ERP und ERP-System

In diesem Guide erfährst du alles, was du über ERP-Systeme wissen musst, von Cloud-Lösungen bis zu den neuesten “ERP as a Service”-Modellen. Also bleib dran!

Was ist ERP?

Enterprise Resource Planning (ERP) ist das, was Unternehmen einführen sollten, um ihre Produktivität und Effizienz zu steigern: Planung und Verwaltung von Ressourcen und Geschäftsprozessen. Ein ERP-System hilft dabei enorm, indem es diese Prozesse digitalisiert, automatisiert und zentralisiert. ERP bzw. Enterprise Resource Planning umfasst neben der allgemeinen Planung und Steuerung auch die folgenden Arten von Aufgabenstellungen im Unternehmen:

• Administrative Aufgaben: Verwaltungsaufgaben, die sich mit der Organisation von Ressourcen, Dokumenten und Prozessen befassen.
• Dispositive Aufgaben: Strategische Entscheidungsfindung zur optimalen Nutzung der Unternehmensressourcen.
• Überwachende Aufgaben: Kontinuierliche Überprüfung und Kontrolle der Prozesse zur Sicherstellung der Effizienz und Leistungsfähigkeit.

In einer hypervernetzten Welt ist Anpassungsfähigkeit alles. Unternehmen müssen flexibel auf Marktschwankungen reagieren: ✔ Effizienz steigern – Prozesse optimieren, Kosten senken, ✔ Kernkompetenzen stärken – Fokus auf wertschöpfende Tätigkeiten, ✔ Flexibilität erhöhen – Struktur schnell anpassen durch: • Neuorganisationen • Unternehmensausgründungen • Outsourcing • Fusionen

Hier kommen ERP-Systeme ins Spiel. Sie sind die Architekten der Geschäftsprozessoptimierung und setzen die Vision der Unternehmensstrategie in die Realität um. Der Begriff ERP ist daher eng mit diesen Systemen verbunden.

Was ist ein ERP-System?

Ein ERP-System ist eine Softwarelösung, die in verschiedenen Unternehmen zur Planung, Steuerung und Unterstützung der Geschäftsprozesse eingesetzt wird. Es integriert verschiedene Unternehmensbereiche wie Beschaffung, Produktion, Vertrieb, Warenwirtschaft, Logistik, Kundenmanagement, Buchhaltung, Reporting und viel mehr durch eine zentrale Datenbank. Stell dir eine zentrale Datenbank vor, die wie das Gehirn des Unternehmens funktioniert und alle Systeme nahtlos miteinander verbindet. Das Ergebnis? Maximale Effizienz, weniger Fehler und ein Wettbewerbsvorteil, der sich gewaschen hat.

Die Details zu den Modulen, Systemarten und Vorteilen findest du weiter unten. Also, bleib dran und hol dir das Insider-Wissen!

Wie hat sich das ERP-System im Laufe der Zeit entwickelt?

Für das Verständnis einer ERP-Software kann ggf. auch die historische Entwicklung dieser Systeme Aufschluss geben. Vorläufer heutiger ERP Lösungen bilden die MRP (Material Ressourcen Planung, 70er Jahre) und MRP II Systeme ( 80er Jahre) zur Materialbedarfsplanung.

In den 90er Jahren entstand dann der Begriff CIM (Computer Integrated Manufacturing), welcher eine Verbindung von kaufmännischen und technischen Funktionen in Industriebetrieben bedeutet. Im CIM Konzept wurden Teilsysteme zusammengefasst wie:

• PPS (Produktionsplanung und -steuerung)
• CAD (Computer Aided Design)
• CAQ (Computer Aided Quality)
• CAM (Computer Aided Manufacturing)

Parallel hierzu entstand der Begriff ERP (Gartner), welcher im Wesentlichen die Integration von kaufmännischen Systemen (Logistik, Rechnungswesen, Personalwirtschaft) zum Schwerpunkt hatte. Dieser sollte zum Ausdruck bringen, dass mit der modernen IT fast alle Unternehmensbereiche unterstützt werden können. Die Weiterentwicklung wird heute häufig unter dem Begriff ERP II bzw. ERP-Business Suite geführt.

Welche ERP-Module gibt es?

