Was ist Prozessmanagement?
Prozessmanagement (engl. BPM = Business Process Management) dient der Optimierung einzelner Prozesse in einem Unternehmen. Für die Prozessoptimierung werden dabei einzelne Geschäftsprozesse identifiziert, gestaltet, dokumentiert und implementiert. Die zentralen Fragen des Prozessmanagements sind:
-Wer macht was?
-Wann wird es gemacht?
-Wie wird es gemacht?
-Womit wird es gemacht?
Im Geschäftsprozessmanagement geht es also um die Analyse von Rollen und Aufgaben sowie die Untersuchung der Abläufe in einem Unternehmen. Um das Management der Prozesse eines Unternehmens zu verbessern, werden einzelne Kennzahlen verwendet. Eine Dokumentation (Prozesslandkarte) macht die Abläufe deutlich und erleichtert dadurch die Prozessoptimierung, die zum Beispiel durch eine Inhouse-Schulung der Mitarbeiter vorangetrieben werden kann.
Wie funktioniert Prozessmanagement?
Prozessmanagement erfolgt in drei Schritten:
- Prozessanalyse
- Prozessplanung
- Prozessverbesserung
Prozessmanagement kann also eingesetzt werden, um eine nötige Transformation in einem Unternehmen anzustoßen oder zu beschleunigen. Verschiedene Methoden wie TQM (Total-Quality-Management), Prozesskostenrechnung, Lean-Management, Kaizen und Six-Sigma haben sich dabei etabliert.
Prozessmanagement wird heute zunehmend als kontinuierlicher Verbesserungsprozess verstanden. Prozesse werden daher nicht einmalig analysiert und optimiert, sondern regelmäßig überprüft und an neue Anforderungen angepasst.
Welche Parameter werden im Prozessmanagement berücksichtigt?
Um die Potenziale des Prozessmanagements voll auszuschöpfen, sind die Auswirkungen der einzelnen Prozesse in einem Unternehmen auf folgende Faktoren entscheidend:
- Zeit
- Aufwand
- Kosten
- Qualität
- Zufriedenheit der Kunden
Zusätzlich gewinnt die Transparenz von Prozessen an Bedeutung. Nur wenn Abläufe nachvollziehbar dokumentiert und messbar sind, können Verbesserungspotenziale zuverlässig erkannt werden.
Hierbei gilt, dass die Prozesse, die einmalig im Rahmen eines Projekts anfallen, nicht Gegenstand des Prozessmanagements, sondern des Projektmanagements sind.
Warum ist das Prozessmanagement für Unternehmen so wichtig?
Prozessmanagement ist eine effektive Methode, um Arbeitsabläufe festzulegen und zu optimieren.
Das strategische Prozessmanagement (SPM) ist dabei langfristig ausgelegt. Es ermittelt allgemeine Unternehmensziele und umfasst Zeiträume von bis zu 10 Jahren.
Das operative Prozessmanagement (OPM) hat dagegen einen kürzeren Planungshorizont, der bis zu einem Jahr beträgt.
Typische Anwendungsbereiche des Prozessmanagements
| Bereich | Beispiel |
|---|---|
| Vertrieb | Optimierung von Angebots- und Auftragsprozessen |
| Einkauf | Beschleunigung von Beschaffungsabläufen |
| Kundenservice | Standardisierung von Supportprozessen |
| Produktion | Reduzierung von Durchlaufzeiten |
| Buchhaltung | Automatisierung wiederkehrender Aufgaben |
Durch die Analyse und Optimierung solcher Abläufe können Unternehmen Ressourcen effizienter nutzen und die Qualität ihrer Prozesse verbessern.
Was sind Vorteile und Nachteile des Prozessmanagements?
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Wettbewerbsvorteile durch Steigerung der Effizienz | Hoher Aufwand, der Personal und Ressourcen bindet |
| Ist für die Optimierung sämtlicher Prozesse in einem Unternehmen geeignet | Ständige Lernbereitschaft erforderlich, kann zu Unruhe bei Mitarbeitern führen |
| Höhere Transparenz über Abläufe und Verantwortlichkeiten | Veränderungen können anfänglich auf Widerstand stoßen |
| Schnellere Identifikation von Schwachstellen und Verbesserungspotenzialen |
Prozessmanagement als Grundlage der digitalen Transformation
Unternehmen digitalisieren heute nicht einfach bestehende Abläufe, sondern hinterfragen und optimieren ihre Prozesse zunehmend vor der Einführung neuer Technologien. Denn ineffiziente Prozesse bleiben auch nach der Digitalisierung ineffizient.
Ein strukturiertes Prozessmanagement schafft die notwendige Transparenz, um Abläufe zu standardisieren, Medienbrüche zu reduzieren und Automatisierungspotenziale zu identifizieren. Dadurch lassen sich Prozesse nicht nur effizienter gestalten, sondern auch leichter skalieren und an veränderte Anforderungen anpassen.
Moderne ERP-Systeme wie weclapp und andere Unternehmensanwendungen unterstützen dabei, Prozesse durchgängig abzubilden, Daten zentral verfügbar zu machen und manuelle Tätigkeiten zu reduzieren. Gleichzeitig liefern sie die Grundlage, um Prozesskennzahlen auszuwerten und Optimierungspotenziale frühzeitig zu erkennen.
Prozessmanagement ist deshalb keine einmalige Aufgabe, sondern ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Unternehmen, die ihre Abläufe regelmäßig analysieren und weiterentwickeln, schaffen die Voraussetzungen für mehr Effizienz, bessere Kundenerlebnisse und eine langfristig erfolgreiche Digitalisierung.
