Ein Rechnungsprogramm, das Freude macht!

Einfach online mit wenigen Klicks: Rechnungen, Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Mahnungen und vieles mehr schreiben.

oder WEBDEMO

Alle Zahlen im Griff – mit dem Rechnungsprogramm von weclapp

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Sie gehört zum Unternehmensalltag dazu und doch erfreut sie sich keiner großen Beliebtheit: Die Buchhaltung. Als besonders zeitfressend stellt sich im Arbeitsalltag die regelmäßige Ausstellung von Rechnungen, Mahnungen und Angeboten heraus. Dabei kann eine intuitiv bedienbare Rechnungssoftware das lästige Schreiben von Rechnungen und Co. mehr als einfach gestalten. Innerhalb weniger Sekunden erstellt oder vollautomatisch in regelmäßigen Abständen verschickt – Sie haben die Wahl, wer Ihre Rechnungen wann und wie bekommt!

  • Rechnungen
  • DATEV–Export
  • Offene Posten
  • Buchhaltung
  • Kundenverwaltung
  • Eigene Formulare

In wenigen Sekunden loslegen!

10 Fakten über Rechnungsprogramme

Ein Rechnungsprogramm ist eine Software, die beim Erstellen von Rechnungen hilfreiche Dienste leistet. Rechnungen sind im Geschäftsverkehr sehr wichtig. Sie dokumentieren die Art einer Leistung, den Preis, Zahlungsmodalitäten, den Aussteller und andere damit in Zusammenhang stehende Fakten. Auch steuerrechtlich spielen Rechnungen eine große Rolle. § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) enthält dazu nähere Regelungen. Jede Rechnung ist ein wichtiges Dokument für die Buchhaltung. Mit einem Rechnungsprogramm kann man viel Zeit einsparen. Man gibt lediglich die erforderlichen Daten ein, die für eine spezifische Rechnung erforderlich sind (Geschäftspartner oder Kunde, Artikel, Preis usw.) – den Rest übernimmt das Rechnungsprogramm: Erstellen einer Rechnungsnummer, Kalkulation, Mehrwertsteuer-Berechnung und so weiter. Und schon kann die Rechnung verschickt werden. Per Mail, Fax oder Post.

Rechnung per Klick

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Jeder Unternehmer kennt das: Ein Auftrag ist erledigt und nun muss die Rechnung raus. Mit dem weclapp Rechnungsprogramm kein Problem. Ist ein Auftrag abgeschlossen, können Sie direkt im Anschluss die entsprechende Rechnung erstellen, überprüfen und per Mail – oder optional auch in ausgedruckter Form als Brief – verschicken.

Noch nie war Rechnungen schreiben so einfach. Alternativ zur Rechnungsstellung nach Erledigen eines Auftrags, können Sie innerhalb der Auftragsverwaltung über den Reiter Rechnungen mit nur wenigen Klicks eine neue Rechnung erstellen: Einfach einen im System hinterlegten Kunden auswählen, Rechnungsdatum festlegen und die abzurechnenden Positionen hinzufügen. Zusätzlich lassen sich individuelle Rabatte und Zuschläge festlegen. Das Rechnen übernimmt die Rechnungssoftware für Sie.

  • Schnelle Rechnungserstellung
  • Zeit & Aufwand sparen
  • Intuitiver Workflow

Alle Rechnungen im Blick

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Hat mein Kunde bereits gezahlt? Wie viele Rechnungen sind noch offen? Und wurde zu einer bestimmten Leistung bereits eine Rechnung erstellt? Fragen, die bei Überprüfung des Rechnungsverlaufs immer wieder auf den Plan treten. Mit dem Rechnungsprogramm aus dem Hause weclapp haben Sie stets den vollen Überblick über sämtliche Rechnungen und den zugehörigen Zahlungsstatus. Über die integrierte Suchfunktion ist es Ihnen zudem möglich, Ihre Rechnungen nach Kunde, Auftrag, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und Betragsspanne zu filtern.

