Der Wareneingang – Prozessschritte und Optimierungsmöglichkeiten im Detail

Wareneingang

Der Wareneingang besteht aus vielen Einzelschritten, die von der Art des Unternehmens abhängen. In der Praxis bindet er teils hohe Mitarbeiterkapazitäten und ist zudem langwierig.

Dennoch ist ein gewissenhaftes Vorgehen unbedingt erforderlich, um Störungen in den nachfolgenden Abläufen und wirtschaftliche Schäden zu vermeiden.

Wir betrachten in diesem Ratgeber daher jeden einzelnen Arbeitsschritt im Wareneingangsprozess genau und erklären dir, wie du Optimierungsmaßnahmen identifizieren kannst.

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Was ist der Wareneingang?

Der Wareneingang ist sowohl ein wichtiger logistischer als auch ein buchhalterischer Vorgang im Unternehmen. Seine Gestaltung hat unmittelbaren Einfluss auf die Leistungsfähigkeit eines Lagers, weshalb eine sinnvolle Organisation unbedingt erforderlich ist. Logistisch gesehen umfasst der Wareneingang alle Tätigkeiten, die durchzuführen sind, um eingehende Ware entgegenzunehmen, zu prüfen und letztlich einzulagern. Aus Sicht der Buchhaltung führt eine Wareneingangsbuchung einerseits zu einer Erhöhung der Bestände, andererseits zur Entstehung einer Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten. Die einzelnen Schritte des Wareneingangs sind in den Folgekapiteln im Detail beschrieben.

 

Wareneingang

 

Durch den Zugang von Waren entsteht auch eine Kapitalbindung, da ein Weiterverkauf bzw. eine Weiterverarbeitung erst nach einem bestimmten Zeitversatz erfolgen kann. Ziel eines optimalen Wareneingangs-Prozesses ist es stets, die Durchlaufzeiten, den Platzbedarf sowie die Mitarbeiterkapazitäten möglichst gering zu halten, ohne dass die Prozessqualität darunter leidet. Welche Maßnahmen hierzu beitragen können, zeigen wir ebenfalls in den folgenden Kapiteln auf.

 

 

Aus welchen Schritten setzt sich der Wareneingangsprozess zusammen?

Dem Wareneingang geht eine Bestellung voraus, die aufgrund eines bestimmten Materialbedarfs ausgelöst wurde. Dem gegenüber stehen ungeplante Wareneingänge, wobei es sich beispielsweise um retournierte Waren von Kunden handeln kann. Grob skizziert besteht der Wareneingangsprozess aus folgenden Schritten:

 

Wareneingang Prozesse

 

Aus Sicht der Buchführung stellt der Wareneingang eine wert- und mengenmäßige Zugangsbuchung auf Warenbestandskonten dar. Auch in diesem Bereich gilt der kaufmännische Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“, weshalb entweder Lieferscheine oder Eingangsrechnungen als Buchungsgrundlage verwendet werden. Die Wareneingangsbuchung erhöht den Bestand, daher wird dieser Vorgang häufig auch als „Ware vereinnahmen“ bezeichnet. In der Praxis werden Wareneingänge meist mit Bezug zur vorangegangenen Bestellung verbucht. Hierdurch wird ein systemtechnischer Soll-Ist-Vergleich, also eine Gegenüberstellung von bestellter und tatsächlich gelieferter Ware, ermöglicht. Liegt eine Mengenabweichung vor, ist eine Korrektur der Buchungsmenge erforderlich.

Im Folgenden zeigen wir die einzelnen Schritte des Wareneingangs detailliert auf und erklären dir, wo die Erfolgsfaktoren bei jedem einzelnen Vorgang liegen. Ein geeignetes Warenwirtschaftssystem kann dich bei all diesen Schritten unterstützen, mehr dazu erfährst du in Kapitel 3.

 

Schritt 1: Warenannahme

Die Einzelschritte in der Übersicht:

 

Warenannahme

 

Bei der Warenannahme trifft die Ware durch Anlieferung im Unternehmen ein. Der Empfänger muss zunächst prüfen, ob Absender und Empfänger auf den Lieferpapieren plausibel und korrekt sind. Ziel ist es hierbei, festzustellen, ob die gelieferte Ware tatsächlich für das Unternehmen bestimmt ist. Nach Bestätigung der Richtigkeit erfolgt das Entladen der Ware, für das im Übrigen grundsätzlich der Absender bzw. Lieferant zuständig ist (vgl. § 412 HGB). In der Praxis erfolgt das Entladen jedoch zumeist durch den Warenempfänger. Rechtliche Grundlage hierfür wäre eine Vereinbarung zwischen Käufer und Lieferant, welche die Entladepflicht auf den Empfänger überträgt.

