In der Auftragsverwaltung von weclapp findet sich ein eigener Menüpunkt für die Abwicklung von Retouren. Wird dieser aufgerufen, erfolgt zunächst eine Darstellung aller vorhandenen Retouren in Listenform. Sie enthält alle wichtigen Daten zu der jeweiligen Retoure, wie beispielsweise den Kunden, das Erstellungsdatum und den Betrag. Vorteilhaft ist zudem, dass der aktuelle Status des Vorgangs (z. B. Retoureneingang erfasst, ins Lager gebucht) direkt ersichtlich ist.

Die Neuanlage von Retouren erfolgt mit Bezug zu einem Ursprungsauftrag, aus dem die relevanten Positionen automatisch übernommen werden. Dies bedeutet, dass zunächst alle Positionen mit der ursprünglich gelieferten Menge vorgeschlagen werden. Ist eine Lieferung vom Kunden nicht komplett, sondern nur teilweise zurückgesandt worden, können die Positionen nun entsprechend angepasst werden. Es ist möglich, Artikel komplett aus dem Beleg zu löschen oder die Menge zu verändern. Zudem entscheiden Sie, in welchem Lager die Ware später vereinnahmt werden soll.

Sofern gewünscht, können zu Auswertungszwecken folgende Daten erfasst werden:

• Fehler (entspricht dem Rücksendegrund des Kunden, z. B. Artikel entspricht nicht der Beschreibung, Artikel defekt, falscher Artikel usw.)
• Ursache (Fehlerursache aus Sicht des Unternehmens.)
• Feststellung (War die Reklamation berechtigt?)
• Behebung (entspricht der angestrebten Problemlösung, z. B. Ersatzlieferung, Gutschrift, Rücknahme usw.)

Wurde entschieden, dem Kunden keinen Ersatzartikel zu liefern, ist die logische Konsequenz die Erstellung einer Gutschrift. Über den Workflow gelangen Sie intuitiv zu diesem weiteren Arbeitsschritt. Alle relevanten Daten werden automatisch aus den Vorgängerbelegen übernommen, sind bei Bedarf jedoch änderbar. Auch Blanko-Gutschriften sind möglich. Ist das Anlegen der Gutschrift abgeschlossen, können die zugehörigen Dokumente erstellt werden. Die generierte „Gutschriftsanzeige“ im PDF-Format kann nun per E-Mail an den Kunden gesendet werden.

Eine weitere Option im Retourenworkflow ist die Erstellung einer Kompensationslieferung. Sie dient dazu, dem Kunden Ersatzartikel zu liefern. Auch hier erfolgt die Anlage mit Bezug zum ursprünglichen Auftrag. Nach Auswahl der relevanten Positionen wird automatisch eine Lieferung generiert, die bereits alle notwendigen Daten enthält. Abschließend wird der Standard-Versandprozess von weclapp durchlaufen (Lieferschein erstellen, Versandetiketten drucken, Ware versenden).