Innerhalb der Auftragsverwaltung können Sie zudem die offenen Posten einsehen. Über eine DATEV-Schnittstelle ist es Ihnen möglich, sämtliche Posten per Klick zu exportieren sowie bereits getätigte Zahlungen – sei es eine vollständige oder eine Teilzahlung – schnell und einfach zu erfassen. Auch hier stehen Ihnen eine Vielzahl an nützlichen Filteroptionen nach Belegnummer, Geschäftspartner, Debitor und Fälligkeitsdatum zur Verfügung. Mit der übersichtlichen Darstellung gerät so schnell kein offener Posten mehr in Vergessenheit.

  • Alle Zahlen im Blick
  • Individuelle Filteroptionen der Daten
  • DATEV-Schnittstelle

Rechtskonform handeln – ohne bürokratischen Aufwand

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Zur Buchhaltung gehört auch die regelmäßige Übermittlung der Rechnungen und Zahlungseingänge an den Steuerberater. Den umständlichen Weg – Ausdrucken von Rechnungen und Belegen sowie das Zusammensuchen der Kontoauszüge – können Sie sich sparen. Mit der weclapp Faktura-Software lassen sich sämtliche Zahlungsvorgänge per Klick ganz einfach als DATEV-Export an Ihren Steuerberater senden.

Die DATEV-Schnittstelle macht die Übermittlung der Daten an den Steuerberater binnen weniger Sekunden möglich. Stamm- und Bewegungsdaten werden so sicher und schnell exportiert. Egal, ob die Daten monatlich oder für den Jahresabschluss weitergegeben werden sollen – mit dem weclapp Rechnungsprogramm gestaltet sich der Daten-Export besonders bequem.

  • Weniger Bürokratie
  • Sekundenschnelle Übermittlung Ihrer Daten
  • Sicherer Export

Rechnungen mit Ihrem Logo & Design

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Auch wenn Sie mit dem weclapp Rechnungsprogramm auf eine vollautomatische Cloud-Lösung setzen, lassen sich sämtliche Formulare, die Sie mit der Software erstellen, ganz individuell nach Ihren Wünschen anpassen. Bestimmen Sie Layout und Farbgebung Ihrer Rechnungen und platzieren Sie Ihr Unternehmenslogo ganz nach Wunsch. Ein individuell festlegbarer Hintergrund sorgt für den letzten Schliff.

Besonders einfach lassen sich Ihre Rechnungen im Formulardesigner anpassen. In einer übersichtlichen Umgebung können Sie zwischen verschiedenen Designtypen für Kopfbereich und Fußzeile wählen sowie die Logoausrichtung, den Abstand zwischen Logo und Text und die Beschriftung des Textfelds festlegen. Außerdem können Sie Ihre Unternehmensdaten einpflegen – einmal gespeichert, werden diese vollautomatisch bei zukünftigen Rechnungen angezeigt.

Doch nicht nur in Sachen Design ist die weclapp Rechnungssoftware flexibel. Auch unterschiedliche Rechnungstypen werden unterstützt. Sowohl das Anlegen und Abwickeln von Vorkasserechnungen sowie das Ausstellen und Bearbeiten von Anzahlungs- und Teilrechnungen, Abschlagszahlungen und Abschlussrechnungen sind kein Problem. Und bei Daueraufträgen mit regelmäßig auszustellenden Rechnungen gleichen Betrags? Diese können Sie automatisch zu einem festgelegten Zeitpunkt und in bestimmten Intervallen durch das Rechnungsprogramm verschicken lassen. Das spart Zeit und Nerven.

  • Rechnungsinhalt nach Bedürfnissen
  • Design nach Wunsch
  • Verschiedene Rechnungstypen

Für nationalen und internationalen Zahlungsverkehr

Sie wollen eine Faktura-Software, für die Sie sich nicht verbiegen müssen, sondern die sich Ihren Bedürfnissen anpasst? Dann setzen Sie auf die Cloud-Lösung von weclapp. Hier legen Sie fest, wie die Zahlungsbedingungen aussehen – und das unabhängig von Auftrag und Kunde. Selbst die Zahlungsart ist frei wählbar.

