Was ist eine Inventur? Einfach und verständlich erklärt!

Bei der Inventur handelt es sich um eine lückenlose, mengen- und wertmäßige Erfassung sämtlicher Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens. Bekannt ist insbesondere die körperliche Inventur, eine Art der Inventur, bei der Warenbestände und das Anlagevermögen gezählt bzw. gewogen, gemessen oder geschätzt werden. Das Ergebnis ist das sogenannte Inventar – ein Bestandsverzeichnis, das neben der Menge auch den Zustand jeder einzelnen Position enthält.

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Warum führt man eine Inventur durch?

Zunächst liegt es im eigenen Interesse festzustellen, ob die Buchbestände mit den tatsächlich vorhandenen Beständen übereinstimmen. Treten beispielsweise regelmäßig Fehlmengen auf, kann dies ein Indiz für eine unsaubere Bestandsführung oder sogar für Schwund und Diebstähle sein.

Fehlbestände wirken sich weiterhin negativ auf betriebliche Prozesse aus und können beispielsweise zu Produktionsengpässen oder Lieferverzug führen. Daneben hilft die Bestandsaufnahme von

  • Guthaben,
  • Schulden,
  • Verbindlichkeiten und
  • Forderungen

Unternehmen dabei, ihre finanzielle Situation exakt einschätzen zu können. Hierdurch können etwaige Fehlentwicklungen rechtzeitig aufgedeckt werden, weshalb eine Inventur auch als Frühwarnsystem gesehen werden kann.

 

Hinweis: Inventur ist nicht zu verwechseln mit Inventar. Kurz gesagt ist das aufgelistete Inventar das Ergebnis der Inventur. Hierzu gehören Vermögensgegenstände, Schulden und Reinvermögen.

 

Wer muss eine Inventur durchführen?

Zur Durchführung einer Inventur sind nur „Kaufleute“ verpflichtet. Hierzu zählen Unternehmen, die unter die Bestimmungen des Handelsgesetzbuches (HGB) fallen, also eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen müssen.

Sowohl Freiberufler als auch sämtliche Unternehmer, die ihre Gewinne anhand einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln, müssen rein gesetzlich keine Inventur vornehmen.

 

Gesetzliche Pflicht: Neben dem Eigeninteresse besteht in Deutschland darüber hinaus die gesetzliche Pflicht zur Durchführung von Inventuren. Jeder Kaufmann muss nach § 240 HGB und den §§ 140 sowie 141 AO (Abgabenordnung) im Rahmen der ordnungsgemäßen Buchführung eine Bestandsaufnahme vornehmen. Neben der Bilanz, muss also auch eine Aufstellung des gesamten Inventars erfolgen.

 

Wann wird eine Inventur durchgeführt?

Die gesetzliche Verpflichtung zur Durchführung einer Inventur besteht zu folgenden Zeitpunkten:

  • Bei der Eröffnung eines Unternehmens
  • Bei der Übernahme eines Unternehmens
  • Bei der Schließung oder Veräußerung eines Unternehmens
  • Zum Ende eines jeden Geschäftsjahres

 

Wann wird eine Inventur durchgeführt?

 

Stichtagsinventur

Grundsätzlich gilt, dass die Inventur mindestens an jedem Bilanzstichtag durchgeführt werden muss. Dieser Stichtag ist häufig der 31.12., kann bei einem abweichenden Geschäftsjahr jedoch auch ein anderes Datum sein.

Da die Bestandsaufnahme am Stichtag in der Praxis mit enormem Aufwand verbunden ist, ist die Durchführung innerhalb eines Tages jedoch meist nicht realisierbar. Es existieren daher einige Vereinfachungsregelungen, die diesem Umstand Rechnung tragen.

Beispielsweise kann die Inventur innerhalb von 10 Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag erfolgen. Bestandsveränderungen innerhalb dieses Zeitraums müssen jedoch berücksichtigt werden. Diese Inventurform ist insbesondere vorteilhaft für Unternehmen, bei denen in den ersten beiden Wochen des neuen Geschäftsjahrs wenig passiert.

 

Zeitverschobene Inventur

Das Handelsrecht erlaubt neben der klassischen Stichtagsinventur auch eine zeitlich verschobene Durchführung. Die körperliche Inventur kann in diesem Fall ein einem beliebigen Tag innerhalb folgender Zeiträume erfolgen:

  • Innerhalb der letzten 3 Monate vor dem Bilanzstichtag
  • Innerhalb der ersten 2 Monate nach dem Bilanzstichtag

Achtung: Für die zeitverschobene Inventur müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. So muss zunächst ein Rückrechnungs- bzw. Fortschreibungsverfahren angewandt werden, das eine ordnungsgemäße Bewertung zum Bilanzstichtag ermöglicht.

