7 Tipps zur Kleinunternehmer-Rechnung und wieso unter Umständen saftige Strafen drohen

Kleinunternehmer Rechnung

Als Kleinunternehmer Rechnungen ausstellen? Muss das sein? Muss denn jemand, der ohnehin von der Umsatzsteuer befreit ist, dem Finanzamt gegenüber etwas belegen? Die Antwort ist sehr einfach: Ja. Auch als Kleinunternehmer gibt es die Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen und zur Aufbewahrung von Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen. Was es alles zu beachten gibt, erfährst du hier!

 

1. Kleinunternehmer-Rechnung
– Das Finanzamt muss prüfen können

Der Grund für die Pflicht zur Rechnungserstellung ist recht einfach: Es kann jederzeit die Situation auftreten, dass der Unternehmer, der bisher keine Umsatzsteuer einnehmen und Vorsteuer anrechnen durfte, aufgrund eines guten Geschäftsverlaufs umsatzsteuerpflichtig wird.

Wer über 17.500 € Umsatz im Jahr erzielt (oder im nächsten Jahr voraussichtlich mehr als 50.000 € Umsatz erzielen wird), kann nicht mehr von der in § 19 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz normierten
Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. Um dies zu überprüfen, muss dem Finanzamt jederzeit der Zugriff auf die Geschäftsakten – auch eines Kleinunternehmers – möglich sein. Doch wie stellt man eine korrekte Rechnung aus? Welche Angaben müssen unbedingt vorhanden sein? Müssen alle Rechnungen immer in Papierform vorliegen?

 

2. Rechnungsstellung – Der entscheidende Satz auf der Rechnung

Für Kleinunternehmer ist es besonders wichtig, dass sie ihre Kunden auf allen Rechnungen auf ihre Kleinunternehmer-Eigenschaft hinweisen. Das verhindert nicht nur Irritationen und Nachfragen, sondern verhindert auch, dass der Rechnungsempfänger gegenüber dem Finanzamt Vorsteuer geltend macht, die er nie bezahlt hat.

Warum weisen Sie auf Ihrer Rechnung keine Umsatzsteuer aus?

Wie man diesen Hinweis in der Kleinunternehmer-Rechnung formuliert, ist Geschmackssache. Entscheidend ist, dass es für den Rechnungsempfänger klar erkennbar wird, warum keine Mehrwertsteuer bei der Rechnungsstellung ausgewiesen ist. Suche dir am besten eine Formulierung aus, die dir persönlich für deine Muster und Vorlagen am besten gefällt.

 

Beispiele:

  • „Diese Rechnung enthält keinen Ausweis der Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gem. § 19 Umsatzsteuergesetz.”
  • „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) wird Umsatzsteuer nicht berechnet.”
  • „Keine Anrechnung von Umsatzsteuer gemäß Kleinunternehmerregelung (§ 19 Abs. 1 UStG).”
  • Oder kurz und schmerzlos: „Ohne Umsatzsteuer gemäß § 19 Abs. 1 UStG.”

 

Muster für eine Kleinunternehmer-Rechnung

Hier ist eine Vorlage für die Rechnung eines Kleinunternehmers an seine Kunden, die alle erforderlichen Merkmale einer Rechnung enthält, die von einem umsatzsteuerbefreiten Kleinunternehmer ausgestellt wird. Man kann sie kostenlos als Muster oder Vorlage für eigene Rechnungen verwenden. Im Gegensatz zur Rechnung eines steuerpflichtigen Unternehmers enthält diese Rechnung keine Umsatzsteuer – denn es gilt ja die Kleinunternehmerregelung. Wichtig ist der Hinweis auf die Eigenschaft als Kleinunternehmer als Erklärung dafür, dass Umsatzsteuer nicht berechnet wird. Diese Angabe ist sehr wichtig! Die Angabe einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer entfällt aus dem gleichen Grund.

Muster einer Rechnung eines Kleinunternehmers

 

Die Abkürzung „Pos.” steht für Position und bezeichnet eine fortlaufende Nummer für die einzelnen Artikel oder Leistungen. Diese Nummer ist nicht unbedingt notwendig, sorgt aber für Übersichtlichkeit. Hat der Kunde beispielsweise Fragen zu einzelnen Leistungen oder weigert er sich, bestimmte Leistungen zu bezahlen, kann er in der Kommunikation mit dem Rechnungsaussteller ganz einfach auf die einzelnen Positionen hinweisen.

 

3. Umsatzsteuer ausgewiesen? Das kann teuer werden!

 

Auf keinen Fall darf sich aus der Rechnung eines Kleinunternehmers ein Umsatzsteuer-Betrag ergeben!

