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Fakturierung

Sie gehört zum Unternehmensalltag dazu und doch erfreut sie sich keiner großen Beliebtheit: Die Buchhaltung. Als besonders zeitfressend stellt sich im Arbeitsalltag die regelmäßige Ausstellung von Rechnungen, Mahnungen und Angeboten heraus. Dabei kann eine intuitiv bedienbare Rechnungssoftware das lästige Schreiben von Rechnungen und Co. mehr als einfach gestalten. Innerhalb weniger Sekunden erstellt oder vollautomatisch in regelmäßigen Abständen verschickt – Sie haben die Wahl, wer Ihre Rechnungen wann und wie bekommt!

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15 Dinge, die man über Fakturierung wissen muss

Die Rechnungsstellung (Fakturierung) ist häufig komplex und aufwendig – und für den Unternehmer manchmal schwieriger als das Erbringen der eigentlichen Leistung. Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), Freiberufler, Start-ups und andere Selbstständige müssen bei jeder Rechnung viele rechtliche Regelungen beachten. Spezielle Programme für das Rechnungswesen und die gesamte Fakturierung beantworten interaktiv fachliche Fragen, schließen kostspielige Fehler von vornherein aus und sorgen für Effizienz bei der Fakturierung. Die für das Rechnungswesen investierte Zeit wird erheblich geringer.

Fakturierung

Einkaufsrechnung

Als Unternehmen erstellen Sie Angebote, erbringen Dienstleistungen, produzieren Artikel, stellen Lieferungen zusammen und sorgen für deren Versand. Unabhängig vom Auftragsinhalt ist das Ergebnis stets eine Rechnung, die Sie an Ihren Kunden versenden. Cloud-ERP-Software von weclapp führt sie mittels Workflow aus der Auftragsabwicklung heraus direkt zu diesem wichtigen Prozessschritt. Die Software unterstützt hierbei verschiedene Fakturaarten. So ist es neben dem Standardfall möglich, aus Teillieferungen Teilrechnungen zu erzeugen oder die Zahlungsart Vorkasse zu wählen. Es können Bar- und Kreditrechnungen generiert werden. Insbesondere bei umfangreicheren Aufträgen erfolgt die Fakturierung stufenweise. Daher sind auch Rechnungen für Anzahlungen, Schlusszahlungen und mehrstufige Abschlagszahlungen erstellbar. Eine weitere Sonderform stellen wiederkehrende Rechnungen dar. Diese können beispielsweise für Laufzeitverträge mit monatlicher Zahlung verwendet werden.

Agieren Sie international, so nutzen Sie die Möglichkeit, Ihre Fakturen in unterschiedlichen Währungen zu erstellen. Auch die Steuersätze sind länderspezifisch anpassbar.

Auf Wunsch versenden Sie Ihre Rechnung automatisch per E-Mail. Für die Buchhaltung steht eine OP-Verwaltung mit DATEV-Export und Zahlungserfassung sowie eine generische Schnittstelle zu fremden Fibu-Systemen zur Verfügung.

  • Rechnungen direkt aus dem Workflow
  • Unterstützung verschiedener Fakturaarten
  • Generierung von Bar- und Kreditrechnungen

Vom Auftrag zur Rechnung

Vom Auftrag zur Rechnung

Ihr Tagesgeschäft beinhaltet die Angebotserstellung und Auftragsabwicklung. Bereits bei der Auftragsanlage stellen Sie in der Software von weclapp die Weichen für den späteren Rechnungsprozess. Die Auftragsart (Standard, Ladenverkauf, Vorkasse, Anzahlung oder Abschlagszahlung) nimmt Einfluss auf die Art der Rechnung. Die Parameter Zahlungsbedingungen, abweichende Umsatzsteuer, Währung und Zahlungsart sind ebenfalls grundlegende Vorgaben für die spätere Fakturierung.

