Buchführungspflicht

Zwei Alternativen: EÜR und Bilanzierung

Es gibt grundsätzlich zwei verschiedene Arten der Gewinnermittlung:

1. Doppelte Buchführung (Bilanzierung)
2. Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR)

Buchführungspflicht bedeutet die gesetzliche Pflicht zur Erfassung von Gewinnen eines Unternehmens nach den Grundsätzen der doppelten Buchführung. Die Einnahmen-Überschussrechnung dagegen ist eine vereinfachte Form, den Gewinn eines Unternehmens zu ermitteln. Diese ist nur unter besonderen gesetzlichen Voraussetzungen zulässig.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Vereinfacht gesagt funktioniert die EÜR nach diesem Prinzip:

Eine weitere Vereinfachung dieser Gewinnermittlungsart besteht durch das Zufluss- und Abflussprinzip. Für die Berechnung zählt bei jedem Geschäftsvorfall der Zeitpunkt der tatsächlichen Einnahme bzw. Ausgabe. Es kommt nicht darauf an, wann das Geschäft oder die Verpflichtung entstanden ist, aufgrund dessen beispielsweise eine Zahlung oder Lieferung erfolgt ist.

Buchführung bzw. Bilanzierung

Die Gewinnermittlung durch eine Bilanzierung (doppelte Buchführung oder kaufmännische Buchführung) erfolgt durch einen Betriebsvermögensvergleich.

• Gewinn = Betriebsvermögen am Ende des Jahres – Betriebsvermögen am Ende des Vorjahres
• Betriebsvermögen = Anlagevermögen + Umlaufvermögen – Schulden

Hierzu müssen eine Eröffnungsbilanz und eine Schlussbilanz erstellt werden. Zum Eröffnungstag musst du also eine Liste des Vermögens und der Schulden deines Unternehmens erstellen. Eine erneute Inventur am Ende des Geschäftsjahres ist dann die Grundlage für die Berechnung des aktuellen Betriebsvermögens.

Buchführung und EÜR – die Unterschiede

Warum heißt es eigentlich doppelte Buchführung? Der Begriff ergibt sich daraus, dass bei dieser Art der Buchführung für jeden Geschäftsvorfall mindestens zwei Konten angelegt werden: Konto und Gegenkonto. Die EÜR wird dagegen oft auch einfache Buchführung genannt. Sie ist in der Tat auch etwas einfacher. Die meisten Start-ups sind deshalb froh, wenn sie Ihren Gewinn mit der EÜR ermitteln können.

Das Prinzip: ein Beispiel

Der grundlegende Unterschied zwischen Bilanzierung und EÜR in der Buchhaltung lässt sich an einem einfachen Beispiel erläutern.

Beispiel: Du leistest an einen Kunden und schreibst ihm daraufhin eine Rechnung über € 300. Er bezahlt die Rechnung mit € 100 in bar, € 200 überweist er auf dein Konto. Entsprechend sieht die Erfassung dieses Geschäftsvorfalls aus:

Wer ist buchführungspflichtig?

Bevor du aber anfängst, deine Einnahmen und Ausgaben zu dokumentieren, ist es sehr wichtig zu wissen, ob du überhaupt buchführungspflichtig bist oder die einfachere Einnahmen-Überschussrechnung verwenden kannst. Grundsätzlich kann die Buchführungspflicht auf drei Gründen beruhen:

• Die handelsrechtliche Buchführungspflicht,
• Die steuerrechtliche Buchführungspflicht
• und die Buchführungspflicht durch schlüssiges Verhalten.

Buchführungspflicht nach Steuerrecht und Handelsrecht

Die Pflicht zur Buchführung ergibt sich zwar letztlich immer aus der Abgabenordnung, also dem Steuerrecht. Trotzdem unterscheidet man in der Praxis zwischen der vom Handelsrecht oder Steuerrecht begründeten Buchführungspflicht, wie diese Übersicht zeigt:

Achtung: Diese Gewinn- und Umsatzgrenzen gelten ab dem Kalenderjahr 2024. Vorher lagen die Grenzwerte bei € 600.000 bzw. € 60.000.

Diese gelten unabhängig von der Branche – auch für Land- und Forstwirte. Die bisherige Regelung zum Wirtschaftswert landwirtschaftlich genutzter Flächen (Wirtschaftswert über € 25.000) wurde ab 2025 abgeschafft.