Immer mehr Unternehmen strecken Ihre Fühler aus und scheuen bei der Kundenakquise längst keine Ländergrenzen mehr. Doch bei der Rechnungsstellung können fremde Währungen und andere Steuersätze für Verwirrung und Probleme sorgen. Das weclapp-Team kennt diese Hindernisse und hat in seinem Rechnungsprogramm eine Funktion eingebaut, die es ermöglicht, beim Erstellen einer Rechnung mit nur wenigen Klicks die Umsatzsteuer sowie die Währung anzupassen. Der Clou: Ihr Kunde erhält die Rechnung in der ihm bekannten Währung, Sie sehen mit dem integrierten Währungsrechner dagegen den aktuellen Kurs in Ihrer Landeswährung und können diesen bei Bedarf auch fixieren. Und auch im Dschungel der Steuersätze behalten Sie den Durchblick – denn diese sind bereits im Rechnungsprogramm vorkonfiguriert, können bei Bedarf jedoch problemlos angepasst werden.

  • Frei wählbare Zahlungsart
  • International flexibel
  • Währungsrechner inklusive

Kunden und Projekte verwalten

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Die weclapp Rechnungssoftware kann mehr, als Ihnen lediglich die Rechnungsstellung erleichtern. Mit ihr ist es auch möglich, Kunden und Projekte zu verwalten. Legen Sie innerhalb weniger Sekunden einen Kunden an, hinterlegen Sie die Kontaktdaten und greifen Sie bei Bedarf jederzeit auf den Datensatz zurück. So können Sie beispielsweise bei Erstellen einer Rechnung einfach die Daten des betreffenden Kunden per Klick in die Rechnung importieren.

Und auch einzelne Projekte lassen sich binnen kürzester Zeit mit der Cloud-Lösung anlegen. So verschaffen Sie sich nicht nur einen Überblick über alle laufenden Projekte, sondern können auch den Projektfortschritt live mitverfolgen. Und auch die einzelnen Team-Mitglieder profitieren von der Lösung: Sie können zum einen ihre noch zu erledigenden Aufgaben einsehen, zum anderen ihre Zeiten innerhalb des Rechnungsprogramms mit Hilfe einer integrierten Stoppuhr auf die Sekunde genau erfassen. So hat jeder Projektbeteiligter Aufgaben und Zeitaufwand perfekt im Griff.

  • Bessere Kundenpflege
  • Übersicht über Projektfortschritt
  • Lückenlose Kontakthistorie

Angebote, Aufträge, Rechnungen & Mahnungen einfach verwalten

Ein modernes Rechnungsprogramm muss mehr leisten können, als lediglich das Erstellen von Rechnungen zu erleichtern – denn zum Alltag in der Buchhaltung gehört viel mehr. Mit der Lösung von weclapp können Sie neben Rechnungen auch Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Mahnungen erstellen. Das Know-How eines Buchhalters brauchen Sie dafür aber nicht.

In Ihrer Rechnungsübersicht sehen Sie, ob eine Rechnung bereits gezahlt wurde. Ist kein Geldeingang in der von Ihnen festgelegten Frist festzustellen, können Sie Ihrem Kunden direkt aus der Software heraus eine Zahlungserinnerung senden. Alternativ können Sie auch auf die Möglichkeit verschiedener Mahnstufen zurückgreifen, um bei Zahlungsverzug professionell und transparent zu agieren.

Mit dem umfangreichen Mahnwesen können Sie zudem Ihre Kunden freundlich auf eventuell ausstehende Zahlungen hinweisen. Der Clou: Durch die verschiedenen Mahnstufen sehen Sie genau, wie lange ein Kunde bereits im Zahlungsverzug ist. Mit voreingestellten – und individuell veränderbaren – Texten für die Zahlungserinnerung, geht das Mahnen noch schneller von der Hand. Welchen Wortlaut Sie wählen, ist von Stufe zu Stufe Ihnen selbst überlassen.

  • Alle Daten & Dokumente im Blick
  • Lückenlose Kontakthistorie
  • Unterstützendes Mahnwesen

In wenigen Sekunden loslegen!

weclapp Buchhaltung: Mehrere Kassen auf einmal verwalten

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In der Buchhaltung gehört es meist zum Tagesgeschäft, mehrere Kassen auf einmal führen zu müssen. Innerhalb der weclapp Kassenverwaltung können Sie spielend leicht verschiedenste Belege und Bons erfassen. Auch die Erstellung von Quittungen und Einzahlungen ist innerhalb der Software möglich.

