Fahrtkosten

Was sind Fahrtkosten?

Fahrtkosten sind Aufwendungen für Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug, einem Firmenfahrzeug oder öffentlichen Verkehrsmitteln. Arbeitgeber können sich Fahrtkosten, etwa für den Arbeitsweg oder eine Dienstreise, entweder vom Arbeitgeber erstatten lassen oder sie als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Arbeitgeber und Selbstständige können Fahrt– und Reisekosten als Betriebskosten steuerlich absetzen.

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    Lesedauer: 3:23 min

    Als Fahrtkosten werden Kosten bezeichnet, die einem Arbeitnehmer oder Selbstständigen für Fahrten aus beruflichen Gründen entstehen. Das sind in erster Linie Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, ebenso jedoch auch andere betrieblich oder geschäftlich notwendige Fahrten:

    • Fahrten zu Geschäftskunden
    • Fahrten zum Erwerb von Arbeitsmitteln oder Fachliteratur
    • Fahrten zu einer Betriebsversammlung außerhalb der regulären Arbeitszeit
    • Fahrten zum Postamt, um dort geschäftliche Korrespondenz abzuholen oder aufzugeben
    • Fahrten zum Arzt aufgrund eines Arbeitsunfalls
    • Fahrten, die im Zusammenhang mit einer ehrenamtlichen Tätigkeit für eine Gewerkschaft oder einen Berufs- oder Fachverband anfallen
    • Fahrten zu Kursen und Seminaren, die der beruflichen Aus- und Weiterbildung dienen
    • Fahrten eines Bewerbers zu Vorstellungsgesprächen

    Fahrtkosten können sowohl für die Nutzung des eigenen Pkw oder Firmenwagens geltend gemacht werden als auch für andere Fahrzeuge (z. B. Fahrrad) oder öffentliche Verkehrsmittel.

    Wie werden Fahrtkosten steuerlich berücksichtigt?

    Fahrtkosten können wahlweise über die Entfernungspauschale oder die Kilometerpauschale in der Steuererklärung abgesetzt werden.

    Berufspendler können ihre Fahrtkosten über die Entfernungspauschale absetzen. Hierbei spielt es keine Rolle, welches Verkehrsmittel für den regelmäßigen Weg zur ersten Arbeitsstätte genutzt wurde. Selbst Fußgänger oder Radfahrer können die Entfernungspauschale (oft auch als Pendlerpauschale bezeichnet) in Anspruch nehmen. Sie beträgt 0,35 Euro pro Kilometer und ist auf eine jährliche Obergrenze von 4.500 Euro begrenzt.

    Wer mit dem eigenen Pkw zur ersten Arbeitsstätte fährt oder andere berufliche Fahrten unternimmt, kann dafür eine Kilometerpauschale ansetzen. Hierbei können für die ersten 20 Kilometer jeweils 0,30 Euro und ab dem 21. Kilometer 0,35 Euro pro Kilometer geltend gemacht werden.

    Alternativ können auch die tatsächlichen Fahrtkosten abgerechnet werden, z. B. Fahrkarten, Flugtickets etc.

    Wie werden Fahrtkosten abgerechnet?

    Angestellte können Fahrten zur Tätigkeitsstätte als Werbungskosten in ihrer jährlichen Steuererklärung geltend machen. Die Fahrten werden mit einer Pauschale pro gefahrenem Kilometer vergütet, allerdings jeweils nur für den einfachen Weg und nur für tatsächlich in der Tätigkeitsstätte absolvierte Arbeitstage. Zudem wird nur die Entfernung auf der kürzestmöglichen Strecke berücksichtigt. Wer eine längere Strecke fährt, muss dies nachvollziehbar begründen (z. B. Vollsperrung der Autobahn). Die Fahrtkosten und der verrechnete Kilometersatz werden in der Anlage N der Einkommensteuererklärung eingetragen.

    Der Arbeitgeber kann Fahrtkosten seiner Mitarbeiter steuerfrei erstatten und dann selber als Betriebsausgaben steuerlich absetzen. Eine Möglichkeit hierbei ist, die tatsächlichen Fahrtkosten zu berechnen und nachzuweisen. Aus Vereinfachungsgründen werden jedoch oft die vom Finanzamt akzeptierten Kilometerpauschalen angesetzt:

    Verkehrsmittel Kilometersatz
    Pkw 0,30 Euro
    Motorrad, Moped,o.ä. 0,20 Euro

    Grundsätzlich lassen sich auch höhere Kosten pro Kilometer absetzen. Diese müssen jedoch nachgewiesen und die Fahrten mit einem Fahrtenbuch dokumentiert werden.  

    Die Erstattung der Kosten an den Mitarbeiter erfolgt auf Basis einer sogenannten Fahrtkostenabrechnung, die folgende Angaben enthalten sollte:  

    • Anlass der Reise  
    • Reisedatum (von/bis) 
    • Genutztes Verkehrsmittel 
    • Gefahrene Kilometer (für Kilometerpauschale) oder  
    • Gesamtkosten  
    • Name des Fahrers  
    • Antragsdatum 
    • Unterschrift Antragsteller  

    Selbstständige und freiberufliche Unternehmer können Fahrtkosten als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Das gilt auch für Fahrten von der Wohnung zur Tätigkeitstätte.

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      Autor Ertan Özdil
      Autor dieses Artikels ist , CEO, Gründer und Gesellschafter des Cloud ERP-Anbieters weclapp.

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