Auftragsverwaltungssoftware für mehr Transparenz

Eine strukturierte Auftragsverwaltung ist die Basis für eine erfolgreiche und reibungslose Auftragsabwicklung in Unternehmen. Die Auftragsmanagement Software von weclapp unterstützt den gesamten Workflow von der Angebotserstellung, über die Auftragsbearbeitung und Auftragsbestätigung, der Erstellung des Lieferscheins, der Erstellung des Versandetiketts bis zur anschließenden Rechnungsstellung und dem Versand der Rechnung per E-Mail oder per Post. Genau so gehört das Handling von Retouren und Gutschriften mit dazu. Dabei können auch unterschiedliche Anforderungen an dem Verkaufsprozess abgebildet werden, unabhängig davon, ob es sich um die Bearbeitung eines Lagerproduktes oder einer Dienstleistung (z.B. eines Projektes) handelt. Es wird einfach festgelegt, welche Auftragsart im Standardfall verwendet werden soll.

Über die verschiedenen Bereiche Angebot, Auftrag, Ladenverkauf, Kommissionierung, Lieferung, Rechnung, wiederkehrende Rechnung und Retoure kann sich der Benutzer praxisnah in der Software entlang klicken. Alle notwendigen Dokumente stehen als PDF-Download zur Verfügung. Die Verwaltung aller Auftragsdokumente und die Downloads finden unter dem Reiter Dokumente statt. In der Offenen Posten Liste werden alle gebuchten Rechnungen angezeigt. Es ist nicht zwingend erforderlich, den vorgegebenen Auftragsworkflow aus der Software zu verwenden und sämtliche Schritte aus dem gesamten Prozess komplett zu durchlaufen. Wenn bestimmte Zwischenschritte für den eigenen Arbeitsablauf nicht benötigt werden, z.B. das Erstellen eines Angebots, die Kommissionierung oder die Offenen Posten, so kann man die Auftragsverwaltung auch einfach ohne diese Schritte nutzen. Die übersichtliche Menüstruktur erlaubt eine einfache und schnelle Bedienung.  Dabei ist es auch möglich, Aufträge elektronisch zu übermitteln, zu bearbeiten und mit den Lagerbeständen abzugleichen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern erleichtert alle Prozesse erheblich. Es stehen auch aussagekräftige Berichte als Download bereit und bieten hier die Basis für alle Entscheidungen. So wird die Auftragsbearbeitung zum Kinderspiel.

• Abbildung verschiedener Bereiche im Auftragsworkflow
• Alle Dokumente als PDF in der Auftragsakte abspeichern
• Übersichtliche Menüstruktur

Die zentrale Ansicht für einen guten Überblick über den Auftragsstatus aller Aufträge befindet sich in der Auftragstabelle. In der Software sind in tabellarischer Form alle wichtigen Informationen zu den Aufträgen auf einen Blick erkennbar:

• Auftragsnummer
• Kundennummer und Kundenname
• Auftragsbestätigung
• Lieferschein
• Rechnung
• Auftragsstatus (offen, abgeschlossen, storniert, angezahlt, etc.)
• Auftragsart
• Kosten und Marge

Es besteht die Möglichkeit, die Auftragstabelle nach den eigenen Wünschen zu definieren. So lassen sich weitere Spalten flexibel einblenden und sortieren. Auch ein Export bzw. Download der Tabelle als Excel-Datei ist über die Software möglich.

Mit dem weclapp Warenwirtschaft-Modul „Produktion“ unterstützen Sie die Geschäftsprozesse in der Fertigung. Auf Grundlage der Stücklisten, Arbeitspläne und Ressourcen (Arbeitsplätze/Personen) erzeugen Sie die notwendigen Produktionsaufträge, Produktionsstücklisten und Arbeitspläne. Das Programm erlaubt mehrstufige Stücklisten und bietet zur Auswertung verschiedene Stücklistendarstellungsformen (Strukturstückliste, Baukasten und Mengenstücklisten) an.

Folgende Funktionen werden unterstützt:

• Produktionsaufträge für Fertigungsartikel
• Produktionsstücklisten als Grundlage der Materialdisposition
• Materialbereitstellung und Materialverbrauchsbuchung
• Produktionszeiten und Arbeitszeitrückmeldungen
• Vorwärts- und Rückwärtsterminierung
• Produktionsmengenfertigmeldung
• Vor- und Nachkalkulation von Produktionsaufträgen
• Produktionsreporting

Bei den Kundeninformationen werden alle notwendigen Adressdaten angezeigt. Dabei können in der Auftragsverwaltung mehrere Rechnungs- und Lieferanschriften hinterlegt werden, aus denen die gewünschte Adresse jedes Mal neu selektiert werden kann. Über das Konfigurationsmenü können flexibel weitere Felder ein- und ausgeblendet werden. Die Positionen können komfortabel mit wenigen Klicks über die Schnellerfassung angelegt werden. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, in einer erweiterten Ansicht Positionen zu erfassen. Hier werden detaillierte Infos zu jeder einzelnen Position angezeigt. So z.B.:

• Produktverfügbarkeit
• bereits gelieferte und abgerechnete Menge
• offener Rechnungsbetrag
• Lieferdatum
• Marge
• Kosten

Auch besondere Termine zu einer Bestellung, wie beispielsweise ein gewünschtes Lieferdatum seitens des Kunden, ein geplantes Lieferdatum oder der gegenüber einem Kunden bestätigte Liefertermin können in dem Programm hinterlegt werden. Unter den Auftragsdetails können folgende weitere notwendige Daten gepflegt werden:

• Auftragsverantwortlicher
• Auftragsart
• Zahlungsbedingungen
• Steuersätze
• Auftragsdatum
• Preisstellungsdatum
• Währung
• Lieferbedingungen
• Zahlungsarten

Die Auftragsverwaltung von weclapp verfügt über eine besonders einfache und intuitive Benutzerführung. Der Anwender kann sich über den Auftragsworkflow komfortabel von Stufe zu Stufe durchklicken. Nach der Erzeugung eines Auftrags schlägt die Auftragsverwaltung automatisch die nächsten Schritte vor, indem sie die nächste mögliche Aktion farblich mit einem Daumen nach oben anzeigt. So kann man zügig mit nur ganz wenigen Klicks eine Lieferung erstellen oder eine Rechnung erzeugen. Die Liefererstellung kann entweder direkt durchgeführt werden oder über den Weg einer Kommissionierung. Die Auftragsverwaltung beherrscht sowohl die Möglichkeit, Teillieferungen durchzuführen, als auch Teil- bzw. Abschlagsrechnungen zu erstellen. Alle erzeugten Dokumente stehen im eigenen Firmendesign als PDF-Dokument zum Download zur Verfügung oder können direkt per E-Mail versendet werden. Die Formulartexte für die Auftragsbestätigung, Lieferung und Rechnung sind frei definierbar und können in den Einstellungen als Vorlage hinterlegt werden.