ERP-Systeme sind alle modular aufgebaut und daher oft skalierbar. Eine ERP-Software wird oft mit Makromodulen wie Warenwirtschaftssystem (WaWi), CRM, Produktionsplanungssystemen und Finanzbuchhaltung kombiniert. Letztere enthalten wiederum Module, die eine Struktur bilden, die man sich pyramidenförmig vorstellen kann, die aber dennoch zentralisiert und perfekt kommunizierend ist. Hier alle möglichen Module eines ERP auf einen Blick:

• Kundenmanagement (CRM) und Marketing,
• Vertrieb und Controlling,
• Projektverwaltung,
• Einkauf, Artikelverwaltung, Lagerverwaltung, Versand (WaWi),
• Produktionsplanung (PPS),
• Personalwesen (HR),
• Finanz- und Rechnungswesen (FiBu).

Was sind die Funktionalitäten und Nutzen eines ERP-Systems?

Eine ERP-Software zählt zu den Erfolgsfaktoren eines Unternehmens und führt nachweislich zu einer Leistungssteigerung bzw. Prozesskostenreduzierung.

Funktionale Bestandteile eines ERP-Systems

Welche Tools davon zum Standard eines ERP-Systems gehören ist jeweils vom Anbieter abhängig. Im Folgenden werden einige ausgewählte wichtige Funktionalitäten näher erläutert.

Betriebswirtschaftliche Funktionen vom ERP-System

Diese Funktionen, die wir auflisten werden, entsprechen eindeutig den oben genannten Modulen:

• Materialwirtschaft (Beschaffung, Lagerhaltung und innerbetrieblicher Transport)
• Vertrieb
• Produktion
• Service
• Montage
• Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung)
• Personalwesen
• Planungs- und Informationssystem (DataWarehouse, BI-Funktionen)

Ergänzt werden diese betriebswirtschaftlichen Funktionen i.d.R. durch Office-Anwendungen (Kalender, Terminplanung, Text- und Tabellenkalkulation) oder Dokumentenmanagement-Funktionen.

Nutzen bei ERP

Weiter unten werden wir die Vor- und Nachteile eines ERP-Systems untersuchen. An dieser Stelle ergänzen wir einfach diesen Abschnitt mit den Nutzen, die mit den oben genannten Funktionen zu verknüpfen sind:

• Geschäftsprozessoptimierung
• Erhöhte Flexibilität
• Höhere Produktivität der Mitarbeiter
• Integrationsfähigkeit von Geschäftsfeldern
• Verbesserte Informationen
• Erhöhte Datenqualität
• Mitarbeiterzufriedenheit
• Zeiteinsparungen

Welche Formen der ERP-Integration gibt es?

Das Besondere an einem ERP-System ist seine Fähigkeit, alles miteinander zu verbinden. Integration bedeutet, dass einzelne Teile zu einem harmonischen Ganzen verschmelzen. Das Grundprinzip ist einfach: Eine Änderung an einer Stelle wirkt sich auf alle anderen Bereiche aus. Deshalb ist es so wichtig, die Auswirkungen jeder Entscheidung auf das Gesamtsystem zu berücksichtigen. Integriert werden können:

• Daten • Programmfunktionen • Medien

ERP-Systeme in Großunternehmen stehen vor der Herausforderung, riesige Datenmengen zeitnah zu speichern, zu erfassen und zu analysieren. Damit sie branchenübergreifend funktionieren, müssen Daten unternehmensweit eindeutig und konsistent sein. Saubere Daten sind entscheidend, um Schäden und Reibungsverluste zu vermeiden.

Unterschiedliche Arten der Integration bei ERP

Datenintegration
Die Datenintegration setzt die gemeinsame Nutzung der gleichen Daten in allen Programmteilen des integrierten ERP-Systems voraus. Technisch wird dies durch eine Datenbank erreicht, die als Grundlage des ERP-Systems dient.

Funktionsintegration
Funktionsintegration hingegen bedeutet, dass alle Programmfunktionen entlang des Geschäftsprozesses zusammenwirken und im allerbesten Fall durch ein Modellierungstool zu einem Geschäftsprozess zusammengefügt werden können. Dies entspräche einer serviceorientierten Architektur eines ERP-Systems.