Klicken Sie innerhalb des Buchhaltungsmoduls einfach auf den Reiter Hausbanken, um neue Konten anzulegen oder sich eine Übersicht über Ihre Konten zu verschaffen. Sind Ihre Konten einmal komplett eingerichtet, wird die Buchung der Belege noch einfacher. Per Klick entscheiden Sie, auf welches Konto welcher Beleg gebucht werden soll – und das schnell und intuitiv.

  • Synchrone Kassenverwaltung
  • Aktuelle Übersicht auf Kassenbestand
  • Alle Konten im Blick

Kostenplan und Geschäftsjahr

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Auch in Sachen Planung und Kalkulation macht Ihnen die weclapp Buchhaltung das Leben leichter. Lassen Sie sich von dem Programm Schritt für Schritt durch die Kostenplanerstellung führen und kalkulieren Sie Ihre Projekte genauestens durch. Im Anschluss lässt sich Ihr persönlicher Kostenplan grafisch darstellen und ausdrucken.

Und auch Ihr laufendes oder abgeschlossenes Geschäftsjahr lässt sich mit weclapp abbilden. Geben Sie dem Geschäftsjahr einfach einen Namen, wählen Sie den entsprechenden Status (Geschlossen, Vorläufig geschlossen, Aktuell, Geplant) und grenzen Sie den Geschäftsjahres-Zeitraum auf den Tag genau ein. Weclapp sammelt für Sie alle hinterlegten Daten zum Geschäftsjahr und stellt für Sie die einzelnen Perioden übersichtlich da.

  • Hilfe für Ihre Kalkulation
  • Einfache Kostenplanerstellung
  • Übersicht über Geschäftsjahr

Unsere zufriedenen Kunden schreiben

„Mit weclapp haben wir es geschafft, allen acht Anwendern bei uns jederzeit auf die benötigten Daten Zugriff zu gewähren, egal ob im Büro, von unterwegs aus oder im Home Office“

Markus Courtial

Geschäftsführer
iQ Company

„Ich habe mit der weclapp-Lösung nun eine viel bessere Kontrolle über die Abläufe  – abgesehen davon, dass mir die Software die Arbeit erheblich erleichtert.“

Felix Bonn

Geschäftsführung
Nolta

„Kundenbetreuung bekommt von uns glatt die Note eins! Wir wurden bereits in der Testphase überragend betreut.“

Adriano Tagliarina

Gründer
Trialta

Rechnungsprogramm jetzt 30 Tage kostenlos testen

Sie leiten ein klassisches Dienstleistungsunternehmen, eine Agentur oder sind in der Beratung tätig? Dann ist das Rechnungsprogramm Cloud-ERP-Dienstleistung genau das Richtige für Sie. Für Händler und Produzenten haben wir dagegen das Rundum-Sorglos-Paket Cloud-ERP-Handel geschnürt. Neben den praktischen Funktionen wie dem CRM, der Projekt-, Zeit- und Leistungserfassung sowie der Verwaltung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen, verfügt diese Version zusätzlich über die Funktionen Disposition und Einkauf, eine integrierte Lagerverwaltung, ein PPS-System, eine Online-Shop-Anbindung und vieles mehr, was Sie für Ihre Arbeit im Handel brauchen. Das umfangreiche Buchhaltungsmodul ist in beiden Paketen verfügbar.

Gerne können Sie sich zunächst einen Überblick über die Möglichkeiten und Funktionsvielfalt des weclapp Rechnungsprogramms verschaffen. Testen Sie unsere Lösungen 30 Tage kostenfrei und völlig unverbindlich. Wir sind uns sicher, dass wir Sie überzeugen werden. Und wenn nicht, tragen Sie kein Risiko. Die Testphase endet nach 30 Tagen automatisch – eine Kündigung ist nicht notwendig.

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In wenigen Sekunden loslegen!

