Kassenbuch

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Wer als Steuerpflichtiger zur Aufstellung einer Bilanz verpflichtet ist, muss ein Kassenbuch führen. Dies bestimmt § 4 Abs. 3 EStG. Für Unternehmer, die eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen dürfen, besteht keine Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs. Alle Aufzeichnungen, die nach den Steuergesetzen zu führen sind, müssen so geführt werden, dass sie dem Besteuerungszweck genügen.

Dazu reicht eine chronologische Aufbewahrung der Ausgangsrechnungen (Belege) nach dem Tag, an dem das Geld eingegangen ist (BFH, 16.02.2006, X B 57/05). In der Praxis hat sich jedoch herausgestellt, dass für Selbstständige, die einen Großteil ihrer Einnahmen bar erzielen, die Führung eines Kassenbuchs sehr vorteilhaft ist – auch dann, wenn lediglich eine Einnahmenüberschussrechnung aufgestellt wird. Vor allem bei Betriebsprüfungen macht dies einen positiven Eindruck. 

Wie wird ein Kassenbuch ordnungsgemäß geführt?

Man sollte sich vor allem fünf Eigenschaften einprägen. Auf diese Dinge kommt es im Wesentlichen an:

Nachvollziehbarkeit der Aufzeichnungen

• Rechtsgrundlage: § 238 Abs. 1 Satz 2 HGB
• Ein „sachverständiger Dritter” sollte in kurzer Zeit die Aufzeichnungen erfassen können, sodass er einen Überblick über die Geschäftsvorfälle erhält. Hier spielen die laufende Nummerierung, exakte Datierung und Beschreibung der Geschäftsvorfälle eine wichtige Rolle.
• Dabei müssen insbesondere alle Änderungen als solche gekennzeichnet sein

Form

• § 239 Abs. 2 HGB und § 146 Abs. 1 Satz 1 AO
• Vollständige, richtige und zeitgerechte Ordnung der Aufzeichnungen im Kassenbuch

Aufbewahrungspflicht

• § 257 Abs. 4 HGB
• Die Daten müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.
• Sie müssen innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können – zum Beispiel durch Ausdrucken oder Vorführung auf dem Bildschirm.

Tägliche Überprüfung

• § 146 Abs. 1 Satz 2 AO
• Tägliches Festhalten von Einnahmen und Ausgaben

Fähigkeit zum Kassensturz

• Der Sollbestand im Kassenbuch muss zu jedem Zeitpunkt mit dem Istbestand der Kasse verglichen werden können

Wie ist ein Kassenbuch aufgebaut?

Zu jedem Geschäftsvorfall, der bar bezahlt wird, liefert das Kassenbuch eine Dokumentation. Kassenbuch-Software, die als Download erhältlich ist, arbeitet mit diesen Vorlagen, die jeden Posten vollständig dokumentieren.

• Datum: Wann fand der Geschäftsvorfall statt?
• Beleg: Beleg oder Eigenbeleg
• Belegnummer: Eine fortlaufende Nummer, um den Beleg eindeutig zuordnen zu können
• Buchungstext: Kurzbezeichnung bzw. Erklärung des Geschäftsvorfalls
• Kasseneinnahme: Betrag, Währung
• Kassenausgabe: Betrag, Währung
• Steuersatz: Umsatzsteuersatz des Geschäftsvorfalls (meist 0, 7 oder 19 %)
• Umsatzsteuer, Vorsteuer: Betrag der Umsatzsteuer oder Vorsteuer
• Kassenbestand: Der jeweils aktuelle Bestand der Kasse

Beispiel eines Kassenbuchs