Was ist Fakturierung?
Im Allgemeinen versteht man unter Fakturierung die Rechnungserstellung, aber streng genommen spielt auch die Buchführung bei dem Begriff eine Rolle.
Fakturierung ist
• die Rechnungserstellung an einen Kunden für eine erbrachte oder noch zu erbringende Leistung und
• die Buchung des Geschäftsvorfalls auf passende Konten im Rahmen der Buchführung.
Was sind die Mindestangaben bei der Fakturierung?
In § 14 Abs. 4 UStG ist aufgeführt, welche Pflichtangaben bei der Fakturierung (genauer gesagt: beim Erstellen einer Rechnung) zu berücksichtigen sind. Es sind dies (nach der Nummerierung im Gesetz):
Name und Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers
Steuernummer des Leistenden, eventuell USt-IdNr.
Ausstellungsdatum der Rechnung
Rechnungsnummer (eindeutig und fortlaufend)
Bezeichnung der gelieferten Artikel (Menge, Art) bzw. der Leistung
Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt
Steuersatz je Artikel/Leistung oder Hinweis auf Steuerbefreiung
(Sonderregelung für den Fall des § 14b Abs. 1 Satz 5)
Wenn der Leistungsempfänger die Rechnung ausstellt, muss der Hinweis „Gutschrift” erscheinen.
Kleinunternehmer (§ 19 UStG) dürfen in ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Weil sie keine Umsatzsteuer an das Finanzamt erbringen, dürfen sie auch keine Vorsteuer berechnen.
Neben den inhaltlichen Pflichtangaben regelt das Umsatzsteuergesetz auch die Form der Rechnung. Eine Rechnung kann grundsätzlich in Papierform oder elektronisch übermittelt werden. Eine elektronische Rechnung liegt vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland gelten besondere Anforderungen an den elektronischen Rechnungsaustausch. Hierbei ist zwischen der Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung und der Möglichkeit der Ausstellung sogenannter sonstiger Rechnungen (z. B. PDF-Rechnungen) zu unterscheiden. Für bestimmte Zeiträume bestehen gesetzliche Übergangsregelungen.
Fakturierung von Lieferungen und Leistungen in der EU
Bei grenzüberschreitenden Geschäftsvorgängen innerhalb der Europäischen Union ist zwischen innergemeinschaftlichen Lieferungen von Gegenständen und sonstigen Leistungen zu unterscheiden. Für diese Sachverhalte gelten unterschiedliche umsatzsteuerliche Regelungen, insbesondere im Hinblick auf den Ort der Leistungserbringung und die Steuerschuldnerschaft.
Innerhalb des Europäischen Binnenmarktes gelten für die Mehrwertsteuer besondere Regelungen. Liefert ein Unternehmer ins EU-Ausland oder erbringt er für einen Unternehmer mit Sitz in einem Mitgliedstaat der EU eine Leistung, gilt Folgendes:
Innergemeinschaftliche Lieferung
| Leistender (Inland)... | Abnehmer (EU-Ausland)... |
|---|---|
| berechnet für seine Leistung keine Umsatzsteuer unter Hinweis auf die innergemeinschaftliche Lieferung | leistet die Mehrwertsteuer an sein Finanzamt entsprechend den Umsatzsteuerregelungen, die in seinem Land gelten |
Bei der Fakturierung einer innergemeinschaftlichen Lieferung sind einige Besonderheiten zu berücksichtigen, die sich auf die Erstellung der Rechnung beziehen:
Die Rechnung muss einen Hinweis auf die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung enthalten. Der Vermerk „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” ist bei bestimmten sonstigen Leistungen im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens erforderlich (§ 14a UStG).
Der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers betrifft insbesondere Fälle, in denen die Umsatzsteuer nicht vom leistenden Unternehmer, sondern vom Leistungsempfänger geschuldet wird. Dieses sogenannte Reverse-Charge-Verfahren findet vor allem bei bestimmten sonstigen Leistungen Anwendung und ist von der steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung abzugrenzen.
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern des Ausstellers und des Empfängers der Rechnung müssen auf dem Dokument vermerkt sein.