1. Für wen ist ein Rechnungsprogramm geeignet?

Ohne Software-Unterstützung kommt heutzutage kein Unternehmen mehr aus. Weder Handwerksbetriebe noch Webdesign-Agenturen, weder Einzelhandelsgeschäfte noch Freiberufler kommen ohne Computer und Rechnungsprogramme aus. Die Funktionen der Software sind deshalb immer auf die betreffende Anwendergruppe zugeschnitten. So wird ein Rechnungsprogramm, das sich vorwiegend an Freiberufler oder kleine Unternehmen richtet, auch Regelungen für Kleinunternehmer berücksichtigen (Nichtberücksichtigung der Umsatzsteuer, Ausweis der Kleinunternehmer-Eigenschaft auf jeder Rechnung gemäß § 19 Abs. 1 UStG). Gerade für kleine Unternehmen gibt es inzwischen zahlreiche Angebote mit leistungsfähigen Rechnungsprogrammen. Im Einzelnen sind Rechnungsprogramme interessant für:

  • Start-ups, Freelancer, Freiberufler,
  • kleine und mittlere Unternehmen (KMU),
  • große Unternehmen
Rechnungsprogramm-Für-wen-ist-ein-Rechnungsprogramm-geeignet?

2. Besser als Word: Rechnungsprogramme für kleine Unternehmen

Word und Excel hat fast jeder, und jeder weiß damit mehr oder weniger gut umzugehen. Viele Selbstständige probieren es zunächst mit den Vorlagen, die diese grundlegenden Office-Programme für Selbstständige bieten. Statt in eine teuer Rechnungssoftware zu investieren, probieren es viele Start-ups am Anfang mit den bekannten Programmen von Microsoft. Sehr häufig entstehen jedoch schon nach kurzer Zeit Probleme. Das fängt schon bei der Erstellung einer fortlaufenden Rechnungsnummer für eine Rechnung an. Ehe man Word und Excel darauf eingestellt hat, dass dies automatisch passiert, muss man einige Zeit investieren. Rechnungsprogramme erledigen diese Arbeit von selbst. Und auch das Speichern und Archivieren von Rechnungen mit Word und Excel ist sehr viel umständlicher. Man muss sehr genau darauf achten, dass das persönlich erstellte Ablagesystem mithilfe von Ordnern und einer strukturierten Namen-Vergabe für die einzelnen Rechnungen durchschaubar bleibt. Das muss natürlich auch dann gelten, wenn sich Änderungen ergeben (neue Produkte, neue Kunden usw.). Die folgende Auflistung zeigt deutlich, dass die Nachteile des Einsatzes von Word und Excel für die Rechnungserstellung überwiegen:

  • Vorteile von Excel und Word:
    • Bewährte, weltweit verbreitete Programme und Dateiformate
    • Meist schon bekannt und deshalb leicht zu bedienen
  • Nachteile:
    • Fortlaufende Rechnungsnummern, automatische Erstellung nur mit Add-ins möglich
    • Strukturierte Archivierung schwierig
    • Automatische Anpassung der Rechnungsvorlagen auf neue gesetzliche Bestimmungen nicht möglich
    • Word und Excel sind keine spezifisch auf das Erstellen einer Rechnung zugeschnittene Programme
    • Begrenzte Design-Optionen für Rechnungsvorlagen (die gleichzeitig Visitenkarten-Funktion haben)
        Rechnungsprogramm-für-kleine-Unternehmen

3. Vorteile durch ein professionelles Rechnungsprogramm

Schon aus dem oben Gesagten ergeben sich viele Gründe dafür, ein professionelles Rechnungsprogramm bei der Arbeit als Selbstständiger zu benutzen. Es sind mindestens fünf gute Gründe, die für Rechnungssoftware sprechen:

1. Übersichtliches Verwalten der Rechnungen

  • Bezahlte und ausstehende Rechnungen auf einen Blick
  • Kein umständliches Suchen in Word- oder Excel-Dateien

2. Mahnungen und Gutschriften

  • Verspätete Zahlungen rechtzeitig erkennen, automatisches
    Erstellen von Mahnungen
  • Berücksichtigung von Gutschriften

3. Spezielle Rechnungen, zum Beispiel:

  • Reverse-Charge-Verfahren
  • Rechnung ohne Umsatzsteuer
  • Rechnung in ausländischer Währung

