Warum ist Vertragsmanagement so wichtig?

Das Vertragsmanagement erfasst alle Vertragsabwicklungen im Unternehmen. Es lässt sich in die Bereiche Vertragsverwaltung (vor allem Vertragsausführung) und Vertragscontrolling (vor allem Risikobewertung) einteilen.

1. Was ist Vertragsmanagement?

Vertragsmanagement oder auch Contract Management erfasst die gesamte Vertrags-Abwicklung innerhalb eines Unternehmens. Dies beginnt schon bei den Vertragsverhandlungen. Vertragsmanagement ist ein zusammenfassender Begriff für sämtliche Tätigkeiten, die mit der Entstehung und der Ausführung von Verträgen zu tun haben.

Vertragsmanagement gilt als das Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Betriebes. Einzelne Projekte können auf einer Vielzahl von zusammenhängenden Vereinbarungen bestehen, die jeweils unterschiedliche Gesichtspunkte eines Projekts betreffen. Die aus diesen Verträgen resultierenden Verpflichtungen, Chancen und Rechte zu überwachen ist Aufgabe des Vertragsmanagements.

Vertragsmanagement sammelt jedoch auch Informationen, auf deren Grundlage eine Risikobewertung möglich ist.

Vertragsmanagement lässt sich daher grundsätzlich in zwei Kategorien einteilen:

  • Vertragsverwaltung (hauptsächlich Vertragsausführung)
  • Vertragscontrolling (hauptsächlich Risikobewertung)

1.1 Vertragsverwaltung

Zur Vertragsverwaltung gehören typische Aufgaben wie die Archivierung der Dokumente sowie die Gewinnung und Strukturierung von Informationen, die für einen Vertrag wichtig sind. In diesem Zusammenhang spielen auch gesetzliche Verpflichtungen eine Rolle, die eingehalten werden müssen.

Eine Vertragsverwaltung ist immer nur so gut wie die Struktur, die dahinter steht – und diese wird zu einem wesentlichen Teil von der Vertragsmanagement-Software bestimmt.

Typische Aufgaben der Vertragsverwaltung sind beispielsweise:

  • der Vergleich von Angeboten,
  • die Entwicklung von Vertragsentwürfen auf Basis der Angebote und Vertragsverhandlungen,
  • eine detaillierte Prüfung der Verträge und Dokumente,
  • die Kontrolle der Vertragserfüllung,
  • die Erstellung einer übersichtlichen Darstellung zu den wichtigsten Bestandteilen des Vertrags – als Arbeitsgrundlage für alle Abteilungen, die mit Aufgaben aus dem Vertrag beschäftigt sind,
  • die Fristen- und Terminüberwachung,
  • die Archivierung und
  • eine korrekte Rechnungserstellung (auch für die automatische Erstellung bei wiederkehrenden Rechnungen).

1.2 Vertragscontrolling

Beim Vertragscontrolling werden Informationen gesammelt, die auch für die Verwaltung von Verträgen wichtig sind, aber insbesondere den Schluss auf Risikobewertungen zulassen.

Bei der Frage, welche Art von Kontrakten lukrativ für ein Unternehmen sind oder welche Vertragspartner in der Regel für einen guten Umsatz sorgen, sind die im Vertragsmanagement strukturiert vorliegenden Daten eine große Hilfe. Statistiken auf Grundlage der vorliegenden Informationen bieten die Basis für die Abschätzung verschiedener Risiken. Sie können behilflich sein bei der Frage, ob neue Verträge geschlossen werden, welcher Art diese Verträge sein oder mit welchen Vertragspartnern diese abgeschlossen werden sollen.

Die typischen Fragestellungen im betrieblichen Alltag, die das Vertragscontrolling beantworten kann, sind zum Beispiel folgende:

❓ Wer sind die wichtigsten Vertragspartner des Unternehmens?

❓ Welches Umsatzpotenzial pro Vertragspartner ist im Jahr gegeben?

