Buchführungspflicht – alles, was du wissen musst!

Doppelte Buchführung – doppelte Arbeit? Es ist klar, dass du so wenig Zeit wie möglich in deine Buchhaltung investieren willst. Aber bist du überhaupt buchführungspflichtig? Laut Gesetz müssen viele Unternehmer alle Geschäftsvorfälle auf Aktiv- und Passivkonten, auf der Soll- und Haben-Seite verbuchen. Es gibt aber auch Ausnahmen, die es dir erlauben, mit einer einfacheren Vorgehensweise deinen Gewinn zu ermitteln. Hier erfährst du mehr darüber.

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Zwei Alternativen: EÜR und Bilanzierung

Es gibt grundsätzlich zwei verschiedene Arten der Gewinnermittlung:

 

  1. Doppelte Buchführung (Bilanzierung)
  2. Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR)

 

Buchführungspflicht bedeutet die gesetzliche Pflicht zur Erfassung von Gewinnen eines Unternehmens nach den Grundsätzen der doppelten Buchführung. Die Einnahmen-Überschussrechnung dagegen ist eine vereinfachte Form, den Gewinn eines Unternehmens zu ermitteln. Diese ist nur unter besonderen gesetzlichen Voraussetzungen zulässig.

 

 

Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Vereinfacht gesagt funktioniert die EÜR nach diesem Prinzip:

 

Prinzip der EÜR

 

Eine weitere Vereinfachung dieser Gewinnermittlungsart besteht durch das Zufluss- und Abflussprinzip. Für die Berechnung zählt bei jedem Geschäftsvorfall der Zeitpunkt der tatsächlichen Einnahme bzw. Ausgabe. Es kommt nicht darauf an, wann das Geschäft oder die Verpflichtung entstanden ist, aufgrund dessen beispielsweise eine Zahlung oder Lieferung erfolgt ist.

 

 

Buchführung bzw. Bilanzierung

Die Gewinnermittlung durch eine Bilanzierung (doppelte Buchführung oder kaufmännische Buchführung) erfolgt durch einen Betriebsvermögensvergleich.

 

  • Gewinn = Betriebsvermögen am Ende des Jahres – Betriebsvermögen am Ende des Vorjahres
  • Betriebsvermögen = Anlagevermögen + Umlaufvermögen – Schulden

 

Hierzu müssen eine Eröffnungsbilanz und eine Schlussbilanz erstellt werden. Zum Eröffnungstag musst du also eine Liste des Vermögens und der Schulden deines Unternehmens erstellen. Eine erneute Inventur am Ende des Geschäftsjahres ist dann die Grundlage für die Berechnung des aktuellen Betriebsvermögens.

 

 

Buchführung und EÜR – die Unterschiede

Warum heißt es eigentlich doppelte Buchführung? Der Begriff ergibt sich daraus, dass bei dieser Art der Buchführung für jeden Geschäftsvorfall mindestens zwei Konten angelegt werden: Konto und Gegenkonto. Die EÜR wird dagegen oft auch einfache Buchführung genannt. Sie ist in der Tat auch etwas einfacher. Die meisten Start-ups sind deshalb froh, wenn sie Ihren Gewinn mit der EÜR ermitteln können.

 

Aspekt Doppelte Buchführung EÜR
Prinzip
  • Abrechnung von Aufwendungen und Erträgen
  • Zufluss- und Abflussprinzip
Ermittlung des Betriebserfolgs
  • Bilanzierung des Betriebsvermögens am Anfang und Ende des Jahres
  • Aktivseite: Vermögensverwendung
  • Passivseite: Vermögensherkunft
  • Einfache Saldierung der Einnahmen und Ausgaben in einem Kalenderjahr
Eröffnungsbilanz
  • Bei Aufnahme des Unternehmens oder zu Beginn eines Wirtschaftsjahres
  • Nicht erforderlich
Inventur
  • Zu einem bestimmten Stichtag erforderlich
  • Nicht erforderlich

 

 

1.3.1 Das Prinzip: ein Beispiel

Der grundlegende Unterschied zwischen Bilanzierung und EÜR in der Buchhaltung lässt sich an einem einfachen Beispiel erläutern.

