Das Rechnungsprogramm von weclapp

Mit weclapp haben Sie alle Zahlen fest im Griff

30 Tage kostenlos. Automatische Kündigung.

Zertifikate weclapp

Ein Rechnungsprogramm, das Freude macht!

Innerhalb weniger Sekunden Rechnungen erstellen oder vollautomatisch in regelmäßigen Abständen verschicken – Sie haben die Wahl, wer Ihre Rechnungen wann und wie bekommt!

Gleichzeitig handeln Sie mit weclapp immer rechtskonform. Mit der weclapp Faktura-Software lassen sich sämtliche Zahlungsvorgänge per Klick ganz einfach als DATEV-Export an Ihren Steuerberater senden. Stamm- und Bewegungsdaten werden so sicher und schnell exportiert.

Rechnungen
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Eigene Formulare

Rechnungen schreiben mit weclapp

Alle Rechnungen im Blick

Überblick
Sämtliche Rechnungen und den zugehörigen Zahlungsstatus immer im Blick.

Integrierte Suchfunktion
Filtern sie Ihre Rechnungen nach Kunde, Auftrag, Betragsspanne, Rechnungsdatum & -nummer.

DATEV-Export
Senden Sie sämtliche Posten einfach & unkompliziert per Klick an Ihren Steuerberater!

Zahlungserfassung
Erfassen Sie bereits getätigte Teil- und Vollzahlungen schnell und einfach.

Verwaltung aller wichtigen Bereiche

Einfach online mit wenigen Klicks: Rechnungen, Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Mahnungen und vieles mehr schreiben.

Kunden & Projekte

Legen Sie innerhalb weniger Sekunden einen Kunden mit Kontaktdaten an. Sie können jederzeit auf Daten zurückgreifen und Sie in Rechnungen importieren.

Behalten Sie mit der Cloud-Lösung den Überblick über Ihre Projekte. Sie können ausstehende Aufgaben einsehen, Zeiten sekundengenau erfassen.

Projektfortschritt live mitverfolgen

Verbesserte Kundenpflege

Lückenlose Kontakthistorie

Rechnungen & Mahnungen

Sehen Sie in der Rechnungsübersicht, dass eine Rechnung noch nicht gezahlt wurde, können sie dem Kunden direkt eine vorgefertigte oder individuelle Zahlungserinnerung schicken.

Auch Mahnstufen sind möglich, um bei Zahlungsverzug professionell und transparent zu agieren.

Daten & Dokumente im Blick

Zeit- und Aufwandsersparnis

Unterstützendes Mahnwesen

Kassen & Konten

Verwalten Sie mehrere Kassen aufeinmal und erfassen Sie Belege und Bons. Auch die Erstellung von Quittungen und Einzahlungen ist möglich.

Legen Sie im Buchhaltungsmodul neue Konten an. Per Klick entscheiden Sie, auf welches Konto welcher Beleg gebucht werden soll.

Synchrone Kassenverwaltung

Aktuelle Übersicht auf Kassenbestand

Alle Konten im Blick

Intuitive Rechnungsstellung

  • Rechnung per Klick

    Hinterlegte Kunden auswählen, Rechnungsdatum festlegen & abzurechnende Positionen, Rabatte und Zuschläge hinzufügen.

  • Intuitiver Workflow

    Einfach Rechnungen erstellen, überprüfen und per Mail oder optional in ausgedruckter Form per Brief verschicken.

  • Rechnungstyp wählbar

    Es werden unterschiedliche Rechnungstypen unterstützt. Rechnungen zu Daueraufträgen lassen sich automatisiert verschicken.

  • Individuell anpassbar

    Passen Sie Layout, Farbgebung, Hintergrund und ganz leicht an. Ihr Logo können Sie ganz nach Wunsch ausrichten und platzieren.

Weitere Features

Zahlungsverkehr

Funktion zum Anpassen der nationalen & internationalen Umsatzsteuer, Währung und des Steuersatzes. Der Kunde erhält die Rechnung in der ihm bekannten Währung.

Geschäftsjahr

Stellen Sie Ihr laufendes oder abgeschlossenes Geschäftsjahr dar. Weclapp sammelt für Sie alle hinterlegten Daten und stellt die einzelnen Perioden übersichtlich da.