Im weiteren Verlauf erfolgt eine Sichtprüfung (rein äußerlich), bei der folgende Fragestellungen beantwortet werden müssen:

 

PrüfkriteriumVorgehen bei Abweichungen
Ist die Anzahl der Transporteinheiten korrekt? (z. B. Anzahl von Paketen, Collis oder Paletten)Weicht die Anzahl ab, ist dies vom Empfänger auf den Begleitpapieren festzuhalten und vom Überbringer gegenzuzeichnen.
Sind die Transportverpackungen äußerlich unversehrt? (Sind beispielsweise gerissene oder eingedrückte Kartons vorhanden?)Wer die Verantwortung trägt, hängt vom Schadenszeitpunkt ab.

Transportschäden: Es haftet der Frachtführer.

Sachschäden (vor Auslieferung): Es haftet der Absender.Festgestellte Schäden müssen auf den Begleitpapieren dokumentiert und vom Überbringer unterschrieben werden.

Wichtig: Sofort erkennbare Mängel müssen unverzüglich dem Frachtführer angezeigt werden. Für alle übrigen Mängel gilt eine Frist von 7 Tagen nach Erhalt der Lieferung.

Sind die Mehrwegverpackungen unbeschädigt? (z. B. Euro-Paletten oder Euro-Gitterboxpaletten)Keine Weiterverwendung aufgrund von Unfallgefahr.

 

Nach dieser äußerlichen Prüfung kann (sofern relevant) ein Tausch von Mehrwegverpackungen erfolgen. Entweder werden die Transportbehälter direkt wieder zurückgegeben, oder aber der Frachtführer erhält entsprechendes Tauschmaterial aus dem Bestand. Auch dieser Tausch muss dokumentiert werden.

Abschließend quittiert der Empfänger die Annahme durch Unterschrift auf den Begleitpapieren oder auf dem Scanner des Lieferanten. Datum und Uhrzeit sollten ebenfalls vermerkt werden.

Achtung: Ohne den Vermerk etwaiger Abweichungen oder Schäden gilt diese Quittierung als Bestätigung, dass die Ware in vollem Umfang und unversehrt eingetroffen ist. Randnotizen wie „Annahme nur unter Vorbehalt“ sind im Übrigen rechtlich unwirksam.

Nun wird die Ware in den Annahmebereich gebracht (sofern vorgesehen/vorhanden), wo dann der nächste Prozessschritt, die Eingangskontrolle, stattfindet.

 

Schritt 2: Wareneingangskontrolle

Die Einzelschritte in der Übersicht:

 

Wareneingangskontrolle

 

Insgesamt hat die Wareneingangskontrolle die Aufgabe, festzustellen, ob die Anlieferung in Menge und Qualität mit der ursprünglichen Anforderung übereinstimmt. Es erfolgt hierbei eine Zuordnung der Bestellung zum Lieferschein. Letzterer bildet auch die Grundlage zur Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Abhängig von der Warenart können Stichproben entnommen werden, um die Qualität zu sichern. Wichtig ist in diesem Bereich eine vollständige Dokumentation, aus der neben den korrekt gelieferten Positionen auch Abweichungen im Hinblick auf Mengen oder Qualität hervorgehen. Die Quittierung sollte stets unter namentlicher Angabe des Prüfers sowie mit Datum und Uhrzeit erfolgen.

 

Schritt 3: Sperrlagerung und Freigabe

Die sogenannte Sperrlagerung kommt meist nur zum Tragen, wenn ein separates Qualitätssicherungsverfahren im Unternehmen angewandt wird oder eine zollrechtliche Freigabe erforderlich ist. Spezialisierte Mitarbeiter bzw. der Zoll nehmen während der Sperrlagerung entsprechende Zusatzkontrollen vor und erteilen abschließen die Freigabe zur Einlagerung.