4. Statistiken und Berichte

  • Jederzeit möglicher Einblick in den Status des Unternehmens
  • Detaillierte Statistiken

5. Einsparpotenziale

  • Unterstützung der Buchhaltung
  • Weniger bürokratischer Aufwand, mehr Zeit für das Kerngeschäft!
Rechnungsprogramm-Welche-Vorteile-ergeben-sich-durch-ein-professionelles-Rechnungsprogramm

4. Risiken durch ein fehlendes Rechnungsprogramm

Rechnungsprogramm-Welche-Risiken-bestehen-durch-ein-fehlendes-Rechnungsprogramm Wer über gar kein Rechnungsprogramm verfügt, geht ein großes Risiko ein. Aber auch ein fehlerhaftes oder eingeschränktes Programm zum Verwalten und Erstellen von Rechnungen kann Schäden verursachen. Viele Rechnungsprogramme (vor allem kostenlose) weisen eine Reihe von Beschränkungen auf, die schnell spürbar werden: Wenn zum Beispiel die in der kostenlosen Version beschränkte Anzahl von Rechnungen erreicht ist, hilft nur noch der Upgrade auf die kostenpflichtige Version. Wer dazu nicht bereit oder in der Lage ist, muss mit Datenverlusten rechnen oder auf ein neues System umsteigen. Und das kostet Arbeit, Zeit und Geld: Arbeit, die sonst für das Kerngeschäft verwendet werden kann, Zeit, die man selbst kaum hat und vor allem die Kunden nicht haben, und Geld, das an anderer Stelle fehlt. Hier sind einige Beispiele aufgezählt, die dadurch entstehen, dass man ohne ein Rechnungsprogramm Fehler macht oder dass Rechnungsprogramme selbst nicht einwandfrei funktionieren:

 

Fehler Auswirkungen
Mehrwertsteuer/Umsatzsteuerwird falsch berechnet Finanzamt fordert Nachzahlungen, unter Umständen Bußgelder oder Geldstrafen
Unberechtigter Steuerausweis(Kleinunternehmer berechnet Mehrwertsteuer) Wie oben, Kleinunternehmer muss eingenommene Umsatzsteuer an Finanzamt zahlen, ohne selbst Vorsteuer abziehen zu können
Fehlende Rechnungsnummer, kein Ausstellungsdatum usw. Vorsteuerabzug so lange nicht möglich, bis die Rechnung vom Aussteller berichtigt wurde
Datenverlust Schwerwiegende Folgen für das gesamte Unternehmen, beträchtlicher Arbeitsaufwand zur Wiedererlangung oder Wiederherstellung der Daten

 

5. Besser als die Katze im Sack: Testversionen

Gerade bei einem Rechnungsprogramm stellen sich die Vor- und Nachteile erst dann heraus, wenn man die Software eine gewisse Zeit ausprobiert hat. Zu diesem Zweck bieten sich Testversionen an. Als Erstes lässt sich prüfen, ob das Programm überhaupt auf dem eigenen Rechner läuft. Das ist bei einem Mac beispielsweise nicht immer der Fall. Für einen begrenzten Zeitraum arbeitet die Software einwandfrei und unbeschränkt. Ist man zufrieden, bezahlt man für die Vollversion, ist man es nicht, muss man auch nichts bezahlen. Man kann das Programm dann aber auch nicht mehr uneingeschränkt nutzen. Es kann gar nicht oft genug betont werden, wie wichtig die Entscheidung für ein Rechnungsprogramm ist, denn man bindet sich für lange Zeit an eine bestimmte Rechnungssoftware, an die man sich im Lauf der Zeit gewöhnt hat. Der Umstieg auf eine andere Software zum Verwalten der Rechnungen fällt dann schwer. Ganz wichtig: Man sollte in der Testversion vorab prüfen, ob die Angaben auf jeder Rechnung, die von dem Rechnungsprogramm produziert wird, juristisch korrekt sind. Denn auf jeder Rechnung muss unbedingt erscheinen:

  • Name und Anschrift
    • des Leistungserbringers
    • und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
  • Produkte, Leistungen nach Menge und Art
  • Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
  • Nettobeträge, Steuer, Steuersatz

