Was ist ein Geschäftsbeleg?
Der Begriff Geschäftsbeleg (kurz Beleg) kommt aus der Buchführung. Er bezeichnet alle Dokumente (elektronisch und in Papierform), mit denen finanziell relevante Vorgänge im Unternehmen nachgewiesen (belegt) werden können.
Was ist ein Beleg (im Rechnungswesen)?
Keine Buchung ohne Beleg: So lautet ein zentraler Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung. Mit „Beleg“ ist im Rechnungswesen ein Dokument gemeint, mit dem ein Geschäftsfall bewiesen, nachgewiesen oder quittiert werden kann. Somit ist „Geschäftsbeleg“ ein Sammelbegriff für Rechnungen, Kassenbons, Quittungen und andere Nachweise für Buchungen. Da Geschäftsbelege auch steuerliche Relevanz haben, gelten für sie bestimmte Aufbewahrungsfristen. Bei einer Rechnung sind dies beispielsweise 10 Jahre.
Welche Belegarten gibt es in der Buchführung?
Geschäftsbelege können anhand ihrer Herkunft in mehrere Belegarten eingeteilt werden:
- Interne Geschäftsbelege
- Externe Geschäftsbelege
- Eigenbelege
Interne Belege sind diejenige, die Unternehmen intern selbst erstellen. Hierzu zählen beispielsweise Ausgangsrechnungen, ausgehende Gutschriften, Kopien von Quittungen, Lohnlisten und Belege zu Stornierungen oder Umbuchungen.
Externe Belege werden von verschiedenen Dritten außerhalb des Unternehmens erstellt. Zu dieser Kategorie gehören zum Beispiel Eingangsrechnungen, eingehende Gutschriften, Quittungen und Kontoauszüge.
Eigenbelege sind eine Sonderform. Sie werden als Ersatz für einen Originalbeleg ausgestellt, wenn dieser beispielsweise verloren gegangen ist. Deshalb werden sie auch Notbeleg oder Ersatzbeleg genannt.
Was muss auf einem Geschäftsbeleg stehen?
Damit die Buchhaltung einen Geschäftsbeleg verwenden kann, muss er bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Mindestens müssen folgende Angaben enthalten sein:
| Belegdatum | Tag, Monat und Jahr |
| Belegart (Bezeichnung des Vorgangs) | z. B. Rechnung, Gutschrift |
| Betrag | genauer Wert und Währung |
Bei einem Eigenbeleg muss außerdem der Grund der Erstellung angegeben werden. Weiterhin ist die Unterschrift einer berechtigten Person erforderlich.
