Kassenbericht – so machst du es richtig!

Im Kassenbuch hältst du die Bareinnahmen und Barausgaben deines Unternehmens fest. Grundlage eines ordnungsgemäßen Kassenbuchs sind die Kassenberichte. Hierzu gibt es einige Besonderheiten zu berücksichtigen, mit denen sich folgenschwere Fehler vermeiden lassen. Denn gerade der Kassenbericht ist für die Außenprüfer des Finanzamts immer besonders interessant. Hier erfährst du mehr darüber.


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Kassenbericht oder Kassenbuch?

Kassenbericht oder Kassenbuch? Sind das nicht einfach nur zwei Bezeichnungen für dieselbe Sache? Die Antwort ist eindeutig nein. Die Kassenberichte sind aber Bestandteil des Kassenbuchs. Die Unterschiede:

 

KassenbuchKassenbericht
 
  • Erfassen der Geschäftsvorfälle, die bar bezahlt wurden
  • Saldo = Aktivposten im Umlaufvermögen
 
  • Täglich ausgezählter Bestand der Kasse (auf den Cent genau),
  • der mithilfe einer Rückrechnung die Einnahmen des Tages ergibt.

 

Die täglichen Kassenberichte sind die Grundlage für ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch.

 

 

Musst du überhaupt einen Kassenbericht erstellen?

Die Pflicht zur Aufstellung eines Kassenberichts hängt davon ab, ob du ein Kassenbuch führen musst. Kassenbücher sind wiederum Bestandteile der Buchführung. Das heißt:

 

Pflicht zum Kassenbuch führen

 

 

Beispiele

Diese Übersicht gibt dir einen ersten Hinweis darauf, ob du Kassenberichte erstellen musst.

 

GruppeKassenberichte erforderlich?
Gewerbetreibende
  • In der Regel ja
  • Ausnahme: Unterschreiten von Gewinn- und Umsatzgrenzen (€ 60.000, € 600.000)
Freiberufler
  • Nein
Gesellschaften
  • In der Regel schon aufgrund der Gesellschaftsform
  • Ausnahmen: GbR, PartG. Eine Bilanzierungspflicht (und damit die Pflicht zur Erstellung von Kassenberichten) kann sich allerdings aus anderen Gründen ergeben.
Landwirte/Forstwirte
  • In der Regel ja
  • Ausnahme 1: Unterschreiten von Gewinn- und Umsatzgrenzen (€ 60.000, € 600.000)
  • Ausnahme 2: Wert der genutzten Fläche liegt unter € 25.000

 

Klar ist natürlich, dass du kein Kassenbuch und damit keine Kassenberichte erstellen musst, wenn in deinem Unternehmen nie bar bezahlt wird. Wenn du aber zur Buchführung verpflichtet bist und über eine Ladenkasse oder Registrierkasse verfügst, sind Kassenberichte obligatorisch.

 

 

Sonderfall Freiberufler

Freiberufler sind gesetzlich von der Buchführungspflicht befreit. Deshalb müssen sie kein Kassenbuch führen und damit keine Kassenberichte erstellen – selbst dann, wenn viele Geschäfte bar bezahlt werden. Wichtig für Freiberufler ist aber:

 

  • Alle Geschäfte (auch Bargeschäfte) müssen auf jeden Fall belegt werden.
  • Wer sich freiwillig für ein Kassenbuch entscheidet, muss dieses nach den gesetzlichen Vorschriften führen.

 

Die Führung eines Kassenbuchs empfiehlt sich insbesondere dann, wenn sehr viele Geschäfte bar bezahlt werden.

 

 

Rechtliche Grundlagen für den Kassenbericht

Die Aufzeichnungspflicht von Einnahmen und Ausgaben stammt im Wesentlichen aus dem Steuerrecht. Die Umsatzsteuer und eine jederzeitige Prüfungsmöglichkeit durch das Finanzamt spielen hier eine besondere Rolle. Gerade die Kassenberichte werden bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt immer wieder besonders genau unter die Lupe genommen.

