Was bedeutet Rechnungsstellung?
Rechnungsstellung, auch Fakturierung genannt, beschreibt die Erstellung und Ausarbeitung von Rechnungen über bereits abgewickelte Lieferungen und/oder Leistungen im Rechnungswesen. Dabei wird eine Buchung auf die richtigen Konten vorgenommen.
Belege für deinen Gewinn
- Ausgangsrechnungen sind die Rechnungen, die du deinen Kunden stellst. Sie belegen deine Einnahmen.
- Eingangsrechnungen sind die Rechnungen, die du von deinen Geschäftspartnern erhältst. Sie belegen deine Ausgaben.
- Einnahmen minus Ausgaben ergeben deinen Gewinn, der am Ende des Jahres festgestellt wird.
Keine Buchung ohne Beleg!
Wenn du jede Einnahme und Ausgabe korrekt belegen kannst, erspart dir das viel Ärger mit dem Finanzamt. Denn die nächste Betriebsprüfung kommt bestimmt.
Was muss auf einer Rechnung stehen?
Das Problem der Rechnungsstellung bezieht sich auf das Verfassen deiner Ausgangsrechnungen. Für eine korrekte Rechnungsstellung benötigst du aber keine Ausbildung im Rechnungswesen. Denn alles, was in einer Rechnung erscheinen muss, steht in § 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Im Einzelnen sind dies:
- Name und Anschrift des Leistenden (das bist du) und des Leistungsempfängers,
- Deine Steuernummeroder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- Das Ausstellungsdatumder Rechnung,
- eine fortlaufende Rechnungsnummer,
- die Bezeichnung der Ware bzw. Dienstleistung,
- der Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung,
- das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt, der Steuersatz und der Steuerbetrag.
- die Angabe Gutschrift, wenn der Leistungsempfänger die Rechnung ausstellt.
… denn du arbeitest (auch) für das Finanzamt!
Es geht bei der Rechnungsstellung im Wesentlichen um Steuern – insbesondere um die Umsatzsteuer. Diese nimmst du (sozusagen stellvertretend) für das Finanzamt von deinen Kunden ein. Monatlich oder quartalsweise überweist du deine Umsatzsteuerschuld ans Finanzamt. Grundlage für diese Überweisungen sind die Umsatzsteuervoranmeldungen. Die selbst bezahlte Umsatzsteuer (Vorsteuer) darfst du dabei von deiner Umsatzsteuerschuld abziehen.
- Ausgangsrechnungen belegen die von dir vereinnahmte Umsatzsteuer.
- Eingangsrechnungen belegen die von dir gezahlte Vorsteuer.
Entgelte
Das Entgelt ist nichts anderes als der Preis deiner Leistung. Nach dem Gesetz ist es nicht erforderlich, dass du in einer Rechnung die Entgelte für jede einzelne Leistung gesondert aufführst. Du darfst die Preise für einzelne Leistungen zusammenfassen, sofern sie demselben Steuersatz unterliegen. In der Regel ist es aber übersichtlicher, die einzelnen Leistungen getrennt aufzuzählen.
Steuersatz und Steuerbetrag
- Steuersatz: Umsatzsteuer in Prozent (meist 7 oder 19 Prozent)
- Steuerbetrag: Umsatzsteuer in Euro
Was sind typische Fehler bei der Rechnungsstellung?
Gerade am Anfang der Selbstständigkeit machen Unternehmer oft Fehler – Fehler, die teuer werden können. Hier ist eine Liste der häufigsten Fallen, in die man tappen kann.
| Falsch | Richtig |
|---|---|
| Korrektur der Rechnungskopie nach dem Versand | – Alte Rechnung stornieren, neue Rechnung ausstellen und dem Rechnungsempfänger zukommen lassen. – Gilt auch bei vermeintlichen Kleinigkeiten. |
| Keine fortlaufende Rechnungsnummer | – Jede Rechnung muss anhand der Rechnungsnummer eindeutig identifizierbar sein. – Lass die Rechnungsnummer deshalb von deiner Software automatisch erstellen – so vermeidest du Duplikate. |
| Frühzeitiges Vernichten der Rechnungskopie | – Unternehmer müssen eine Kopie jeder Rechnung 10 Jahre lang aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG). |
| Frühzeitiges Vernichten der Rechnungskopie | – Umsatzsteuer richtig berechnen (meist 7 oder 19 Prozent vom Nettobetrag). – Bei Fehlern sofort Rechnung stornieren und korrigieren. – Ansonsten schuldest du als Unternehmer den Mehrbetrag dem Finanzamt (§ 14c Abs. 1 Satz 1 UStG). |
| Als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausgewiesen | – Als Kleinunternehmer darfst du nur Nettobeträge in Rechnung stellen. – Vergiss einen entsprechenden Hinweis in der Rechnung nicht! – Bei Fehlern sofort Rechnung stornieren und korrigieren. |
Wie funktioniert die Rechnungsstellung bei Kleinbeträgen?
