Online Vertragsmanagement Software
Mit der Vertragsverwaltung von weclapp behalten Sie Ihre Verträge, Fristen und Dokumente stets im Blick.
Was ist Vertragsmanagement Software?
Jede Geschäftsbeziehung basiert auf gut definierten Verträgen. Deshalb ist die Vertragsverwaltung auch so wichtig für den Erfolg eines Unternehmens. Ohne eine zuverlässige Vertragsmanagement-Software ist es ziemlich zeitaufwendig, Verträge und Dokumente revisionssicher und fehlerfrei zu verwalten. weclapp unterstützt Sie bei der Einhaltung von Fristen und Terminen. Und das Beste: Sie minimieren Ihren Verwaltungsaufwand und sparen Zeit und Geld, indem Sie jederzeit die wichtigsten Informationen übersichtlich zur Hand haben.
Die top Vertragsmanagement Features im Überblick
Verträge und Laufzeiten effizient verwalten
Vertragstypen erfassen
Verwalten Sie alle Verträge ganz leicht online. Sie können Verträge unterschiedlicher vordefinierter Vertragsarten (Arbeitsverträge, Leasingverträge, Mietverträge, Kaufverträge, Rahmenverträge, Wartungsverträge, Versicherungsverträge, Dienstleistungsverträge, etc.) erfassen oder eigene Vertragsarten selbst anlegen und die jeweils passenden Vertragsvorlagen erstellen.
Fristen kontrollieren
Die weclapp Fristenkontrolle gewährleistet eine optimale vertragliche Terminplanung für Ihr Unternehmen. So haben Sie immer alle Vertragsfristen im Blick und verpassen keine Termine. weclapp unterstützt die gängigen Kündigungs- und Verlängerungsfristen: xx Tage/ Wochen/ Monate vor Vertragsende/ zum Monats-/ Quartals-/ Kalenderjahres-/ Vertragsjahresende und viele mehr.
Was ist Online Vertragsmanagement bzw. Contract Management?
Es gibt die unterschiedlichsten Definitionen für den Begriff Vertragsmanagement. Einerseits wird es als die Betreuung aller vertraglichen Verhandlungen zwischen den Parteien Auftraggeber und Auftragnehmer und die dadurch entstehenden Verträge und Vertragspartner bezeichnet. Andererseits verstehen viele unter Vertragsmanagement bzw. Vertragsverwaltung die Grundlage jeglicher Geschäftsprozesse und somit einen grundlegenden Bestandteil der Unternehmensführung. Mit der Vertragsmanagement-Software von weclapp werden beide Definitionsbereiche abgedeckt: Der Anwender kann sich direkt über seinen Browser in das System einloggen und anhand einfacher Schritte Verträge anlegen, verwalten und archivieren – und zwar revisionssicher. Statt sich durch Aktenordner und Papierberge zu kämpfen, sind alle Vertragsinformationen digital gespeichert und jederzeit durch moderne Filter- und Suchfunktionen abrufbar. So können Sie Ihren Gewinn steigern und gleichzeitig die Risiken minimieren.
Warum Vertragsverwaltung aus der Cloud?
Heutzutage können Sie sowohl Software als auch Hardware einfach online mieten, statt diese teuer zu kaufen. Dies gilt selbstverständlich auch für Aufgabenbereiche wie die Vertragsverwaltung. Ihre Software und Vertragsdaten sind nicht mehr auf einem lokalen Rechner gespeichert, sondern in der Cloud, d.h. auf einem sehr sicheren, modernen Hochleistungs-Server. Bei weclapp stehen diese Server in Berlin. Übrigens bietet der Serverstandort „Made in Germany“ viele Vorteile, denn hier werden Ihre Daten nach den weltweit strengsten Sicherheitsvorgaben gespeichert und unterliegen selbstverständlich deutschem Recht.
Warum steigen immer mehr Unternehmen auf Software-Lösungen in der Cloud um? Und welche Vorteile hat Contract Management aus der Cloud?
Das hat mehrere Vorzüge: Einerseits lässt sich so die Effizienz steigern und der Zahlungsfluss verbessern, andererseits passt sich unser Contract Management sehr flexibel an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an. Sobald Sie mehr Kapazitäten benötigen, sind diese für Sie verfügbar.
1. Keine Installationen, Vernetzungen oder Downloads notwendig
Jeder Nutzer der Vertragsmanagement-Software benötigt lediglich einen Computer mit Internetzugriff und einen Login, um Zugriff auf alle vertragsrelevanten Informationen zu haben. Es sind keine Installationen oder unternehmensinterne System-Vernetzungen notwendig, um gemeinsam im Team an der Verwaltung von Verträgen arbeiten zu können.
2. Automatische Software-Updates ohne Downloads
Die Online-Vertragsverwaltung ist sofort einsatzbereit. Es sind keine Downloads, Installationen oder teure Softwareaktualisierungen notwendig – das übernimmt der Anbieter. Die Wartung der Server, einschließlich der Sicherheitsaktualisierungen nimmt der Anbieter vor und spart dem Anwender der Vertragsverwaltung dadurch mehrere Wartungstage im Monat und somit auch hohe Kosten.
3. Geringerer Investitionsaufwand
Bei der Cloud Vertragsverwaltung wird das sogenannte Pay-as-you-go oder auch Mietsoftware-Konzept eingesetzt. Dadurch fallen die hohen Investitionskosten für Hardware, Wartung und Software weg. Die laufenden Kosten bleiben übersichtlich und planbar.
4. Verbesserte Zusammenarbeit – gemeinsam Verträge und Dokumente verwalten
Vertragsmanagement-Software aus der Cloud fördert die Zusammenarbeit. Alle Mitarbeiter können völlig zeit- und ortsunabhängig gemeinsam an den gleichen Dokumenten und Verträgen arbeiten. Die Daten werden revisionssicher an einem Ort zugriffsgeschützt gespeichert und in Echtzeit aktualisiert. So vermeiden Sie E-Mail-Flut, Mehrfachablagen und Fehler durch unterschiedliche Vertragsversionen.
5. Verbesserte Work-Life-Balance aufgrund der Standort-Unabhängigkeit
Bei einer webbasierten Vertragsmanagement-Software können Mitarbeiter unabhängig von Zeit und Ort an der Verwaltung von Verträgen arbeiten. So verbessert sich die Work-Life-Balance nachweislich, da die Mitarbeiter die Möglichkeit zur Telearbeit haben.
6. Zentraler Speicherort für Verträge und Dokumente
Verträge zu verwalten ist eine zeitintensive Angelegenheit. Jeder Vertrag wird zunächst von dem zuständigen Mitarbeiter vorbereitet und dann oftmals mehrfach zwischen den Kollegen hin- und hergeschickt, bevor die finale Version dem Vertragspartner vorgelegt wird. Oftmals geht die Revision danach aufs Neue los. Eine webbasierte Lösung bietet im Gegensatz zu einer Desktop Vertragsmanagement Software einen zentralen Speicherort für revisionssichere Akten. So gibt es jederzeit nur eine aktuelle Version. Das bedeutet, dass Mitarbeiter Dateien nicht mehr hin und her schicken und immer nur eine Person an einem Dokument arbeitet. Das System protokolliert nachvollziehbar alle Versionen. Verträge und Dokumente können mittels Chatfunktion kommentiert und in einem Activity Stream nachverfolgt werden.