Fakturierung einfach erklärt! Alles, was du wissen musst – kurz & knapp

Fakturierung ist ein Fachbegriff aus dem Rechnungswesen. Der Begriff Fakturierung hat eigentlich zwei Komponenten. Diese werden jedoch oft vertauscht. Im Allgemeinen versteht man unter Fakturierung nur die Rechnungserstellung, aber streng genommen spielt auch die Buchführung bei dem Begriff eine Rolle:

Fakturierung ist

  • die Rechnungserstellung an einen Kunden für eine erbrachte oder noch zu erbringende Leistung und
  • die Buchung des Geschäftsvorfalls auf passende Konten im Rahmen der Buchführung.

 

Fakturierung vs. Faktura:

Oft werden die Begriffe Faktura und Fakturierung vertauscht. Fakturierung ist die Rechnungsstellung, die eigentliche Rechnung heißt Faktura.

Vorfakturierung vs. Nachfakturierung:

In der Logistik- und Versandbranche sind Vorfakturierung und Nachfakturierung häufige Arten der Rechnungslegung. Dies begründet sich dadurch, dass hier einzelne Produkte zu einer Lieferung zusammengefasst werden (Kommissionierung).

  • Vorfakturierung: Rechnungserstellung vor Abschluss der Warenkommissionierung
  • Nachfakturierung: Rechnungsstellung nach Abschluss der Warenkommissionierung

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Was sind die Mindestangaben bei der Fakturierung?

In § 14 Abs. 4 UStG ist aufgeführt, welche Pflichtangaben bei der Fakturierung (genauer gesagt: beim Erstellen einer Rechnung) zu berücksichtigen sind. Es sind dies (nach der Nummerierung im Gesetz):

Name und Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers
Steuernummer des Leistenden, eventuell USt-IdNr.
Ausstellungsdatum der Rechnung
Rechnungsnummer (eindeutig und fortlaufend)
Bezeichnung der gelieferten Artikel (Menge, Art) bzw. der Leistung
Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt
Steuersatz je Artikel/Leistung oder Hinweis auf Steuerbefreiung
(Sonderregelung für den Fall des § 14b Abs. 1 Satz 5)
Wenn der Leistungsempfänger die Rechnung ausstellt, muss der Hinweis „Gutschrift” erscheinen.

 

! Kleinunternehmer (§ 19 UStG) dürfen in ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Weil sie keine Umsatzsteuer an das Finanzamt erbringen, dürfen sie auch keine Vorsteuer berechnen.

 

Fakturierung von Lieferungen und Leistungen in der EU

Innerhalb des Europäischen Binnenmarktes gelten für die Mehrwertsteuer besondere Regelungen. Liefert ein Unternehmer ins EU-Ausland oder erbringt er für einen Unternehmer mit Sitz in einem Mitgliedstaat der EU eine Leistung, gilt Folgendes:

 

Innergemeinschaftliche Lieferung
Leistender (Inland)Abnehmer (EU-Ausland)
berechnet für seine Leistung keine Umsatzsteuer unter Hinweis auf die innergemeinschaftliche Lieferungleistet die Mehrwertsteuer an sein Finanzamt entsprechend den Umsatzsteuerregelungen, die in seinem Land gelten

 

Bei der Fakturierung einer innergemeinschaftlichen Lieferung sind einige Besonderheiten zu berücksichtigen, die sich auf die Erstellung der Rechnung beziehen:

! Die Rechnung muss den zusätzlichen Vermerk „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” enthalten, wenn der im Inland ansässige Unternehmer nur den Nettobetrag ohne Mehrwertsteuer berechnet (§ 14a Abs. 1 Satz 1 UStG)

! Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern des Ausstellers und des Empfängers der Rechnung müssen auf dem Dokument vermerkt sein.

 

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Wichtig für Unternehmen, die Leistungen für das EU-Ausland erbringen, ist eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Diese Nummer weist jedes in einem EU-Staat tätige Unternehmen eindeutig aus. Die Nummer dient dazu, dass die Anwendung der umsatzsteuerrechtlichen Vorschriften innerhalb der EU vereinfacht wird.

 

Die für die Fakturierung so wichtige USt-IdNr. lässt sich sehr leicht beantragen. Der Antrag kann online beim Bundeszentralamt für Steuern gestellt werden. Start-ups können bereits bei der Anmeldung beim Finanzamt eine USt-IdNr. beantragen. Das Finanzamt leitet den Antrag dann weiter.