 

Beispiel: Du leistest an einen Kunden und schreibst ihm daraufhin eine Rechnung über € 300. Er bezahlt die Rechnung mit € 100 in bar, € 200 überweist er auf dein Konto. Entsprechend sieht die Erfassung dieses Geschäftsvorfalls aus:

 

EÜR Bilanzierung
  • € 200 + € 100 als betriebliche Einnahmen
  • Buchungssatz: Bankkonto € 200 und Kasse € 100 an Forderungen € 300.
  • Die Position der liquiden Mittel wird erhöht, die Position Forderungen wird gemindert. Das Ergebnis ist ausgeglichen.

 

 

Bist du buchführungspflichtig?

Bevor du aber anfängst, deine Einnahmen und Ausgaben zu dokumentieren, ist es sehr wichtig zu wissen, ob du überhaupt buchführungspflichtig bist oder die einfachere Einnahmen-Überschussrechnung verwenden kannst. Grundsätzlich kann die Buchführungspflicht auf drei Gründen beruhen:

 

  • Die handelsrechtliche Buchführungspflicht,
  • Die steuerrechtliche Buchführungspflicht
  • und die Buchführungspflicht durch schlüssiges Verhalten.

 

 

Buchführungspflicht nach Steuerrecht und Handelsrecht

Die Pflicht zur Buchführung ergibt sich zwar letztlich immer aus der Abgabenordnung, also dem Steuerrecht. Trotzdem unterscheidet man in der Praxis zwischen der vom Handelsrecht oder Steuerrecht begründeten Buchführungspflicht, wie diese Übersicht zeigt:

 

Grundlage Vorschriften Betroffene
Steuerrecht § 141 AO
  • Gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte mit einem Umsatz über € 600.000 oder Gewinn über € 60.000
  • Land- und forstwirtschaftlich genutzte Flächen mit einem Wirtschaftswert über € 25.000
Handelsrecht § 140 AO in Verbindung mit § 238 HGB
  • Kaufleute
  • Für Einzelkaufleute gelten die gleichen Umsatz- bzw. Gewinngrenzen wie im Steuerrecht (§ 241a HGB).

 

Achtung: Diese Gewinn- und Umsatzgrenzen gelten ab dem Kalenderjahr 2016. Vorher lagen die Grenzwerte bei € 500.000 bzw. € 50.000.

 

 

3.1.1 Ein einziger Grenzwert reicht aus

Sobald nur einer der Grenzwerte des § 141 AO überschritten ist, bist du buchführungspflichtig.

 

Beispiel: Wenn du als Landwirt im Kalenderjahr 2016 weniger als € 600.000 Umsatz und weniger als € 60.000 Gewinn erzielt hast, bist du trotzdem buchführungspflichtig, wenn die von dir landwirtschaftlich genutzte Fläche einen Wirtschaftswert von mehr als € 25.000 hat.

 

 

Buchführungspflicht durch schlüssiges Verhalten

Dies ist der seltenste Fall der Begründung für eine Buchführungspflicht: Er tritt schlicht und ergreifend dadurch ein, dass du dich für die Buchführung entscheidest. Wenn du eine Eröffnungsbilanz erstellst und Bücher führst, wirst du allein durch deine freiwillige Auswahl der Ermittlungsart buchführungspflichtig. Auch dann, wenn du die handels- oder steuerrechtlichen Voraussetzungen nicht erfüllst, bist du durch deine faktisch ausgeführte Gewinnermittlungsart an die Buchführungspflicht gebunden.

 

 

Originäre und abgeleitete Buchführungspflicht

Wer sich mit der Buchführungspflicht beschäftigt, stößt schnell auf die Begriffe originär und derivativ. Dahinter steht der Ursprung der steuerlichen Buchführungspflicht. Ergibt sich diese mittelbar oder unmittelbar aus dem Steuerrecht?