 

 

Zwei wichtige Paragrafen

Vor allem zwei Vorschriften aus den Steuergesetzen sind in Bezug auf den Kassenbericht wichtig:

 

  • § 22 Abs. 1 Satz 1 UStG: Der Unternehmer ist verpflichtet, zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Berechnung Aufzeichnungen zu machen.
  • § 146 Abs. 1 Satz 2 AO: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden.

 

 

Tägliche Aufzeichnungspflicht?

Bist du als Unternehmer verpflichtet, alle Einnahmen und Ausgaben, die über die Kasse gehen, täglich aufzuzeichnen? Das Gesetz lässt Spielräume zu – denn in § 146 Abs. 1 Satz 2 AO ist ja nicht von müssen, sondern von sollen die Rede. In den folgenden Fällen schadet es deshalb nicht, wenn aus der Regel eine Ausnahme gemacht und die Kasseneinnahmen und -ausgaben nicht täglich erfasst werden:

 

  • wenn Kassengeschäfte meist nur nebenbei anfallen oder
  • wenn zwingende geschäftliche Gründe eine Buchung am selben Tag unmöglich machen.

 

 

Kassenbericht – wozu?

Auf den Punkt gebracht liegt der Sinn des Kassenberichts hierin:

 

  • Der Kassenbericht gibt Aufschluss über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben des Tages,
  • und zwar über die Einnahmen und Ausgaben, die bar getätigt wurden.

 

Wichtig ist, dass im Kassenbericht letztlich nur die Geschäftsvorfälle das Ergebnis bestimmen. Die aus anderen Gründen entnommenen oder hinzugelegten Gelder werden im Tagesergebnis nicht erfasst.

 

 

Das Ergebnis des Kassenberichts: die Tageslosung

Das Ergebnis des Kassenberichts wird als Tageslosung bezeichnet. Die Bareinnahmen des Tages sind die Tageslosung. Die Tageslosung zeigt auf, welche Gelder bar aufgrund von Geschäftsvorfällen in die Kasse gelangt sind – und nicht aus anderen Gründen.

 

 

Wie ermittelt man die Tageslosung?

Welche Gelder stammen aus Geschäften deines Unternehmens? Das ist der Sinn des Kassenberichts. Zur Tageslosung werden demnach nicht die Scheine und Münzen gezählt, die selbst in die Kasse gelegt hast, zum Beispiel als Wechselgeld. Auch das Geld, das für Geschäftsausgaben ausgegeben oder privat entnommen wurde, fließt nicht in die Tageslosung ein. Eine einfache Rechnung Bestand am Abend minus Bestand am Morgen ist deshalb falsch.

 

Die korrekte Formel für den Kassenbericht lautet:

 

  • Kassenbestand am Ende des Tages (laut Zählprotokoll)
  • Minus sonstige Einlagen (zum Beispiel Wechselgeld)
  • Plus Privatentnahmen und sonstige Ausgaben
  • Minus Kassenbestand am Anfang des Tages
  • = Tageslosung (Bareinnahmen des Tages)

 

 

Retrograd statt progressiv

Die oben genannte Vorgehensweise ist retrograd. Das heißt: Es wird zunächst das Ergebnis (der Kassenbestand) ermittelt und dann zurückgerechnet. Das Pferd wird sozusagen von hinten aufgezäumt: Das Ergebnis wird durch eine Rückrechnung auf seine Richtigkeit überprüft. Die gegenteilige Vorgehensweise (progressiv, nach vorne gerichtet) wäre bei der Ermittlung der Tageslosung falsch.

 

So darfst du es also nicht machen:

 

  • Kassenbestand am Anfang des Tages
  • Plus sonstige Einlagen (zum Beispiel Wechselgeld)
  • Minus Privatentnahmen und sonstige Ausgaben
  • Plus Kassenbestand am Ende des Tages
  • = Tageslosung (Bareinnahmen des Tages)

 

 

Beispiel für einen Kassenbericht

Ein ordnungsgemäßer (also retrograd geführter) Kassenbericht könnte demnach wie folgt aussehen:

 

