Cloud ERP-Software für Dienstleister

Fokussieren Sie sich als Agentur, Berater oder IT-Dienstleister auf die Erbringung toller Dienstleistungen.
weclapp macht den Rest.

oder WEBDEMO
weclapp auch als Serverlösung

Cloud-Software für Dienstleister

Agentur, IT-Dienstleister oder sonstiges Dienstleistungsunternehmen, die Cloud-ERP-Software  von weclapp unterstützt alle Prozesse von Unternehmen aus der Dienstleistungsbranche und deckt damit sämtliche Anforderungen von projektbezogen arbeitenden Unternehmen in einem System ab:

Professionelle Kontakt- und Kundenverwaltung (CRM) sowie Kundenprojekte (Projektmanagement), die mit erfassten Zeiten und Leistungen in Angebote, Aufträge und Rechnungen (ERP) überführt werden können. Das Online-ERP-System lässt sich modular erweitern, um z.B. Tickets am Kunden oder Projekt zu verwalten (Helpdesk).

Kundenverwaltung und Projektplanung profitieren stark von den vielen Online-Collaboration-Funktionen – alle Mitarbeiter greifen stets auf die neusten Kommentare und die aktuellste Dokumentenversion zurück. Um den unterschiedlichsten Anforderungen von Dienstleistungsunternehmen gerecht zu werden, lässt sich die Cloud-ERP-Software nach individuellen Bedürfnissen anpassen. Leicht lassen sich eigene Felder anlegen oder bestehende Felder ein- und ausblenden. So können mit weclapp auch „besonders außergewöhnliche“ Fälle abgebildet werden.

 

Kunde

Angebot

Auftrag

Projekt

Aufgaben
Zeiten

Rechnung

Offene Posten
Mahnungen

Support

Ticketing
Servicevertrag

Kunden- und Kontaktmanagement (CRM)

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Mit der Software für Dienstleister lassen sich alle wesentlichen Beziehungsgeflechte Ihres Unternehmens abbilden und verwalten. Ruft z.B. ein Kunde an, so kann das Gespräch unkompliziert im CRM-System angelegt werden. Auch E-Mails können mit wenigen Klicks am Kunden archiviert werden. Die Web-Anwendung unterstützt gezielt die Verwaltung von Geschäftspartnern (Kontakten, Interessenten, Kunden), Verkaufschancen, Angebote und jeglichen Aktivitäten rund um den Geschäftspartner.

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Externe Newsletter Dienste können unter anderem im Bereich Kampagnenmanagement eingebunden werden. So unterstützt weclapp Ihre Online Werbemaßnahmen.

Auf funktionaler Ebene können alle Mitarbeiter über den Browser auf die Kundendaten zugreifen, damit stehen Informationen schnell und kostengünstig zur Verfügung. Zusätzlich können sich alle Systemnutzer über das Dokumentenmanagementsystem sowie die eigene Termin-, Adress- und Aufgabenverwaltung organisieren.

Weiterlesen zu Kunden- und Kontaktmanagement

Projekte

Screenshot: Projektaufgaben und Projektkosten

weclapp bietet einfache Werkzeuge auch für komplexe Projekte und beinhaltet dabei nur die Funktionen, die man wirklich braucht. Projektbezogene Aufgaben lassen sich einfach erstellen und schnell mittels drag & drop Funktion in die richtige Projektstruktur einordnen. Verwalten Sie Meilensteine, verteilen Sie Aufgaben und überwachen Sie jederzeit den Fortschritt.

Nicht nur die einfache Aufgabenverwaltung, sondern auch die transparente Kommunikation mit dem Team und eine einheitliche Informationsbasis sind für den Projekterfolg entscheidend. Aus diesem Grund kann mit weclapp besonders einfach über Aufgaben und Dokumente diskutiert und gechattet werden. Durch das DMS arbeiten stets alle Mitarbeiter an der aktuellsten Dokumenteversion.

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Das Projektmanagementmodul orientiert sich dabei nicht an klassischen Projektmanagementsystemen, sondern legt den Fokus auf Einfachheit in den Bereichen Aufgabenverwaltung, Teamwork und Dokumentenmanagement. Besonders viel Beachtung hat der Bereich Kommunikation bekommen. Anwender verschicken aus dem System E-Mails oder kommunizieren über das systeminterne Chatsystem mit einem oder mehreren Kollegen.