Die Erstellung einer Rechnung kann mit oder ohne Auftragsbezug erfolgen. Die Variante mit Bezug zum Auftrag ist besonders komfortabel, da die Faktura direkt über den Workflow angelegt werden kann und bereits mit den folgenden Daten vorbefüllt ist:

  • Rechnungsempfänger (entspricht Auftraggeber)
  • Rechnungspositionen (entspricht Auftragspositionen)
  • Rechnungskopfdaten (z. B. Zahlungsbedingungen, Zahlungsart, Lieferdatum)

Rechnungsbelege können selbstverständlich mit eigenen Kopf- und Fußtexten versehen werden. Hierfür lassen sich bei Bedarf eigene Textbausteine definieren.

Ein Infobereich gibt Ihnen zudem Aufschluss über den bisherigen Auftragsverlauf mit dem Status der Vorgängerbelege (z. B. Auftragsbestätigung erstellt, Lieferung versandt). Zudem erkennen Sie den Rechnungswert, die Kosten und letztlich Ihre Gewinnspanne.

  • Berücksichtigung der Auftragsart
  • Zahlungsbedingungen wählbar
  • Individuelle Kopf- und Fußtexte

Standardrechnung

Standardrechnung

Bei der Auftragserstellung ist die Auftragsart „Standard“ bereits voreingestellt. Dies bedeutet, dass nach der Auslieferung bzw. Leistungserbringung eine Standardrechnung (Kreditverkauf) folgt.

Ladenverkauf

Die Auswahl der Auftragsart Ladenverkauf führt dazu, dass Verkaufsbelege direkt erstellt werden können und weitere Zwischenschritte (Auftragsbestätigung, Lieferung) nicht erforderlich sind. Die Rechnung wird direkt erstellt und kann dem Kunden ausgehändigt werden.

Vorkasse

Wählen Sie die Auftragsart Vorkasse aus, folgt ein anderer Prozess als im Standardfall. Der Workflow leitet Sie nach der Erstellung der Auftragsbestätigung durch folgende Schritte:

  • Vorkasserechnung erstellen
  • Rechnungsdokumente erzeugen
  • Offene Posten erzeugen

Nun warten Sie auf den Zahlungseingang Ihres Kunden. Ist dieser erfolgt, wird die Faktura als bezahlt gekennzeichnet. Abschließend wird die Ware ausgeliefert.

Anzahlungsrechnungen

Vor allem bei umfangreicheren Projekten ist es üblich, dass mit Kunden eine Anzahlung vereinbart wird. Sie wählen hierfür einfach die entsprechende Auftragsart aus und erfassen den vereinbarten Anzahlungsbetrag. Nach der Erstellung der Auftragsbestätigung legen Sie nun eine Anzahlungsanforderung an und generieren das Rechnungsdokument für Ihren Kunden. Nun erzeugen Sie einen offenen Posten. Ist dieser als „bezahlt“ markiert, können Sie im Folgeprozess fortfahren. Sie erstellen und versenden die Lieferung und generieren abschließend die Schlussrechnung.

Abschlagszahlungen

Eine weitere Möglichkeit, stufenweise Zahlungen abzubilden, stellt die Auftragsart „Abschlagszahlung“ dar. Sie erfassen hierfür beliebig viele Teilbeträge, die Sie mit Zahlungsvoraussetzungen (z. B. Auftrags- oder Projektfortschritt) und Fälligkeitsdatum versehen können. Ist eine Voraussetzung als erledigt markiert, lässt sich hierzu eine Abschlagsrechnung erzeugen. Die letzte Rate stellt üblicherweise die Schlusszahlung dar.

Teilrechnungen

Teilrechnungen

Für den Fall, dass Teillieferungen an Kunden erfolgen, besteht die Möglichkeit, Teilrechnungen zu erstellen. Liefern Sie Teilmengen aus, so generieren Sie im Prozessverlauf eine Rechnung, die nur die gelieferte Teilmenge enthält. Aus einem Auftrag bzw. einer Auftragsposition können beliebig viele Lieferungen und Rechnungen erzeugt werden, bis die Position in Gänze abgearbeitet ist.