Buchführungspflicht durch schlüssiges Verhalten

Dies ist der seltenste Fall der Begründung für eine Buchführungspflicht: Er tritt schlicht und ergreifend dadurch ein, dass du dich für die Buchführung entscheidest. Wenn du eine Eröffnungsbilanz erstellst und Bücher führst, wirst du allein durch deine freiwillige Auswahl der Ermittlungsart buchführungspflichtig. Auch dann, wenn du die handels- oder steuerrechtlichen Voraussetzungen nicht erfüllst, bist du durch deine faktisch ausgeführte Gewinnermittlungsart an die Buchführungspflicht gebunden.

Originäre und derivative Buchführungspflicht

Wer sich mit der Buchführungspflicht beschäftigt, stößt auf die Begriffe originär und derivativ. Sie beschreiben den Ursprung der gesetzlichen Verpflichtung zur Buchführung – also ob sie unmittelbar oder mittelbar aus dem Steuerrecht hervorgeht.

• Nach § 140 AO ergibt sich die Buchführungspflicht mittelbar aus anderen Gesetzen, etwa dem Handelsrecht. In diesem Fall ist sie derivativ, also abgeleitet. Beispiel: Ein Kaufmann ist nach § 238 HGB buchführungspflichtig – diese Pflicht gilt dann auch steuerlich.

• Nach § 141 AO entsteht die Buchführungspflicht originär, also direkt aus dem Steuerrecht. Sie greift, wenn keine andere gesetzliche Grundlage zur Buchführung besteht, aber bestimmte Schwellenwerte überschritten werden.

Seit dem 01.01.2025 gelten folgende Grenzwerte nach § 141 AO:

• Umsatzgrenze: über 800.000 € im Kalenderjahr
• Gewinngrenze: über 80.000 € im Wirtschaftsjahr

Wichtig: § 141 AO ist ein Auffangtatbestand. Die dort genannten Grenzen gelten nur, wenn sich die Buchführungspflicht nicht bereits aus § 140 AO ergibt. In der Praxis bedeutet das: § 140 AO hat Vorrang – wer nach anderen Gesetzen buchführungspflichtig ist, muss diese Pflicht auch steuerlich erfüllen.

Digitale Pflicht: E-Rechnung ab 2025

Ab dem 01.01.2025 gilt in Deutschland die Pflicht zur elektronischen Rechnung für B2B-Geschäfte. Unternehmen müssen in der Lage sein, digitale Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder XRechnung zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Neuerung betrifft auch die Buchführung, da digitale Belege künftig Standard sind.

Die Buchführungspflicht des Kaufmanns

Die Buchführungspflicht des Kaufmanns ergibt sich aus § 238 HGB: Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen […]. Um festzustellen, wer Kaufmann ist, ist § 1 HGB wichtig. Das Prinzip sieht wie folgt aus:

• § 1 Abs. 1 HGB: Kaufmann ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt.
• § 1 Abs. 2 HGB: Ein Handelsgewerbe ist jeder Gewerbebetrieb.
  • Ausnahme: Art und Umfang des Unternehmens erfordern keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb.

§ 241a HGB macht Ausnahmen möglich.

Prinzipiell müsste nach dem Grundsatz der derivativen Buchführungspflicht gelten, dass jedes Handelsgewerbe, das einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Gewerbebetrieb erfordert, zur Buchführung verpflichtet ist – gleichgültig, ob die in § 141 AO festgelegten Umsatz- oder Gewinngrenzen erreicht werden oder nicht. Der im Jahr 2009 eingeführte § 241a HGB macht davon aber wiederum eine Ausnahme. Er nimmt die Umsatz- bzw. Gewinngrenzen des § 141 AO auf und lässt diese für Einzelkaufleute generell gelten.

Neu ab 2024/2025:
So lange du Einzelkaufmann bist, gelten für dich ebenfalls die neuen Gewinn- und Umsatzgrenzen von 80.000 € bzw. 800.000 € im Jahr.

Ein Einzelunternehmen (inhabergeführtes Unternehmen) ist das Gegenteil einer Gesellschaft. Sobald dein Unternehmen zu einer Personen- oder Kapitalgesellschaft wird, gilt § 241a HGB nicht mehr.

Die Sonderstellung der Freiberufler

Freiberufler sind nicht zur Buchführung verpflichtet, unabhängig davon, wie viel Geld sie einnehmen. Begründung: Sie sind nach dem Handelsrecht keine Kaufleute und nach dem Steuerrecht auch keine Gewerbetreibenden.