Kostenplan

Das Programm führt Sie durch die gesamte Kostenplanerstellung. Ihr persönlicher Kostenplan lässt sich im Anschluss grafisch darstellen.

IN WENIGEN SEKUNDEN LOSLEGEN

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10 Fakten über Rechnungsprogramme

Ein Rechnungsprogramm ist eine Software, die beim Erstellen von Rechnungen hilfreiche Dienste leistet. Jede Rechnung ist ein wichtiges Dokument für die Buchhaltung. Mit einem Rechnungsprogramm kann man viel Zeit einsparen.

Man gibt lediglich die erforderlichen Daten ein, die für eine spezifische Rechnung erforderlich sind, den Rest übernimmt das Rechnungsprogramm: Erstellen einer Rechnungsnummer, KalkulationMehrwertsteuer-Berechnung etc.. Und schon kann die Rechnung verschickt werden. Per Mail, Fax oder Post.

1. Für wen ist ein Rechnungsprogramm geeignet?

Ohne Software-Unterstützung kommt heutzutage kein Unternehmen mehr aus. Weder Handwerksbetriebe noch Webdesign-Agenturen, weder Einzelhandelsgeschäfte noch Freiberufler kommen ohne Computer und Rechnungsprogramme aus. Die Funktionen der Software sind deshalb immer auf die betreffende Anwendergruppe zugeschnitten. So wird ein Rechnungsprogramm, das sich vorwiegend an Freiberufler oder kleine Unternehmen richtet, auch Regelungen für Kleinunternehmer berücksichtigen (Nichtberücksichtigung der Umsatzsteuer, Ausweis der Kleinunternehmer-Eigenschaft auf jeder Rechnung gemäß § 19 Abs. 1 UStG). Gerade für kleine Unternehmen gibt es inzwischen zahlreiche Angebote mit leistungsfähigen Rechnungsprogrammen. Im Einzelnen sind Rechnungsprogramme interessant für:

  • Start-ups, Freelancer, Freiberufler,
  • kleine und mittlere Unternehmen (KMU),
  • große Unternehmen

2. Besser als Word: Rechnungsprogramme für kleine Unternehmen

Word und Excel hat fast jeder, und jeder weiß damit mehr oder weniger gut umzugehen. Viele Selbstständige probieren es zunächst mit den Vorlagen, die diese grundlegenden Office-Programme für Selbstständige bieten. Statt in eine teuer Rechnungssoftware zu investieren, probieren es viele Start-ups am Anfang mit den bekannten Programmen von Microsoft. Sehr häufig entstehen jedoch schon nach kurzer Zeit Probleme. Das fängt schon bei der Erstellung einer fortlaufenden Rechnungsnummer für eine Rechnung an. Ehe man Word und Excel darauf eingestellt hat, dass dies automatisch passiert, muss man einige Zeit investieren. Rechnungsprogramme erledigen diese Arbeit von selbst. Und auch das Speichern und Archivieren von Rechnungen mit Word und Excel ist sehr viel umständlicher. Man muss sehr genau darauf achten, dass das persönlich erstellte Ablagesystem mithilfe von Ordnern und einer strukturierten Namen-Vergabe für die einzelnen Rechnungen durchschaubar bleibt. Das muss natürlich auch dann gelten, wenn sich Änderungen ergeben (neue Produkte, neue Kunden usw.). Die folgende Auflistung zeigt deutlich, dass die Nachteile des Einsatzes von Word und Excel für die Rechnungserstellung überwiegen:

Vorteile von Excel und Word:

  • Bewährte, weltweit verbreitete Programme und Dateiformate
  • Meist schon bekannt und deshalb leicht zu bedienen

Nachteile:

  • Fortlaufende Rechnungsnummern, automatische Erstellung nur mit Add-ins möglich
  • Strukturierte Archivierung schwierig
  • Automatische Anpassung der Rechnungsvorlagen auf neue gesetzliche Bestimmungen nicht möglich
  • Word und Excel sind keine spezifisch auf das Erstellen einer Rechnung zugeschnittene Programme
  • Begrenzte Design-Optionen für Rechnungsvorlagen (die gleichzeitig Visitenkarten-Funktion haben)