❓ Aktuelles Verhältnis Neukunden zu Bestandskunden

❓ Werteinschätzung der aktuell laufenden Verträge

❓ Einschätzung der Chancen und Risiken für jeden Vertragspartner bzw. jeden Vertrag

2. Warum ist Vertragsmanagement so wichtig?

Vertragsmanagement ist ein Bestandteil des Management Risk Controllings (MRC). Dies ist eine zentrale Sicherheitsmaßnahme, die eine gute Entwicklung der Unternehmensprojekte absichern soll. Als Teil des internen Kontrollsystems eines jeden Unternehmens ist das MRC notwendig, um gesetzliche und betriebswirtschaftliche Aufgaben zu meistern.

Ziele des MRC sind die Kontrolle und die Reduzierung von finanziellen Risiken. Die strukturierte Aufbereitung von Informationen, die den Kernbereich der unternehmerischen Tätigkeit betreffen (also auch Informationen zu Geschäftsverträgen), gehört zum internen Kontrollsystem eines jeden Betriebes.

3. Was beinhaltet das Vertragsmanagement?

Dokumente archivieren, Verträge überwachen, Vertragsverhandlungen beobachten – all dies sind die Aufgaben eines guten Vertragsmanagements mit entsprechender Vertragsmanagement-Software. Bei einem guten Vertragsmanagement steht die zentrale Vertragsakte im Mittelpunkt.

Und aus dieser ergeben sich die folgenden Aufgaben:

 Fristenüberwachung

 Recherche

 Liquiditätsplanung

Revisionssichere Archivierung

Daten aus der Vertragsakte können als Informationsgrundlage für weitere Risikoabschätzungen (Vertragscontrolling) verwendet werden.

Vor- und Nachteile des professionellen Vertragmanagements

Vorteile

Professionelles Vertragsmanagement spart Zeit und setzt Ressourcen frei. Die auf der Grundlage eines intelligenten Vertragsmanagements gewonnenen Informationen liegen in strukturierter Form vor und können als Basis für neue Einschätzungen dienen.

Intelligentes Vertragsmanagement kann vor allem Kosten sparen – Kosten, die entstehen, wenn Fristen oder vertragliche Pflichten übersehen werden oder betriebswirtschaftliche Entscheidungen getroffen werden, die sich später als falsch herausstellen: Man hätte bei entsprechender Sachkenntnis aufgrund einer durchdachten Verwaltung von Verträgen anders entschieden.

Risiken

Ein nicht vorhandenes oder fehlerhaftes Vertragsmanagement kann für ein Unternehmen negative Folgen haben.

Denn wer seine Verträge nicht vollständig unter Kontrolle hat und bei der Verwaltung der Verträge Fehler macht, kann Geld verlieren – manchmal sogar sehr viel Geld.

Beispiele:

  • Mietverträge über Büroräume, Leasingverträge

 Kündigungsfristen werden übersehen, weil der sonst dafür zuständige Mitarbeiter aus der Firma ausgeschieden ist.

Die Folge: Der Mietvertrag verlängert sich automatisch, obwohl ein Umzug ins Auge gefasst wurde.

✗ Bei Leasingverträgen werden lange Laufzeiten und damit eine preisgünstigere Kaufoption übersehen.

  • Gesetzliche Vorschriften

 Melde- und Kontrollpflichten werden übersehen.

Fristen werden nicht eingehalten.

  • Allgemeine Verträge

Schwieriges Auffinden der Dokumente

 Ungleicher Informationsstand in den einzelnen Abteilungen und bei den Mitarbeitern im Unternehmen

✗ Vertragliche Fristen werden versäumt.

✗ Inhaltliche Risiken von Verträgen werden nicht erkannt.

4. Welche Unternehmens-Abteilungen können welche Arten von Verträgen im Vertragsmanagement verwalten?

Das Vertragsmanagement mit einer leistungsfähigen Vertragsmanagement-Software dient vor allem dazu, die Abwicklung von Verträgen innerhalb eines Unternehmens (Vertragsverwaltung) zu optimieren. Ein gutes Vertragsmanagement zeichnet sich dadurch aus, dass beispielsweise nicht zwei Abteilungen innerhalb eines Unternehmens mit derselben Angelegenheit beschäftigt sind.

