Bedingungen, zu denen er Waren liefern oder Dienstleistungen erbringen wird. Es dient später als Vorlage, um Rechnungen zu erstellen.
Seit 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich zudem die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Rechnung (E-Rechnung) berücksichtigen. Die Einführung der E-Rechnungspflicht fördert die Digitalisierung kaufmännischer Prozesse und sollte bereits bei der Gestaltung der Angebots- und Auftragsprozesse mitgedacht werden.
Das Angebotsschreiben ist normalerweise rechtsverbindlich. Der Vertrag kommt zustande, wenn der Interessent das Angebot mit einer inhaltlich unveränderten Bestellung annimmt. Der Unternehmer muss liefern oder Serviceleistungen zu den im Angebotsschreiben fixierten Bedingungen erbringen. Das erstellte Angebot verliert seine rechtliche Bindung, wenn der Unternehmer es rechtzeitig widerruft oder die Bestellung des Interessenten inhaltlich vom Angebot abweicht.
Mit sog. Freizeichnungsklauseln lässt sich die Rechtsbindung ausschließen. Jedoch ist Vorsicht geboten. Freizeichnungsklauseln sind grundsätzlich zulässig, ihre Wirksamkeit hängt jedoch von der konkreten Formulierung und dem jeweiligen Einzelfall ab. Daher sollten entsprechende Klauseln rechtlich geprüft werden. Freizeichnungsklauseln können wie folgt formuliert werden:
- solange der Vorrat reicht
- unverbindlich, ohne Gewähr, ohne Obligo, freibleibend
- Lieferung vorbehalten
- Preis vorbehalten, Preis freibleibend
Bei freibleibenden Angebotsschreiben kommt das Geschäft erst zustande, wenn der Interessent selbst ein Angebot abgibt und der Lieferant den Auftrag bestätigt.
Welche Bestandteile sollte ein Angebot enthalten?
Das Erstellen von Angeboten erfolgt nach dem typischen Muster eines Geschäftsbriefes. Mit der folgenden Checkliste kannst du prüfen, wie sicher du bereits bei der Angebotserstellung bist. Wichtige Bestandteile, die du beachten solltest, sind:
- deine vollständige Anschrift oben links im Briefkopf
- darunter die Adresse des Angebotsempfängers
- rechts oben Ort und Datum
- die Überschrift „Angebot“
- beim Angebot stellen auf die persönliche Anrede mit Titel achten: „Sehr geehrte Frau Meyer, …“
- Einleitung in das Angebot: „Gerne beantworten wir Ihre Anfrage zu unserem Produkt …“; „Wir freuen uns, dass die Qualität unserer Produkte Ihnen zusagt …“
- Angebotsgegenstand und die Art der Leistungserbringung
- verbindliche Preise und wie sich die Preise verstehen. Beispiel: „netto ab Werk, zuzüglich jeweils gültiger Mehrwertsteuer“
- Art der Verpackung
- Fracht- und Verpackungskosten
- Lieferbedingungen und -zeit. Beispiel: „Wir halten uns an unser Angebot bis zum ……. gebunden. Danach ist unser Angebot freibleibend.“
- Zahlungsbedingungen: Beispiel: „Zahlung erbitten wir im Auftragsfall sofort wie folgt: 50 % des Auftragswertes bei Auftragserteilung; 50 % des Auftragswertes nach Lieferung, jeweils zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer, …“
- Eigentumsvorbehalt, Erfüllungsort, Gerichtsstand
- Verbindlicher Zeitraum für die Gültigkeit des Angebots
- Hinweis auf Allgemeine Geschäftsbedingungen. Beispiel: „Im Übrigen gelten unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen AGB.“
- Grußformel und eigenhändige Unterschrift: Beispiele: „Wir hoffen, dieses Angebot ist für Sie von Interesse und würden uns freuen, wenn Sie uns den Auftrag erteilen.“; „Wenn Ihnen dieses Angebot zusagt, kontaktieren Sie uns bitte unter …“
- „Dieses Angebot ist freibleibend.“
Wie passt man ein Angebot optimal an den Kundenbedarf an?
Wenn Kunden das Angebot ablehnen, haben sie eine andere Vorstellung vom Artikel oder Preis. Hinter jeder Anfrage steckt ein konkreter Bedarf des Interessenten. Entweder sind seine Vorstellungen präzise formuliert, weil er als langjähriger Kunde Produkte bzw. Dienstleistungen bereits kennt. Oder der Interessent ist potenzieller Kunde.
Daher muss das Angebot mit seinen vollen Informationen den Interessenten vom Angebotsspektrum des Unternehmens überzeugen. Entspricht es dem Kundenbedarf komplett, so kann sich der Interessent leichter entscheiden. Oft akzeptiert er dann auch höhere Preise.