Wer ist Freiberufler? § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG zählt unter anderem folgende Berufe auf:

• Rechtsanwälte, Wirtschaftsberater, Steuerberater, Notare
• Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Heilpraktiker, Krankengymnasten
• Ingenieure, Architekten
• sowie grundsätzlich alle selbstständig ausgeübten wissenschaftlichen, künstlerischen, schriftstellerischen, unterrichtenden oder erziehenden Tätigkeiten.

Wenn dein Geschäft unter eine der in § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG aufgeführten Tätigkeiten fällt, bist du nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet. Du kannst deinen Gewinn mit einer einfachen Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) ermitteln, dich aber selbstverständlich auch freiwillig für die doppelte Buchführung entscheiden.

Ist jeder Kleinunternehmer von der Buchführungspflicht befreit?

Der Begriff des Kleinunternehmers hat mit der Buchführungspflicht im Prinzip nichts zu tun. Er ist eigentlich nur im Umsatzsteuerrecht relevant. § 19 Abs. 1 UStG eröffnet für Unternehmer, die weniger als 22.000 € im Vorjahr umgesetzt haben, die Möglichkeit der Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht.

Daraus folgt aber auch, dass die Kleinunternehmer-Eigenschaft regelmäßig mit einer Befreiung von der Buchführungspflicht verbunden ist – denn die Grenzen des § 241a HGB und des § 141 AO sind hier immer gegeben.

Beachte aber: Eine Buchführungspflicht kann prinzipiell auch bei Kleinunternehmen vorliegen – zum Beispiel aufgrund der Gesellschaftsform.

Die Buchführungspflicht aufgrund der Gesellschaftsform

Allein die juristische Gesellschaftsform eines Unternehmens kann eine Buchführungspflicht begründen.

AG, KGaA, GmbH und eG

Nach § 6 HGB sind alle Handelsgesellschaften Kaufmann allein durch die Rechtsform – und deshalb buchführungspflichtig. Spezielle gesetzliche Regelungen sind hier:

GbR, OHG, PartG und KG

GbR, OHG, KG und PartG sind keine juristischen Personen, sondern Personenvereinigungen. Hier besteht also keine Buchführungspflicht kraft Rechtsform. Die Buchführungspflicht kann sich aber im Hinblick auf die Kaufmannseigenschaft (Handelsgewerbe) ergeben.

• Eine GbR ist nicht buchführungspflichtig, solange diese Pflicht nicht nach §§ 238, 241a HGB oder § 141 AO besteht.
• Entsprechendes gilt für Partnergesellschaften (PartG).
• Die OHG ist in das Handelsregister einzutragen (§ 106 HGB) und damit nach § 2 Satz 1 HGB ein Handelsgewerbe.
• Die KG muss ebenfalls in das Handelsregister eingetragen werden (§ 162 HGB), auch hier liegt stets ein Handelsgewerbe vor.

Wann kann die Gewinnermittlungsart gewechselt werden?

Wechsel erst nach Aufforderung

Die Buchführungspflicht beginnt nicht sofort mit dem Überschreiten der neuen Umsatz- bzw. Gewinngrenzen von 800.000 € bzw. 80.000 €. Du wirst vom Finanzamt darauf hingewiesen, dass die Pflicht zur doppelten Buchführung (Bilanzierung) eintritt. Mit Beginn des Jahres, das auf die Aufforderung folgt, musst du deine Buchhaltung umstellen.

Freiwilliger Wechsel

Ein freiwilliger Wechsel von der EÜR zur Bilanzierung ist jederzeit möglich – ohne gesetzliche Hürden. Gründe können steuerliche Vorteile oder Anforderungen von Banken sein.

Wechsel zurück zur EÜR

Der umgekehrte Weg ist schwieriger. Du musst nicht mehr buchführungspflichtig sein, und das Finanzamt muss dies bestätigen, bevor du zur EÜR zurückkehren darfst.

Auf einen Blick: die Buchführungspflicht

Buchführung mit Buchhaltungssoftware

Ob einfache oder doppelte Buchführung – mit der entsprechenden Buchhaltungssoftware ist deine Buchhaltung kein Problem. Auch der Übergang von der EÜR zur Bilanzierung wird mit dem richtigen Programm für das Erfassen deiner Geschäftsvorfälle ganz einfach. Eine Investition in Software für die Buchhaltung lohnt sich. Denn sie gibt dir Zeit für dein Kerngeschäft: das Generieren von Umsätzen. Und sie lässt sich obendrein gewinn- und damit steuermindernd verbuchen. Ganz gleich, ob du dafür die EÜR oder die doppelte Buchführung anwendest.