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Beschaffung mit der Cloud-ERP-Software von weclapp

Einkauf und Disposition sind entscheidende Funktionen für Wirtschaftlichkeit und reibungslose Prozesse im Unternehmen. Die ERP-Software von weclapp sorgt dafür, dass die benötigten Waren stets zum richtigen Zeitpunkt und in optimaler Menge zur Verfügung stehen. Steuern Sie Ihren Einkauf, indem Sie eine oder mehrere Bezugsquellen und Konditionen zu den Artikeln hinterlegen. weclapp unterstützt zudem sowohl die bedarfs- als auch die verbrauchsgesteuerte Disposition. Zusätzlich sind die Prozesse des Streckengeschäfts abgebildet. Ein intuitiver Workflow unterstützt Sie bei allen Vorgängen rund um die Beschaffung: Angefangen von der Disposition und dem Bestellvorschlag, über die Bestellung, bis hin zum Waren-/Rechnungseingang und der Bezahlung.

  • Einkauf und Disposition managen
  • Logistikmanagement
  • Bezugsquellen verwalten

Lieferanten

Die Basis der Beschaffungsfunktion bilden Lieferantenstammdaten. Im Einstieg steht eine Lieferantenübersicht zur Verfügung, deren Anzeige mittels Tabelleneinstellung frei konfigurierbar ist. So entscheiden Sie selbst, welche Informationen dargestellt werden sollen. Für zusätzlichen Komfort sorgen die Sortierfunktion sowie eine Filter- und Suchmöglichkeit. Die Anlage neuer Lieferanten kann sowohl über einen Import (csv) als auch manuell erfolgen. Lieferantenstammsätze können folgende Daten enthalten:

  • Lieferantendaten (Name, Adresse, Ansprechpartner)
  • Lieferantendetails (z. B. Kommunikation, Sprache, Handelsregister)
  • Finanzdaten (Steuerdaten, Liefer- und Zahlungsbedingungen)

Aus der Lieferantenansicht heraus gelangt man direkt zu Vorgängen, die mit dem entsprechenden Lieferanten in Verbindung stehen. Dies können beispielsweise Bestellungen oder Lieferantenrechnungen sein.

Disposition

Die Disposition von weclapp generiert Bestellvorschläge auf Basis des aktuellen Bedarfs oder Lagerverbrauchs. Damit dies möglich ist, wird ein Artikel zunächst mit den gewünschten Dispoparametern wie Mindest-, Melde- und Höchstbestand, Wiederbeschaffungs- bzw. Lieferzeit, gewünschte Bestellmenge und Dispositionsart versehen. Die bedarfsorientierte Disposition generiert Bestellvorschläge (Bedarfsmeldungen) unter Berücksichtigung folgender Einflussfaktoren:

  • Lagerbestand
  • geplante Bestellungen
  • Bedarf aus Verkaufsaufträgen

Die Durchführung eines Dispositionslaufs erstellt automatisch Bestellvorschläge, die in der Folge freigegeben und wahlweise in Bestellungen oder Produktionsaufträge umgewandelt werden können. Die bevorzugte Bezugsquelle und der Preis können vorab im Artikelstamm hinterlegt werden. Selbstverständlich steht auch hier eine konfigurierbare Übersicht aller Bedarfsmeldungen mit sämtlichen Such- und Sortierfunktionen zur Verfügung.

Bestellungen

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Die Übersicht enthält alle Bestellungen und gibt Aufschluss über deren Status. So erkennen Sie auf den ersten Blick, ob es sich um neue, bestätigte, bereits belieferte oder fakturierte Beschaffungsvorgänge handelt. Auch hier ist eine Sortierung, Filterung oder das Durchsuchen der Tabelle möglich.

Das Anlegen einer Bestellung ist denkbar einfach. Zunächst werden Grunddaten aus Bausteinen zusammengesetzt:

  • Lieferant und Termin
  • Bestelldetails (z. B. Lagerort, Bestellart, Liefer- und Zahlungsbedingungen, Lieferdatum)
  • Adressen (Rechnungs- und Lieferadresse)

Etliche Daten sind je nach Herangehensweise bereits vorbefüllt.

Im zweiten Schritt werden die Positionsdaten (Artikel oder Dienstleistungen) mit gewünschter Menge und den entsprechenden Konditionen erfasst. Spezielle Übersichten ermöglichen das Monitoren aller eingegangenen (Teil-)Lieferungen und Rechnungen zur Bestellung. Der komfortable Workflow-Button führt Sie zudem zu allen relevanten Folgefunktionen wie Bestellbestätigung, Wareneingang und Rechnungseingang.