 

6. Welche Funktionen sollte ein Rechnungsprogramm haben?

Natürlich ist das Erstellen einer Rechnung die Basis jeder Rechnungssoftware. Die Software muss darüber hinaus mit ein paar Mausklicks und wenig Schreibarbeit Angebote erstellen und Termine überwachen können: Wann ist eine Erinnerung fällig? Wann muss gemahnt werden, wenn trotz Rechnung nicht bezahlt wurde? Um hier den Überblick zu behalten, ist Rechnungssoftware ein absolutes Muss. Als Anfänger sollte man sich die Frage stellen, ob das Rechnungsprogramm allein Rechnungen erstellen soll oder ob die vorteilhaft ist. Ein Programm, das eine Rechnung erstellen kann, kann nicht unbedingt eine große Anzahl dieser Dokumente auch verwalten. Hier sind einige Funktionen aufgeführt, die sich als sehr gewinnbringend im Geschäftsalltag erwiesen haben:

  • Professionelles Erstellen von
    • Rechnungen
    • Angeboten
    • Aufträgen
  • Individuelle Anpassung von Rechnungen (Corporate Identity!) mit
    • Logo
    • Textüberschriften
    • Notizen usw.
  • Automatische Rechnungserstellung
    • bei Fälligkeit der Zahlung oder
    • nach Erinnerung oder Mahnung
  • Bei Cloud-basierter Rechnungssoftware:
    • Zugriff mehrerer Benutzer unabhängig vom Standort
    • Zugriff mit mobilen Endgeräten wie Smartphone, Tablet usw.
  • Integrierte Berichterstellung über
    • Buchhaltung
    • Leistung von Mitarbeitern
    • unbezahlte Rechnungen usw.
  • Verwalten von Stammdaten und Kundendaten
  • Speichern der Rechnungen als Word- oder PDF-Datei
  • Direktes Faxen bzw. Mailen aus der Anwendung heraus
Rechnungsprogramm-Welche-Funktionen-sollte-ein-Rechnungsprogramm-haben

 

7. Wie wählt man das richtige Rechnungsprogramm aus?

Ein Rechnungsprogramm lohnt sich für jeden, der ein Unternehmen betreibt und Rechnungen verschickt. Welche Rechnungssoftware die beste ist, hängt immer von der Art und Größe des Geschäfts ab. Entscheidend sind die individuellen Bedürfnisse. Die Ansprüche eines Freiberuflers mit einem relativ überschaubaren Kundenstamm sind anders als die eines großen Unternehmens mit einer Vielzahl von Privatkunden. Und wer einen Onlineshop betreibt, hat andere Bedürfnisse an ein Rechnungsprogramm als ein Handwerksbetrieb mit festem Kundenstamm. Folgende Fragen sollte man bei der Auswahl des Rechnungsprogramms beantworten:

  • Sollen vorwiegend einfache Rechnungen geschrieben werden?
  • Oder gibt es spezielle Anforderungen? Beispiele:
    • Aufmaßkalkulation
    • Lagerverwaltung
    • Warenwirtschaft
    • Anbindung an große Portale wie eBay oder Amazon?
  • Sollten auch Extras integriert sein wie zum Beispiel
    • Projektverwaltung
    • Gutscheine
    • Anbindung an DATEV (wichtig in puncto Steuern)
  • Welche Beschränkungen gibt es (vor allem bei kostenloser Software)?
  • Läuft das Programm auf allen Betriebssystemen (auch Apple, Mac)?
  • Und schließlich: Wie viel Geld will man für das Rechnungsprogramm maximal ausgegeben?
Rechnungsprogramm-Wie-wählt-man-das-richtige-Rechnungsprogramm-aus

 