! Wichtig: Die USt-IdNr. darf nicht mit der Steuernummer verwechselt werden!

 

Welche Folgen haben fehlerhafte Fakturierungen?

Werden Fakturierungen fehlerhaft durchgeführt, kann dies negative Folgen für den verantwortlichen Unternehmer nach sich ziehen. Einige Beispiele:

 

Vorsteuerabzug

  • Ein Vorsteuerabzug ist nur möglich, wenn die zugrunde liegende Rechnung alle in § 14 und § 14a UStG aufgeführte Pflichtangaben enthält.
  • Die Beschreibung der Leistung bzw. des Artikels muss dabei eine eindeutige Identifikation ermöglichen, die keine Fragen offenlässt (BFH, Urteil vom 8. Oktober 2008, Az. V R 59/07)

Zu hohe Umsatzsteuer berechnet

  • Die zu hoch berechnete Umsatzsteuer muss an das Finanzamt geleistet werden (§ 14c Abs. 1 Satz 1 UStG).
  • Eine Berichtigung des Umsatzsteuerausweises durch den Unternehmer ist jedoch möglich. Diese muss dem Rechnungsempfänger rechtzeitig zugehen.

Unberechtigte Berechnung von Umsatzsteuer

  • Auch in diesem Fall muss die eingenommene Umsatzsteuer an das Finanzamt gezahlt werden (§ 14c Abs. 2 Satz 1 UStG).
  • Beispiele: Nichtunternehmer oder Kleinunternehmer berechnen Umsatzsteuer, Fakturierung nicht erbrachter Leistungen, Veräußerung von Gegenständen, die nicht zum Firmenvermögen gehören.

 

Gibt es Fristen für die Fakturierung?

Auch für die Fakturierung gibt es Fristen. Wichtig ist auch hier, dass zwischen der Rechnung einerseits und dem zugrunde liegenden Vertrag unterschieden wird. Die Durchsetzbarkeit von Zahlungsansprüchen richtet sich nach den geschäftlichen Vereinbarungen und gesetzlichen Regelungen über die Ansprüche aus Verträgen. Zu unterscheiden ist also grundsätzlich zwischen den Rechnungsfristen und den Verjährungsfristen:

 

Rechnungsfristen

Fakturierung für…Frist für die Erstellung der Rechnung
Privatkunden (keine Unternehmer)keine Fristen
Unternehmen (Definition in § 2 UStG) im Inlandsechs Monate nach Ausführung der Leistung (§ 14 Abs. 2 UStG)
Unternehmen im EU-Auslandbis zum 15. des Monats, der auf den Monat des Umsatzes folgt (§ 14a Abs. 1 Satz 2, Abs. 3 Satz 1 UStG)

 

Verjährungsfristen

Verjährungsfristen sind von der Pflicht zur Rechnungserstellung zu unterscheiden:

  • Verjährungsfristen regeln die Durchsetzbarkeit eines Anspruchs.
  • Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB), meist richten sich die Fristen nach speziellen Regelungen.
  • Nach Ablauf der Verjährungsfrist geht der Anspruch nicht unter, es liegt dem Geschäftspartner jedoch frei, den Anspruch zu erfüllen oder die Zahlung wegen der Verjährung zu verweigern.

 

Du möchtest gerne weitere Infos? In diesem Artikel zur Rechnungsstellung erfährst du alles zu den Besonderheiten sowie typischen Fehlern und wie du sie vermeiden kannst!

Ertan ist CEO, Gründer & Gesellschafter von weclapp und schreibt in diesem Blog über aktuelle Entwicklungen rund um die ERP-Software. Außerdem gibt er seine Erfahrung als Gründer weiter sowie seine Expertise in den Bereichen Warenwirtschaft und Buchhaltung.Seine ersten Erfahrungen sammelte er Anfang der 1990er mit der Entwicklung eines Warenwirtschaftssystems für einen IT-Großhändler. 2001 entwickelte er eine Open Source Lösung für das Customer Relationship Management – eines der ersten Open Source CRM-Systeme, die es zum damaligen Zeitpunkt überhaupt gab.Das Know-How aus diesen beiden Schlüsselprojekten sowie zahlreiche Prozessberatungen in Unternehmen führten 2008 zu der frühen und richtungsweisenden Idee von weclapp: eine Cloud-basierte ERP-Software für alle Unternehmensbereiche. Damit war Ertan einer der ersten, der das Potenzial einer solchen Anwendung erkannte und eine Cloud-Lösung zur Unternehmenssteuerung auf den Markt brachte.

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