Vertragsmanagement
Verträge verwalten, Fristen und Dokumente immer im Blick.
Online Vertragsmanagement Software
Verträge effizient verwalten, Vertragsdatenbank digitalisieren und online nutzen.
Verträge sind die Grundlage jeder Geschäftsbeziehung – das Vertragsmanagement ist also eine sehr wichtige Aufgabe. Machen Sie sich die zeitaufwendige Verwaltung Ihrer Verträge mit der weclapp Vertragsmanagement Software leichter:
Unser Vertragsmanagement begleitet Sie Schritt für Schritt, von der Erstellung eines Vertrags bis hin zum Controlling und der Archivierung aller Verträge innerhalb des Vertragsmanagement-Prozesses.
Automatisieren und optimieren Sie Ihr Vertragsmanagement. Jeder Vertrag ist einmalig – erledigen Sie die digitale Verwaltung unterschiedlicher Vertragstypen schnell und unkompliziert mit der weclapp Vertragsmanagement-Software.
So können Sie jeden Vertrag als digitale Akte anlegen und sich endlich von platzraubenden Papierbergen verabschieden. Das erleichtert Ihnen einerseits das Vertragsmanagement, andererseits hilft es Ihnen bei der Koordination von Terminen, Laufzeiten und Fristen jedes Vertrags.
Dabei lässt sich die Vertragsmanagement-Software ganz unkompliziert in Ihr bestehendes System für die Organisation Ihrer Verträge einfügen – Investitionen durch neue Hardware oder Kosten durch Anpassung der Schnittstellen sind nicht nötig.
Melden Sie sich bei uns und testen Sie weclapp Online-Vertragsmanagement 30 Tage kostenlos und unverbindlich.
Vertragsmanagement
Verträge effizient verwalten, Vertragsdatenbank digitalisieren und online nutzen.
- Vertragsverwaltung
- Vertragspartnerverwaltung
- Vertragsarchivierung
- Automatische Erinnerungen
- Berechtigungssystem
- Vertragseinnahmen
- Vertragsausgaben
- Mobile App
- Benutzerdefinierte Felder
- Berichtswesen
Sehen Sie selbst die Vorteile unserer Vertragsmanagement Software
- Sicheres, effizientes Vertragsmanagement
- Automatische Verlängerungen
- Erinnerungen an Kündigungsstichtage
- Revisionssichere Archivierung
- 100% flexibel nutzbar für alle Vertragsarten
Vertragsmanagement-Software
Jede Geschäftsbeziehung basiert auf gut definierten Verträgen. Deshalb ist die Vertragsverwaltung auch so wichtig für den Erfolg eines Unternehmens. Ohne eine zuverlässige Vertragsmanagement-Software ist es ziemlich zeitaufwendig, Verträge und Dokumente revisionssicher und fehlerfrei zu verwalten. Die Vertragsmanagement-Software von weclapp ist eine 100% webbasierte Vertragsverwaltung und kann somit völlig unabhängig von Ihrem Betriebssystem und ohne jegliche Installationen eingesetzt werden. weclapp unterstützt Sie bei der Einhaltung von Fristen und Terminen. Und das Beste: Sie minimieren Ihren Verwaltungsaufwand und sparen Zeit und Geld, indem Sie jederzeit die wichtigsten Informationen zur Hand haben. Hohe Kosten für Hardware- oder Software-Updates fallen praktischerweise auch nicht mehr an.
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Die Top Vertragsmanagement Features im Überblick
Verträge und Laufzeiten
Mit weclapp Vertragsmanagement können Sie alle Verträge und (Vertrags-)Laufzeiten ganz leicht online verwalten. Sie können Verträge unterschiedlicher vordefinierter Vertragsarten (Arbeitsverträge, Leasingverträge, Mietverträge, Kaufverträge, Rahmenverträge, Wartungsverträge, Versicherungsverträge, Dienstleistungsverträge etc.) erfassen oder eigene Vertragsarten selbst anlegen und die jeweils passenden Vertragsvorlagen erstellen. Die weclapp Fristenkontrolle gewährleistet auf diesem Weg eine optimale vertragliche Terminplanung für Ihr Unternehmen. So haben Sie immer alle Vertragsfristen im Blick und verpassen keine Termine. weclapp unterstützt die gängigen Kündigungs- und Verlängerungsfristen: xx Tage/ Wochen/ Monate vor Vertragsende/ zum Monats-/ Quartals-/ Kalenderjahres-/ Vertragsjahresende und viele mehr.