 

  • Nach § 140 AO resultiert die Buchführungspflicht aus anderen Gesetzen, sie ist also derivativ (abgeleitet). In den meisten Fällen handelt es sich um eine handelsrechtlich begründete Buchführungspflicht.
  • Nach § 141 AO ergibt sich die Buchführungspflicht aus der Tatsache, dass andere Gesetze nicht eingreifen. Die Buchführungspflicht folgt unmittelbar aus dem Steuerrecht. Sie ist originär in Bezug auf das Steuerrecht.

 

Wichtig: § 141 AO ist ein Auffangtatbestand. Die dort festgelegten Grenzen (€ 60.000 bzw. € 600.000) gelten nur dann, wenn sich nicht aus einem anderen Gesetz die Buchführungspflicht ergibt. § 140 AO geht immer vor.

 

 

Die Buchführungspflicht des Kaufmanns

Die Buchführungspflicht des Kaufmanns ergibt sich aus § 238 HGB: Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen […]. Um festzustellen, wer Kaufmann ist, ist § 1 HGB wichtig. Das Prinzip sieht wie folgt aus:

 

  • § 1 Abs. 1 HGB: Kaufmann ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt.
  • § 1 Abs. 2 HGB: Ein Handelsgewerbe ist jeder Gewerbebetrieb.
  • Ausnahme: Art und Umfang des Unternehmens erfordern keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb. Das steht ebenfalls in § 1 Abs. 2 HGB.

 

 

3.4.1. § 241a HGB macht Ausnahmen möglich

Prinzipiell müsste nach dem Grundsatz der derivativen Buchführungspflicht gelten, dass jedes Handelsgewerbe, das einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Gewerbebetrieb erfordert, zur Buchführung verpflichtet ist – gleichgültig, ob die in § 141 AO festgelegten Umsatz- oder Gewinngrenzen erreicht werden oder nicht. Der im Jahr 2009 eingeführte § 241a HGB macht davon aber wiederum eine Ausnahme. Er nimmt die Umsatz- bzw. Gewinngrenzen des § 141 AO auf und lässt diese für Einzelkaufleute generell gelten.

 

  • Das heißt: So lange du Einzelkaufmann bist, gelten für dich ebenfalls die Gewinn- und Umsatzgrenzen von € 60.000 bzw. € 600.000 im Jahr.
  • Ein Einzelunternehmen (inhabergeführtes Unternehmen) ist das Gegenteil einer Gesellschaft. Sobald dein Unternehmen zu einer Personen- oder Kapitalgesellschaft wird, gilt § 241a HGB nicht mehr.

 

 

Die Sonderstellung der Freiberufler

Freiberufler sind nicht zur Buchführung verpflichtet. Das gilt völlig unabhängig davon, wie viel Geld sie einnehmen. Begründung: Sie sind nach dem Handelsrecht keine Kaufleute und nach dem Steuerrecht auch keine Gewerbetreibenden. Wer ist Freiberufler? § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG zählt unter anderem folgende Berufe auf:

 

verschiedene Berufsgruppen

 

  • Rechtsanwälte, Wirtschaftsberater, Steuerberater, Notare,
  • Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Heilpraktiker, Krankengymnasten,
  • Ingenieure, Architekten
  • sowie grundsätzlich alle selbstständig ausgeübten wissenschaftlichen, künstlerischen, schriftstellerischen, unterrichtende oder erziehende Tätigkeiten.

 

Wenn dein Geschäft unter eine der in § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG aufgeführten Tätigkeiten fällt, bist du nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet. Du kannst deinen Gewinn mit einer einfachen Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, dich aber selbstverständlich auch freiwillig für die doppelte Buchführung entscheiden.

 

 

Ist jeder Kleinunternehmer von der Buchführungspflicht befreit?

Der Begriff des Kleinunternehmers hat mit der Buchführungspflicht im Prinzip nichts zu tun. Er ist eigentlich nur im Umsatzsteuerrecht relevant. § 19 Abs. 1 UStG eröffnet für Unternehmer, die weniger als € 17.500 im Kalenderjahr umsetzen, die Möglichkeit der Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht. Daraus folgt aber auch, dass die Kleinunternehmer-Eigenschaft regelmäßig mit einer Befreiung von der Buchführungspflicht verbunden ist – denn die Grenzen des § 241a HGB und des § 141 AO sind hier immer gegeben.