Zusätzlich zur ordnungsgemäßen Fakturierung sind innergemeinschaftliche Lieferungen und bestimmte sonstige Leistungen in einer sogenannten Zusammenfassenden Meldung zu erklären. Diese Meldung dient der Kontrolle des innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehrs innerhalb der Europäischen Union.
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Wichtig für Unternehmen, die Leistungen für das EU-Ausland erbringen, ist eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Diese Nummer weist jedes in einem EU-Staat tätige Unternehmen eindeutig aus. Die Nummer dient dazu, dass die Anwendung der umsatzsteuerrechtlichen Vorschriften innerhalb der EU vereinfacht wird.
Die für die Fakturierung so wichtige USt-IdNr. lässt sich sehr leicht beantragen. Der Antrag kann online beim Bundeszentralamt für Steuern gestellt werden. Start-ups können bereits bei der Anmeldung beim Finanzamt eine USt-IdNr. beantragen. Das Finanzamt leitet den Antrag dann weiter.
Wichtig: Die USt-IdNr. darf nicht mit der Steuernummer verwechselt werden!
Welche Folgen haben fehlerhafte Fakturierungen?
Werden Fakturierungen fehlerhaft durchgeführt, kann dies negative Folgen für den verantwortlichen Unternehmer nach sich ziehen. Einige Beispiele:
Vorsteuerabzug
- Ein Vorsteuerabzug ist nur möglich, wenn die zugrunde liegende Rechnung alle in § 14 und § 14a UStG aufgeführte Pflichtangaben enthält.
- Die Beschreibung der Leistung bzw. des Artikels muss dabei eine eindeutige Identifikation ermöglichen, die keine Fragen offenlässt (BFH, Urteil vom 8. Oktober 2008, Az. V R 59/07)
Zu hohe Umsatzsteuer berechnet
- Die zu hoch berechnete Umsatzsteuer muss an das Finanzamt geleistet werden (§ 14c Abs. 1 Satz 1 UStG).
- Eine Berichtigung des Umsatzsteuerausweises durch den Unternehmer ist jedoch möglich. Diese muss dem Rechnungsempfänger rechtzeitig zugehen.
Unberechtigte Berechnung von Umsatzsteuer
- Auch in diesem Fall muss die eingenommene Umsatzsteuer an das Finanzamt gezahlt werden (§ 14c Abs. 2 Satz 1 UStG).
- Beispiele: Nichtunternehmer oder Kleinunternehmer berechnen Umsatzsteuer, Fakturierung nicht erbrachter Leistungen, Veräußerung von Gegenständen, die nicht zum Firmenvermögen gehören.
Gibt es Fristen für die Fakturierung?
Auch für die Fakturierung gibt es Fristen. Wichtig ist auch hier, dass zwischen der Rechnung einerseits und dem zugrunde liegenden Vertrag unterschieden wird. Die Durchsetzbarkeit von Zahlungsansprüchen richtet sich nach den geschäftlichen Vereinbarungen und gesetzlichen Regelungen über die Ansprüche aus Verträgen. Zu unterscheiden ist also grundsätzlich zwischen den Rechnungsfristen und den Verjährungsfristen:
Rechnungsfristen
| Fakturierung für... | Frist für die Erstellung der Rechnung |
|---|---|
| Privatkunden (keine Unternehmer) | keine Fristen |
| Unternehmen (Definition in § 2 UStG) im Inland | sechs Monate nach Ausführung der Leistung (§ 14 Abs. 2 UStG) |
| Unternehmen im EU-Ausland | bis zum 15. des Monats, der auf den Monat des Umsatzes folgt (§ 14a Abs. 1 Satz 2, Abs. 3 Satz 1 UStG) |
Verjährungsfristen
Verjährungsfristen sind von der Pflicht zur Rechnungserstellung zu unterscheiden:
- Verjährungsfristen regeln die Durchsetzbarkeit eines Anspruchs.
- Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB), meist richten sich die Fristen nach speziellen Regelungen.
- Nach Ablauf der Verjährungsfrist geht der Anspruch nicht unter, es liegt dem Geschäftspartner jedoch frei, den Anspruch zu erfüllen oder die Zahlung wegen der Verjährung zu verweigern.