- Verträge und Laufzeiten einfach online verwalten
- Vertragsvorlagen erstellen
- Fristenkontrolle
Automatische Terminerinnerungen
weclapp prüft laufend im Hintergrund alle Verträge und erinnert an die relevanten Termine. Termine und Vertragsfristen werden dank der automatisierten Fristen- und Terminüberwachung immer eingehalten. Ob ein Vertrag ausläuft, eine Vertragskündigung oder -verlängerung ansteht – Aufwände, die aus verpassten Laufzeiten entstehen können, werden sicher vermieden, denn die Kündigungs- oder Verlängerungstermine werden jeweils dem zuständigen Mitarbeiter zugetragen. Sie können frei wählen, mit welchem Vorlauf eine Erinnerungs-E-Mail versendet werden soll, ob z.B. 2 Tage oder 2 Wochen vor Vertragsende. Wahlweise können die E-Mail-Benachrichtigungen auch an mehrere Adressaten, andere Hierarchieebenen oder externe Parteien gesendet werden.
- Fristen- und Terminüberwachung
- Vertragskündigungen oder -verlängerungen kontrollieren
- Zuständigkeiten klären
Verträge sicher archivieren
Die digitale Archivierung Ihrer Verträge mit weclapp vereinfacht Ihre Arbeitsprozesse. – Speichern Sie mit dem Online-Vertragsmanagement Ihre Vertragsdaten und Dokumente revisionssicher an einem zentralen Ort. Die Verträge und Anhänge werden übersichtlich im digitalen Archiv abgelegt. Mit Hilfe der umfangreichen Such- und Filterfunktionen finden Sie alle archivierten Verträge und dazugehörigen Vertragsdokumente schnell und einfach wieder. Dies ermöglicht eine vollständige Abbildung der gesamten Vertragshistorie. weclapp unterstützt Dokumente in allen Formaten. Gerade bei Verträgen, die sich in Verhandlung befinden, können sich die Vertragsbedingungen mehrfach ändern. Mit weclapp Vertragsmanagement können Sie jeden Versionsstand der verhandelten (bzw. hochgeladenen) Vertragsdokumente inklusive deren Bemerkungen jederzeit einsehen. Die Software übernimmt die aktuelle Version und hält weiterhin die älteren Bearbeitungszustände zur Einsichtnahme bereit.
- Digitale Archivierung vereinfachen
- Revisionssichere Speicherung von Vertragsdaten und Dokumenten
- Abbildung der gesamten Vertragshistorie
Sicherheitsrichtlinien und Zugriffsrechte
„Wer hat Zugriff auf die Online-Vertragsakte?“
„Wer darf Verträge online verwalten?“
„Wer darf Verträge sehen oder bearbeiten?“
weclapp macht Ihnen die Verwaltung von komplexen Zugriffs- und Sicherheitsrichtlinien einfach. Sie laden schnell diejenigen Kollegen ein, die in Ihrem Unternehmen für das Vertragswesen zuständig sind, und weisen diesen entsprechende Berechtigungen zu. Ganz ohne vorher umständlich ein Berechtigungskonzept einrichten zu müssen. Die Zugriffssteuerung von weclapp passt für jeden. Von kleinen Unternehmen, in denen nur ein bis zwei Mitarbeiter für das Vertragswesen zuständig sind, bis hin zu internationalen Großunternehmen mit hunderten von Organisationseinheiten und Angestellten. Auf Basis von Abteilungen, Organisationseinheiten oder Benutzern regelt weclapp das Berechtigungskonzept fast von alleine. Die mit der Bearbeitung betrauten Stellen haben gleichzeitig Zugang zu den notwendigen Daten. Benutzerrechte verhindern möglichen Missbrauch und sorgen dafür, dass nur die verantwortlichen Personen die Dokumente und Unterlagen einsehen können. Aber auch Ausnahmeregeln lassen sich spielend einfach einrichten.