Beispiel: Du führst die körperliche Inventur am 30.11. durch und ermittelst einen Bestandswert von 250.000 Euro. Der Bilanzstichtag ist der 31.12. Im Zeitraum 01.12. bis 31.12. verbuchst du einen Wareneingangswert von insgesamt 60.000 Euro und einen Ausgangswert (Wareneinsatz) von 30.000 Euro. Die Berechnung des Inventurergebnisses bzw. des Bilanzwerts sieht dann wie folgt aus:

 

Bestandswert (Ermittelt durch Inventur) am 30.11.250.000 Euro
+ Warenzugänge 01.12. bis 31.12.+ 60.000 Euro
– Warenausgänge 01.12. bis 31.12.– 30.000 Euro
= Inventurergebnis / Bilanzwert zum 31.12.= 280.000 Euro

 

Ferner darfst du die zeitverschobene Inventur nur dann anwenden, wenn unkontrollierte Abgänge weitgehend auszuschließen sind. Hierunter fallen beispielsweise

  • Verderb
  • Verdunstung
  • Schwund oder
  • extreme Zerbrechlichkeit

Im Zweifelsfall solltest du dir diese Inventurform vom Finanzamt schriftlich gestatten lassen.

 

Permanente Inventur

Bei der permanenten Inventur wird das Inventar körperlich und buchmäßig aufgenommen. Auf die körperliche Inventur am Bilanzstichtag kann jedoch verzichtet werden, wenn der Bestand zu diesem Datum anhand der Lagerbuchführung ermittelt werden kann. Hierfür ist der Einsatz eines geeigneten WaWi- bzw. ERP-Systems erforderlich.

Auch bei dieser Form, also der permanenten Inventur, muss also das komplette Inventar körperlich erfasst werden. Jedoch ist der Zeitpunkt frei wählbar. Dies ermöglicht ein Maximum an Flexibilität, da der Inventurzeitraum beispielsweise auf die Ferienzeit oder ein beliebiges Wochenende gelegt werden kann.

 

Sonderform: Stichprobeninventur

§ 241 HGB lässt die sogenannte Stichprobeninventur als Vereinfachungsverfahren zu. Im Gegensatz zur Vollinventur werden nicht die gesamten Bestände erfasst, sondern nur ein Teil.

Die Berechnung der Gesamtmengen bzw. -werte erfolgt dann anhand mathematischer Verfahren. Hieraus ergeben sich einige Vorteile:

Erhebliche Zeitersparnis

Kosteneinsparung durch geringere Mitarbeiterkapazitätsbindung

Der Hauptnachteil einer Stichprobeninventur liegt in der Ungenauigkeit der errechneten Bestände.

Daher ist dieses Verfahren nicht in jedem Betrieb sinnvoll bzw. zulässig. Bei extrem wertvollen Gegenständen oder verderblicher Ware ist es komplett untersagt. Die Lagersoftware muss dieses Verfahren unterstützen und es muss vorab eine schriftliche Genehmigung des Finanzamts vorliegen.

In der Praxis ist die folgende Kombination weit verbreitet: Die Bestände hochwertiger Gegenstände werden durch exaktes Zählen ermittelt, die Bestände an geringwertigen Gütern (z. B. Schrauben) werden im Rahmen der Stichprobeninventur hochgerechnet.

 

Umfang einer Inventur

Grundsätzlich gilt: Das Bestandsverzeichnis, Inventar, muss den Nachweis ermöglichen, dass sämtliche Bestände vollständig aufgenommen wurden. Eine körperliche Aufnahme erfolgt hierbei für Sachgegenstände. Hierunter fallen in erster Linie Vorräte, jedoch auch das materielle Anlagevermögen. Folgende Bereiche zählen neben den klassischen Handelswaren ebenfalls zum Inventurumfang:

 

Umfang einer Inventur

 

Fertige und unfertige Erzeugnisse

Die Bewertung von fertigen und unfertigen Erzeugnissen muss anhand der Herstellungskosten erfolgen. Wie die Herstellungskosten und der Fertigstellungsgrad ermittelt wurden, muss aus den Inventurunterlagen hervorgehen.

 

Hilfs- und Betriebsstoffe

Auch Hilfs- und Betriebsstoffe sind Bestandteil einer Inventur. Gegenstände wie Heizöl, Verpackungsmaterial oder Benzin müssen einzeln erfasst werden, sofern ihr Wert erheblich ist oder starke Schwankungen im Bestand vorliegen. Trifft dies nicht zu, ist eine Schätzung des Wertes zulässig.