 

Beachte aber: Eine Buchführungspflicht kann prinzipiell auch bei Kleinunternehmen vorliegen – zum Beispiel aufgrund der Gesellschaftsform.

 

 

Die Buchführungspflicht aufgrund der Gesellschaftsform

Allein die juristische Gesellschaftsform eines Unternehmens kann eine Buchführungspflicht begründen.

 

AG, KGaA, GmbH und eG

Nach § 6 HGB sind alle Handelsgesellschaften Kaufmann allein durch die Rechtsform – und deshalb buchführungspflichtig. Spezielle gesetzliche Regelungen sind hier:

 

Rechtsform Buchführungspflicht
Aktiengesellschaft (AG)
  • § 3 AktG
  • Die AG ist unabhängig vom Gegenstand des Unternehmens eine Handelsgesellschaft.
Kommanditgesellschaft auf Aktien (KGaA)
  • § 278 Abs. 3 AktG
  • Sinngemäße Anwendung der Vorschriften über die Aktiengesellschaft
Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
  • § 13 Abs. 3 GmbHG
  • Die GmbH ist eine Handelsgesellschaft.
Eingetragene Genossenschaften
  • § 17 Abs. 2 GenG
  • Genossenschaften sind Kaufleute im Sinne des HGB.

 

 

GbR, OHG, PartG und KG

GbR, OHG, KG und PartG sind keine juristischen Personen, sondern Personenvereinigungen. Hier besteht also keine Buchführungspflicht kraft Rechtsform. Die Buchführungspflicht kann sich aber im Hinblick auf die Kaufmannseigenschaft (Handelsgewerbe) ergeben.

 

  • Eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) ist nicht buchführungspflichtig, solange diese Pflicht nicht nach §§ 238, 241a HGB oder § 141 AO besteht.
  • Entsprechendes gilt für Partnergesellschaften (PartG).
  • Die offene Handelsgesellschaft (OHG) ist in das Handelsregister einzutragen (§ 106 HGB) und damit nach § 2 Satz 1 HGB ein Handelsgewerbe.
  • Die Kommanditgesellschaft (KG) muss ebenfalls in das Handelsregister eingetragen werden (§ 162 HGB), auch hier liegt stets ein Handelsgewerbe vor.

 

 

Wechsel der Gewinnermittlungsart

Für den Wechsel von der EÜR zur doppelten Buchführung oder umgekehrt gibt es unterschiedliche Gründe – manchmal ist der Wechsel gesetzlich vorgeschrieben, oft wechselt man aber auch freiwillig.

 

Wechsel erst nach Aufforderung

Besonders dann, wenn der Laden richtig brummt, musst du deine Buchhaltung umstellen: von der EÜR zur Bilanzierung. Die Buchführungspflicht beginnt jedoch nicht schon dann, wenn du die Umsatz- bzw. Gewinngrenzen von € 60.000 bzw. € 600.000 überschreitest. Damit du dich auf die Umstellung zur doppelten Buchführung vorbereiten kannst, wird dir vom Gesetzgeber ein zeitlicher Spielraum gewährt. Nachzulesen ist dies in § 141 Abs. 2 AO. Du kannst also abwarten:

 

  1. Du wirst vom Finanzamt darauf hingewiesen, dass in deinem Fall die Pflicht zur doppelten Buchführung (Bilanzierung) eintritt.
  2. Mit Beginn des Jahres, das auf die Aufforderung folgt, musst du deine Buchhaltung umstellen.

 

 

Freiwilliger Wechsel

Manche Unternehmer wechseln auch von sich aus von der EÜR zur Bilanzierung. Dafür gibt es keine gesetzlichen Hürden. Du musst auch nicht auf eine Feststellung des Finanzamts warten. Der Übergang zur doppelten Buchführung kann viele Gründe haben. So lassen sich bestimmte Sachverhalte nur in der doppelten Buchführung gewinn- und damit steuermindernd erfassen. Aber auch Banken sehen die Gewinnermittlung durch einen Betriebsvermögensausgleich gern, wenn sie eine Grundlage für die Entscheidung über eine Kreditvergabe benötigen.