Die erfolgreiche Vermeidung von Mehrfacharbeiten ist ein wichtiger Faktor, um kostenintensive überflüssige Arbeitsprozesse zu vermeiden. Die Zeit für das Aufsuchen von Dokumenten wird verkürzt, wenn eine zentrale Datenhaltung im Rahmen des Vertragsmanagements eingeführt wird.

Zu einem funktionierenden Vertragsmanagement gehört es auch, dass eine strukturierte Darstellung der wesentlichen Inhalte eines jeden Vertrags für alle Abteilungen zur Verfügung steht. Auch so kann Zeit bei der Verwaltung von Verträgen einspart und überflüssige Arbeitsprozesse können vermieden werden.

AbteilungAufgaben
EinkaufVertragsabwicklung und Vertragserstellung mit Lieferanten und anderen Geschäftspartnern
VertriebVertragsabwicklung und Erstellung von Verträgen mit Kunden
RechtKontrolle der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und gesellschaftsinterner Richtlinien
PersonalArbeitsverträge, Bewerbungsunterlagen, Abmahnungen, Weiterbildungsanträge, „digitale Personalakte”
ITSoftwareverträge, Leasingverträge über Hardware
Buchhaltung und RechnungswesenErstellung von Rechnungen (auch automatisiert)
Kundenbetreuung, Call CenterÜberblick über wesentliche Vertragsinhalte zur schnellen Information
RevisionQualitätsmanagement, Optimierung der Audit-Fähigkeit von Verträgen
ControllingPlanung, Steuerung und Analyse anhand bestehender Verträge
GeschäftsführungAufbau des internen Kontrollsystems, Reduzierung von Kosten durch Einschätzung von Vertragsrisiken

5. Vertragsmanagement-Software

5.1 Warum sollte man eine professionelle Vertragsmanagement-Software einsetzen?

Ohne intelligente Software sind ein gutes Vertragsmanagement und eine korrekte Verwaltung von Verträgen kaum möglich. Ab einer gewissen Betriebsgröße wird Vertragsmanagement-Software (Contract Management Software) unabdingbar – allein schon deshalb, weil die Konkurrenz solche Programme nutzt. Für die Frage der Investition in ein Programm für Vertragsmanagement spielt auch die Anzahl der laufenden Verträge eine Rolle.

Das Einsparpotenzial ist enorm. Denn Vertragsmanagement-Software übernimmt viele Aufgaben und spart somit Zeit, die für das Kerngeschäft frei wird. Vertragsmanagement-Software erinnert an wichtige Termine und Kündigungsfristen. Vertragsmanagement-Software macht dies besser und zuverlässiger als jedes Notizbuch, weil jeder Termin und jede Frist immer im Zusammenhang mit konkreten vertraglichen Verpflichtungen steht – die Software macht diese Zusammenhänge jedes Mal deutlich.

Für welche Arten von Verträgen bietet sich der Einsatz einer Vertragsmanagement-Software an?

➜ Mietverträge

➜ Leasingverträge

➜ Dienstleistungsverträge

➜ Kooperationsverträge mit anderen Unternehmen

➜ Wartungsverträge

➜ Kaufverträge

➜ Supportverträge

5.2 Vertragsmanagement-Software für kleine Unternehmen?

Noch vor einigen Jahren gab es Software für die Vertragsverwaltung und das Vertragscontrolling nur zu sehr hohen Preisen. Die Zielgruppe dieser Software-Lösungen waren große Betriebe. Das verwundert nicht, wenn man die Leistungsfähigkeit der Vertragsmanagement-Software bedenkt, die umfassend und trotzdem abteilungsspezifisch arbeitet.