  • Erstellung von Teilrechnungen
  • Teillieferungen monetär erfassen
  • Via Teilrechnungen alle Positionen in Gänze abgearbeitet

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Wiederkehrende Rechnungen

Rechnungsintervall

Wiederkehrende Rechnungen sind insbesondere für Unternehmen relevant, die beispielsweise Laufzeitverträge oder Abonnements anbieten. Im Rahmen der Erstellung haben Sie die Möglichkeit, das Rechnungsintervall auf täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich einzustellen. Bei laufenden Vorgängen erkennen Sie in einer Übersicht, welche Einzelrechnungen bereits generiert wurden und in welchem Status sich diese befinden (z. B. gebucht oder bezahlt).

  • Laufzeitverträge oder Abonnements abrechnen
  • Rechnungsintervalle
  • Übersicht der Teilrechnungen

Retouren und Gutschriften

Retouren und Gutschriften

Selbstverständlich können Aufträge bzw. Auftragspositionen retourniert und wieder im Lager vereinnahmt werden. Der Workflow leitet Sie in diesem Prozess zur Gutschrift, die automatisch die retournierten Positionen mit dem entsprechenden Wert enthält. Auch aus Gutschriften werden offene Posten generiert, die einen Zahlungsausgang erwarten.

  • Retouren verwalten
  • Lagerorganisation
  • Gutschriften

Übersicht Rechnungen und Rechnungspositionen

 
Übersicht Rechnungen

Sowohl Rechnungen als auch Rechnungspositionen können in einem eigenen Monitor dargestellt und überwacht werden. So erkennen Sie auf einen Blick den aktuellen Status Ihrer Fakturavorgänge. Mit der Filterfunktion reduzieren Sie die Informationen auf den gewünschten Umfang, beispielsweise auf einen bestimmten Kunden, Zeitraum oder Rechnungsstatus.

Aus der Rechnungsübersicht heraus ist es im Übrigen möglich, Fakturen ohne Bezug zu vorangegangenen Aufträgen zu erstellen.

  • Faktura-Überblick
  • Filterfunktion
  • Auftragsunabhängige Rechnungen schreiben

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Offene Posten (OP-Liste Ausgang)

Offene Posten (Ausgang)

Offene Posten aus Rechnungen und Gutschriften werden in einer Übersicht dargestellt, die frei konfigurierbar ist. In der Standardansicht erhalten Sie bereits wichtige Informationen wie die Belegart, den Geschäftspartner, das Fälligkeitsdatum und den offenen Betrag.

  • Frei konfigurierbare Übersicht der Offene Posten aus….
  • … Rechnungen…
  • …und Gutschriften.

Konfigurierbare Rechnungsparameter

Rechnungsparameter

weclapp bietet im Standard bereits etliche gängige Zahlungsbedingungen, Fremdwährungen und Steuersätze an. Jeden dieser Parameter können Sie jedoch individuell auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Insbesondere für international agierende Unternehmen kann es notwendig sein, weitere Fremdwährungen anzulegen. Hierbei ist es möglich, einen Umrechnungskurs zu Ihrer Hauswährung anzugeben.

Bei Bedarf haben Sie zudem die Möglichkeit, Zahlungsarten anzulegen. Diese Option nutzen beispielsweise Onlinehändler, die als Zahlwege Kreditkarte, PayPal und Überweisung anbieten.