Vertikale Integration
Sind die Programmfunktionen nacheinander geschaltet, so spricht man von der vertikalen Integration.

Horizontale Integration
Bauen Programmfunktionen aufeinander auf, so spricht man von der horizontalen Integration.

Medienintegration
Medienintegration erlaubt es, Texte, ruhende und bewegte Bilder oder Ton in einem ERP-System darzustellen.

Innerbetriebliche Integration
Bei der innerbetrieblichen Integration muss die Zusammenarbeit der betrieblichen Anwendungssysteme sichergestellt werden. Die technische Realisierung erfolgt durch ein ERP-System an sich oder über Anwendungssystemgrenzen hinaus durch: Web-Services, Integrationssysteme (EAI-Systeme) und speziell programmierte Schnittstellen

Überbetriebliche Integration
Immer wichtiger wird allerdings die überbetriebliche Integration, da ein Geschäftsprozess i.d.R. nicht an den Unternehmensgrenzen endet. Eventuell möchte man ERP-Systeme/Funktionen von Kunden und Lieferanten in das eigene ERP-System integrieren.

Welche Arten von ERP-System gibt es?

Es gibt drei Haupttypen von ERP-Systemen, die auf die unterschiedlichen Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind:

• Cloud-ERP-Lösung: auch bekannt als Saas-Lösungen (Software as a Service), da das Unternehmen die Dienstleistung (Funktionalität) der Software in der Cloud über Lizenzen kauft, ohne feste Installation.
• On-Premise-Lösung: Bei diesem Modell haben die meisten Unternehmen ihre ERP-Systeme in der Vergangenheit implementiert: Die Software wird auf den eigenen Servern und Rechenzentren des Unternehmens installiert und betrieben. Das kaufende Unternehmen (und seine Mitarbeiter) sind für die Wartung und Sicherheit verantwortlich.
• Hybride Lösungen: Dieses Modell ist, wie der Name schon sagt, eine Mischung aus den beiden vorherigen Modellen. Einige Module befinden sich in der Cloud, andere vor Ort.

Warum Cloud-ERP die Zukunft ist

Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile von Cloud-ERP-Lösungen und setzen zunehmend auf diese moderne Technologie. Dabei bieten Cloud-Anbieter nicht nur die eigentliche Software, sondern stellen zusätzlich die gesamte IT-Infrastruktur bereit, sodass Unternehmen sich nicht um Wartung, Updates oder Servermanagement kümmern müssen.

Das System kann ganz einfach über den Browser aufgerufen werden – ähnlich wie eine Webseite – ohne dass eine aufwendige Installation erforderlich ist. Dies ermöglicht einen flexiblen und ortsunabhängigen Zugriff, sodass Mitarbeiter jederzeit und von überall aus auf wichtige Unternehmensdaten zugreifen können.

Ein zentraler Aspekt ist die IT-Sicherheit, die bei Cloud-Lösungen eine besonders große Rolle spielt. Durch Sicherheitszertifizierungen nach ISO-Standard 27001 gewährleisten Cloud-Anbieter maximale Sicherheit und Schutz vor Datenverlust oder unbefugtem Zugriff. Ergänzende Mechanismen wie regelmäßige Backups, verschlüsselte Verbindungen und fortlaufende Sicherheitsupdates tragen zusätzlich zur Stabilität und Zuverlässigkeit dieser ERP-Systeme bei.

Was sind die Vor- und Nachteile eines ERP-Systems?

Integrierte ERP-Anwendungssysteme haben die Aufgabe, unterschiedliche Anwendergruppen eines Unternehmens wie Sachbearbeiter (z.B. Buchhalter, Einkäufer, Verkäufer, Disponenten) und die Entscheidungsträger (Geschäftsführung, Abteilungsleiter, Gruppenleiter) bei der Erfüllung ihrer betrieblichen Aufgaben zu unterstützen. Per Definition umfasst ein ERP-Anwendungssystem die Programme und betrieblichen Daten. Ein Informationssystem besteht aus dem ERP-Anwendungssystem und ist organisatorisch und personell im Unternehmen verankert. Sehr wichtig ist in diesem Zusammenhang die Akzeptanz des ERP-Systems von Seiten der Führungs- und Sachbearbeiterebene.