Die Optimierung und Automatisierung des Vertragswesens wird jedoch zunehmend auch bei kleineren Unternehmen und bei Freiberuflern selbstverständlich. Mittlerweile gibt es deshalb auch für dieses Spektrum kostengünstige Lösungen, die sich in puncto Qualität mit umfangreicheren Softwarepaketen messen können.

5.3 Was sollte eine Vertragsmanagement-Software können?

Wie bei jeder anderen Software ist die Bedienerfreundlichkeit der wichtigste Gesichtspunkt. Moderne Programme sind selbsterklärend und auch ohne PDF-Handbuch verständlich. Umfassende Kenntnisse in Tabellenkalkulationsprogrammen wie Excel sollten nicht Voraussetzung sein, um mit einer Vertragsmanagement-Software zurechtzukommen.

Dass die Programme über Schnittstellen zu Excel und Word verfügen müssen, dürfte allerdings selbstverständlich sein. Grundlage für gute Software für die Vertragsverwaltung und das Vertragscontrolling ist eine gut gepflegte Vertragsdatenbank. Und natürlich hängen gute Ergebnisse immer davon ab, dass die Daten korrekt und vollständig eingegeben werden. Das Einscannen von Dokumenten sollte möglich sein, der Einsatz einer Texterkennungssoftware ist dabei hilfreich.

Wichtig sind vor allem:

Gute Integration in bereits bestehende Systeme

Automatisiertes Analyse- und Berichtswesen

    • Umfangreiches Reporting
    • Ermittlung von Verbindlichkeiten auf den Stichtag genau
    • Aufarbeitung der Daten für Jahresabschlussberichte

Alle Verträge sind permanent verfügbar für die jeweils berechtigten Personen

    • Vertragsdaten sind übersichtlich dargestellt.
    • Änderungen sind stets nachvollziehbar (Vertragshistorie).
    • Eingebautes Wiedervorlage-System

6. Mit intelligentem Vertragsmanagement das Unternehmen voranbringen

Intelligentes Vertragsmanagement (Contract Management) wird durch gute Software ganz wesentlich unterstützt. Vertragsmanagement-Software verhindert insbesondere das kostenintensive Vergessen von Fristen und Terminen. Die Archivierung von Verträgen, die übersichtliche Darstellung der wichtigsten Vertragsinhalte und die jederzeitige Verfügbarkeit aller Einzelheiten macht die Vertragsverwaltung mit Software einfach.

Kurz gesagt sind es drei Punkte, die für den Einsatz von Software für Vertragsmanagement sprechen:

Sie gewährt einen guten Überlick,

erleichtert Entscheidungen

und reduziert die Risiken.

So können auch kleinere Unternehmen und Freiberufler davon profitieren, wenn sie sich statt um Archivierung und Fristen um das Kerngeschäft kümmern können. Leistungsfähige Software für die Vertragsverwaltung und das Vertragscontrolling gibt es zu günstigen Preisen.

Investitionen in moderne Contract Management Software macht sich schon nach kurzer Zeit bezahlt. Sie lohnen sich gerade dann, wenn in einem Unternehmen kein Geld für zusätzliches Personal vorhanden ist. Software-basierte Verwaltung von Verträgen realisiert Einsparpotenziale und gewährt eine jederzeit mögliche und umfassende Analyse von Geschäftsentwicklungen.

Eine auf einer guten Software basierende Vertragsverwaltung kann maßgeblich dazu beitragen, bessere Zahlungseingänge zu generieren. Oft werden mit Kunden gesonderte Vereinbarungen über Stundungen oder die Ratenzahlungen getroffen.

Gute Vertragsmanagement-Software garantiert eine effektive Überwachung der Zahlungen auch bei ungewöhnlichen Terminvereinbarungen für die einzelnen Zahlungen. Werden diese Vereinbarungen vom Schuldner nicht eingehalten und auf Gläubigerseite aufgrund eines unzureichenden Vertragsmanagements nicht gemahnt, kann dies aufseiten des Gläubigers fehlinterpretiert werden.

Eine nachlassende Zahlungsmoral ist häufig die Folge.