Dank Retourenmanagement viel Zeit und Nerven sparen

Rückgabe und Rücksendung von Bestellungen nun effizienter abwickeln

 

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Retouren

Gerade im Handel gehören Retouren zum Tagesgeschäft. Ihre Kunden senden aus verschiedenen Gründen Artikel an Sie zurück. weclapp unterstützt Sie bei diesen Geschäftsvorfällen optimal.

Zu jedem Auftrag kann eine Retoure angelegt werden. Im zweiten Schritt wird die Ware in das Lager zurückgebucht und ist somit wieder verwendbar. Einige Unternehmen verfügen über separate Lagerbereiche, in denen Rückgaben bearbeitet werden. Sie können daher in weclapp einen Lagerplatz für Retouren voreinstellen. Abschließend erstellen Sie wahlweise eine Gutschrift oder eine Kompensationslieferung.

Weiterhin haben viele Unternehmen das Ziel, die Rücksendegründe der Kunden zu erfahren. Der Retourenprozess beinhaltet daher die Möglichkeit, Retourenursachen zu erfassen und auszuwerten. So entstehen wertvolle Informationen zur Optimierung Ihres Sortiments oder der Geschäftsabläufe.

  • Retoure anlegen
  • Ware zurückbuchen & wiederverwenden
  • Gutschrift oder Kompensationslieferung

Retourenübersicht und Anlegen von Retouren

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In der Auftragsverwaltung von weclapp findet sich ein eigener Menüpunkt für die Abwicklung von Retouren. Wird dieser aufgerufen, erfolgt zunächst eine Darstellung aller vorhandenen Retouren in Listenform. Sie enthält alle wichtigen Daten zu der jeweiligen Retoure, wie beispielsweise den Kunden, das Erstellungsdatum und den Betrag. Vorteilhaft ist zudem, dass der aktuelle Status des Vorgangs (z. B. Retoureneingang erfasst, ins Lager gebucht) direkt ersichtlich ist.

Die Neuanlage von Retouren erfolgt mit Bezug zu einem Ursprungsauftrag, aus dem die relevanten Positionen automatisch übernommen werden. Dies bedeutet, dass zunächst alle Positionen mit der ursprünglich gelieferten Menge vorgeschlagen werden. Ist eine Lieferung vom Kunden nicht komplett, sondern nur teilweise zurückgesandt worden, können die Positionen nun entsprechend angepasst werden. Es ist möglich, Artikel komplett aus dem Beleg zu löschen oder die Menge zu verändern. Zudem entscheiden Sie, in welchem Lager die Ware später vereinnahmt werden soll.

Sofern gewünscht, können zu Auswertungszwecken folgende Daten erfasst werden:

  • Fehler (entspricht dem Rücksendegrund des Kunden, z. B. Artikel entspricht nicht der Beschreibung, Artikel defekt, falscher Artikel usw.)
  • Ursache (Fehlerursache aus Sicht des Unternehmens.)
  • Feststellung (War die Reklamation berechtigt?)
  • Behebung (entspricht der angestrebten Problemlösung, z. B. Ersatzlieferung, Gutschrift, Rücknahme usw.)

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Zurückbuchen der Ware in das Lager

Ist die Retoure angelegt, führt Sie der Workflow zum Prozessschritt „alle Positionen ins Lager buchen“. Sie vereinnahmen nun die entsprechenden Positionen in dem gewählten Lager. Die Ware ist dadurch wieder frei verwendbar. Weclapp bietet im Übrigen die Möglichkeit, den Lagerplatz für Retouren voreinzustellen. Sofern dies für Ihre internen Abläufe notwendig ist, können Sie des Weiteren einen Retourenschein erstellen und ausdrucken.

  • Ware zurückbuchen
  • Retouren-Lagerplatz voreinstellen
  • Retourenschein erstellen & drucken

Gutschrift erstellen

Retourenmanagement- Gutschrift erstellen

Wurde entschieden, dem Kunden keinen Ersatzartikel zu liefern, ist die logische Konsequenz die Erstellung einer Gutschrift. Über den Workflow gelangen Sie intuitiv zu diesem weiteren Arbeitsschritt. Alle relevanten Daten werden automatisch aus den Vorgängerbelegen übernommen, sind bei Bedarf jedoch änderbar. Auch Blanko-Gutschriften sind möglich. Ist das Anlegen der Gutschrift abgeschlossen, können die zugehörigen Dokumente erstellt werden. Die generierte „Gutschriftsanzeige“ im PDF-Format kann nun per E-Mail an den Kunden gesendet werden.

  • Daten automatisch entnehmen lassen
  • Gutschrift & zugehörige Dokumente erstellen
  • Per E-Mail an Kunden versenden

Kompensationslieferung durchführen

Eine weitere Option im Retourenworkflow ist die Erstellung einer Kompensationslieferung. Sie dient dazu, dem Kunden Ersatzartikel zu liefern. Auch hier erfolgt die Anlage mit Bezug zum ursprünglichen Auftrag. Nach Auswahl der relevanten Positionen wird automatisch eine Lieferung generiert, die bereits alle notwendigen Daten enthält. Abschließend wird der Standard-Versandprozess von weclapp durchlaufen (Lieferschein erstellen, Versandetiketten drucken, Ware versenden).

  • Daten automatisch entnehmen lassen
  • Automatisches Generieren der Lieferung
  • Erstellen des Lieferscheins & Versenden der Ware

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Retouren an Lieferanten

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Neben Kundenretouren sind in der Software von weclapp auch Retouren an Lieferanten möglich. Dies ist immer dann relevant, wenn Artikel an Ihre Bezugsquellen zurückgesendet werden müssen. Auch in diesem Bereich ist es möglich, Rücklieferungsursachen zu erfassen, was einen wichtigen Baustein im Lieferanten- und Qualitätsmanagement darstellen kann.

  • Kundenretouren
  • Retouren an Lieferanten
  • Bezugsquellenberücksichtigung

Auswertung von Retouren-Ursachen

Sowohl die Ursachen von Kundenretouren als auch von Rücksendungen an Lieferanten können ausgewertet werden. Hierfür stehen Ihnen individuell anpassbare Felder zur Verfügung. Sie werden somit in die Lage versetzt, Fragestellungen rund um Retouren systematisch zu beantworten und Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung abzuleiten.

  • Kundenretouren auswerten
  • Fragestellungen systematisch auswerten
  • Maßnahmen ableiten

Die Retourenfunktion von weclapp: logisch, intuitiv und transparent

Retouren sind in weclapp intuitiv in den Auftragsprozess integriert. Nach der Retourenerstellung führt Sie der Workflow zu den nächsten logischen Prozessschritten, der Gutschrift oder der Kompensationslieferung. Das manuelle Erfassen von Belegdaten entfällt weitestgehend. Sie sparen hierdurch wertvolle Zeit, vermeiden Fehler und erhalten einen konsistenten Belegfluss. Abgerundet wird die Leistungsfähigkeit der Retourenfunktion durch die Option, Retourenursachen zu erfassen und auszuwerten. So leistet die Software zusätzlich einen Beitrag zur Qualität in Ihrem Unternehmen.

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