3. Vorteile durch ein professionelles Rechnungsprogramm

Schon aus dem oben Gesagten ergeben sich viele Gründe dafür, ein professionelles Rechnungsprogramm bei der Arbeit als Selbstständiger zu benutzen. Es sind mindestens fünf gute Gründe, die für Rechnungssoftware sprechen:

1. Übersichtliches Verwalten der Rechnungen

  • Bezahlte und ausstehende Rechnungen auf einen Blick
  • Kein umständliches Suchen in Word- oder Excel-Dateien

2. Mahnungen und Gutschriften

  • Verspätete Zahlungen rechtzeitig erkennen, automatisches
    Erstellen von Mahnungen
  • Berücksichtigung von Gutschriften

3. Spezielle Rechnungen, zum Beispiel:

  • Reverse-Charge-Verfahren
  • Rechnung ohne Umsatzsteuer
  • Rechnung in ausländischer Währung

4. Statistiken und Berichte

  • Jederzeit möglicher Einblick in den Status des Unternehmens
  • Detaillierte Statistiken

5. Einsparpotenziale

  • Unterstützung der Buchhaltung
  • Weniger bürokratischer Aufwand, mehr Zeit für das Kerngeschäft!

4. Risiken durch ein fehlendes Rechnungsprogramm

Wer über gar kein Rechnungsprogramm verfügt, geht ein großes Risiko ein. Aber auch ein fehlerhaftes oder eingeschränktes Programm zum Verwalten und Erstellen von Rechnungen kann Schäden verursachen. Viele Rechnungsprogramme (vor allem kostenlose) weisen eine Reihe von Beschränkungen auf, die schnell spürbar werden: Wenn zum Beispiel die in der kostenlosen Version beschränkte Anzahl von Rechnungen erreicht ist, hilft nur noch der Upgrade auf die kostenpflichtige Version. Wer dazu nicht bereit oder in der Lage ist, muss mit Datenverlusten rechnen oder auf ein neues System umsteigen. Und das kostet Arbeit, Zeit und Geld: Arbeit, die sonst für das Kerngeschäft verwendet werden kann, Zeit, die man selbst kaum hat und vor allem die Kunden nicht haben, und Geld, das an anderer Stelle fehlt. Hier sind einige Beispiele aufgezählt, die dadurch entstehen, dass man ohne ein Rechnungsprogramm Fehler macht oder dass Rechnungsprogramme selbst nicht einwandfrei funktionieren:

FehlerAuswirkungen
Mehrwertsteuer/Umsatzsteuer wird falsch berechnetFinanzamt fordert Nachzahlungen, unter Umständen Bußgelder oder Geldstrafen
Unberechtigter Steuerausweis(Kleinunternehmer berechnet Mehrwertsteuer)Wie oben, Kleinunternehmer muss eingenommene Umsatzsteuer an Finanzamt zahlen, ohne selbst Vorsteuer abziehen zu können
Fehlende Rechnungsnummer, kein Ausstellungsdatum usw.Vorsteuerabzug so lange nicht möglich, bis die Rechnung vom Aussteller berichtigt wurde
DatenverlustSchwerwiegende Folgen für das gesamte Unternehmen, beträchtlicher Arbeitsaufwand zur Wiedererlangung oder Wiederherstellung der Daten

5. Besser als die Katze im Sack: Testversionen

Gerade bei einem Rechnungsprogramm stellen sich die Vor- und Nachteile erst dann heraus, wenn man die Software eine gewisse Zeit ausprobiert hat. Zu diesem Zweck bieten sich Testversionen an. Als Erstes lässt sich prüfen, ob das Programm überhaupt auf dem eigenen Rechner läuft. Das ist bei einem Mac beispielsweise nicht immer der Fall. Für einen begrenzten Zeitraum arbeitet die Software einwandfrei und unbeschränkt. Ist man zufrieden, bezahlt man für die Vollversion, ist man es nicht, muss man auch nichts bezahlen. Man kann das Programm dann aber auch nicht mehr uneingeschränkt nutzen. Es kann gar nicht oft genug betont werden, wie wichtig die Entscheidung für ein Rechnungsprogramm ist, denn man bindet sich für lange Zeit an eine bestimmte Rechnungssoftware, an die man sich im Lauf der Zeit gewöhnt hat. Der Umstieg auf eine andere Software zum Verwalten der Rechnungen fällt dann schwer. Ganz wichtig: Man sollte in der Testversion vorab prüfen, ob die Angaben auf jeder Rechnung, die von dem Rechnungsprogramm produziert wird, juristisch korrekt sind. Denn auf jeder Rechnung muss unbedingt erscheinen:

  • Name und Anschrift
    • des Leistungserbringers
    • und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
  • Produkte, Leistungen nach Menge und Art
  • Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
  • Nettobeträge, Steuer, Steuersatz

6. Welche Funktionen sollte ein Rechnungsprogramm haben?

Natürlich ist das Erstellen einer Rechnung die Basis jeder Rechnungssoftware. Die Software muss darüber hinaus mit ein paar Mausklicks und wenig Schreibarbeit Angebote erstellen und Termine überwachen können: Wann ist eine Erinnerung fällig? Wann muss gemahnt werden, wenn trotz Rechnung nicht bezahlt wurde? Um hier den Überblick zu behalten, ist Rechnungssoftware ein absolutes Muss. Als Anfänger sollte man sich die Frage stellen, ob das Rechnungsprogramm allein Rechnungen erstellen soll oder ob die vorteilhaft ist. Ein Programm, das eine Rechnung erstellen kann, kann nicht unbedingt eine große Anzahl dieser Dokumente auch verwalten. Hier sind einige Funktionen aufgeführt, die sich als sehr gewinnbringend im Geschäftsalltag erwiesen haben:

  • Professionelles Erstellen von
    • Rechnungen
    • Angeboten
    • Aufträgen
  • Individuelle Anpassung von Rechnungen (Corporate Identity!) mit
    • Logo
    • Textüberschriften
    • Notizen usw.
  • Automatische Rechnungserstellung
    • bei Fälligkeit der Zahlung oder
    • nach Erinnerung oder Mahnung
  • Bei Cloud-basierter Rechnungssoftware:
    • Zugriff mehrerer Benutzer unabhängig vom Standort
    • Zugriff mit mobilen Endgeräten wie Smartphone, Tablet usw.
  • Integrierte Berichterstellung über
    • Buchhaltung
    • Leistung von Mitarbeitern
    • unbezahlte Rechnungen usw.
  • Verwalten von Stammdaten und Kundendaten
  • Speichern der Rechnungen als Word- oder PDF-Datei
  • Direktes Faxen bzw. Mailen aus der Anwendung heraus

7. Wie wählt man das richtige Rechnungsprogramm aus?

Ein Rechnungsprogramm lohnt sich für jeden, der ein Unternehmen betreibt und Rechnungen verschickt. Welche Rechnungssoftware die beste ist, hängt immer von der Art und Größe des Geschäfts ab. Entscheidend sind die individuellen Bedürfnisse. Die Ansprüche eines Freiberuflers mit einem relativ überschaubaren Kundenstamm sind anders als die eines großen Unternehmens mit einer Vielzahl von Privatkunden. Und wer einen Onlineshop betreibt, hat andere Bedürfnisse an ein Rechnungsprogramm als ein Handwerksbetrieb mit festem Kundenstamm. Folgende Fragen sollte man bei der Auswahl des Rechnungsprogramms beantworten:

  • Sollen vorwiegend einfache Rechnungen geschrieben werden?
  • Oder gibt es spezielle Anforderungen? Beispiele:
    • Aufmaßkalkulation
    • Lagerverwaltung
    • Warenwirtschaft
    • Anbindung an große Portale wie eBay oder Amazon?
  • Sollten auch Extras integriert sein wie zum Beispiel
    • Projektverwaltung
    • Gutscheine
    • Anbindung an DATEV (wichtig in puncto Steuern)
  • Welche Beschränkungen gibt es (vor allem bei kostenloser Software)?
  • Läuft das Programm auf allen Betriebssystemen (auch Apple, Mac)?
  • Und schließlich: Wie viel Geld will man für das Rechnungsprogramm maximal ausgegeben?