 

Kommissionsware

Hast du Kommissionsware erhalten, ist diese nicht im Bestand zu führen, da sie Eigentum deines Unternehmens ist. Anders sieht es aus, wenn du selbst Kommissionswaren hingegeben hast. Sie sind in die Inventur aufzunehmen oder mittels Bestandsnachweis des Kommissionärs nachzuweisen.

 

Wertlose oder minderwertige Waren

Selbst Waren mit geringem oder keinem Wert sind aufzunehmen. Bei der Bewertung wird ein Abschlag von den Anschaffungs- oder Herstellungskosten vorgenommen oder es wird der Wert „Null“ herangezogen.

 

Ware, die sich unterwegs befindet

Ist unterwegs befindliche Ware dein Eigentum, so ist sie Bestandteil der Inventur. Gleiche hierbei stets mit Eingangs- und Ausgangsrechnungen ab. Hast du beispielsweise für eine Ware bereits die Rechnung erhalten und verbucht, muss eine Erfassung im Bestand erfolgen, auch wenn die Ware körperlich noch gar nicht eingetroffen ist. Hast du eine Ware verkauft, den Erlös erfasst aber noch keine Zahlung erhalten, darf die Ware bei der Inventur nicht mehr berücksichtigt werden.

 

Bewegliches Anlagevermögen

Das Bestandsverzeichnis muss auch sämtliche bewegliche Gegenstände des Anlagevermögens enthalten, selbst wenn diese komplett abgeschrieben sind. Hierunter fallen beispielsweise

  • Fahrzeuge
  • Maschinen oder
  • die Geschäftsausstattung.

Eine körperliche Bestandsaufnahme ist nicht erforderlich, wenn ein Anlagenverzeichnis mit sämtlichen Zu- und Abgängen geführt wird. Geringwertige Wirtschaftsgüter sollen in einem separaten Verzeichnis geführt werden und zählen nicht zum Bestand. Leasing-Gegenstände sind hingegen Bestandteil des Anlagenverzeichnisses, sofern sie dem Leasingnehmer zuzurechnen sind.

Das Anlagenverzeichnis muss für jeden Gegenstand eine sogenannte Anlagenkarte enthalten, die folgende Angaben aufweist:

  • Bezeichnung des Gegenstandes
  • Bilanzwert zum Bilanzstichtag
  • Anschaffungs- oder Herstellungsdatum
  • Anschaffungs- oder Herstellungskosten
  • Nutzungsdauer
  • Jährlicher Abschreibungsbetrag
  • Datum des Abgangs

 

Inventur des nicht körperlichen Vermögens und der Schulden (Buchinventur)

Forderungen, Verbindlichkeiten und immaterielle Vermögensgegenstände können nicht durch körperliche Bestandsaufnahme (Zählen, Wiegen oder Messen) ermittelt werden. Sie müssen daher einer Buchinventur unterzogen werden. Dies bedeutet, dass ein Nachweis durch geeignete Dokumente erfolgen muss. Forderungen und Verbindlichkeiten werden beispielsweise getrennt voneinander anhand von Saldenlisten erfasst. Ein Bankguthaben wird hingegen durch Kontoauszüge nachgewiesen. Vorhandenes Bargeld muss jedoch gezählt werden.

 

Ertan ist CEO, Gründer & Gesellschafter von weclapp und schreibt in diesem Blog über aktuelle Entwicklungen rund um die ERP-Software. Außerdem gibt er seine Erfahrung als Gründer weiter sowie seine Expertise in den Bereichen Warenwirtschaft und Buchhaltung.Seine ersten Erfahrungen sammelte er Anfang der 1990er mit der Entwicklung eines Warenwirtschaftssystems für einen IT-Großhändler. 2001 entwickelte er eine Open Source Lösung für das Customer Relationship Management – eines der ersten Open Source CRM-Systeme, die es zum damaligen Zeitpunkt überhaupt gab.Das Know-How aus diesen beiden Schlüsselprojekten sowie zahlreiche Prozessberatungen in Unternehmen führten 2008 zu der frühen und richtungsweisenden Idee von weclapp: eine Cloud-basierte ERP-Software für alle Unternehmensbereiche. Damit war Ertan einer der ersten, der das Potenzial einer solchen Anwendung erkannte und eine Cloud-Lösung zur Unternehmenssteuerung auf den Markt brachte.

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