Vorsteuerabzug – so machst du es richtig!

Vorsteuerabzug

Der Vorsteuerabzug ist ein wichtiger Posten der regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldung. Denn die Vorsteuer senkt deine Umsatzsteuerschuld gegenüber dem Finanzamt – allerdings nur in der Höhe der Umsatzsteuer, die dir von anderen Unternehmen in Rechnung gestellt wurde.

Wenn deine Einnahmen und Ausgaben überschaubar sind, gibt es einen ganz legalen Trick, Steuern zu sparen: Du berechnest Vorsteuer, die du nie bezahlt hast.

Mehr über diesen und andere Aspekte des Vorsteuerabzugs liest du hier.

>

 

Vorsteuerabzug – dein Recht als Unternehmer

Der Abzug der Vorsteuer von deiner Umsatzsteuerschuld ist ein Recht, das dir vom Gesetz gewährt wird. Dieses Recht ergibt sich aus § 15 UStG: Der Unternehmer kann die folgenden Vorsteuerbeträge abziehen: …. Das Recht auf Vorsteuerabzug soll gewährleisten, dass Wirtschaftsgüter, die du für deine unternehmerische Tätigkeit benötigst, frei von einer Umsatzsteuerbelastung erworben werden können.

 

Merke:
Du musst die Umsatzsteuer, die du von deinen Kunden erhalten hast, nicht zu 100 Prozent ans Finanzamt weiterleiten. Denn du kannst die Umsatzsteuer, die du selbst bezahlt hast, davon absetzen. Das ist die Vorsteuer.

 

Mehrwertsteuer

Letztlich zahlst du als Unternehmer nur die Umsatzsteuer auf den von dir erzielten Gewinn. Daher der Begriff Mehrwertsteuer. Am Ende zahlt der Verbraucher die Umsatzsteuer, weil er sie nicht absetzen kann.

 

Das Prinzip der Mehrwertsteuer ist einfach:

  • Du kaufst als Unternehmer einen Artikel für 100 Euro und zahlst zusätzlich 19 Euro (also 19 Prozent) Umsatzsteuer an den Verkäufer.
  • Du verkaufst diesen Artikel weiter für 150 Euro, dazu kassierst du 28,50 Euro Umsatzsteuer (ebenfalls 19 Prozent).
  • Von deiner Umsatzsteuerschuld an das Finanzamt (28,50 Euro, die du eingenommen hast) kannst du 19 Euro absetzen, die du selbst gezahlt hast.
  • 9,50 Euro sind 19 Prozent auf deinen Gewinn von 50 Euro. Das ist der Mehrwert, der besteuert wird.

 

 

Wann darfst du Vorsteuer abziehen?

Das Recht auf den Vorsteuerabzug ist an gewisse Voraussetzungen gebunden:

  1. Die Vorsteuer muss sich aus deinen Eingangsrechnungen (oder den von dir erstellten Gutschriften) ergeben.
  2. Die Rechnungen müssen Mindestangaben enthalten:
    • Für Rechnungen über 150 Euro (ab 1. Januar 2017: 200 Euro) gelten die Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG. Diese sind relativ umfangreich.
    • Für andere Rechnungen (Kleinbeträge) gelten weniger Pflichtangaben. Im Einzelnen sind diese in § 33 UStDV aufgeführt.
  3. Und natürlich musst du als Unternehmer selbst umsatzsteuerpflichtig sein. Als Kleinunternehmer steht dir das Recht auf Vorsteuerabzug nicht zu.

 

Beachte:
Nur Rechnungen, die die gesetzlichen Pflichtangaben erfüllen, berechtigen zum Vorsteuerabzug. Werden – beispielsweise bei einer Betriebsprüfung – unvollständige Rechnungen entdeckt, musst du Steuern zurückzahlen.

 

Welche Vorsteuerbeträge können abgezogen werden?

Das Prinzip des Vorsteuerabzugs ist recht einfach: Du darfst die selbst gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen, die du für dein Unternehmen bezahlt hast.