 

Auf keinen Fall darf sich aus der Rechnung eines Kleinunternehmers ein Umsatzsteuer-Betrag ergeben! Als Kleinunternehmer im Sinne von
§ 19 Abs. 1 UStG ist man nicht berechtigt, Umsatzsteuer von seinen Geschäftskunden einzuziehen. Doch was gilt bei einem unberechtigten Umsatzsteuerausweis, beispielsweise aus Versehen, wenn ein falsches Formular verwendet wurde? In diesem Fall muss der Kleinunternehmer die an ihn vom Kunden gezahlten Umsatzsteuer-Beträge an das Finanzamt abführen. Und dies gilt auch dann, wenn der Leistungsempfänger (also derjenige, der die Umsatzsteuer bezahlt hat) selbst nicht zum Vorsteuer-Abzug berechtigt ist. Wenn du einen solchen Fehler bemerkst, stelle auf jeden Fall umgehend eine berichtigte Rechnung aus! Im schlimmsten Fall – wenn die vom Kunden bezahlte Umsatzsteuer von dir nicht ans Finanzamt weitergeleitet wird – könnte ein Strafverfahren wegen Betruges folgen. Denn du hast in diesem Fall einen Betrag gefordert, auf den du keinen Anspruch hattest. In einem solchen Fall können empfindliche Geldstrafen, unter Umständen sogar Freiheitsstrafen drohen.

 

4. Was muss auf der Rechnung stehen? Pflichtangaben einer Kleinunternehmer-Rechnung

Auch wer kostenlose Rechnungsvorlagen für seine Rechnungen benutzt, sollte zumindest in einem Schnell-Check prüfen, ob diese die wesentlichen Angaben enthalten. Diese wichtigsten Punkte sind:

  • Name und vollständige Anschrift
    • des Rechnungsstellers (das bist du)
    • und des Rechnungsempfängers (das ist in der Regel der Kunde)
  • Deine Steuernummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Eine fortlaufende Rechnungsnummer
  • Art und Menge der gelieferten Gegenstände oder der ausgeführten Leistungen
    • Hierfür werden handelsübliche Bezeichnungen verwendet.
    • Ein bis ins Detail gehender Beschreibungstext für die Leistung ist nicht nötig.
    • Positions-Nummern für die einzelnen Artikel sind hilfreich.
  • Lieferungs- bzw. Leistungszeitpunkt (oft Datum der Rechnung)
  • Das Entgelt für die Leistung (evtl. mit Nachlass- oder Skonto-Minderung)
  • Hinweis auf die Kleinunternehmer-Eigenschaft
    • Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG
    • Rechnung weist keine Umsatzsteuer aus

 

5. Wie wird die Rechnung übermittelt?

 

Wie eine Rechnung übermittelt wird.

Das heißt also, dass der lästige Papierkrieg für die meisten Rechnungen entfallen kann. Alle Rechnungen können neben der – selbstverständlich immer noch gültigen – Papierform auch per Fax oder E-Mail versendet werden. Das ist eine erhebliche Arbeitserleichterung insbesondere für Selbstständige. Trotzdem muss eine gültige Rechnung einige Voraussetzungen erfüllen. Diese sind in § 14 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes aufgeführt:

  • Die Rechnung muss echt sein (§ 19 Abs. 1 Satz 3 UStG).
    • Das bedeutet, dass sich die Identität des Rechnungsstellers unzweifelhaft aus dem Inhalt der Rechnung ergeben muss.
  • Die Rechnung muss unversehrt sein (§ 19 Abs. 1 Satz 4 UStG).
    • Das heißt, dass die nach dem Gesetz erforderlichen Angaben nicht nachträglich geändert wurden.
  • Schließlich muss der Empfänger die Rechnung auch lesen können.
    • Die Lesbarkeit des Dokuments sollte eigentlich selbstverständlich sein.

 

6. Aufbewahrungsfristen für Rechnungen

Damit eine jederzeitige Überprüfung deiner Unterlagen durch das Finanzamt gewährleistet ist, gibt es besondere Aufbewahrungsfristen für Rechnungen. Diese Pflichten sind in § 14b Umsatzsteuergesetzgeregelt. Gelten diese Pflichten auch für Kleinunternehmer, die doch von der Umsatzsteuer befreit sind? Die Antwort ist einfach: Ja, und zwar ohne Einschränkungen. Denn in § 19 UStG, der die Kleinunternehmerregelung enthält, wird auf eine Reihe von Ausnahmen verwiesen, die für Kleinunternehmer gelten. Auf § 14b UStG wird aber gerade nicht verwiesen. Das heißt: Auch Kleinunternehmer müssen Rechnungen aufbewahren, und dies sogar über einen sehr langen Zeitraum: 10 Jahre! Für welche Rechnungen gilt diese Aufbewahrungsfrist?

