GoBD-konform arbeiten mit weclapp

Was bedeutet GoBD und warum ist es wichtig, dass man eine Software nutzt, die GoBD konform ist?

Die GoBD, die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ sind seit dem 01. Januar 2015 gültig. Wie bereits der Name andeutet, legen die GoBD allgemeine Anforderungen an elektronische Bücher und elektronische Aufzeichnungen fest, wie z.B. Nachvollzieh- und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit. Diese Grundsätze sind jederzeit sicherzustellen:

„Für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen, einschließlich der eingesetzten Verfahren, ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und technischen Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben auf Dritte (z. B. Steuerberater oder Rechenzentrum).“

Als weclapp Nutzer sind Sie auf der sicheren Seite. Unser ERP-System erfüllt die Anforderungen an eine GoBD-konforme Software, sodass Sie Ihre Geschäfte GoBD-konform einfach abwickeln und sich auch weiterhin auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren können.

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Welche Anforderungen an eine GoBD-konforme Software bestehen und wie weclapp sie erfüllt

1. Aufbewahrung

weclapp speichert Ihre Daten sicher im zertifizierten RZ in FFM. Alle digitalen Belege werden zuverlässig & sicher aufbewahrt.

2. Unverlierbarkeit

Berechtigungseinstellungen stellen sicher, dass hochgeladene Dokumente und elektronische Informationen nie mehr gelöscht werden können.

3. Unveränderbarkeit

weclapp gewährleistet die Unveränderbarkeit der Daten. Dokumente werden mit gesamter Versionshistorie gespeichert.

4. Vollständigkeit

Rechnungen & gleichartige Belege werden direkt am Geschäftsvorfall hinterlegt, E-Mails automatisch dem jeweiligen Vorfall zugeordnet.

5. Ordnung

Unterlagen lassen sich identifizierbar und strukturiert ablegen. Die Verknüpfung zwischen Beleg und Buchung ist stets nachvollziehbar.

6. Auffindbarkeit

Dokumente und Informationen lassen sich dank einfacher und innovativer Suchmaske (z.B. vervollständigende Suchvorschläge) auffinden.

7. Nachvollzieh- und Nachprüfbarkeit

Alle Verarbeitungen werden lückenlos und nachvollziehbar in der weclapp Software protokolliert, sodass sie auch für Dritte direkt verständlich sind.

8. Zeitgerechte Erfassung

Belege lassen sich via Scanner oder mithilfe der Smartphone-App hochladen, alle Vorgänge sind somit immer up-to-date.

9. Zeitgerechte Buchung

Dank des weclapp Kontierungsassistenten können alle buchungsrelevanten Informationen schnell verarbeitet werden.

10. Tägliche Kassenführung

Die ordnungsgemäße Kassenführung wird dank der hauseigenen webbasierten Kassenlösung weclappPOS zum Kinderspiel.

11. Ständige Kassensturzfähigkeit

Kassen-Sollbestände lassen sich mit weclapp per Knopfdruck jederzeit und stets aktuell durchführen und abrufen.

12. Maschinelle Auswertbarkeit

weclapp ermöglicht die jederzeitige maschinelle Auswertbarkeit. Berechtigte Personen können in Echtzeit relevante Daten abrufen.

13. Datenabruf der Finanzbehörde

Mit weclapp kann der Finanzbehörde problemlos Datenzugriff gewährt werden, beispielsweise im Rahmen einer Außenprüfung.

14. Internes Kontrollsystem

weclapp sorgt durch Zugangs- & Zugriffsberechtigungen für Schutz gegen Unbefugte, Verluste und Diebstahl.

15. Verfahrens-dokumentation

Die Verfahrensdokumentation erfüllt weclapp durch Workflows, Zugriffsbeschränkungen und revisionssichere Ablage.