- Zugriffs- und Sicherheitsrichtlinien verwalten
- Zuständigkeiten klären
- Berechtigungskonzepte ganz einfach erstellen
Vertragliches Berichtswesen
- Zuverlässiger erster Überblick dank Vertragscockpit
- Optimale Analysemöglichkeiten
- Listenansicht filtern und anpassen
Mit den vorhandenen Standardberichten sorgt das Vertragscockpit bereits für einen zuverlässigen ersten Überblick (Gesamtkosten, Gesamtumsatz, letzte Änderungen etc.). Dank der Listendarstellung haben Sie die optimalen Analysemöglichkeiten. In Kombination mit den intelligenten Filtern und der Möglichkeit, jede Listenansicht nach eigenen Vorstellungen anzupassen, ergeben sich unendlich viele Auswertungsmöglichkeiten, die Sie z.B. mit Excel fahren können.
Ständig verbessert durch viel Feedback in den letzten Jahren
Unsere zufriedenen Kunden schreiben
"weclapp ist selbsterklärend und intuitiv bedienbar. Keiner unserer zehn Anwender hatte bisher Schwierigkeiten. Im Gegenteil: Alle sind top zufrieden."
SOLUTIONBAR
"Nachdem man sich einmal an das Handling und den Aufbau gewöhnt hat, findet man sich völlig intuitiv in weclapp zurecht. Zwischendurch kommt dann dieser Buzz-Effekt – die Überraschung darüber, was das Programm alles kann!"
MAXIM-DESIGN
weclapp - unser Partner im Vertragsmanagement. DIE zentrale Verwaltung von Verträgen, Dokumenten und Fristen. Für alle - und von überall. Gern genutzt auch über die mobile App.
Greiwing
Das wichtigste rund um unsere Vertragsmanagement Lösung
Was ist Online Vertragsmanagement bzw. Contract Management?
Es gibt die unterschiedlichsten Definitionen für den Begriff Vertragsmanagement. Einerseits wird es als die Betreuung aller vertraglichen Verhandlungen zwischen den Parteien Auftraggeber und Auftragnehmer und die dadurch entstehenden Verträge und Vertragspartner bezeichnet. Andererseits verstehen viele unter Vertragsmanagement bzw. Vertragsverwaltung die Grundlage jeglicher Geschäftsprozesse und somit einen grundlegenden Bestandteil der Unternehmensführung. Mit der Vertragsmanagement-Software von weclapp werden beide Definitionsbereiche abgedeckt: Der Anwender kann sich direkt über seinen Browser in das System einloggen und anhand einfacher Schritte Verträge anlegen, verwalten und archivieren – und zwar revisionssicher. Statt sich durch Aktenordner und Papierberge zu kämpfen, sind alle Vertragsinformationen digital gespeichert und jederzeit durch moderne Filter- und Suchfunktionen abrufbar. So können Sie Ihren Gewinn steigern und gleichzeitig die Risiken minimieren.
Warum Vertragsverwaltung aus der Cloud?
Heutzutage können Sie sowohl Software als auch Hardware einfach online mieten, statt diese teuer zu kaufen. Dies gilt selbstverständlich auch für Aufgabenbereiche wie die Vertragsverwaltung. Ihre Software und Vertragsdaten sind nicht mehr auf einem lokalen Rechner gespeichert, sondern in der Cloud, d.h. auf einem sehr sicheren, modernen Hochleistungs-Server. Bei weclapp stehen diese Server in Berlin. Übrigens bietet der Serverstandort „Made in Germany“ viele Vorteile, denn hier werden Ihre Daten nach den weltweit strengsten Sicherheitsvorgaben gespeichert und unterliegen selbstverständlich deutschem Recht.
Warum steigen immer mehr Unternehmen auf Software-Lösungen in der Cloud um? Und welche Vorteile hat Contract Management aus der Cloud?