Vorteile eines ERP-Systems vs. Nachteile eines ERP-Systems

Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, die Komplexität zu meistern und die Integration als Chance zu begreifen. Wie bereits erwähnt, lösen cloudbasierte Lösungen einige dieser Nachteile von vornherein und reduzieren vor allem Kosten und Fehler in einem Maße, dass sich der Einsatz lohnt!

Für welche Unternehmen eignet sich ein ERP-System?

ERP-Systeme sind nicht nur für Großkonzerne. Sie sind für Unternehmen jeder Größe und in fast allen Branchen geeignet. Hier folgt eine kompakte Übersicht darüber, wie sie in verschiedenen Branchen und Unternehmensgrößen eingesetzt werden und welche spezifischen Prozesse sie dort unterstützen.

ERP nach Branchen:

• Handel und Einzelhandel: Lagerverwaltung, Auftragsabwicklung, Lieferkettenoptimierung und Kundenmanagement – ERP macht den Unterschied.
• Fertigung: Produktionsplanung, Lagerverwaltung, Qualitätskontrolle – hier ist ERP ein Muss.
• Gesundheitswesen: Patientenverwaltung, Ressourcenplanung, Finanzmanagement – ERP optimiert den Klinikalltag.
• Dienstleistungsindustrie: Projektmanagement, Zeiterfassung, Kundenverwaltung – ERP ist der Taktgeber.
• Baugewerbe: Ressourcenmanagement, Kostenkontrolle, Budgetplanung – ERP ist der Grundstein für erfolgreiche Bauprojekte.

Natürlich lassen sich diese Module miteinander kombinieren und kommunizieren, so dass Unternehmen, die in mehreren Branchen tätig sind, eine ERP-Software sehr gut anpassen können. Mittels API Schnittstellen können fast alle notwendigen Aufgaben mit externen Tools durchgeführt werden.

ERP nach Unternehmensgröße

• ERP für Startups: Agile & skalierbare Lösungen, Kostenoptimierung durch cloudbasierte Systeme, Sauberer Start für Daten, Prozesse und Dynamik.
• ERP für KMU: Einfache Implementierung, kostengünstige Lösungen, optimierte Prozesse.
• Große Unternehmen: Komplexere Prozesse abbilden, Abteilungen integrieren, Umsatzorientiert.

Die Wahl des richtigen ERP-Systems ist eine strategische Entscheidung, die sorgfältige Planung und Analyse erfordert.

Welche ERP-Anbieter gibts es auf dem Markt?

Der Markt für ERP-Systeme ist riesig. Schauen wir uns also an, wer die wichtigsten Anbieter von Enterprise Resource Planning Systemen sind. Wir müssen sie sofort in 2 große Kategorien einteilen, ähnlich wie oben: ERP für KMU, ERP für Großunternehmen.

Hier sind einige der wichtigsten ERP-Anbieter für kleine und mittlere unternehmen:

• weclapp
• SAP Business One
• Lexware
• xentral
• Plentymarkets
• u.v.m.

Wenn du mehr erfahren willst, haben wir einen Vergleich von ERP-Anbietern für KMU zusammengestellt, den du dich inklusive Preisen, Modulen, Paketen etc. ansehen kannst. Unter den ERP-Anbietern für große Unternehmen gibt es:

• SAP S/4HANA
• Ms Dynamics
• Oracle
• Sage X3
• u.v.m.

Bei der Auswahl des richtigen Systems – ob weclapp, SAP oder Sage – geht es darum, eine maßgeschneiderte Lösung zu finden, die zu den individuellen Anforderungen deines Unternehmens passt. Oft stellen sich dabei Fragen nach dem passenden System: Soll es ein open-source Produkt sein, oder bevorzugt man eine kommerzielle Lösung? Eine erfolgreiche Einführung erfordert eine gründliche Planung und die Berücksichtigung aller IT und Management-Aspekte. Unternehmen brauchen eine Software, die ihre Geschäftsprozesse optimiert und gleichzeitig flexibel auf Veränderungen reagiert.

Fazit und FAQ zu ERP und ERP-Systemen

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