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Ablauforganisation

Was ist eine Ablauforganisation?

Ablauforganisation ist ein Begriff aus der Organisationslehre. Sie dient dazu, zielgerichtete Arbeitsprozesse in einer Organisation zu beschreiben. Dies erfolgt mithilfe der Abbildung einzelner, aufeinanderfolgender oder parallel ablaufender Arbeitsschritte. Die Rede ist daher auch von Prozessmanagement.

Inhaltsverzeichnis

  1. Was ist unter einer Ablauforganisation zu verstehen?
  2. Wie hängen Ablauforganisation und Aufbauorganisation zusammen
  3. Welche Ziele hat die Ablauforganisation?
  4. Welche Aufgaben hat die Ablauforganisation?
  5. Welche Schwächen hat die Ablauforganisation?

Was ist unter einer Ablauforganisation zu verstehen?

Die Ablauforganisation gehört zu den Grundlagen der Organisationstheorie. Sie regelt örtliche und zeitliche Arbeitsprozesse zur Erreichung festgelegter Ziele. Sie ist somit für geordnete Abläufe in einer Organisation verantwortlich. Grafisch wird sie oftmals durch ein Flussdiagramm oder ein sogenanntes Einliniensystem dargestellt.

Beispiel (Flussdiagramm):

Beispiel Flussdiagramm

Immer häufiger werden anstelle des Begriffs Ablauforganisation die als moderner geltenden Begriffe Prozessmanagement und Workflow-Management verwendet. Auch Prozessorganisation ist ein gängiges Synonym.

Wie hängen Ablauforganisation und Aufbauorganisation zusammen

Aufbauorganisation und Ablauforganisation sind eng miteinander verbunden. So gliedert die Aufbauorganisation sämtliche Aufgaben eines Unternehmens in einzelne Aufgabenbereiche. Mit ihrer Hilfe wird außerdem festgelegt, welche Abteilungen und Stellen die Aufgaben bearbeiten sollen. Die bekannteste Darstellungsform ist hierbei das Organigramm.

Die Ablauforganisation baut auf diesen Ergebnissen auf, indem sie die Einzelaufgaben in eine zeitliche Abfolge bringt und mit Faktoren wie Personen, Sachmitteln und Räumen ergänzt.

Welche Ziele hat die Ablauforganisation?

Die Ablauforganisation hat das übergeordnete Ziel, Arbeitsabläufe (Prozesse) im Unternehmen zu optimieren. Daneben können folgende Teilziele genannt werden:

  • Verkürzung von Bearbeitungszeiten (Zeit von Auftragsbeginn bis Fertigstellung)
  • Optimale Nutzung vorhandener Ressourcen (Personal, Sachmittel) und Kapazitäten
  • Reduzierte Komplexität
  • Geringere Fehlerquote (Qualitätssteigerung)
  • Senkung der Kosten
  • Bessere Arbeitsbedingungen in der gesamten Organisation

Welche Aufgaben hat die Ablauforganisation?

Die Aufgabe der Ablauforganisation besteht im Wesentlichen darin, Arbeitsabläufe räumlich und zeitlich zu strukturieren sowie in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Die Ordnung der Prozesse einer Organisation muss hierbei in mehrerlei Hinsicht erfolgen:

Zu ordnender Aspekt Beschreibung
ArbeitsinhaltStrukturierung nach Verrichtung oder Arbeitsobjekt
ArbeitszeitFestlegung der zeitlichen Abfolge einzelner Teilaufgaben,
Definition der Zeitdauer, Bestimmung eines Zieltermins
ArbeitsraumOptimale räumliche Anordnung der einzelnen Stellen im Hinblick auf den Arbeitsablauf, minimale Durchlaufzeiten
und möglichst kurze Transportwege
ArbeitsplatzEntweder Einzelzuordnung (Aufgabe wird einer bestimmten Stelle oder Person übertragen) oder Gruppenzuordnung
(Aufgabe wird einer Gruppe übertragen).

Welche Schwächen hat die Ablauforganisation?

Die optimale Kapazitätsausnutzung erfordert einen hohen Auftragsbestand vor jedem Arbeitsplatz. Hierdurch erhöhen sich allerdings die Liege- und Durchlaufzeiten der Aufträge. Dieser Widerspruch zwischen minimalen Durchlaufzeiten und maximaler Auslastung ist das Hauptproblem der Ablauforganisation. Es lässt sich nicht eliminieren, weshalb lediglich ein Mittelweg angestrebt werden kann.

Autor dieses Artikels ist Nadeem Ahmad, Director Marketing & Sales des Cloud ERP-Anbieters weclapp.

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