Artikelverwaltung dank Software optimieren

Produkte und Sortimente mit der weclapp ERP-Handel-Software übersichtlich verwalten

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Artikelverwaltung

In Unternehmen dreht sich alles um die angebotenen Produkte und Dienstleistungen. Im Handel müssen Artikel beschafft, meist gelagert und vertrieben werden. Im Produktionsbereich werden Rohstoffe und halbfertige Erzeugnisse eingekauft, aus denen verkaufsfähige Artikel hergestellt werden. Auch Dienstleistungsunternehmen haben „Produkte“, die deren Leistungspalette widerspiegeln.

Unabhängig davon, in welcher Branche Sie agieren: weclapp bietet mit der Funktion Artikelverwaltung umfangreiche Möglichkeiten, Ihr individuelles Portfolio abzubilden und zu steuern.

Im Rahmen der Artikelneuanlage entscheiden Sie, ob es sich um einen Lagerartikel, einen Produktionsartikel oder eine Dienstleistung handelt. Ein Artikel kann mehrere Varianten haben, beispielsweise verschiedene Größen oder Farben. International ausgerichteten Unternehmen bietet weclapp die Option mehrerer Handelssprachen an. Sie hinterlegen Verkaufspreise und auf Wunsch Preisstaffeln sowie Rabatte. Durch das Zuordnen von Bezugsquellen und Einkaufskonditionen schaffen Sie die Basis für die nachfolgenden Beschaffungsaktivitäten. Sie haben zudem die Möglichkeit, einen Artikel mit Dispositionsparametern zu versehen. Dies ist relevant, wenn Sie später die teilautomatisierte Disposition von weclapp nutzen möchten. Auch das gewünschte Kalkulationsschema für den Vertrieb steuern Sie direkt aus dem Artikel heraus.

Neben der reinen Verwaltung von Artikeln setzt weclapp auf transparente Artikelinformationen. Sie erhalten daher alle wichtigen Kenngrößen sowie Bestandsdaten und -prognosen eines Artikels als übersichtliche Zusammenfassung.

  • Individuelles Portfolio
  • Dispositionsparameter zuordnen
  • Transparente Artikelinformationen

Artikelverwaltung: Tabellarische Übersicht

Im Einstieg bietet diese Funktion eine Übersicht aller vorhandenen Artikel. In der Standardansicht sind die wichtigsten Felder wie Artikelnummer, Bezeichnung, Matchcode (Suchbegriff), Bestand sowie Einkaufs- und Verkaufspreis ersichtlich. Die Tabelle ist darüber hinaus individuell konfigurierbar. Auf diese Weise können umfangreiche Zusatzinformationen wie Hersteller, Lieferanten, vertriebswegabhängige Verkaufskonditionen, Gewichte oder EAN-Nummern eingeblendet werden. Mithilfe der Filterfunktion wiederum reduzieren Sie den Listenumfang situationsabhängig auf das notwendige Maß.

  • Übersichtlichkeit
  • Umfangreiche Zusatzinformationen
  • Filterfunktion

Neuanlage von Artikeln

Im ersten Schritt der Artikelanlage vergeben Sie Namen, Artikelnummer, Steuersatz und Mengeneinheit. Nun hinterlegen Sie auf Wunsch weitere Details zu den Artikelgrunddaten. Es besteht die Möglichkeit, Artikelbezeichnung und Beschreibung in mehrere Sprachen zu übersetzen. Für international agierende Unternehmen ist zudem eine Eingabemöglichkeit der Zolltarifnummer vorhanden.

Wichtig ist zudem die Festlegung auf einen der nachfolgenden Artikeltypen:

  • Lagerartikel (bestandsführend)
  • Dienstleistung (nicht bestandsführend)
  • zu produzieren (produzierbar und bestandsführend)
  • keine dieser Optionen (nicht bestandsführend, beispielsweise für Hilfsstoffe, Kleinteile oder Gemeinkostenmaterial)

Das Flag „auf Lieferschein“ steuert, ob der Artikel auf Ihren Versandpapieren angedruckt werden soll. Sofern relevant, hinterlegen Sie abschließend Warengruppe, Artikelstatus und Gewichte.