8. Ganz wichtig: Anbieter vergleichen

Man kann natürlich viel Geld in Rechnungssoftware investieren. Einige Rechnungsprogramme kosten, leisten aber nicht mehr als andere kostenlose Rechnungsprogramme, die gleichwertige Funktionen anbieten. Rechnungssoftware, die kostenlos angeboten wird (Freeware), ist in der Regel bei bestimmten Funktionen eingeschränkt oder läuft nicht auf allen Systemen sicher. Oft gibt es Programme nur für Windows, die auf einem Mac nicht laufen. Wer sehr niedrige Ansprüche an ein Rechnungsprogramm stellt, wird mit kostenloser Software gut über die Runden kommen. Kleinunternehmer mit wenigen Kunden können eine Zeit lang mit Freeware zurechtkommen. Zu beachten ist allerdings, dass die meisten Freeware-Programme Begrenzungen auch bezüglich der Anzahl der Rechnungen aufweisen. Für anspruchsvolle Unternehmer werden die Einschränkungen von kostenloser Software über kurz oder lang negativ spürbar. Oft ist dann der Upgrade relativ teuer – und ein Upgrade kann schon dann notwendig werden, wenn in einem Monat nur eine Rechnung mehr erstellt werden muss, als die Freeware-Version zulässt. Der Umstieg auf andere Rechnungssoftware fällt nicht leicht, wenn man sich bereits an ein System gewöhnt hat. Deshalb sollte man gerade am Anfang großen Wert auf volle Funktionalität legen.

9. Rechnungsprogramme aus der Cloud: die Vorteile

Seit einigen Jahren ist ein Trend zu beobachten, der sich aller Wahrscheinlichkeit nach fortsetzen und beschleunigen wird: Programme aus der Cloud. Software wird nicht mehr auf stationären Rechnern gespeichert, sondern auf Servern, die über das Netz erreichbar sind. Es werden nicht nur Daten im Netz gespeichert, sondern auch die Programme, mit denen man auf die Daten zugreift. Der Vorteil dieses Verfahrens liegt auf der Hand: Alle Daten werden zentral gespeichert und sind von jedem Ort der Welt aus zugänglich. Durch mehrfache Sicherungen auf verschiedenen Servern ist die Gefahr des Datenverlustes praktisch ausgeschlossen. Ob Mac oder Windows – das Betriebssystem und die Hardware machen für die Bearbeitungsfähigkeit keinen Unterschied. Und auch der Zugriff von mobilen Endgeräten wie Smartphones, iPhones oder Tablets ist kein Problem. Ein weiterer Pluspunkt ist die Plattformunabhängigkeit. Ganz gleich, welches Betriebssystem auf dem Gerät läuft: Die Daten sind immer verfügbar und problemlos zu bearbeiten. Man braucht nur einen Browser. Die Vorteile von Rechnungsprogrammen aus der Cloud noch einmal im Überblick:

  • Zentrale Speicherung der Daten
  • Kein Datenverlust, wenn das eigene System nicht zugänglich ist
  • Plattformunabhängigkeit: Zugriff auf das Programm und alle Daten von jedem Ort und jedem Gerät (auch Apple, Mac, mobile Geräte usw.)
  • Updates stehen sofort zur Verfügung und müssen nicht jedes Mal neu installiert werden.

10. Fazit: Ein Rechnungsprogramm lohnt sich nach kurzer Zeit

Keine Frage: Wer als Start-up, Kleinunternehmer oder Freiberufler in die Selbstständigkeit einsteigt, muss haushalten. Teure Investitionen sollten nur dann erfolgen, wenn sie sich wirklich lohnen. Investitionen in Rechnungssoftware sind zum einen nicht kostenintensiv, zum anderen gehören sie aber auch zu den Programmen, mit denen ein Unternehmen auf jeden Fall arbeiten sollte, wenn es eine gewisse Zahl von Rechnungen verschickt. Ohne eine professionelle Rechnungssoftware verliert man schnell den Überblick. Außerdem besteht das Risiko von Fehlern. Ein gutes Rechnungsprogramm darf deshalb auch bei kleineren Unternehmen nicht fehlen. Als Unternehmer, der seine Rechnungen effektiv erstellen und verwalten will, sollte man die günstigen Angebote leistungsfähiger Rechnungsprogramme vergleichen.