  • Verschiedene Zahlungsbedingungen
  • Wählbare Fremdwährungen
  • Auswahl an Steuersätzen

Rechnungserstellung mit weclapp: flexibel und komfortabel

Bereits mit den vorhandenen Standardparametern von weclapp sind Sie in der Lage, eine Vielzahl unterschiedlicher Rechnungsarten zu generieren. Passend zum jeweiligen Auftrag, der die Basis für die spätere Fakturierung bildet, führt Sie der intuitive Workflow sicher bis zur Rechnungsstellung. Benötigen Sie noch mehr Flexibilität, so konfigurieren Sie auf einfache Art und Weise neue Steuersätze, Zahlungsarten oder Zahlungsbedingungen. Mit den praktischen Monitoring-Funktionen sind Sie hinsichtlich Ihrer Ausgangsrechnungen und deren Status jederzeit optimal informiert.

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1. Fakturierung – was heißt das?

Fakturierung ist ein Fachbegriff aus dem Rechnungswesen. Der Begriff Fakturierung hat eigentlich zwei Komponenten. Diese werden jedoch oft vertauscht. Im Allgemeinen versteht man unter Fakturierung nur die Rechnungserstellung, aber streng genommen spielt auch die Buchführung bei dem Begriff eine Rolle.

  • Fakturierung ist
    • die Rechnungserstellung an einen Kunden für eine erbrachte oder noch zu erbringende Leistung und
    • die Buchung des Geschäftsvorfalls auf passende Konten im Rahmen der Buchführung.

 

2. Fakturierung und Faktura

Die eigentliche Rechnung heißt Faktura. Dies ist eine Urkunde für den Leistungsempfänger beziehungsweise den Kunden. In dieser Urkunde ist die Aufforderung enthalten, einen bestimmten Geldbetrag für eine bestimmte Leistung zu zahlen. Im Rahmen der Fakturierung spielt die Rechnung aufseiten des Leistenden wie aufseiten des Kunden eine wichtige Rolle. Beide Parteien führen Buch über das zugrunde liegende Geschäft und verbuchen den Vorfall auf jeweils passende Konten. Dies gilt natürlich nur dann, wenn auch der Leistungsempfänger ein Unternehmen ist. Die Definition des Unternehmens findet sich im Umsatzsteuergesetz (§ 2 UStG).

 

3. Welche Rechtswirkungen haben Rechnungen

Eine Rechnung dient als Dokument vor allem für Beweiszwecke. Steuerrechtlich ist das Vorliegen von Rechnungen besonders für die Umsatzsteuer und die Ermittlung des Gewinns entscheidend. Für die meisten Rechte und Pflichten der Parteien, die aus einer Rechnung hervorgehen, hat die Rechnung selbst jedoch keine begründende Wirkung:

  • Maßgeblich für die Rechte und Pflichten des Leistenden und des Leistungsempfängers (zum Beispiel Verkäufer und Käufer) ist der zugrunde liegende Vertrag zwischen den Beteiligten.
    • Beispiele: Kaufvertrag, Werkvertrag, Dienstvertrag usw.
    • Diese Verträge sind in der Regel formlos gültig!
  • Die Rechte und Pflichten sind im Einzelnen zum Beispiel:
    • Leistungsansprüche, Zahlungsansprüche
    • Gewährleistungsansprüche
    • Auch der Zeitpunkt der Zahlungspflicht ergibt sich nicht zwingend aus der Rechnung, sondern aus der Vereinbarung der Parteien oder dem Gesetz.

 

4. Echt und unversehrt: die Form der Rechnung

Formvorschriften bezüglich Rechnungen dienen unterschiedlichen Zwecken – vor allem steuerrechtlichen. Einige wichtige Erfordernisse für die korrekte Fakturierung sind hier aufgeführt:

  • Echtheit der Herkunft, § 14 Abs. 1 Satz 2 UStG
    • Die Identität des Ausstellers einer Rechnung muss gewährleistet sein.
    • Beispiel: Unsignierte Rechnungsdokumente, die mittels Faxgeräten ausgetauscht werden, sind nur gültig, wenn sie ohne PC-Verbindung versendet werden.
  • Unversehrtheit, § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG
    • Eine Änderung des Inhalts einer Rechnung ist nach Ausstellung nicht mehr zulässig.
  • Form einer Rechnung
    • Papier oder
    • elektronisch
      • nur mit Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 Satz 7 UStG)
      • Signatur (elektronisch) nach EU-Empfehlung erforderlich (§ 14 Abs. 3 UStG)