 

Beispiel: Als selbstständiger Journalist kannst du die Umsatzsteuer, die du für ein Textverarbeitungsprogramm gezahlt hast,  als Vorsteuer abziehen.

Beispiel 1

Gegenbeispiel: Die von dir gezahlte Umsatzsteuer für Nahrungsmittel kannst du nicht als Vorsteuer geltend machen, weil Nahrungsmittel (zumindest nicht unmittelbar) deiner unternehmerischen Tätigkeit dienen.

Beispiel 2

 

Die einzelnen Vorsteuerabzugsmöglichkeiten

Im Einzelnen sind folgende Steuern als Vorsteuer absetzbar:

  • Umsatzsteuer auf Lieferungen und sonstige Leistungen für dein Unternehmen (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG)
  • Einfuhrumsatzsteuer für Gegenstände, die für dein Unternehmen eingeführt wurden (§ 15 Abs. 1 Nr. 2 UStG)
  • Steuern auf den innergemeinschaftlichen Erwerb von Gegenständen (§ 15 Abs. 1 Nr. 3 UStG)
  • Umsatzsteuer im Reverse-Charge-Verfahren (§ 15 Abs. 1 Nr. 4 UStG)
  • Umsatzsteuer bei Auslagerung einer Ware aus einem Umsatzsteuerlager (§ 15 Abs. 1 Nr. 5 UStG)

 

Typische Fehler beim Vorsteuerabzug

Unvollständige oder gar nicht vorhandene Rechnungen stellen die häufigsten Fehler beim Vorsteuerabzug dar. Achte deshalb insbesondere auf folgende Punkte:

  • Rechnungen über 150 Euro (ab 1. Januar 2017: 200 Euro) benötigen unter anderem die Steuernummer(oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) des Ausstellers sowie eine Rechnungsnummer und ein Datum.
  • Die Leistungsbeschreibung darf nicht zu schwammig sein. Es muss eindeutig erkennbar sein, welche Leistung in Rechnung gestellt wird.
  • Der Steuerbetrag (also der konkrete Betrag der Umsatzsteuer) muss bei Rechnungen explizit ausgewiesen werden (Ausnahme: Kleinbetrags-Rechnungen).
  • Die Rechnung muss lesbar sein. Dieses Problem stellt sich insbesondere bei Rechnungen auf Thermopapier. Tipp: Scanne diese Rechnungen zusätzlich!

 

Kein Vorsteuerabzug ohne Beleg!

Wie bei allen anderen Vorgängen, die für das Finanzamt wichtig sind, gilt auch für die Vorsteuer: Keine Buchung ohne Beleg. Du musst also sämtliche Rechnungen verbuchen und aufbewahren, aus denen sich ein Anspruch auf Vorsteuerabzug ergibt.

 

 

So funktioniert der pauschale Vorsteuerabzug

Ein ganz legaler Steuertrick für alle, die relativ wenige Ausgaben haben, ist der pauschale Vorsteuerabzug. Das heißt: Ganz gleich, wie viel Umsatzsteuer du bezahlt hast, du kannst immer einen bestimmten Prozentsatz deiner Einnahmen als Vorsteuer absetzen. Das funktioniert so:

 

  • Du nimmst als Grundlage deine Einkünfte in dem entsprechenden Zeitraum, für die du Umsatzsteuer berechnet hast.
  • Du berechnest darauf den für deinen Berufs- oder Gewerbezweig geltenden Prozentsatz (zum Beispiel 5 % von 1.000 Euro = 50 Euro).
  • Diesen Betrag ziehst du von deiner eingenommenen Umsatzsteuer ab.
  • Das Ergebnis ist deine Umsatzsteuerschuld gegenüber dem Finanzamt.

 

Voraussetzungen für den pauschalen Vorsteuerabzug

Nicht jeder Unternehmer hat die Möglichkeit, Vorsteuer pauschal zu berechnen und sich damit einen erheblichen Verwaltungsaufwand zu sparen. Denn es gelten folgende Voraussetzungen:

 

  • Du unterliegst nicht der Buchführungspflicht (§ 23 Abs. 1 UStG).
  • Dein Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr hat 61.356 Euro nicht überstiegen.
  • Der pauschale Vorsteuerabzug gilt für das gesamte Kalenderjahr. Du kannst also nicht für jede Umsatzsteuervoranmeldung das günstigere System wählen.