Artikeldetails: Infobereich

Im rechten Bereich der Artikelansicht befinden sich wichtige Bestandsauskünfte. Diese geben unter andrem Aufschluss über folgende Fragen:

  • Wie wird sich der Bestand in den nächsten 8 Wochen entwickeln? (Grafische Darstellung im Zeitverlauf: Bestände, geplante Zu- und Abgänge)
  • Welche offenen Bestellmengen, Reservierungen und offenen Verkaufs- bzw. Liefermengen liegen vor?
  • Wie hoch ist der aktuelle Gesamtbestand?
  • Wie hoch ist der Bestandswert?
  • Wo liegt der Durchschnittspreis des Artikels?

Zudem werden die wichtigsten Kennzahlen des Artikels dargestellt: Umsatz und Auftragsvolumen im laufenden und vorangegangenen Jahr.

Über Verknüpfungen gelangen Sie direkt in alle wichtigen Übersichtstabellen, in denen der Artikel relevant ist. Dies sind Angebote, Aufträge, Lieferungen, Rechnungen, Bestellungen, Wareneingänge, Rechnungseingänge und Lagerbewegungen.

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Verkaufspreise

In dieser Funktion erhalten Sie eine konfigurier- und filterbare Liste bestehender Verkaufspreise und können Konditionen bearbeiten sowie anlegen. weclapp unterstützt hierbei mehrere Währungen. Neben dem reinen Preis können Mengenstaffeln sowie Zu- und Abschläge vergeben werden. Zudem legen Sie fest, für welchen Vertriebsweg der Preis relevant ist. Dies ist wichtig, wenn Sie preislich zwischen mehreren Vertriebswegen (z.B. Einzelhandel vs. Großhandel) differenzieren möchten. Selbstverständlich können Preisgültigkeiten auch für bestimmte Zeiträume definiert werden.

  • Konditionen anlegen
  • Verschiedene Währungen nutzen
  • Preisgültigkeiten definieren

Bezugsquellen

In diesem Schritt werden bestehende Bezugsquellen und Konditionen angezeigt oder neu angelegt bzw. zugeordnet. Die Neuanlage ist äußerst effizient, da auf bestehende Daten zurückgegriffen wird. Sie wählen zunächst einen Lieferanten aus und hinterlegen dann den Einkaufspreis. Analog zu den Verkaufskonditionen können auch hier Preisstaffeln sowie Zu- und Abschläge ergänzt werden. Artikelnummer, Bezeichnung und Texte sind änderbar und können somit auf die Belange der Lieferantenkommunikation angepasst werden. Optional können zudem die Wiederbeschaffungstage sowie Mindest- und Fixbestellmengen definiert werden.

  • Bezugsquellen anlegen
  • Wiederbeschaffungstage bestimmen
  • Bestellmengen definieren

Disposition

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Ein Artikel kann mit verschiedenen Dispositionsparametern versehen werden. Relevant ist dies, wenn Sie die Dispositionsfunktion von weclapp verwenden möchten. Folgende Werte können erfasst werden:

  • ABC-Klassifizierung (Wichtigkeit des Artikels)
  • Sicherheitstage
  • Min. Lagermenge (Bestand, der nicht unterschritten werden soll)
  • Wiederbeschaffungstage (relevant für den Bestellzeitpunkt)
  • Durchschnittliche Lieferzeit (Dauer der Lieferungen an Kunden)
  • Mindestbestellmenge (hilfreich, um Kleinstbestellungen zu unterbinden)
  • Fixe Bestellmenge
  • Dispositionsart (bedarfs- oder verbrauchsgesteuert)

Die teilautomatisierte Disposition verwendet später diese Werte, um optimale Bestellpunkte und -mengen zu errechnen.