 

 

Von der doppelten Buchführung zur EÜR

Der umgekehrte Weg ist schwieriger. Denn der Wechsel vom Betriebsvermögensausgleich zur Einnahmen-Überschussrechnung setzt voraus, dass du nicht mehr buchführungspflichtig bist. Hierfür musst du eine entsprechende Feststellung des Finanzamtes einholen, bevor du den Wechsel vornimmst.

 

 

Auf einen Blick: die Buchführungspflicht

Hier noch einmal – für den schnellen Überblick – eine grobe Orientierung. Wer ist buchführungspflichtig, wer nicht?

 

Gruppe Buchführungspflicht
Gewerbetreibende
  • Grundsätzlich ja
  • Ausnahme 1: kein Handelsgewerbe i.S.v. § 1 Abs. 2 HGB
  • Ausnahme 2 (nur Einzelkaufleute): Gewinn-/Umsatzgrenzen unterschritten nach § 241a HGB (€ 60.000 bzw. € 600.000)
  • Ausnahme 3: Umsatzgrenzen unterschritten nach § 141 AO (€ 60.000 bzw. € 600.000)
Freiberufler
  • Nein (unabhängig von Umsatz und Gewinn)
  • Freiberufler sind die in § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG genannten Selbstständigen.
Gesellschaften
  • Abhängig von der Gesellschaftsform
  • Buchführungspflicht aufgrund der Gesellschaftsform: AG, GmbH, KGaA, eG, OHG, KG
  • Buchführungspflicht eventuell aus anderen Gründen: GbR, PartG
Land- und Forstwirte
  • Bei Überschreitung von Gewinn- und Umsatzgrenzen nach § 141 AO (€ 60.000 bzw. € 600.000)
  • Bei einem Wirtschaftswert der Fläche über € 25.000

 

 

Buchführung mit Buchhaltungssoftware

Ob einfache oder doppelte Buchführung – mit der entsprechenden Buchhaltungssoftware ist deine Buchhaltung kein Problem. Auch der Übergang von der EÜR zur Bilanzierung wird mit dem richtigen Programm für das Erfassen deiner Geschäftsvorfälle ganz einfach. Eine Investition in Software für die Buchhaltung lohnt sich. Denn sie gibt dir Zeit für dein Kerngeschäft: das Generieren von Umsätzen. Und sie lässt sich obendrein gewinn- und damit steuermindernd verbuchen. Ganz gleich, ob du dafür die EÜR oder die doppelte Buchführung anwendest.

 

 

Autor Ertan Özdil ist CEO, Gründer & Gesellschafter von weclapp und veröffentlicht in diesem Blog Einträge zu aktuellen Entwicklungen rund um die ERP-Software. Außerdem gibt er seine Erfahrung als Gründer weiter sowie seine Expertise in den Bereichen Warenwirtschaft und Buchhaltung. Seine Laufbahn begann Anfang der 1990er mit der Entwicklung eines Warenwirtschaftssystems für einen IT-Großhändler. 2001 entwickelte er eine Open Source Lösung für das Customer Relationship Management – eines der ersten Open Source CRM-Systeme, die es zum damaligen Zeitpunkt überhaupt gab. Das gewonnene Know-How aus diesen beiden Schlüsselprojekten sowie zahlreiche Prozessberatungen in Unternehmen führten 2008 zu der frühen und richtungsweisenden Idee von weclapp: eine Cloud-basierte ERP-Software für alle Unternehmensbereiche. Damit war Ertan einer der ersten, der das Potenzial einer solchen Anwendung erkannte und eine Cloud-Lösung zur Unternehmenssteuerung auf den Markt brachte. Noch heute arbeitet er aktiv an der Optimierung der ERP-Software mit und entwickelt regelmäßig neue Features für weclapp.

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