Kassenbericht vom 10. September 2016
Kassenbestand bei Geschäftsschluss (Ergebnis laut Zählprotokoll):€ 1.092,65
TagesausgabenSteuersatzUmsatzsteuerNetto
Wareneinkäufe und Nebenkosten19 %€ 43,63€ 229,63
Geschäftsausgaben
Privatentnahmen€ 200,00
Summe Tagesausgaben:€ 43,63€ 429,63€ 473,26
Summe:€ 1.565,91
minus Kassenbestand am Vortag:€ 676,07
Ergebnis (Kasseneingang):€ 889,84
minus Privateinlagen (Eigenbeleg):€ 75,00
minus sonstige Einnahmen:
Bareinnahmen (Tageslosung):€ 814,84

 

 

Das Zählprotokoll

Das Zählprotokoll ist der Nachweis für die geldmäßige (im Gegensatz zur rein rechnerischen) Kassenführung. Es stellt konkret dar, in welcher Anzahl und in welcher Stückelung der Kassenendbestand vorliegt. Kurz gesagt: Er bietet ein genaues und konkretes Abbild des Kassenbestands. Welche Art von Ladenkasse verwendet wird, spielt dabei keine Rolle – ob es sich um eine elektronisch Registrierkasse oder einen schlichten Karton handelt.

 

 

Beispiel für ein Zählprotokoll

Wie der Name schon sagt: Das Zählprotokoll protokolliert die Zählung des Kasseninhalts, also der einzelnen Scheine und Münzen nach Kassenschluss. Das heißt: Das Geld wird auf den Cent genau ausgezählt und das Ergebnis wird in einem Protokoll festgehalten. Und so sieht ein Zählprotokoll aus:

 

Kassenzählprotokoll vom 9. September 2016
Scheine/MünzenStückBetrag
1 Cent1€ 0,01
2 Cent3€ 0,06
5 Cent4€ 0,20
10 Cent8€ 0,80
20 Cent10€ 2,00
50 Cent4€ 2,00
1 Euro3€ 3,00
2 Euro4€ 8,00
5 Euro4€ 20,00
10 Euro3€ 30,00
20 Euro3€ 60,00
50 Euro1€ 50,00
100 Euro3€ 300,00
200 Euro1€ 200,00
500 Euro0€ 0,00
Kassenendbestand€ 676,07

 

Bei größeren Kassenbeständen empfiehlt sich der Einsatz von Geldzählmaschinen, die dir die Ermittlung des Kassenbestands sehr erleichtern.

 

 

Formvorschriften für das Kassenzählprotokoll

Auch für das Kassenzählprotokoll gelten einige Formvorschriften, zum Beispiel:

 

  • Es muss unbedingt ein Datum enthalten.
  • Es muss vom Kassierer/Kassenführer unterschrieben werden.

 

 

Typische Fehler beim Kassenbericht

In der Praxis kommen Mängel in den Kassenberichten häufig vor. Typische Fehler sind zum Beispiel:

 

  • ein durchgehend einheitliches Schriftbild (deutet darauf hin, dass die Kassenberichte im Nachhinein erstellt wurden),
  • glatte Euro-Beträge (deuten darauf hin, dass der Bestand der Kasse nicht durch Auszählen festgestellt wurde),
  • progressive statt retrograde Ermittlung der Bareinnahmen,
  • Entnahmen und Einlagen werden nicht täglich, sondern wöchentlich oder monatlich eingetragen,
  • der Endbestand am Vortag entspricht nicht dem Anfangsbestand am Folgetag,
  • vollständig fehlende Kassenberichte.

 

Ein ziemlich haarsträubender Fehler bei einem Kassenbericht ist ein negativer Endstand. Das ist bei einem Kassenbericht nicht möglich, weil eine Kasse niemals leerer als leer sein kann. Ein negativer Kassenstand ist ein untrüglicher Beweis dafür, dass gar nicht gezählt wurde.