Mengenumrechnungen

Einem Artikel können beliebig viele Mengenumrechnungen hinzugefügt werden. Dies wird relevant, wenn Sie Produkte in unterschiedlichen Mengeneinheiten handhaben möchten.

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Dokumente

Die Software von weclapp ermöglicht es, Dokumente an Artikel anzuhängen. Dies ist hilfreich, wenn Sie beispielsweise technische Unterlagen, Datenblätter oder sonstige Dateien direkt mit Ihrem Produkt verknüpfen und für alle Mitarbeiter zugänglich machen möchten.

Bestand

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Dieser Menüpunkt ermöglicht einen direkten Absprung in die detaillierte Bestandsanzeige eines Artikels. Sie erkennen hier, in welchen Mengen, Lagern und Lagerplätzen ein Artikel vorrätig ist.

Vertriebs- und Kalkulationssteuerung

In diesem Schritt können Sie festlegen, wie die Margenkalkulation des Artikels stattfinden soll. Drei Kalkulationstypen stehen zur Verfügung.

  • Einkaufspreis / Produktionskosten
  • Verrechnungspreis
  • Gleitender Durchschnitt (GLD)
  • Bei der späteren Vertriebskalkulation bildet dies die Grundlage für die Ermittlung Ihrer Gewinnspanne

Variantenartikel

Ein Artikel kann in der Praxis in mehreren Ausführungen verfügbar sein:

  • Ein Bekleidungsartikel ist in mehreren Größen erhältlich
  • Möbelstücke variieren hinsichtlich der Farbe
  • Ein Artikel hat verschiedene Zusatzausstattungen

weclapp trägt diesem Umstand Rechnung und versetzt Sie in die Lage, alle Varianten Ihrer Produkte komfortabel abzubilden.

Das Anlegen von Variantenartikeln kann direkt aus dem Hauptartikel heraus erfolgen. Sie können nun selbst Varianteneigenschaften (z. B. Farbe, Größe) und Variantenoptionen (z. B. rot, XL) definieren und zuordnen. Jede neue Kombination führt automatisch zur Anlage eines neuen Variantenartikels. Die dadurch entstehenden, miteinander verbundenen Artikel können über Massenänderungen bearbeitet werden. Das Update jedes einzelnen Variantenartikels ist dadurch nicht nötig.

Warengruppen

weclapp bietet die Möglichkeit, Artikel in Warengruppen zusammenzufassen. Diese können auf Wunsch zweistufig gegliedert sein (über- und untergeordnete Warengruppen). Auf Ebene der Warengruppe können vertriebswegabhängige Zu- und Abschläge definiert werden, die sich auf die Bildung der Verkaufspreise auswirken. Zudem können Bestandslisten (xlsx-Format) erzeugt werden, die sich speziell auf die gewählte Warengruppe beziehen. Einige angrenzende Funktionen von weclapp, wie die Lagerverwaltung, nutzen ebenfalls die Warengruppe als Basis für Reports.

  • Warengruppen anlegen & gliedern
  • Bestandslisten erzeugen
  • Basis für Reports

Artikelverwaltung mit weclapp: Flexibilität für Ihr Unternehmen

Die Artikelverwaltung von weclapp unterstützt Sie dabei, das Herzstück Ihres Unternehmens – ihre Produkte und Dienstleistungen – in der für Sie notwendigen Ausprägung anzulegen, zu verwalten und zu gruppieren. International ausgerichtete Unternehmen profitieren von der Mehrsprachigkeit und der Möglichkeit, Konditionen in verschiedenen Währungen abzubilden. Egal ob Verkaufspreise gebildet, Bezugsquellen zugeordnet oder logistische Fragestellungen beantwortet werden müssen: Wichtige Informationen sind auf einen Blick ersichtlich. Alle Funktionen rund um den Artikel sind logisch zusammengefasst und intuitiv zu bedienen.

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