 

Schritt 4: Wareneingangsbuchung (Vereinnahmung)

Nach vollständiger Prüfung der Ware erfolgt die Zubuchung (Vereinnahmung) im System. Die Grundlage dieser Wareneingangsbuchung stellt meist der Lieferschein dar. Alternativ kann ein Wareneingangsschein verwendet werden. Buchhalterisch gesehen erhöht sich der Bestand (das Vorratsvermögen) bei diesem Schritt sowohl mengen- als auch wertmäßig. Bei Mengenabweichungen muss an dieser Stelle entweder eine Teilmenge vereinnahmt oder eine Korrekturbuchung durchgeführt werden.

Praxistipp: Liegen Mengen- oder Qualitätsabweichungen vor, empfiehlt es sich, zeitnah die Reklamation gegenüber dem Lieferanten im System zu erfassen und Kontakt mit ihm aufzunehmen.

 

Schritt 5: Einlagerung

Die Wareneingangsbuchung führt dazu, dass die eingegangenen Artikel systemtechnisch im Bestand verfügbar sind. Damit tatsächlich ein Zugriff auf die Ware möglich ist, sollte die Einlagerung zügig durchgeführt werden. Grundsätzlich empfiehlt es sich, nach auftragsbezogener Ware (eilig) und Lagernachschub (weniger eilig) zu unterscheiden. Dies ist möglich, wenn die vorangegangene Bestellung einen Bezug zu einem Verursacher (Kundenauftrag) hat. Stelle zunächst die Ware bereit, die Kunden- bzw. Produktionsaufträgen zuzuordnen sind. Erst im Anschluss sollte die Einlagerung von Waren erfolgen, die dem reinen Lagernachschub dienen.

Die ordnungsgemäße Einlagerung hat einen hohen Einfluss auf die Folgeprozesse, weshalb bei diesem Schritt äußerst gewissenhaft vorgegangen werden sollte. Zunächst ist das angewandte Lagerprinzip (z. B. FIFO – first in, first out oder LIFO – last in, first out) zu beachten. Außerdem muss darauf geachtet werden, dass die Ware dem korrekten Lagerort zugeführt wird. Eingelagerte Mengen sollten nochmals kontrolliert (gezählt) werden.

Ziele der Einlagerung sind kurze Durchlaufzeiten und Flexibilität. Diese Faktoren werden entscheidend von der optimalen Wahl des Lagerorts bzw. Lagerfachs beeinflusst. Folgende Aspekte sind hierbei zu berücksichtigen:

 

  • Physische Anforderungen (z. B. Abmessungen, Gewicht oder Verderblichkeit des Lagerguts)
  • Rechtliche Vorgaben (z. B. sichere Lagerung von Gefahrgut)
  • Optimierung im Betrieb

 

Sofern physisch und rechtlich möglich, sollte bei der Lagerortwahl die betriebliche Optimierung die Hauptrolle spielen. Hierbei sind insbesondere minimale Transportwege und die maximale Nutzung vorhandener Kapazitäten im Lager anzustreben.

 

 

Durchlaufzeiten senken, Kapazitäten beim Wareneingang reduzieren: so geht’s

Der Wareneingangsprozess ist mitunter langwierig und teuer. Ausreichende Kontrolle ist jedoch notwendig, um schwerwiegende Störungen in den Folgeprozessen zu verhindern. Eine Verkürzung der Durchlaufzeiten oder eine Reduzierung des Personalaufwands ist aber möglich, wenn du einige Tipps beachtest.

 

Tipp: Reduziere den Prüfumfang

Prüfe insbesondere die Waren genau, die fehleranfällig sind und/oder hohe Auswirkungen auf die spätere Qualität des Endprodukts bzw. Kundenzufriedenheit haben. Bei den übrigen Artikeln kann der Stichprobenumfang reduziert werden.

 

 

Tipp: Prüfe, ob sich Reklamationen positiv ausgewirkt haben

Mangelhafte Waren werden in aller Regel beim Lieferanten reklamiert. Häufig wird jedoch vergessen, zu prüfen, ob der Zulieferer die Qualität daraufhin nachhaltig verbessert hat. Lege ein besonderes Augenmerk auf Artikel, die von dieser Thematik betroffen sind. Unterstütze den Lieferanten, sofern notwendig, dabei, seine eigenen Prozesse zu verbessern. Nicht immer liegt der Fehler beim Hersteller. Auch unzureichende Vorgaben bzw. Spezifikationen können das Qualitätsproblem verursachen. Schließe notfalls eine Qualitätssicherungsvereinbarung mit dem Lieferanten ab.