 

5. Mindestangaben bei der Fakturierung

In § 14 Abs. 4 UStG ist aufgeführt, welche Pflichtangaben bei der Fakturierung (genauer gesagt: beim Erstellen einer Rechnung) zu berücksichtigen sind. Es sind dies (nach der Nummerierung im Gesetz):

  1. Name und Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers
  2. Steuernummer des Leistenden, eventuell USt-IdNr.
  3. Ausstellungsdatum der Rechnung
  4. Rechnungsnummer (eindeutig und fortlaufend)
  5. Bezeichnung der gelieferten Artikel (Menge, Art) bzw. der Leistung
  6. Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
  7. Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt
  8. Steuersatz je Artikel/Leistung oder Hinweis auf Steuerbefreiung
  9. (Sonderregelung für den Fall des § 14b Abs. 1 Satz 5)
  10. Wenn der Leistungsempfänger die Rechnung ausstellt, muss der Hinweis „Gutschrift” erscheinen.

Kleinunternehmer (§ 19 UStG) dürfen in ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Weil sie keine Umsatzsteuer an das Finanzamt erbringen, dürfen sie auch keine Vorsteuer berechnen.

 

6. Fakturierung von Lieferungen und Leistungen in der EU

Innerhalb des Europäischen Binnenmarktes gelten für die Mehrwertsteuer besondere Regelungen. Liefert ein Unternehmer ins EU-Ausland oder erbringt er für einen Unternehmer mit Sitz in einem Mitgliedstaat der EU eine Leistung, gilt Folgendes:

Innergemeinschaftliche Lieferung
Leistender (Inland)Abnehmer (EU-Ausland)
berechnet für seine Leistung keine Umsatzsteuer unter Hinweis auf die innergemeinschaftliche Lieferungleistet die Mehrwertsteuer an sein Finanzamt entsprechend den Umsatzsteuerregelungen, die in seinem Land gelten

 

 

7. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Wichtig für Unternehmen, die Leistungen für das EU-Ausland erbringen, ist eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Diese Nummer weist jedes in einem EU-Staat tätige Unternehmen eindeutig aus. Die Nummer dient dazu, dass die Anwendung der umsatzsteuerrechtlichen Vorschrifteninnerhalb der EU vereinfacht wird. Innerhalb des Europäischen Binnenmarktes sollen die Umsatzsteuer-Vorschriften einheitlich erfüllt werden. Für alle Geschäftspartner gilt eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer als Nachweis der Unternehmenseigenschaft. Der Umsatz gilt für den Leistenden als umsatzsteuerfreigemäß § 4 Nr. 1b UStG.

 

8. Weitere Angaben bei innergemeinschaftlichen Lieferungen

Bei der Fakturierung einer innergemeinschaftlichen Lieferung sind einige Besonderheiten zu berücksichtigen, die sich auf die Erstellung der Rechnung beziehen:

  • Die Rechnung muss den zusätzlichen Vermerk „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” enthalten, wenn der im Inland ansässige Unternehmer nur den Nettobetrag ohne Mehrwertsteuer berechnet (§ 14a Abs. 1 Satz 1 UStG)
  • Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern des Ausstellers und des Empfängers der Rechnung müssen auf dem Dokument vermerkt sein.

 

9. Beantragung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Die für die Fakturierung so wichtige USt-IdNr. lässt sich sehr leicht beantragen. Der Antrag kann online beim Bundeszentralamt für Steuern gestellt werden. Start-ups können bereits bei der Anmeldung beim Finanzamt eine USt-IdNr. beantragen. Das Finanzamt leitet den Antrag dann weiter. Wichtig: Die USt-IdNr. darf nicht mit der Steuernummer verwechselt werden!