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Bestellpositionen

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Mit der Übersichtstabelle „Bestellpositionen“ erhalten Sie Aufschluss darüber, in welchem Status sich alle einzelnen Bestellpositionen befinden. Durch die Möglichkeit, Informationen aus- und einzublenden entscheiden Sie selbst, welche Details Sie im Blick behalten möchten. Einige Anwendungsbeispiele sind:

  • Status (z. B. neu, beliefert, fakturiert, abgeschlossen)
  • Bestätigtes Lieferdatum
  • Bestellte Menge vs. gelieferte Menge

Wareneingänge

Trifft eine Lieferung ein, wird das Buchen des Wareneingangs notwendig. Mit der Software von weclapp besteht die Möglichkeit, Wareneingänge mit oder ohne Bestellbezug anzulegen. Die Variante „Wareneingang zur Bestellung“ bietet den Vorteil, dass etliche Felder des Wareneingangsbelegs bereits automatisch vorbefüllt sind. Ergänzt werden nur noch einzelne Informationen wie die gelieferte Menge und Lieferungsnummer. Über die Workflow-Funktion können Sie die erfassten Positionen direkt in den Lagerbestand buchen. Durch diese Aktion wird auch ein Wareneingangsbeleg im PDF-Format erstellt, der für logistische Abläufe und zur Dokumentation ausgedruckt werden kann.

  • Wareneingangsbuchung mit Bestellbezug
  • Bereits automatisch vorbefüllte Wareneingangsbelege
  • Erfasste Positionen direkt in den Lagerbestand buchen
  • Wareneingangsbeleg im PDF-Format

Wareneingangspositionen

Die Funktion „Wareneingangspositionen“ ermöglicht es Ihnen, einen strukturierten Überblick über sämtliche Wareneingangsvorgänge zu erhalten. Filtern Sie auch an dieser Stelle nach Spaltenüberschriften, um individuelle Fragestellungen zu beantworten, die beispielsweise wie folgt lauten könnten:

  • Welche Positionen sind im Lager eingetroffen? Welche sind bereits vereinnahmt?
  • Welche Lieferungen sind an einem bestimmten Lagerort eingetroffen?
  • Welche Mengen sind eingetroffen oder wurden bereits eingelagert?

Rechnungen

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Im Einstieg erhalten Sie zunächst eine Übersicht aller erfassten Rechnungen und Gutschriften. Bei Anlegen neuer Rechnungen (bzw. Gutschriften) entscheiden Sie, ob dies mit oder ohne Bestellbezug erfolgen soll. Wählen Sie die Variante mit Bezug zu einer Bestellung, sind folgende Informationen bereits automatisch vorbefüllt:

  • Daten zum Lieferanten
  • Rechnungspositionen mit Menge und Preis

Auf Wunsch ergänzen Sie noch weitere Details wie die Rechnungsnummer und Rabatte oder ändern Werte je nach Bedarf einfach ab. Der Workflow leitet Sie anschließend zu den weiteren logischen Schritten:

  • Status „Rechnung geprüft“ setzten
  • Rechnung zur Zahlung freigeben
  • Rechnung beanstanden

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Rechnungspositionen

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Die Monitoring-Funktion „Rechnungspositionen“ erlaubt den Einblick in alle Rechnungsvorgänge von Lieferanten. Mit der Filterfunktion sind Sie in der Lage, Fragestellungen strukturiert zu beantworten. Die Suche ermöglicht das Auffinden detaillierter Informationen.

OP-Liste (Eingang)

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Diese Funktion bildet die Grundlage zur abschließenden Bezahlung von Eingangsrechnungen. Zunächst erhalten Sie eine Übersicht aller offenen Posten in Tabellenform. Mit wenigen Klicks lösen Sie die Zahlung zu den gewünschten Rechnungen aus. Zudem haben Sie die Möglichkeit, die gewünschten Posten mit einer Exportfunktion an DATEV zu übergeben.

Beschaffung mit der Software von weclapp vereint Komfort und intuitive Bedienbarkeit

Mit den praktischen Übersichtstabellen, die Sie individuell konfigurieren, sortieren und filtern können, erhalten Sie ohne Aufwand immer genau die Informationen, die Sie gerade benötigen. Die Workflow-Funktionalität führt Sie sicher durch den gesamten Beschaffungsprozess und signalisiert Ihnen zudem farblich, welche Schritte bereits durchgeführt wurden und wie der Ablauf fortgesetzt werden kann. Alle Belege können mit Bezug zum jeweils vorangegangenen Prozessschritt angelegt werden. So entfällt obendrein das mehrfache, manuelle Erfassen von Belegdaten.

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