 

 

Tipp: Optimiere Anlieferungszeitpunkte und -mengen

Eingehende Ware sollte sich so kurz wie möglich in der Annahme bzw. Kontrolle befinden, um der Produktion oder dem Verkauf schnell zur Verfügung zu stehen. Versuche daher, Stoßzeiten im Wareneingang zu vermeiden und eine gleichmäßige Belieferung über den gesamten Tag zu erreichen. Außerdem können bisherige Einzellieferungen ggf. konsolidiert werden. Hierfür sind Gespräche mit den Lieferanten und deren Logistik-Dienstleistern notwendig.

 

 

Tipp: Wähle eine lagerfähige Verpackung

Um ein Umpacken beim Wareneingang zu vermeiden, sollten die Waren möglichst in einer lagerfähigen Verpackung angeliefert werden. Die Verpackungseinheiten wählst du im Optimalfall so, dass sie ohne Zwischenschritte bereitgestellt werden können. Um dieses Ziel zu erreichen, nimmst du eine verbindliche Regelung zu Gebindegrößen und Verpackungsart in den Kaufvertrag auf.

 

 

Tipp: Nutze eine solide Lagerhaltungssoftware

Die Prozesse des Wareneingangs können heute nur dann effizient ablaufen, wenn Sie von einem geeigneten ERP-System bzw. einem geeigneten Warenwirtschaftssystem unterstützt werden. Bei der Auswahl einer Software ist neben der reinen Möglichkeit der Wareneingangsbuchung ein durchgängiger Workflow entscheidend. Alle Bereiche, von der Bedarfsmeldung oder dem Auftrag, über die Disposition, die Bestellung, den Wareneingang und der finalen Bereitstellung sollten miteinander verknüpft sein, um vollständige Transparenz zu erhalten. Dies ermöglicht eine bessere Planbarkeit, eine zügige Durchführung des Wareneingangs und sorgt letztlich dafür, dass die Ware pünktlich beim Bedarfsträger eintrifft.

 

 

Tipp: Nutze Barcodes und Scanner

Der Wareneingang mit mobilen Scannern erlaubt eine schnelle und fehlerfreie Erfassung der eingetroffenen Ware und ermöglicht außerdem einen komfortablen Soll-Ist-Vergleich. Erfasste Daten können direkt ins ERP-/WaWi-System übermittelt werden. Voraussetzung hierfür ist, dass die eintreffenden Artikel mit korrekten Barcodes versehen sind. Führe Gespräche mit den Lieferanten, damit dieses Ziel erreicht werden kann.

 

 

Fazit

Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass die Effizienz des Wareneingangs entscheidend von der optimalen Organisation innerhalb des Betriebs abhängt. Durch eine gute Abstimmung mit den Lieferanten, die Wahl eines sinnvollen Prüfumfangs, eine optimierte Einlagerungspraxis und die lückenlose Dokumentation unter Einsatz einer geeigneten Software ist es möglich, Kapazitäten und Durchlaufzeiten deutlich zu reduzieren.

Steffen ist Senior Produkt & Sales Manager bei weclapp. Er hat Wirtschaftswissenschaften an der Philipps-Universität Marburg studiert und schreibt für diesen Blog über Warenwirtschaftsthemen.

  • Raffaella

    Hallo,
    kann ich diese Seite als Quelle für meine wissenschaftliche Arbeit nutzen, oder könnten Sie mir verraten, auf Basis welcher Bücher Sie diesen Text verfasst haben?
    Vielen lieben Dank

  • Peter Strenzke

    Hallo Steffen, wir handeln mit Möbeln und allen Produkten die in den Bereich „schöner wohnen“ passen. Wir bestellen bei einem Lieferanten, der Lieferant liefert in unserem Auftrag die bestellte Ware an einen professionellen Versanddienstleister der wiederum an unseren Endkunden. Wir bleiben also Eigentümer der Ware. Der Versanddienstleister erfüllt den Versandauftrag an unseren Onlinekunden und wird dafür bezahlt. Wer muss die Ware in seine Warenwirtschaft aufnehmen? LG Peter Strenzke