Weiterlesen zu Projektmanagement

Zeit- und Leistungserfassung

Mit dem Gruppenkalender haben die Projektteams stets alle Zeiten im Griff. Termine lassen sich schnell und einfach finden, planen und nachverfolgen. Projektzeiten können ohne große Einarbeitungszeit perfekt koordiniert werden.

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Eine Kernfunktion im Projektmanagement ist die projektbezogene Leistungs- und Zeiterfassung. Die Projektmitarbeiter buchen ihre Arbeitsstunden und Spesen direkt auf das Projekt oder die entsprechende Aufgabe. Damit dies auch unterwegs möglich ist, lassen sich Leistungen über die Web-Oberfläche oder die mobilen Anwendungen für Android und iOS eingeben. So können z.B. Arbeitszeiten vor Ort beim Kunden gestoppt und direkt in das System eingebucht werden.

Die Arbeitszeiten direkt zu erfassen, statt sie nachzutragen spart Zeit. So wird keine Stunde vergessen abzurechnen, denn abschließend können alle erfassten Zeiten und Leistungen mit einem Mausklick in eine Rechnung überführt werden.

Weiterlesen zu Leistungserfassung

Screenshot: Zeiterfassung für Projekte und Aufgaben

Angebote, Aufträge und (wiederkehrende) Rechnungen

Mit dem Online Angebots- und Auftragsmanagement erstellen und versenden Sie professionelle Angebote und Rechnungen mit wenigen Klicks. Auch als Nicht-Buchhalter! Sparen Sie zusätzlich Zeit mit Angebotsvorlagen und wiederkehrenden Rechnungen. Gleichartige Angebote können Sie mit Hilfe der Angebotsvorlagen schnell und einfach erstellen und mit der Funktion wiederkehrende Rechnungen werden regelmäßige Zahlungen unkompliziert automatisiert.

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Einmal angepasst, werden alle Dokumente in Ihrem Corporate Design erstellt. Wenn Sie Ihre Rechnungen schreiben, sehen sie so aus, wie Sie es wünschen: Logo, Standardtexte und Hintergründe lassen sich frei nach Ihren Wünschen gestalten.

weclapp unterstützt das rechtssichere Erstellen von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen. Die erstellten Belege werden stets sicher im Dokumentenmanagementsystem archiviert. Erledigen Sie Ihren Monatsabschluss indem Sie Rechnungen, Belege und Zahlungsbewegungen DATEV-konform exportieren und an Ihren Steuerberater oder Buchhalter versenden.

Weiterlesen zu Rechnungen schreiben

Optional: Die Helpdesk Erweiterung

Das optionale Helpdesk Add-on ergänzt Ihr bestehendes ERP-System um viele weitere Funktionen rund um das Thema After-Sales-Support. Mit dem Helpdesk beschleunigen und optimieren Sie Ihren Kundenservice. Sie verbessern Qualität und Reaktionszeit Ihres Supports-Teams deutlich, denn Sie bieten Ihren Kunden die Möglichkeit auf verschiedensten Wegen Anfragen an Sie stellen. Das Helpdesk-System bündelt sofort alle Kanäle. – Ob per Kundenportal, E-Mail oder Telefon alle (internen und externen) Anfragen werden sauber in dem Ticketsystem aufgelistet. Die Supportanfragen dann automatisch an den richtigen Mitarbeiter weitergeleitet.

Weitere Features

Weitere Funktionen

Allgemein

  • Volltextsuche und Filterfunktion
  • Vorgangshistorie
  • Datenimport/-export Wizard (xls, xlsx, csv, Datanorm, vcard)
  • Dokumentenmanagement in allen Anwendungsbereichen
  • Protokolle, Berichte, Kennzahlen, Reporting
  • Kennzahlen Cockpits für Umsatz, Einkauf, Bestand u.a.
  • Persönliche Start Widgets
  • Kunden- und branchenspezifische Felder
  • Flexibler Formulardesigner für alle Belege
  • Datenfelder individuell konfigurieren und anpassen
  • Lesezeichen und Verlauf-Funktion
  • Individualisierbare Ansichten
  • Rollenbasiertes Berechtigungskonzept
  • Mehrsprachigkeit der Handels- und Dialogsprachen
  • Integration zu allen weclapp Apps und anderen Anwendungen (z.B. Mailchimp, Magento)
  • Textbausteine
  • weclapp API (einfach eigene Anwendungen anbinden)
  • Fremdwährungen