8. Ganz wichtig: Anbieter vergleichen

Rechnungsprogramm-Ganz-wichtig-Anbieter-vergleichen Man kann natürlich viel Geld in Rechnungssoftware investieren. Einige Rechnungsprogramme kosten, leisten aber nicht mehr als andere kostenlose Rechnungsprogramme, die gleichwertige Funktionen anbieten. Rechnungssoftware, die kostenlos angeboten wird (Freeware), ist in der Regel bei bestimmten Funktionen eingeschränkt oder läuft nicht auf allen Systemen sicher. Oft gibt es Programme nur für Windows, die auf einem Mac nicht laufen. Wer sehr niedrige Ansprüche an ein Rechnungsprogramm stellt, wird mit kostenloser Software gut über die Runden kommen. Kleinunternehmer mit wenigen Kunden können eine Zeit lang mit Freeware zurechtkommen. Zu beachten ist allerdings, dass die meisten Freeware-Programme Begrenzungen auch bezüglich der Anzahl der Rechnungen aufweisen. Für anspruchsvolle Unternehmer werden die Einschränkungen von kostenloser Software über kurz oder lang negativ spürbar. Oft ist dann der Upgrade relativ teuer – und ein Upgrade kann schon dann notwendig werden, wenn in einem Monat nur eine Rechnung mehr erstellt werden muss, als die Freeware-Version zulässt. Der Umstieg auf andere Rechnungssoftware fällt nicht leicht, wenn man sich bereits an ein System gewöhnt hat. Deshalb sollte man gerade am Anfang großen Wert auf volle Funktionalität legen.

 

9. Rechnungsprogramme aus der Cloud: die Vorteile

Seit einigen Jahren ist ein Trend zu beobachten, der sich aller Wahrscheinlichkeit nach fortsetzen und beschleunigen wird: Programme aus der Cloud. Software wird nicht mehr auf stationären Rechnern gespeichert, sondern auf Servern, die über das Netz erreichbar sind. Es werden nicht nur Daten im Netz gespeichert, sondern auch die Programme, mit denen man auf die Daten zugreift. Der Vorteil dieses Verfahrens liegt auf der Hand: Alle Daten werden zentral gespeichert und sind von jedem Ort der Welt aus zugänglich. Durch mehrfache Sicherungen auf verschiedenen Servern ist die Gefahr des Datenverlustes praktisch ausgeschlossen. Ob Mac oder Windows – das Betriebssystem und die Hardware machen für die Bearbeitungsfähigkeit keinen Unterschied. Und auch der Zugriff von mobilen Endgeräten wie Smartphones, iPhones oder Tablets ist kein Problem. Ein weiterer Pluspunkt ist die Plattformunabhängigkeit. Ganz gleich, welches Betriebssystem auf dem Gerät läuft: Die Daten sind immer verfügbar und problemlos zu bearbeiten. Man braucht nur einen Browser. Die Vorteile von Rechnungsprogrammen aus der Cloud noch einmal im Überblick:

 

  • Zentrale Speicherung der Daten
  • Kein Datenverlust, wenn das eigene System nicht zugänglich ist
  • Plattformunabhängigkeit: Zugriff auf das Programm und alle Daten von jedem Ort und jedem Gerät (auch Apple, Mac, mobile Geräte usw.)
  • Updates stehen sofort zur Verfügung und müssen nicht jedes Mal neu installiert werden.
Rechnungsprogramm-aus-der-Cloud-die-Vorteile

 

10. Fazit: Ein Rechnungsprogramm lohnt sich nach kurzer Zeit

Rechnungsprogramm-Ein-Rechnungsprogramm-lohnt-sich-schon-nach-kurzer-Zeit Keine Frage: Wer als Start-up, Kleinunternehmer oder Freiberufler in die Selbstständigkeit einsteigt, muss haushalten. Teure Investitionen sollten nur dann erfolgen, wenn sie sich wirklich lohnen. Investitionen in Rechnungssoftware sind zum einen nicht kostenintensiv, zum anderen gehören sie aber auch zu den Programmen, mit denen ein Unternehmen auf jeden Fall arbeiten sollte, wenn es eine gewisse Zahl von Rechnungen verschickt. Ohne eine professionelle Rechnungssoftware verliert man schnell den Überblick. Außerdem besteht das Risiko von Fehlern. Ein gutes Rechnungsprogramm darf deshalb auch bei kleineren Unternehmen nicht fehlen. Als Unternehmer, der seine Rechnungen effektiv erstellen und verwalten will, sollte man die günstigen Angebote leistungsfähiger Rechnungsprogramme vergleichen.

In wenigen Sekunden loslegen!