 

Die Prozentsätze

Die einzelnen Prozentsätze für den Vorsteuerabzug sind in der Anlage zu § 69 UStDV aufgeführt. Hier einige Beispiele:

Berufs-, Gewerbezweig Prozentsatz
Architekt 1,9 %
Bau- und Möbeltischlerei 9,0 %
Blumen, Pflanzen (Einzelhandel) 5,7 %
Buchbinderei 5,4 %
Bäckerei 5,4 %
Bühne, Funk, Fernsehen, Film 3,6 %
Drogerie 10,9 %
Druckerei 6,4 %
Elektroinstallation 9,1 %
Fahrräder, Mopeds (Einzelhandel) 12,2 %
Fliesenlegerei 8,6 %
Friseur 4,5 %
Gast- und Speisewirtschaften 8,7 %
Glaserei 9,2 %
Grafiker 5,2 %
Gärtnerei 5,8 %
Hoch- und Ingenieurbau 6,3 %
Journalist 4,8 %
Kartoffeln, Gemüse, Obst (Einzelhandel) 6,4 %
Kfz-Reparatur 9,1 %
Klempnerei 8,4 %
Maler, Lackierer, Tapezierer 3,7 %
Nahrungs- und Genussmittel (Einzelhandel) 8,3 %
Oberbekleidung, Textilwaren (Einzelhandel) 12,3 %
Rechtsanwalt, Notar 1,5 %
Schneider 6,0 %
Schriftsteller 2,6 %
Schuhmacher 6,5 %
Taxis 6,0 %
Unternehmensberater, Wirtschaftsprüfer 1,7 %
Zeitungen und Zeitschriften (Einzelhandel) 6,3 %

 

Die Tabelle macht es deutlich: Je höher die Ausgaben in dem entsprechenden Berufs- oder Gewerbezweig normalerweise sind, umso höher liegt der Prozentsatz für die pauschale Vorsteuer. Die selbst gewählte Berufsbezeichnung ist deshalb ausschlaggebend. Es macht zum Beispiel für einen selbstständigen Texter einen großen Unterschied aus, ob er sich als Schriftsteller oder Journalist bezeichnet.

 

Ein Beispiel aus der Praxis

Im Folgenden ein Beispiel, das die Einsparungsmöglichkeiten durch den pauschalisierten Vorsteuerabzug verdeutlicht. Ein Fahrradhändler hat in einem Quartal 10.000 Euro netto eingenommen und 500 Euro selbst an Vorsteuer gezahlt. Welche Alternative ist für ihn besser?

 

Umsatzsteuerpflichtiger Umsatz: 10.000 Euro
Eingenommene Umsatzsteuer: 1.900 Euro
Gezahlte Umsatzsteuer (Vorsteuer): 500 Euro
Umsatzsteuerschuld 1 (eingenommene Umsatzsteuer minus Vorsteuer): 1.400 Euro
Pauschale Vorsteuer (12,2 % vom Netto-Umsatz): 1.220 Euro
Umsatzsteuerschuld 2 (eingenommene Umsatzsteuer minus 12,2 % vom Umsatz): 680 Euro

 

Der pauschalisierte Vorsteuerabzug bedeutet einen satten Gewinn für den Fahrradhändler – allerdings nur dann, wenn er wenig Ausgaben hatte.

 

Die Tücken des pauschalen Vorsteuerabzugs

Der pauschalisierte Vorsteuerabzug ist für dich sogar noch nach Ablauf eines Kalenderjahres möglich, in dem du nach dem üblichen Prinzip Umsatzsteuer ans Finanzamt gezahlt hast. Die Möglichkeit besteht bis zur Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung (§ 23 Abs. 3 UStG). Wenn du im folgenden Jahr vom pauschalisierten Vorsteuerabzug nicht mehr Gebrauch machen willst, musst du vorsichtig sein:

 

  1. Der Widerruf kann nur mit Wirkung vom Beginn des Kalenderjahres erklärt werden.
  2. Danach kannst du frühestens nach fünf Jahren wieder den pauschalisierten Vorsteuerabzug nutzen.