Kunden- und Kontaktverwaltung (CRM)

  • Kontaktverwaltung
  • Interessentenverwaltung
  • Kundenverwaltung
  • Verkaufschancen
  • Web2Lead
  • Kampagnenmanagement
  • Vertriebsregionen
  • Kundenklassifizierung
  • Wettbewerberverwaltung
  • Ereignisse (E-Mails, Termine etc.) loggen
  • Geografische Kundenlage
  • Regionalsteuerung
  • Vertriebspipeline

Organizer und Collaboration

  • WebMail Client
  • Individuelle Signaturen
  • Accountfreigaben
  • Online-Kalender
  • Kalenderfreigaben
  • Aufgaben- und Terminverwaltung
  • Aufgaben zuweisen und teilen
  • Revisionssichere Dokumentenarchivierung
  • OCR Texterkennung
  • Individuelle Aufgabenlisten
  • Persönliches Adressbuch
  • Dokumentenmanagement inkl. Versionierung
  • Teamchat
  • Activity Stream
  • Office/Outlook-Synchronisation
  • Mail-Synchronisation (Exchange, Google)
  • Dateimanager

Projekte

  • Projektplanung und –übersicht
  • Projektteams mit Benutzerrollen
  • Projektaufgaben, Unteraufgaben und Meilensteine
  • Grafische Fortschrittsanzeige
  • Archivierung von Projekten
  • Zeiterfassung
  • Projektstrukturplan
  • Ressourcenmanagement
  • Projektvorlagen
  • Risiko- und Kostenmanagement

Angebote & Aufträge

  • Dienstleistungs – und Lagerartikel
  • alternative und Optionale Artikel
  • Freitextpositionen
  • Angebotsvorlagen & Kopien
  • Margenanzeige
  • Automatischer Email Versand
  • Layout anpassbar mit Formulardesigner
  • PDF Vorschau
  • Mehrstufige Kopf- und Positionsrabatte
  • Druckversionierung
  • Anpassbare Nummernkreise
  • Mehrsprachige Artikel Texte
  • Fremdwährungen
  • Verfügbarkeitsanzeige
  • Terminberechnung
  • Flexibles Preissystem: Staffelpreise, Vertriebskanal-spezifische Preise

Faktura

  • Rechnung & Proforma-Rechnung
  • Anzahlungs- und Schlussrechnung
  • Mehrstufige Abschlagszahlungen
  • Wiederkehrende Rechnung
  • Gutschriften
  • Barrechnung
  • Kreditrechnung
  • Automatischer Email-Versand
  • OP-Verwaltung mit Datev-Export (optional)
  • generische Schnittstelle zu fremden Fibu-Systemen
  • Zahlungserfassung
  • Umsatzberichte im Vertriebscockpit
  • Musterkontenrahmen
  • Import/ Export von Buchungen

Produkt- und Artikelverwaltung

  • Seriennummern und Chargen
  • Lieferantenartikelnummern
  • Retouren
  • Verkaufsartikel und Warengruppen
  • Bestandsverwaltung
  • Flexibles Preissystem: Staffelpreise, Vertriebskanal-spezifische Preise
  • Stücklisten
  • Preise und Konditionen
  • Währungen
  • Artikelrabatte und Preisgruppen
  • Rabattstaffeln

Das weclapp Serviceversprechen

  • Kostenlose Softwareupdates, Hotfixes, Servicepakete
  • Hilfevideos
  • Support Portal mit Knowledge Database (FAQ)
  • Live Chat Support
  • Basis E-Mail Support
  • Integrierte Tipps
  • Geschulte Produktberater
  • Regelmäßige kostenlose Webinare
„Mit weclapp haben wir es geschafft, allen acht Anwendern bei uns jederzeit auf die benötigten Daten Zugriff zu gewähren, egal ob im Büro, von unterwegs aus oder im Home Office“

Markus Courtial

Geschäftsführer
iQ Company

„Ich habe mit der weclapp-Lösung nun eine viel bessere Kontrolle über die Abläufe  – abgesehen davon, dass mir die Software die Arbeit erheblich erleichtert.“

Felix Bonn

Geschäftsführung
Nolta

„Mit dem weclapp-Paket Cloud ERP Handel in Kombination mit dem Helpdesk hatten wir eine Lösung entdeckt, die ERP, ERM und ein modernes Ticketsystem in einer Software vereinte“

Mike Habermeier

Geschäftsführer
joshuasdream

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