In einem telefonischen Follow-Up oder in einem persönlichen Gespräch sollte der Unternehmer fragen, was der Interessent wirklich braucht. Das Gespräch sollte dem nachstehenden Muster folgen. Einige Punkte sind dabei zu beachten:
- Probleme des Interessenten, welche die Ware oder Dienstleistung lösen soll
- Einsatzart und -gebiete sowie Eigenschaften des Produkts oder der Serviceleistung
- Messbare Erfolgsfaktoren für den Kunden
- Die Vorbehalte des Interessenten in Verbindung mit der Auftragsvergabe
- Erfahrungen und Probleme des Interessenten mit ähnlichen Aufträgen
- Zeit, Budget, technische Anforderungen
- Lieferzeitpunkt
- Nebenleistungen wie Anlieferung und Montage
Welche Tipps helfen bei der professionellen Angebotserstellung?
| Beim Erstellen von Angeboten zu beachten | Vorteil |
|---|---|
| Das Unternehmen sollte das erstellte Angebot schnellstmöglich, spätestens binnen 24 Stunden per E-Mail oder per Brief abschicken. | Der Interessent hat das Unternehmen noch im Kopf und könnte das Angebot sofort annehmen. |
| Das Schreiben sollte sich immer an einen konkreten Ansprechpartner richten (Werksleiter, Projektleiter oder die Geschäftsleitung) | Der Interessent fühlt sich gut aufgehoben, betreut und beraten. |
| Das Unternehmen sollte im Angebotsschreiben besonders auf die speziellen Wünsche des Kunden eingehen. | Der potenzielle Kunde muss das Gefühl bekommen, ernst genommen zu werden. |
| In der Problembeschreibung zeigt das Unternehmen seine Kompetenz, das Problem sofort lösen zu können. | Der Interessent muss erkennen, welchen Nutzen er von den Artikeln oder Dienstleistungen haben wird. |
| Das Unternehmen sollte in regem Kontakt mit dem Interessenten stehen. | So erhöht sich das Vertrauensverhältnis zum etwaigen Auftraggeber und es entstehen keine „falschen“ Erwartungen. |
Transparenz schafft Vertrauen
Besonderheiten bei Handwerks- und Projektangeboten
Insbesondere im Handwerk sollte ein Kostenvoranschlag Arbeitslohn und Material getrennt ausweisen. So können Kunden die Preisgestaltung leichter nachvollziehen.
Bei Projekten empfiehlt es sich, Umfang, Ziele, Zeitplan und einzelne Projektphasen transparent darzustellen. Eine nachvollziehbare Beschreibung der Leistungen und Abrechnungsgrundlagen schafft Klarheit und reduziert spätere Abstimmungsprobleme.
Werden Leistungen direkt beim Kunden erbracht, etwa im Bereich IT oder Beratung, sollten auch Mitwirkungspflichten eindeutig festgehalten werden. Dazu gehören beispielsweise Zugänge zu Räumlichkeiten, Systemen oder Datenbeständen. Zusätzliche Kostenfaktoren sollten bereits im Angebot transparent ausgewiesen werden.
Nur zufriedene Interessenten werden zu Kunden
Nach dem Versand des Angebots lohnt es sich, nach einigen Tagen nachzufassen. So könnt ihr sicherstellen, dass das Angebot angekommen ist, offene Fragen klären und mögliche Unsicherheiten frühzeitig ausräumen.
Auch transparente Kommunikation, nachvollziehbare Leistungen und attraktive Konditionen können die Kaufentscheidung positiv beeinflussen und den Weg zur Auftragsbestätigung verkürzen.
Mit der flexiblen Angebotsvorlage von weclapp lassen sich Angebote spielend einfach und rechtssicher erstellen. Vor allem Dienstleister, Kleinunternehmer und der Handel profitieren von unserem Musterangebot.
Digitalisierung macht die Angebotserstellung effizienter
Ein professionelles Angebot überzeugt nicht nur durch transparente Preise und klare Leistungen, sondern auch durch eine schnelle und effiziente Erstellung. Gerade in Zeiten zunehmender Digitalisierung erwarten Kunden kurze Reaktionszeiten, nachvollziehbare Prozesse und eine unkomplizierte Kommunikation.
Moderne Softwarelösungen unterstützen Unternehmen dabei, Angebote zentral zu verwalten, manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren und Vertriebsprozesse effizienter zu gestalten. So lassen sich Angebote schneller erstellen, einfacher nachverfolgen und nahtlos in weitere Geschäftsprozesse überführen.
Mit dem Angebotssoftware von weclapp erstellt ihr professionelle Angebote, behältet den Überblick über den gesamten Vertriebsprozess und wandelst Angebote mit wenigen Klicks in Aufträge oder Rechnungen um. Das spart Zeit, reduziert Fehler und schafft die Grundlage für mehr erfolgreiche Abschlüsse.