 

 

Warum der Kassenbericht so wichtig ist

Kassenberichte sind – wie bereits gesagt – die Grundlage für ein ordnungsgemäßes Kassenbuch. Und dieses ist in erster Linie für die Steuereinnahmen des Staates wichtig: Es muss jederzeit vom Finanzamt einsehbar sein. Deshalb müssen alle Aufzeichnungen auch über eine lange Zeit aufbewahrt werden. Fehler bei der Erstellung von Kassenberichten können Folgen haben, zum Beispiel:

 

  • Geldbußen (leichtfertige Steuerverkürzung, § 378 AO),
  • Geld- oder Freiheitsstrafen (Steuerhinterziehung, § 370 AO),
  • Entzug der Gewerbeerlaubnis oder andere gewerberechtliche Sanktionen).

 

Keine Angst: Nicht jeder kleine Fehler führt sofort zu Sanktionen. Auf Dauer zahlt sich jedoch die gewissenhafte Führung eines Kassenbuchs aus. Und die Grundlage dafür sind – wie bereits gesagt – korrekte Kassenberichte.

 

 

Kassenbericht richtig erstellen

Wie erstellt man einen ordnungsgemäßen Kassenbericht? Wenn du weißt, was ein Kassenbericht, ein Kassenbuch und ein Zählprotokoll sind und welchen Zwecken sie dienen, kannst du eigentlich nichts falsch machen. Beim Protokollieren und Rechnen können auf Excel basierende Vorlagen sehr hilfreich sein. Aber auch intelligente Finanzsoftware für die Buchhaltung in einem Unternehmen nimmt dir sehr viel Arbeit ab – und vermeidet kostspielige Fehler.

 

Ertan ist CEO, Gründer & Gesellschafter von weclapp und schreibt in diesem Blog über aktuelle Entwicklungen rund um die ERP-Software. Außerdem gibt er seine Erfahrung als Gründer weiter sowie seine Expertise in den Bereichen Warenwirtschaft und Buchhaltung.Seine ersten Erfahrungen sammelte er Anfang der 1990er mit der Entwicklung eines Warenwirtschaftssystems für einen IT-Großhändler. 2001 entwickelte er eine Open Source Lösung für das Customer Relationship Management – eines der ersten Open Source CRM-Systeme, die es zum damaligen Zeitpunkt überhaupt gab.Das Know-How aus diesen beiden Schlüsselprojekten sowie zahlreiche Prozessberatungen in Unternehmen führten 2008 zu der frühen und richtungsweisenden Idee von weclapp: eine Cloud-basierte ERP-Software für alle Unternehmensbereiche. Damit war Ertan einer der ersten, der das Potenzial einer solchen Anwendung erkannte und eine Cloud-Lösung zur Unternehmenssteuerung auf den Markt brachte.

2 Kommentare

  1. Christian Kozlowski   •  

    Hallo,
    aus diversen Steuerprüfungen insb. Umsatzsteuerprüfungen kann ich sagen sieht es der (Betriebs-) Prüfer gerne, wenn selbst ein Kassenbuch bei geringen Barumsätzen existiert, da wenn man nicht nachweisen kann wie sich die Einnahmen oder Ausgaben ergeben der Finanzamtsprüfer zur Festlegung der Steuerzahllast das Recht zur Schätzung hat, oftmals auch zur Erziehungsmaßnahme. Wenn ich dann ein lückenloses Kassenbuch habe (entsprechend den Regelvorgaben der ordnungsgemäßen Buchführung, insb. aus Betrachtung des Finanzamtes wieder) gelingt es einem Steuerberater den Schätzungsfall abzuwenden. Nachteil des Kassenbuchs ist, dass es dazu führt das viele Unternehmer gerne sich am physischen Bargeld bedienen ohne die Privatentnahmen zu dokumentieren und die Saldenüberträge nicht stimmen; fatal ist dies bei UGs oder GmbHs wo ich kein Privatentnahmekonto besitze.
    Gruß
    Christian Kozlowski
    Wirtschaftssociété + Kanzleien

  2. Jet Cest   •  

    Hallo,
    Sorry für die Frage. Aber warum muss man den Umsatz vom Vortag abziehen?
    Der Umsatz bleibt doch nicht in der Kasse drinne? Das ist die Stelle wo ich hängenbleibe. Die Stelle verstehe ich nicht. Bitte um Antwort…

    MfG

    JetCest

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