Einen etwas geringeren Aufwand erfordert die Rechnungsstellung bei kleineren Beträgen (bis 250 Euro). Hier erlaubt die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (§ 33 UStDV) die Ausstellung einer Rechnung, die trotz weniger Angaben den Vorsteuerabzug für den Empfänger möglich macht. Die Unterschiede zur normalen Rechnung sind folgende:
| Angabe auf der Rechnung | über 250 Euro (normale Rechnung) | bis 250 Euro (Kleinbeträge) |
|---|---|---|
| Name und Anschrift des Empfängers | ja | nein |
| Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung | ja | nein |
| Entgelt | Nettobetrag + MwSt-Betrag, Steuersatz | Bruttobetrag und Steuersatz |
| Steuernummer | ja | nein |
| Rechnungsnummer | ja | nein |
Was ist überhaupt ein Kleinbetrag?
Eine Kleinbetragsrechnung ist nach § 33 UStDV eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt. Das bedeutet:
- Gesamtbetrag= Nettobetrag + Mehrwertsteuer
- Die Kleinbetragsregelung gilt bis einschließlich 250 Euro.
- Sie gilt nicht bei einem Gesamtbetrag von 250 Euro und einem Cent!
Ob du von dieser Erleichterung Gebrauch machst, bleibt dir überlassen. In der Regel bedeutet es keinen Mehraufwand, wenn man sich bei allen Rechnungen – gleichgültig wie hoch diese ausfallen – an § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz orientiert.
Welche Besonderheiten sind bei der Rechnungsstellung zu beachten?
Im Prinzip reicht dir dieses Wissen, um jede Rechnung professionell zu erstellen. Es gibt aber noch ein paar Besonderheiten zu beachten, die du nicht vergessen solltest:
| Kleinunternehmer | – Hinweis auf Kleinunternehmerschaft muss in der Rechnung erscheinen. – Sinn: Klarstellung, warum keine Umsatzsteuer erhoben wird. |
| Umsatzsteuer-Identifikationsnummer | – Kann alternativ anstelle der Steuernummer verwendet werden – Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (ins EU-Ausland) muss sie verwendet werden. |
| Bruttobetrag | – Die Angabe des Bruttobetrags ist gesetzlich tatsächlich nicht vorgeschrieben. – Sie ist aber sehr kundenfreundlich und macht das Rechnungswesen für dich übersichtlicher. |
| Bankverbindung | – Die Angabe der Bankverbindung ist ebenso gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber ebenfalls außerordentlich hilfreich. |
E-Rechnung bei der Rechnungsstellung
Seit 2025 gelten in Deutschland schrittweise neue Vorgaben für elektronische Rechnungen im B2B-Bereich. Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen können und sollten ihre Prozesse frühzeitig auf die E-Rechnung umstellen.
Eine E-Rechnung ist mehr als ein PDF-Dokument. Sie enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten und wird beispielsweise in Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD übermittelt. Dadurch können Rechnungen automatisiert verarbeitet und Medienbrüche vermieden werden.
Unternehmen profitieren von schnelleren Prozessen, weniger Fehlern und einer effizienteren Buchhaltung.
Muss ich das alles wissen?
Du wirst dir jetzt sicher die Frage stellen, ob du dir jede Einzelheit für die Rechnungsstellung merken musst. Du kannst beruhigt sein: Du musst es nicht. Denn leistungsfähige Software für dein Rechnungswesen nimmt dir die meiste Arbeit ab. Du musst nur für jedes Geschäft die notwendigen Angaben eintragen. Viele Pflichtangaben erstellt die Software dabei automatisch:
- für jede Rechnung eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer,
- den richtigen Steuersatz(bei Eingabe einer entsprechenden Artikelbezeichnung),
- den Steuerbetragund die Berechnung des Bruttobetrags,
- eine tabellarische Aufstellung der Artikel,
- Name, Anschrift von Stammkunden anhand von Kundennummern
- und vieles mehr.
Wichtig ist, dass du über den Sinn einer korrekten Rechnungsstellung für deine Leistungen informiert bist: Es geht letztlich immer darum, dass du einen Beleg hast, der alle notwendigen Informationen für das Finanzamt enthält. In erster Linie geht es um die Umsatzsteuer. Aber auch für die Einkommensteuer dienen Rechnungen als Beleg für deine Einnahmen und Ausgaben. Wenn du deine Rechnungen immer korrekt ausstellst, ersparst du dir eine Menge Ärger – und überflüssige Mehrarbeit. Schließlich macht die Rechnungsstellung auch Spaß. Denn jede Rechnung bringt Geld ins Geschäft.