 

10. Vereinfachte Fakturierung

Für viele kleinere Geschäfte sieht das Gesetz erleichterte Regelungen für die Fakturierung vor. Es gelten Sondervorschriften für Kleinbeträge und Fahrkarten:

  • Kleinbeträge, § 33 UStDV
    • Rechnungen bis 150 Euro (inklusive Mehrwertsteuer)
    • Ausreichend sind Angaben zu Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Bezeichnung der Artikel oder Leistungen, Entgelt, Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuer
  • Fahrausweise, § 34 UStDV
    • Hier gelten ähnliche Regelungen wie bei Kleinbeträgen.
    • Auf Eisenbahn-Fahrausweisen reicht die Angabe der Tarifentfernung anstelle des Umsatzsteuersatzes.

 

11. Folgen fehlerhafter Fakturierungen

Werden Fakturierungen fehlerhaft durchgeführt, kann dies negative Folgen für den verantwortlichen Unternehmer nach sich ziehen. Diese beziehen sich sowohl auf den Vorsteuerabzug als auf die Verpflichtung gegenüber dem Finanzamt, eingenommene Umsatzsteuerbeträge auch dann abzuführen, wenn diese beispielsweise zu hoch bemessen wurden. Einige Beispiele:

  • Vorsteuerabzug
    • Ein Vorsteuerabzug ist nur möglich, wenn die zugrunde liegende Rechnung alle in § 14 und § 14a UStG aufgeführte Pflichtangaben enthält.
    • Die Beschreibung der Leistung bzw. des Artikels muss dabei eine eindeutige Identifikation ermöglichen, die keine Fragen offenlässt (BFH, Urteil vom 8. Oktober 2008, Az. V R 59/07)
  • Zu hohe Umsatzsteuer berechnet
    • Die zu hoch berechnete Umsatzsteuer muss an das Finanzamt geleistet werden (§ 14c Abs. 1 Satz 1 UStG).
    • Eine Berichtigung des Umsatzsteuerausweises durch den Unternehmer ist jedoch möglich. Diese muss dem Rechnungsempfänger rechtzeitig zugehen
  • Unberechtigte Berechnung von Umsatzsteuer
    • Auch in diesem Fall muss die eingenommene Umsatzsteuer an das Finanzamt gezahlt werden (§ 14c Abs. 2 Satz 1 UStG).
    • Beispiele: Nichtunternehmer oder Kleinunternehmer berechnen Umsatzsteuer, Fakturierung nicht erbrachter Leistungen, Veräußerung von Gegenständen, die nicht zum Firmenvermögen gehören.
    • Auch dann, wenn in einer Rechnung Pflichtbestandteile fehlen, kann dies eine Steuerschuld des Rechnungsausstellers begründen, wenn zumindest wesentliche Rechnungsbestandteile erkennbar sind.

 

12. Fristen für die Fakturierung

Auch für die Fakturierung gibt es Fristen. Wichtig ist auch hier, dass zwischen der Rechnung einerseits und dem zugrunde liegenden Vertrag unterschieden wird. Die Durchsetzbarkeit von Zahlungsansprüchen richtet sich nach den geschäftlichen Vereinbarungen und gesetzlichen Regelungen über die Ansprüche aus Verträgen. Zu unterscheiden ist also grundsätzlich zwischen den Rechnungsfristen und den Verjährungsfristen

 

Rechnungsfristen

Fakturierung für…Frist für die Erstellung der Rechnung
Privatkunden (keine Unternehmer)keine Fristen
Unternehmen (Definition in § 2 UStG) im Inlandsechs Monate nach Ausführung der Leistung (§ 14 Abs. 2 UStG)
Unternehmen im EU-Auslandbis zum 15. des Monats, der auf den Monat des Umsatzes folgt (§ 14a Abs. 1 Satz 2, Abs. 3 Satz 1 UStG)

 

Verjährungsfristen

  • Verjährungsfristen sind von der Pflicht zur Rechnungserstellung zu unterscheiden:
    • Verjährungsfristen regeln die Durchsetzbarkeit eines Anspruchs.
    • Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB), meist richten sich die Fristen nach speziellen Regelungen.
    • Nach Ablauf der Verjährungsfrist geht der Anspruch nicht unter, es liegt dem Geschäftspartner jedoch frei, den Anspruch zu erfüllen oder die Zahlung wegen der Verjährung zu verweigern.