  • Ausgangsrechnungen, also Rechnungen, die den Kunden gestellt wurden
    • Das heißt, dass ein Doppel jeder Rechnung (also eine Kopie) stets in den Akten vorliegen muss.
  • Eingangsrechnungen, die einen Bezug zum Unternehmen aufweisen
    • Rechnungen für alle Artikel und Dienstleistungen, die für den Betrieb vorgesehen sind

 

Tipp: elektronische Aufbewahrung

Rechnungen, die in elektronischer Form eingegangen sind oder auf diese Weise selbst den Kunden gestellt wurden, müssen in genau derselben Weise gespeichert werden, in der Sie ausgestellt wurden. Allerdings muss hierfür ein Datenträger benutzt werden, der im Nachhinein nicht verändert werden kann. Benutze dafür also am besten eine CD oder DVD. Auch eine Datenaufbewahrung in der Cloud ist unter bestimmten Bedingungen rechtlich möglich. Diese Möglichkeit ist vor allem sehr praktisch und macht dich unabhängig von deiner eigenen Hardware. Der Gesetzgeber stellt aber besondere Anforderungen an den Ort des Servers und die Zugänglichkeit der Daten (§ 14b Abs. 2 Satz 2 Umsatzsteuergesetz).

 

7. Was gibt es sonst noch zu beachten?

Für Freiberufler und andere Selbstständige – nicht nur für Kleinunternehmer – gilt, sich bei einer Rechnung nicht immer blind auf die Richtigkeit einer Vorlage (Musterrechnung, Rechnungsvorlage usw.) zu verlassen. Fehler in der Rechnung können viele unangenehme Folgen nach sich ziehen – die Buchhaltung stimmt nicht, Geldstrafen können folgen und manchmal sogar Freiheitsstrafen.

Denn jede Musterrechnung ist nur für den Regelfall konzipiert. Oft gibt es Geschäfte, die vom Muster abweichen, beispielsweise Lieferungen mit Auslandsbezug. Hierfür muss die Rechnungsvorlage verändert werden oder eine andere Musterrechnung benutzt werden. Auch diese gibt es kostenlos zum Download. Auf diese Ausnahmen vom Regelfall sollte man achten:

  • Vorauszahlungen:
    • Wer für eine Leistung eine Anzahlung oder Vorauszahlung erhalten hat, muss dies auf der Rechnung vermerken.
    • Wenn der Zeitpunkt der Anzahlung bekannt ist, muss auch dieses Datum vermerkt werden.
  • Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer muss ein Kleinunternehmer nur dann auf seinen Rechnungen ausweisen, wenn er Leistungen für Kunden im Ausland erbringt.
  • Die Nennung eines Zahlungsziels („Bitte zahlen Sie den Gesamtbetrag bis zum …”) ist nicht nötig, aber vorteilhaft, weil damit der Kunde automatisch in Verzug gerät, wenn er bis zu dem festgesetzten Zeitpunkt nicht zahlt. Er kann dann leichter gemahnt werden.

 

Kostenlose Muster und Vorlagen

Glücklicherweise muss nicht jede Rechnung selbst getippt werden. Wer Zeit und Mühe sparen will, besorgt sich kostenlose Rechnungsvorlagen.
Anhand einer solchen Musterrechnung lassen sich auch schnell die erforderlichen Angaben erfassen. Man sollte aufpassen, dass man Musterrechnungen für Kleinunternehmer nicht mit einer Rechnungsvorlage für „herkömmliche” Unternehmer mit Umsatzsteuerausweis benutzt. Wer ein falsches Muster verwendet, kann unter Umständen Fehler machen und gegenüber dem Finanzamt zahlungspflichtig werden, wenn er zum Beispiel Umsatzsteuer berechnet – wozu er nicht verpflichtet ist. Denn das ist ja der Sinn der Kleinunternehmerregelung.

Nadeem Ahmad

Autor Nadeem Ahmad ist Director Marketing & Sales bei weclapp und veröffentlicht in diesem Blog Einträge zu Themen aus den Bereichen Customer Relationship Management und Warenwirtschaft. Nadeem hat Wirtschaftswissenschaften mit den Schwerpunkten Marketing, Wirtschaftsinformatik und E-Commerce an der Johann Wolfgang Goethe-Universität in Frankfurt studiert. Nach seinem Studium hat Nadeem einschlägige Erfahrung im Produktmanagement, Marketing und Business Development in der IT-Branche gesammelt und Expertise insbesondere in den Bereichen Online-Marketing, Sales, Software-as-a-Service und Cloud Computing aufgebaut. Heute leitet Nadeem die Abteilungen Marketing, Sales & Customer Success bei weclapp, einem der führenden Anbieter für Cloud CRM und ERP Software in Deutschland.