 

Ein Wechsel der Besteuerungsarten sollte also gut überlegt sein. Wenn du in einem Jahr sehr wenig Vorsteuer gezahlt hast, kann dir der pauschalisierte Vorsteuerabzug durchaus einen Gewinn bringen. Ein erneuter Wechsel bindet dich dann aber für fünf Jahre.

 

Pauschaler Vorsteuerabzug und Einkommensteuer

Eine weitere Tücke des pauschalisierten Vorsteuerabzugs liegt darin, dass sich durch die sinkende Umsatzsteuerzahllast dein Gewinn erhöht. Damit steigt das zu versteuernde Einkommen, das als Grundlage für die Einkommensteuer dient. In der Regel ist dieser Effekt jedoch umso schwächer, je geringer deine Einnahmen sind – und wenn dein Gewinn unter dem Grundfreibetrag liegt, kommt die Einkommensteuer überhaupt nicht in Betracht. Besonders für Nebenverdienste rechnet sich die pauschalisierte Vorsteuer immer dann, wenn du relativ geringe Betriebsausgaben hast.

 

Beachte:
Der pauschalisierte Vorsteuerabzug lohnt sich deshalb in der Regel nicht, wenn du am Anfang deiner Selbstständigkeit viel Geld investieren musst.

 

 

So gibst du die Vorsteuer richtig an

Als Unternehmer nimmst du Umsatzsteuer stellvertretend für das Finanzamt ein und leitest diese in regelmäßigen Abständen an die Behörde weiter. Das geschieht heute natürlich online, und zwar über das Elster-Verfahren (Elektronische Steuererklärung). Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung werden über das Internet versendet.

 

Die Umsatzsteuervoranmeldung

Die Vorsteuer spielt vor allem bei der regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldung eine Rolle, die monatlich oder vierteljährlich abzugeben ist. Auf dem Formular für die Umsatzsteuervoranmeldung gibt es sieben Felder, die für die Vorsteuer relevant sind. Die Nummerierung der Felder ist etwas verwirrend. Oft werden Zeilen und Felder verwechselt.

 

Zeilen Feld Angabe
55, 56 66 Unter anderem die gezahlte Umsatzsteuer aus Rechnungen von anderen Unternehmen
57 61 Vorsteuerbeträge aus innergemeinschaftlichem Erwerb (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 UStG)
58 62 Einfuhrumsatzsteuer (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 UStG)
59 67 Vorsteuerbeträge aus Reverse-Charge-Geschäften (§ 13b UStG)
60 63 Vorsteuer nach Durchschnittssätzen (pauschalisierter Vorsteuerabzug)
61 64 Eventuelle Berichtigungen des Vorsteuerabzugs
62 59 Vorsteuerabzug für innergemeinschaftliche Lieferungen von Fahrzeugen

 

Nachdem du die Erklärung bis zum 10. des dem Anmeldezeitraum folgenden Monats abgegeben hast, zieht dir das Finanzamt den in der Umsatzsteuervoranmeldung errechneten Betrag von deinem Bankkonto ab. Es kann natürlich auch sein, dass sich ein Überschuss zu deinen Gunsten ergibt – wenn du mehr Umsatzsteuer bezahlt als eingenommen hast. In diesem Fall gibt es also Staatsknete. Gerade am Anfang deiner Selbstständigkeit kann dies sehr hilfreich sein. Du bekommst einen kleinen Ausgleich für deine Start-Investitionen.