 

13. Vorfakturierung und Nachfakturierung

In der Logistik- und Versandbranche sind Vorfakturierung und Nachfakturierung häufige Arten der Rechnungslegung. Dies begründet sich dadurch, dass hier einzelne Produkte zu einer Lieferung zusammengefasst werden (Kommissionierung).

  • Vorfakturierung:
    • Rechnungserstellung vor Abschluss der Warenkommissionierung
  • Nachfakturierung:
    • Rechnungsstellung nach Abschluss der Warenkommissionierung

 

14. Pro-forma-Rechnungen und Quittungen

Pro-forma-Rechnungen spielen in der Fakturierung eine besondere Rolle. Quittungen sind ebenfalls als Dokumente für die Buchhaltung wichtig, sie sind aber keine Rechnungen.

  • Pro-forma-Rechnungen
    • sind Rechnungen ohne Zahlungsaufforderung.
    • Beispiele sind kostenlose Warenlieferungen (Gewährleistung, Warenmuster, Ersatzteile), Waren- oder Geldspenden.
  • Quittungen
    • bestätigen den Erhalt einer Zahlung (§ 368 BGB).

 

15. Fakturierung mit Software

Im Rechnungswesen kommt man heute ohne Software nicht mehr aus. Gerade umfangreiche Geschäftsvorgänge erfordern die Unterstützung des Rechnungswesens durch professionelle Software. Das Risiko, ohne den Einsatz von Fakturierungsprogrammen Fehler zu begehen, die teuer werden können, ist einfach zu groß. Die Vorteile von Programmen für die Fakturierung für Freiberufler, kleine Unternehmen und andere Selbstständige überzeugen:

  • Automatische Generierung der fortlaufenden Rechnungsnummer
  • Anschrift des Kunden, Steuernummer, Rechnungsbetrag, Bezeichnung der Artikel usw. werden automatisch in die Rechnung übernommen.
  • Einlesen von Daten aus der Kundendatenbank – trotzdem bei Bedarf editierbar
  • Sonderrabatte und Gesamtrabatte können individuell festgelegt werden – für Kunden, einzelne Artikel usw.
  • Sonderpositionen, individuelle Überschriften und frei formulierbare Texte sind möglich.
  • Integrierte Vorlagen (mit Firmenlogo) für
    • Werbeanschreiben,
    • Lieferscheine,
    • Aufträge,
    • Rechnungen usw.
  • Intuitive Benutzerführung
    • Selbsterklärende Software
    • Umfangreiche Hilfe für fachliche Fragen
    • Jederzeitiger Gesamtüberblick möglich
    • Individuelle Statistiken usw.

 

Faktura-Software: weniger Fehler, mehr Effizienz

Kleine und mittlere Unternehmen, Freiberufler, Start-ups und andere Selbstständige sind gut beraten, in eine professionelle Software für die Fakturierung zu investieren. Leistungsfähige Software ist das A und O im Rechnungswesen – kostspielige Fehler können durch Software-Unterstützung bei der Erstellung von Rechnungen und in der Buchhaltung vermieden werden. Nicht zuletzt können auch fachliche Fragen durch den Einsatz von Faktura-Software beantwortet werden. Der Zeitgewinn ist enorm – Zeit, die für das Kerngeschäft eines Unternehmens gewinnbringend eingesetzt werden kann.