Das hat mehrere Vorzüge: Einerseits lässt sich so die Effizienz steigern und der Zahlungsfluss verbessern, andererseits passt sich unser Contract Management sehr flexibel an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an. Sobald Sie mehr Kapazitäten benötigen, sind diese für Sie verfügbar.
Weitere Vorteile sind:
1. Keine Installationen, Vernetzungen oder Downloads notwendig
Jeder Nutzer der Vertragsmanagement-Software benötigt lediglich einen Computer mit Internetzugriff und einen Login, um Zugriff auf alle vertragsrelevanten Informationen zu haben. Es sind keine Installationen oder unternehmensinterne System-Vernetzungen notwendig, um gemeinsam im Team an der Verwaltung von Verträgen arbeiten zu können.
2. Automatische Software-Updates ohne Downloads
Die Online-Vertragsverwaltung ist sofort einsatzbereit. Es sind keine Downloads, Installationen oder teure Softwareaktualisierungen notwendig – das übernimmt der Anbieter. Die Wartung der Server, einschließlich der Sicherheitsaktualisierungen nimmt der Anbieter vor und spart dem Anwender der Vertragsverwaltung dadurch mehrere Wartungstage im Monat und somit auch hohe Kosten.
3. Geringerer Investitionsaufwand
Bei der Cloud Vertragsverwaltung wird das sogenannte Pay-as-you-go oder auch Mietsoftware-Konzept eingesetzt. Dadurch fallen die hohen Investitionskosten für Hardware, Wartung und Software weg. Die laufenden Kosten bleiben übersichtlich und planbar.
4. Verbesserte Zusammenarbeit – gemeinsam Verträge und Dokumente verwalten
Vertragsmanagement-Software aus der Cloud fördert die Zusammenarbeit. Alle Mitarbeiter können völlig zeit- und ortsunabhängig gemeinsam an den gleichen Dokumenten und Verträgen arbeiten. Die Daten werden revisionssicher an einem Ort zugriffsgeschützt gespeichert und in Echtzeit aktualisiert. So vermeiden Sie E-Mail-Flut, Mehrfachablagen und Fehler durch unterschiedliche Vertragsversionen.
5. Verbesserte Work-Life-Balance aufgrund der Standort-Unabhängigkeit
Bei einer webbasierten Vertragsmanagement-Software können Mitarbeiter unabhängig von Zeit und Ort an der Verwaltung von Verträgen arbeiten. So verbessert sich die Work-Life-Balance nachweislich, da die Mitarbeiter die Möglichkeit zur Telearbeit haben.
6. Zentraler Speicherort für Verträge und Dokumente
Verträge zu verwalten ist eine zeitintensive Angelegenheit. Jeder Vertrag wird zunächst von dem zuständigen Mitarbeiter vorbereitet und dann oftmals mehrfach zwischen den Kollegen hin- und hergeschickt, bevor die finale Version dem Vertragspartner vorgelegt wird. Oftmals geht die Revision danach aufs Neue los. Eine webbasierte Lösung bietet im Gegensatz zu einer Desktop Vertragsmanagement Software einen zentralen Speicherort für revisionssichere Akten. So gibt es jederzeit nur eine aktuelle Version. Das bedeutet, dass Mitarbeiter Dateien nicht mehr hin und her schicken und immer nur eine Person an einem Dokument arbeitet. Das System protokolliert nachvollziehbar alle Versionen. Verträge und Dokumente können mittels Chatfunktion kommentiert und in einem Activity Stream nachverfolgt werden.
Weitere Vorteile sind die Umweltfreundlichkeit nachhaltig betriebener Cloud-Server, die Sicherheit der Daten aufgrund der hohen Sicherheitsvorschriften in Deutschland und die TÜV-geprüfte Informationstechnologie. Hatten Sie schon einmal Datenverlust durch z.B. Diebstahl Ihres Laptops oder altersschwache Festplatte? Das passiert Ihnen nie mehr, wenn Ihre Daten in der Cloud gespeichert sind.