 

Die Umsatzsteuererklärung

Bei der Umsatzsteuererklärung für das vorangegangene Jahr wird die in den Umsatzsteuervoranmeldungen des betreffenden Kalenderjahres angegebene Vorsteuer im Prinzip nur noch einmal bestätigt. Denn die aufgrund der Umsatzsteuervoranmeldungen gezahlten Beträge sind lediglich Vorauszahlungen auf die jährliche Umsatzsteuerschuld. Es besteht hier allerdings die Möglichkeit einer Abweichung: Du kannst unter Umständen in der jährlichen Umsatzsteuererklärung zum pauschalen Vorsteuerabzug wechseln. Das kann sogar Rückzahlungen vom Finanzamt zur Folge haben, wenn du im betreffenden Kalenderjahr mehr bezahlt hast.

 

Vorsteuerabzug für Anfänger

Am Anfang der Selbstständigkeit ist der Vorsteuerabzug – wie das gesamte Umsatzsteuerverfahren – für die meisten Unternehmer ein Buch mit sieben Siegeln. Zumeist kommt man aber mit dieser Formel gut durchs Unternehmer-Leben: Die eingenommene Umsatzsteuer minus gezahlte Umsatzsteuer geht ans Finanzamt.

Als Existenzgründer solltest du dich deshalb nicht abschrecken lassen, dein Projekt zu starten – auch wenn es dir durch das Finanzamt am Anfang etwas schwer gemacht wird. Denn du musst als Start-up häufiger Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben.

 

Existenzgründer und Vorsteuerabzug

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist in der Regel vierteljährlich abzugeben. Wenn du Existenzgründer bist, musst du allerdings in den ersten Jahren jeden Monat eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Nach Ablauf von zwei Jahren bestehen dann drei Möglichkeiten:

 

  • Wenn die Steuer jährlich unter 1.000 Euro liegt, kann dich das Finanzamt von der Abgabepflicht der Umsatzsteuervoranmeldung vollständig befreien (§ 18 Abs. 2 Satz 3 UStG). Die jährliche Umsatzsteuererklärung muss weiterhin abgegeben werden.
  • Wenn die Steuer unter 7.500 Euro (und über 1.000 Euro) liegt, erfolgt der Wechsel zur vierteljährlichen Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung (Regelfall nach § 18 Abs. 2 Satz 1 UStG).
  • Liegt die Steuer darüber, bleibt es bei der monatlichen Abgabe (§ 18 Abs. 2 Satz 2 UStG).

 

Kein Vorsteuerabzug als Kleinunternehmer

Wenn du Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG bist, darfst du auf deine Leistungen keine Umsatzsteuer berechnen. Das kann dir einen Wettbewerbsvorteil verschaffen und erspart dir die regelmäßige Anmeldung der Umsatzsteuer. Dadurch benötigst du weniger Zeit für Verwaltungsaufgaben. Allerdings darfst du auch keine Vorsteuer geltend machen. Die Kleinunternehmereigenschaft ist an folgende drei Voraussetzungen gebunden:

 

  1. Dein umsatzsteuerpflichtiger Umsatz darf im Vorjahr nicht über 17.500 Euro gelegen haben
  2. und er darf im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro betragen.
  3. Schließlich musst du selbst einen Antrag stellen, wenn du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen willst. Du wirst nicht automatisch Kleinunternehmer, wenn dein Umsatz die oben genannten Bedingungen erfüllt.

 

 

Vorsteuerabzug: einfach und lohnend

Der Vorsteuerabzug ist für dich als Unternehmer bares Geld. Du bekommst die von dir bezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt erstattet. Es lohnt sich also, bei Eingangsrechnungen genau hinzusehen (Pflichtangaben!) und diese gut aufzubewahren. Vielleicht solltest du dir auch Gedanken über den pauschalen Vorsteuerabzug machen. Im Übrigen gilt: Vorsteuerabzug ist einfacher als du denkst. Wer das Prinzip verstanden hat, kann eigentlich nichts falsch machen.

 

Ertan ist CEO & Gründer von weclapp. Er hilft und berät Unternehmen auf ihrem Weg in die Cloud. Was liegt da näher, als für diesen Blog über Software und Produkt-News von weclapp zu schreiben?